2.2.2.4 .Thống kê và sử dụng tài liệu
2.2.5.3 Nguyên nhân của các ưu điểm và hạn chế
- Nguyên nhân của các ưu điểm:
+ Bộ Nội vụ là cơ quan được Nhà nước giao cho trọng trách làm công tác quản lý hoạt động lưu trữ trên tồn quốc, chính vì vậy mà các lãnh đạo Bộ và Văn phịng Bộ đều có ý thức cao đối với việc thực thi Luật lưu trữ. Vì thế đã có những quan tâm trong việc tổ chức bộ máy, bồi dưỡng cán bộ, ban hành văn bản hướng dẫn chỉ đạo và giám sát công tác lưu trữ tại cơ quan Bộ.
+ Đội ngũ được tuyển dụng làm công tác lưu trữ tài cơ quan Bộ nhìn chung là đúng chuyên ngành và có tinh thần trách nhiệm, say mê công việc nên đã có nhiều cố gắng trong công việc dù chủ yếu họ đều làm kiêm nhiệm.
+ Phông tài liệu của Bộ gồm nhiều tài liệu có giá trị cho hoạt động quản lý nhà nước về một lĩnh vực rất quan trọng liên quan đến toàn bộ máy nhân sự của nhà nước nên cũng tạo có đội ngũ chuyên viên của Bộ ý thức được hơn việc bảo quản, gìn giữ các tài liệu đó.
+ Trụ sở của Bộ khang trang nên có điều kiện bố trí kho tàng rộng rãi, thoáng mát
- Nguyên nhân của các hạn chế:
+ Đội ngũ nhân sự còn mỏng, lại chủ yếu làm kiêm nhiệm nên khơng có đủ thời gian để tập trung cho cơng tác lưu trữ khiến cơng việc cịn tồn đọng, việc biên soạn các tài liệu hướng dẫn chỉ đạo để Bộ ban hành cũng gặp nhiều hạn chế.
+ Một số lãnh đạo và chuyên viên các đơn vị trực thuộc cơ quan Bộ Nội vụ cịn có quan niệm sai lầm là Lưu trữ là việc chỉ của Bộ phận chức năng, do đó họ chưa thực sự quan tâm đến việc sắp xếp hồ sơ khoa học và lưu giữ cẩn thận để đưa vào lưu trữ Bộ. Quan điểm này cũng dẫn đến việc thu nhận, bàn giao hồ sơ hàng năm cho lưu trữ cịn gặp nhiều khó khăn, Văn phịng Bộ phải gửi công văn, thông báo, đốc thúc vài lần vẫn chưa thu nhận được đầy đủ số hồ sơ cần thiết;
+ Việc di chuyển trụ sở khiến số tài liệu tồn kho quá lớn, trong khi nhân sự không thể đáp ứng, dẫn đến những hạn chế cả về công tác xử lý, chỉnh lý hồ sơ lẫn công tác bảo quản và khai thác tài liệu.
+ Chưa có quy hoạch tổng thể có tính chiến lược cho cơng tác lưu trữ tại cơ quan Bộ bao gồm nhân sự, đào tạo, bồi dưỡng, cơng tác nghiên cứu hồn thiện nghiệp vụ để công tác này chủ động hơn và cập nhật hơn.
+ Công tác kiểm tra, giám sát chưa được thường xuyên và sát sao, vì thế mà nhiều tồn đọng trong công việc chưa được giải quyết kịp thời.
Tiểu kết chương 2:
Qua khảo sát thực trạng hoạt động quản lý công tác lưu trữ tại cơ quan Bộ Nội vụ chúng tôi đi đến các kết luận sau đây:
1. Văn phòng Bộ Nội vụ với bộ phân chức năng là Phòng VTLT và KSTTHC trong thời gian từ 2002-2019 đã đạt được những thành tựu đáng ghi nhận trong họat động quản lý công tác lưu trữ:
1.1 Xây dựng một số văn bản hướng dẫn, chỉ đạo công tác văn thư lưu trữ cho các đơn vị trực thuộc cơ quan BNV tạo hành lang pháp lý quan trọng để đảm bảo công tác lưu trữ được tiến hành khá thống nhất, khoa học và cập nhật trong toàn cơ quan Bộ Nội vụ; Tuy nhiên vẫn còn nhiều hoạt động về tổ chức bộ máy, nhân sự và nghiệp vụ chuyên mơn chưa có văn bản hướng dẫn chỉ đạo để tạo ra sự thống nhất trong hoạt động của cơ quan. Do đó cần phải tiếp tục nghiên cứu để bổ sung.
1.2 Tổ chức một bộ máy đảm trách công tác văn thư lưu trữ tại cơ quan Bộ Nội vụ với các nhân sự được đào tạo đúng chun mơn và có tinh thần trách nhiệm. Tuy nhiên với lực lượng còn mỏng lại phải đảm trách một mảng công việc lớn bao gồm cả xây dựng văn bản quản lý nhà nước cho cả ngành lẫn thực hiện công tác lưu trữ tại cơ quan Bộ Nội Vụ nên vẫn cịn nhiều hạn chế.
1.3 Cơng tác lưu trữ tại cơ quan BNV đã được thực hiện theo đúng quy định trong các khâu như thu nhận, phân loại, lập hồ sơ, xây dựng bộ máy tra cứu nhưng do nhân sự mỏng nên còn chưa kịp thời, chưa tạo được bộ máy tra cứu phong phú và đa dạng. Tuy nhiên công tác lập hồ sơ còn tồn đọng khá nhiều chưa kịp thời do thiếu trần trọng nhân lực.
1.4 Công tác đào tạo bồi dưỡng đã bước đầu được quan tâm với việc cử các nhân viên lưu trữ tại các đơn vị tham gia các lớp tập huấn triển khai văn bản và tập huấn nghiệp vụ.
1.5 Luận văn cũng đã phân tích các nguyên nhân dẫn đến các ưu điểm và hạn chế trong quản lý công tác lưu trữ tại cơ quan Bộ Nội vụ để có cơ sở xây dựng các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả quan lý công tác này tại chương 3.
Chương 3
CÁC GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN HOẠT ĐỘNG QUẢN LÝ CÔNG TÁC LƯU TRỮ TẠI CƠ QUAN BỘ NỘI VỤ 3.1. Nhóm giải pháp về tổ chức quản lý
3.1.1 Bổ sung và hoàn thiện hệ thống văn bản hướng dẫn chỉ đạo cho các đơn vị thuộc cơ quan Bộ. đơn vị thuộc cơ quan Bộ.
Để có một hệ thống pháp lý toàn diện và đầy đủ giúp việc thực thi pháp luật lưu trữ chính xác, nghiêm minh tại mỗi đơn vị trực thuộc cơ quan BNV cần bổ sung nhiều văn bản quản lý, hướng dẫn hơn nữa, cụ thể, trước mắt cần xây dựng và ban hành các văn bản sau đây:
- Quyết định về việc Ban hành Danh mục nguồn và thành phần tài liệu thuộc diện nộp vào lưu trữ BNV: Đây là một văn bản rất quan trọng tạo cơ sở pháp lý cho việc thu nhận các tài liệu trong quá trình hoạt động tại các đơn vị trực thuộc cơ quan BNV. Danh mục này sẽ giúp công chức làm công tác lưu trữ tại các đơn vị này dễ dàng xác định các tài liệu cần lưu lại đơn vị và sau đó giao nộp cho lưu trữ Bộ, đồng thời giúp Phòng VTLT và KSTTHC theo dõi, đôn đốc việc giao nộp tài liệu tại các vụ, viện trực thuộc cơ quan Bộ nội vụ.
- Quyết định của Bộ Nội vụ về một số định mức kinh tế kỹ thuật phục vụ cho các dự án xử lý hồi cố các tài liệu còn tồn đọng trong cơ quan Bộ nội vụ
- Cơng văn hướng dẫn các quy trình nghiệp vụ lưu trữ dành cho các đơn vị trực thuộc cơ quan Bộ Nội vụ và Lưu trữ của Bộ;
- Công văn Quy định của Bộ Nội vụ về tiêu chuẩn tài liệu điện tử nộp lưu vào Lưu trữ Bộ;
- Công văn của Bộ Nội vụ hướng dẫn chỉnh lý các loại hình tài liệu tại lưu trữ Bộ;
- Quyết định ban hành Khung phân loại thông tin tài liệu lưu trữ đã hoàn thiện và bổ sung dùng cho cơ quan Bộ.
Đây là những hoạt động cần phải bổ sung văn bản quản lý, hướng dẫn, chỉ đạo để công tác lưu trữ tại tất cả các đơn vị trực thuộc cơ quan Bộ Nộ vụ được thực hiện thống nhất, khoa học và cập nhật, thuận lợi.
3.1.2 Tăng cường kiểm soát việc vi phạm quy chế trong quá trình hoạt động quản lý công tác lưu trữ tại cơ quan Bộ
Về nguyên tắc, các cơ quan hành chính nhà nước phải căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn để thực hiện hoạt động quản lý hành chính nhà nước; căn cứ vào quy định của pháp luật để tác động, điều chỉnh đến các quan hệ thuộc trong lĩnh vực mình chịu trách nhiệm và có thẩm quyền; Các cơ quan này không được phép thực hiện việc quản lý nhà nước một cách chủ quan, tuỳ tiện mà phải dựa vào pháp
luật, làm đúng pháp luật, nghiêm chỉnh chấp hành pháp luật. Đây chính là nguyên tắc pháp chế.
Để thực hiện được yêu cầu nêu trên, cơ quan BNV, với tư cách là cơ quan hành chính nhà nước có trách nhiệm quản lý công tác văn thư lưu trữ tại đơn vị mình theo đúng lưu trữ hiện hành cần phải thực hiện một số biện pháp sau:
- Tăng cường công tác thông tin, tuyên truyền, phổ biến và giáo dục Luật Lưu trữ và các văn bản quy phạm pháp luật đã ban hành cho các cán bộ, viên chức làm công tác lưu trữ tại các đơn vị trực thuộc cơ quan BNV nhằm tăng cường hiểu biết, nâng cao ý thức pháp luật của họ. Viên chức lưu trữ và các công chức, viên chức khác chỉ có thể phát huy quyền dân chủ, thực hiện trách nhiệm giám sát hoạt động của cơ quan, tổ chức trong lĩnh vực lưu trữ khi họ am hiểu về luật pháp. Do đó việc giáo dục pháp luật cho cơng chức, viên chức là vơ cùng quan trọng, nó là tiền đề để đảm bảo việc thực thi pháp luật nghiêm minh cả ở phía cơng chức, viên chức thực hiện nhiệm vụ của mình theo quy định pháp luật và giám sát việc thực thi đó.
- Tăng cường xây dựng đội ngũ cán bộ, công chức có đủ trình độ chun mơn, phẩm chất chính trị, đạo đức và khả năng tác nghiệp tốt để làm công tác lưu trữ. Tuyệt đối nghiêm khắc xử lý với những trường hợp bố trí nhân lực thiếu khoa học và khơng đúng chuyên môn, năng lực. Mạnh dạn đưa ra khỏi vị trí những cán bộ, cơng chức, viên chức vi phạm pháp luật.
- Đẩy mạnh và chú trọng công tác thanh tra, kiểm tra và xử lý vi phạm pháp luật trong công tác lưu trữ là biện pháp quan trọng để kiểm soát các vi phạm Luật Lưu trữ và các văn bản quản lý nhà nước. Để hoạt động lưu trữ được thơng suốt, đúng pháp luật thì trước hết phải thường xuyên kiểm tra hoạt động của các cán bộ lưu trữ tại các vụ viện, trực thuộc cơ quan Bộ Nội vụ và tại Văn phòng Bộ nhằm phát hiện những sai sót lệch lạc, kịp thời uốn nắn, rút kinh nghiệm, tránh các sai sót mỗi ngày một trầm trọng thậm chí có tính hệ thống.
Kiểm tra, đánh giá là khâu then chốt giúp các cơ quan, tổ chức nắm được tình hình thực hiện các quy định của nhà nước về một lĩnh vực hoạt động nói chung, cơng tác lưu trữ nói riêng. Kiểm tra, đánh giá là bước cuối cùng của một quy trình cơng việc được xem xét trong một thời gian hoàn thành nhất định. Để thực hiện việc kiểm tra, đánh giá có thể tiến hành bằng nhiều hình thức như kiểm tra thường xuyên, kiểm tra định kỳ, kiểm tra đột xuất, kiểm tra qua các báo cáo bằng văn bản.
Theo khảo sát ( 2002-2019), cơ quan Bộ Nội vụ mới chỉ phối hợp tiến hành kiểm tra công tác lưu trữ thông qua các báo cáo của các đơn vị trực thuộc và của Phịng VTLT và KSTTHC. Để đảm bảo cho cơng việc này được thực hiện đúng quy định, hoạt động này cần phải được đẩy mạnh, mở rộng cả về quy mô lẫn tần số kiểm tra.
Văn phòng Bộ cần tiến hành kiểm tra, đánh giá việc thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ của cán bộ Phòng VTLT và KSTTHC thuộc Văn phòng Bộ và cán bộ chuyên môn các đơn vị trực thuộc Bộ. Thông qua việc tiến hành kiểm tra, đánh giá Văn phịng Bộ có thể rút ra những bài học kinh nghiệm để thực hiện công tác tốt hơn. Biểu dương, khen thưởng kịp thời đối với cán bộ thực hiện tốt cơng việc; nhắc nhở, phê bình, thậm chí đưa vào tiêu chí xét thi đua đối với những đơn vị, cá nhân vi phạm. Đây chính là động lực thúc đẩy mỗi đơn vị, cá nhân có trách nhiệm và nghiêm túc hơn trong công tác chuyên môn nghiệp vụ cũng như phối hợp với bộ phận lưu trữ, từng bước đưa công tác lưu trữ đi vào nề nếp.
Nội dung kiểm tra công tác lưu trữ tại các đơn vị trực thuộc cơ quan Bộ cần tập trung vào các khía cạnh sau đây:
- Chất lượng nhân sự làm cơng tác lưu trữ (trình độ, phẩm chất, thái độ đối với công việc). Kiểm tra hoạt động văn thư lưu trữ theo đúng quy chế ban hành của Bộ, các báo cáo định kỳ, kiểm tra công tác nghiệp vụ tại Lưu trữ Bộ, công tác thu thập tài liệu và việc xử lý tài liệu tồn đọng. Chính vì cơng tác kiểm tra tại cơ quan Bộ những năm qua chưa làm tốt nên việc để tồn đọng hàng trăm mét tài liệu chưa được lập hồ sơ vẫn chưa được quan tâm và có hướng giải quyết kịp thời.
- Kiểm tra về tổ chức, bố trí kho tàng bảo quản tài liệu lưu trũ
Bên cạnh việc thanh tra, kiểm tra, giám sát hoạt động quản lý trong cơng tác Lưu trữ thì xử lý nghiêm minh và kịp thời các vi phạm cũng là biện pháp cần phải thực hiện nghiêm túc. Khi phát hiện sai phạm cần xử lý nghiêm minh.
3.1.3. Giải pháp về tổ chức bộ máy, cán bộ
Trong mỗi cơ quan, tổ chức, để thực hiện hiệu quả một nhiệm vụ nào đó có tính dài hạn cần phải có bộ phận chuyên trách đảm nhiệm cơng việc đó. BNV không chỉ là cơ quan, tổ chức cấp Trung ương mà cịn là cơ quan có chức năng giúp CP trong việc quản lý cơng tác văn thư, lưu trữ trong tồn quốc. Để nâng cao hiệu quả công tác lưu trữ, đồng thời là đơn vị dẫn đầu toàn ngành về chất lượng, hiệu quả công tác lưu trữ, BNV cần tiến hành củng cố, kiện toàn bộ phận đảm nhiệm công tác lưu trữ theo hướng thành lập phòng Lưu trữ riêng (tách khỏi bộ phận hành chính-văn thư) để tạo điều kiện thuận lợi hơn cho việc chun mơn hóa cơng tác lưu trữ của Bộ.
Vấn đề cơ bản của mọi vấn đề đó chính là con người. Con người là nhân tố đặc biệt quan trọng, có ý nghĩa quyết định đến chất lượng, hiệu quả của mọi công việc. Cùng với việc thành lập phịng Lưu trữ thì việc bổ sung nhân sự phụ trách công tác lưu trữ là một nhiệm vụ vô cùng quan trọng.
Trước mắt, Bộ cần tiến hành rà soát tiêu chuẩn nghiệp vụ đối với cán bộ phụ trách cơng tác lưu trữ, trên cơ sở đó có kế hoạch bố trí và tuyển dụng thêm biên chế
cán bộ lưu trữ, tăng cường công tác đào tạo, hướng dẫn, bồi dưỡng nâng cao trình độ quản lý và kỹ năng nghiệp vụ để cán bộ lưu trữ có thể đáp ứng được yêu cầu công việc đạt hiệu quả.
Việc mạnh dạn đề bạt những cán bộ trẻ có trình độ chun mơn tốt, có lịng u nghề, hăng say với cơng việc, có thời gian gắn bó lâu dài với cơng việc lưu trữ giữ chức vụ phó trưởng phịng lưu trữ cũng là một biện pháp hữu hiệu.
Thực trạng tài liệu tồn đọng hàng năm trên 60% nhưng chưa lập hồ sơ được cho thấy cần thiết phải bổ sung thêm nhân sự cho công tác lưu trữ tại cơ quan Bộ Nội vụ. Với chỉ duy nhất một nhân viên kiêm nhiệm công tác lưu trữ tại Lưu trữ của cơ quan Bộ như hiện nay thì khơng thể đáp ứng được yêu cầu công việc. Mỗi năm thu nhận tầm 30-40 mét tài liệu, cần ít nhất ba nhân viên chuyên trách để lập hồ sơ, tổ chức kho, lập danh mục hồ sơ và tổ chức khai thác, phục vụ.
Bên cạnh đó, để nâng cao chất lượng của đội ngũ cán bộ hiện hành cần thường xuyên tổ chức lớp bồi dưỡng nhằm nâng kiến thức về luật Lưu trữ và các kỹ năng nghiệp vụ lưu trữ cho cán bộ trực tiếp làm công tác lưu trữ tại tất cả các đơn vị trực thuộc cơ quan Bộ Nội vụ.
Ngoài ra cũng cần phải tổ chức các lớp bồi dưỡng để cao nhận thức cho CBCC, đặc biệt là lãnh đạo các đơn vị trực thuộc cơ quan Bộ về về công tác lưu trữ. Tại Điều 9 của Luật Lưu trữ năm 2011 đã quy định trách nhiệm lập hồ sơ và