7. Bố cục của luận văn
2.2. Tình hình quản lý công tác lưu trữ tại cơ quan Bộ Nội vụ
2.2.1.2 Hoạt động xây dựng, trình Bộ ban hành các văn bản quản lý, hướng
hướng dẫn công tác lưu trữ cho các đơn vị trực thuộc cơ quan Bộ Nội vụ
Kể từ khi Bộ Nội vụ chính thức được thành lập, Bộ phận làm cơng tác lưu trữ thuộc Phịng Hành chính văn thư lưu trữ, nay là Phịng VTLT và KSTTHC đã xây dựng và trình Bộ Nội vụ ban hành một số văn bản quản lý về công tác văn thư lưu trữ và văn bản chuyên biệt về công tác lưu trữ trong các cơ quan Bộ Nội Vụ. Góp phần giúp lãnh đạo Văn phòng Bộ Nội vụ và lãnh đạo các đơn vị trực thuộc cơ quan Bộ Nội vụ thực hiện một trong những chức năng, nhiệm vụ quan trọng của mình là quản lý cơng tác lưu trữ tại cơ quan.
Quyết định 394/QĐ-BNV ngày 20/5/2015 của Bộ Nội vụ ban hành quy chế công tác Văn thư - lưu trữ của cơ quan BNV. Quy chế này nêu rõ, các đơn vị trực thuộc cơ quan Bộ Nội vụ đều phải có tổ chức thực hiện cơng tác văn thư lưu trữ, trong đó một trong những nhiệm vụ của tổ chức này là quản lý văn bản đi, văn bản đến và tổ chức, sắp xếp các văn bản nảy sinh trong hoạt động của đơn vi, bảo quản tại đơn vị trong thời hạn một năm, sau đó phải giao nộp cho lưu trữ của Bộ để bảo quản, sử dụng lâu dài. Quy chế đã dành hẳn chương 3 để quy định về các vấn đề liên quan đến công tác lưu trữ tại cơ quan Bộ. Về công tác thu thập và bổ sung tài liệu quy chế quy định cán bộ chuyên trách công tác lưu trữ tại cơ quan Bộ phải lập kế hoạch, phối hợp với các đơn vị, công chức xác định các loại hồ sơ cần giao nộp và lập mục lục hồ sơ giao nộp; chuẩn bị kho và các phương tiện bảo quản để thu nhận tài liệu; Tổ chức tiếp nhận hồ sơ, kiểm tra đối chiếu để biết số lượng tài liệu nộp thực tế với mục lục và lập biên bản giao nộp.
Về chỉnh lý tài liệu, quy chế cũng yêu cầu không phân tán phông lưu trữ, tơn trọng sự hình thành tài liệu theo trình tự theo dõi, giải quyết cơng việc; tài liệu sau khi chỉnh lý phải phản ánh được các hoạt động của Bộ. Đồng thời tuân thủ các yêu cầu nghiệp vụ theo quy định của Luật Lưu trữ.
Về xác định giá trị tài liệu, quy chế quy định Văn phòng Bộ có nhiệm vụ xây dựng bảng thời hạn bảo quản tài liệu trình lãnh đạo bộ ban hành; Khi thực hiện các tài liệu tùy giá trị mà xác định thời hạn bảo vệ vĩnh viễn hoặc có thời hạn với số năm cụ thể.
Quy chế cũng quy định cơ cấu tổ chức của Hội đồng xác định giá trị tài liệu và quy trình xác định giá trị tài liệu, quy trình hủy tài liệu hết giá trị; quy định thời hạn nộp hồ sơ vào lưu trữ lịch sử là 10 năm.
ban hành quy chế công tác Văn thư - lưu trữ của cơ quan Bộ Nội vụ).
Hàng năm Bộ đều ban hành văn bản chỉ đạo về việc thu thập tài liệu, hướng dẫn PL, XĐGTTL, CLTL như: Công văn số 117/VPBNV ban hành ngày 19/ 3/ 2015 về việc tổ chức thu, nộp hồ sơ, tài liệu năm 2012, 2013 vào lưu trữ CQBNV (phụ lục số 7); Quyết định số 645/QĐ- BNV ban hành ngày 30 /7/ 2015 của BNV về việc ban hành Danh mục hồ sơ năm 2015 của khối CQBNV (phụ lục số 8).
Để công tác thu thập tài liệu được làm một cách hệ thống và đầy đủ, đảm bảo giá trị của Phơng lưu trữ, vào cuối năm, Văn phịng Bộ Nội vụ lại ban hành công văn gửi đến các đơn vị trực thuộc về việc tổ chức thu, nộp hồ sơ tài liệu của các đơn vị này đã được lưu trữ tại đơn vị 1 năm theo quy chế văn thư lưu trữ của Bộ vào lưu trữ của Bộ. Nếu tình hình giao nộp chưa khả quan, Văn phịng Bộ sẽ ban hành bổ sung cơng văn đơn đốc, nhắc nhở việc giao nộp này. Ví như năm 2015, Văn phịng Bộ đã ban hành hai cơng văn liên tục cách nhau ba tháng về việc tổ chức thu nộp và đôn đốc việc giao nộp hồ sơ năm 2014 của các đơn vị trực thuộc cơ quan Bộ vào lưu trữ Bộ. Đó là: Cơng văn số 153/VPBNV ban hành ngày 03/4/ 2015 về việc tổ chức thu, nộp hồ sơ, tài liệu năm 2013 vào lưu trữ cơ quan Bộ Nội vụ (Phụ lục số 9)
và Công văn số 345/VPBNV ban hành ngày 08/ 7/ 2015 về việc đôn đốc thu hồ sơ,
tài liệu vào kho lưu trữ Bộ Nội vụ (phụ lục số 10).
Để công tác nghiệp vụ lưu trữ tại cơ quan được tiến hành thuận lợi và chuyên nghiệp, Bộ Nội vụ cũng đã ban hành một số văn bản như Quyết định số 469/ QĐ – BNV ban hành 28/5 /2012 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ về việc thành lập Hội đồng xác định giá trị tài liệu (Phụ lục 11) nhằm xác định giá trị tài liệu lưu trữ tại cơ quan
Bộ Nội vụ được chính xác và nhanh chóng, chun nghiệp và Quyết định số 613/ QĐ – BNV ban hành 20 /7/ 2012 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ về việc tiêu hủy tài liệu hết giá trị. ( Phụ lục 12)
Mặc dù có sự quan tâm đến cơng tác lưu trữ bằng việc văn bản hóa xong với số lượng văn bản như đã nêu trên là chưa đủ để có thể triển khai cơng tác lưu trữ một cách hiệu quả nhất. Một trong những văn bản quan trọng cần thiết cho việc thực hiện thu nhận tài liệu lưu trữ tại cơ quan bộ Nội vụ một cách khoa học, hệ thống và đầy đủ như Quyết định về việc Ban hành Danh mục nguồn và thành phần
tài liệu thuộc diện nộp vào lưu trữ BNV thì cho đến nay vẫn chỉ đang ở dạng dự
thảo. (phụ lục 13)
Nhìn chung văn phịng của Bộ nội vụ với bộ phận tư vấn chuyên môn là Phòng VTLT và KSTTHC đã giúp lãnh đạo bộ xây dựng một hệ thống các văn bản quản lý khá hồn chỉnh về cơng tác lưu trữ cơ quan, bao gồm cả các vấn đề nghiệp
vụ cụ thể và các vấn đề tổ chức bộ máy, đội ngũ. Đây là thành công đáng kể trong hoạt động quản lý công tác lưu trữ của cơ quan BNV.
Tuy nhiên vẫn còn một số vấn đề trong cơng tác lưu trữ cơ quan BNV cần có sự chỉ đạo thống nhất của Bơ Nội vụ như quy trình bảo quản tài liệu lưu trữ, lưu trữ tài liệu số, tin học hóa cơng tác lưu trữ tại lưu trữ cơ quan BNV…Đây là những vấn đề mà Phòng VTLT và KSTTHC cần nghiên cứu để xây dựng các văn bản trình Bộ tiếp tục ban hành các văn bản quản lý nhằm tạo ra sự thống nhất, khoa học, hiện đại trong quản lý và thực hiện công tác lưu trữ tại các cơ quan, đơn vị trực thuộc cơ quan BNV.