7. Bố cục của luận văn
2.2. Tình hình quản lý công tác lưu trữ tại cơ quan Bộ Nội vụ
2.2.2. Tổ chức thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ tại cơ quan Bộ Nội vụ
Phông lưu trữ của cơ quan Bộ Nội vụ phản ánh hoạt động của các đơn vị trong cơ quan BNV do đó, nội dung của Phơng gắn liền với các hoạt động này. Hay nói cách khác nội dung của phơng tài liệu lưu trữ gắn bó chặt chẽ với cơng tác văn thư của cơ quan.
Về bản chất cơng tác văn thư và lưu trữ có mối quan hệ, biện chứng tương tác chặt chẽ với nhau. Mối quan hệ này thể hiện liên tục trong quá trình từ soạn thảo, ban hành, quản lý văn bản đến lưu trữ hiện hành và đưa vào lưu trữ lịch sử. Quá trình soạn thảo văn bản, việc tìm hiểu các thơng tin từ các tài liệu đã xử lý trước đó là rất quan trọng để hình thành nên văn bản. Tài liệu được lưu trữ tốt sẽ là nguồn cung cấp những thơng tin có giá trị pháp lý, chính xác và kịp thời nhất cho người soạn thảo văn bản. Ngược lại, thực hiện tốt công tác văn thư cũng sẽ góp phần thực hiện tốt cơng tác lưu trữ. Cụ thể là việc quản lý văn bản và lập hồ sơ hiện hành có ảnh hưởng quan trọng đến việc thực hiện tốt công tác lưu trữ. Có thể xem cơng tác lập hồ sơ như là cầu nối giữa công tác văn thư với công tác lưu trữ . Nếu hồ sơ được lập khoa học lựa chọn và bảo quản theo nghiệp vụ lưu trữ và kỹ thuật công nghệ thông tin trong hệ thống quản lý tài liệu điện tử; Hệ thống quản lý tài liệu điện tử phải đảm bảo yêu cầu kỹ thuật để tài liệu điện tử có tính chính xác, tồn vẹn, an tồn, có khả năng truy cập ngay từ khi tài liệu được tạo lập sẽ tiết kiệm thời gian, công sức và tạo điều kiện thuận lợi để công tác lưu trữ phát triển, từ đó phát huy được giá trị của tài liệu lưu trữ, tài liệu lưu trữ điện tử.
Bên cạnh đó, tài liệu lưu trữ điện tử của Bộ hiện nay mới chỉ dựa trên quy định những nguyên tắc cơ bản về quản lý tài liệu điện tử như thu thập, xác định giá trị tài liệu, bảo quản, sử dụng tài liệu lưu trữ. Chưa quy định chi tiết cụ thể các chức năng cơ bản, quy trình trao đổi, lưu trữ, xử lý tài liệu điện tử, trách nhiệm của cơ quan Bộ, từng bộ phận, cá nhân trong q trình xử lý cơng việc trong hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ điện tử.
Xuất phát từ hoạt động văn thư cụ thể của cơ quan Bộ Nội vụ mà tài liệu lưu trữ tại đây gồm ba nhóm chính, cụ thể:
- Các bài phát biểu, diễn văn của các lãnh đạo Bộ (Bộ trưởng và các thứ trưởng);
- Nhóm tài liệu chung gồm: Tài liệu chỉ đạo, tài liệu hội nghị hàng năm, các văn bản của Bộ như các thông tư, công văn trao đổi, hồ sơ mua sắm, tài liệu thi đua khen thưởng;
- Nhóm tài liệu chun mơn gồm:
+ Tài liệu về các tổ chức: Chương trình, báo cáo về các tổ chức nhà nước của các bộ, ngành, tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương, về thành lập các cơ quan, doanh nghiệp nhà nước, tài liệu về cải tiến chế độ công tác lề lối làm việc của các doanh nghiệp, cơ quan nhà nước; các đề án về tổ chức;
+ Tài liệu về cán bộ: bao gồm các tài liệu về quản lý cán bộ và xây dựng chế độ, chính sách đối với cán bộ công viên chức nhà nước trong cả nước (thi tuyển, nâng ngạch, biên chế, tiền lương, phụ cấp, hưu trí, tiêu chuẩn lãnh đạo các cấp, bổ nhiệm, luân chuyển, khen thưởng, kỷ luật, đào tạo, bồi dưỡng, cơ cấu ngạch công chức, tài liệu về bồi dưỡng đại biểu HĐND các cấp, bầu cứ HĐND, UBND các cấp).
+ Tài liệu về địa giới hành chính +Tài liệu về các dự án
+Tài liệu về thanh tra, kiểm tra, giải qyết khiếu nại, tố cáo, chống tham nhũng…
+Tài liệu nghiên cứu khoa học
Những nhóm tài liệu cơ bản này phản ánh rõ nhất chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của BNV và những thành quả hoạt động của Bộ qua các thời kỳ.
Hàng năm để quản lý tốt công tác nghiệp vụ lưu trữ tại cơ quan, Phòng VTLT và KSTTHC đều ban hành các kế hoạch hoạt động cụ thể, trong đó đề ra các mục tiêu cơ bản của công tác lưu trữ. Kể từ năm 2002 đến nay hoạt động của bộ phận Lưu trữ của Bộ được phản ánh ở các lĩnh vực sau đây: