- Khai thác, sử dụng C ơ sở dữ liệu Lý lịch tư pháp
2. 4 Công tác cấp Phiếu Lý lịch tư pháp
Theo quy định của Luật LLTP, Sở Tư pháp các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương có thẩm quyền cấp Phiếu LLTP. Sở Tư pháp cấp Phiếu LLTP cho công dân Việt Nam thường trú hoặc tạm trú ở nước ngồi; cơng dân Việt Nam đang cư trú ở nước ngoài và người nước ngoài đang cư trú tại Việt Nam (khoản 2 Điều 44 Luật LLTP).
Thực hiện quy định của Luật LLTP và các văn bản hướng dẫn thi hành, Sở Tư pháp Nam Định đã tiếp nhận, giải quyết yêu cầu cấp Phiếu LLTP của cá nhân, cơ quan, tổ chức. Theo đó, Sở Tư pháp chủ động, phối hợp chặt chẽ với Cơng an tỉnh (Phịng hồ sơ – PV27) để tra cứu, xác minh thông tin LLTP có trước ngày 01/7/2010 và tra cứu thơng tin LLTP có từ ngày 01/7/2010 tại CSDL LLTP của Sở để cấp Phiếu. Bên cạnh đó, Sở Tư pháp còn phối hợp với cơ quan Tịa án để tra cứu thơng tin cho những trường hợp mà kết quả xác minh của Cơng an tỉnh có điểm chưa rõ ràng, đầy đủ. Hiện nay, cán bộ tại “Bộ phận một cửa” của Sở thực hiện việc tiếp nhận yêu cầu cấp Phiếu của cá nhân, cơ quan, tổ chức và chuyển hồ sơ cho Phịng Hành chính Tư pháp để xử lý. Trên cơ sở đó, Phịng Hành chính Tư pháp tham mưu Lãnh đạo Sở ký văn bản yêu cầu kèm theo 01 bộ hồ sơ chuyển Phịng Hồ sơ để tra cứu thơng tin LLTP có trước ngày 01/7/2010. Sau khi nhận được văn bản trả lời của Phòng Hồ sơ, văn bản của cơ quan Tịa án (nếu có), Phịng Hành chính Tư pháp tích hợp tra cứu thông tin LLTP tại CSDL LLTP của Sở để trình Lãnh đạo Sở ký, cấp Phiếu LLTP cho công dân, cơ quan, tổ chức. Cán bộ của “Bộ phận Một cửa” nhận Phiếu LLTP từ Phịng Hành chính Tư pháp và trả cho người có u cầu.
Nhu cầu cấp Phiếu LLTP của cá nhân, cơ quan, tổ chức trên địa bàn tỉnh có xu hướng tăng, năm sau cao hơn năm trước. Để giải quyết tốt yêu cầu cấp Phiếu LLTP, tạo điều kiện thuận lợi cho cơng dân về thời gian, chi phí, Sở Tư pháp Nam Định đã thực hiện nhiều giải pháp, trong đó đặc biệt chú trọng cải cách TTHC về lĩnh vực cấp Phiếu LLTP như:
- Chỉ đạo Phịng Kiểm sốt TTHC của Sở phối hợp với các đơn vị có liên quan thuộc Sở thường xuyên rà soát, tham mưu Lãnh đạo Sở trình Chủ tịch UBND tỉnh công bố Quyết định TTHC thuộc thẩm quyền giải quyết của Sở Tư pháp, trong đó có TTHC cấp Phiếu LLTP. Thơng qua việc rà soát TTHC, TTHC cấp Phiếu LLTP luôn được kịp thời cập nhật sửa đổi, bổ sung theo đúng quy định của pháp luật và chỉ đạo, hướng dẫn của các cơ quan Trung ương.
- Sửa đổi, bổ sung, ban hành Quy chế hoạt động của Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả theo cơ chế một cửa, một cửa liên thông của Sở theo chỉ đạo của Trung ương và UBND tỉnh, phù hợp với tình hình thực tiễn của cơ quan; quy định cụ thể nhiệm vụ của từng đơn vị và từng cá nhân trong việc giải quyết TTHC gắn với tăng cường trách nhiệm của Thủ trưởng cơ quan, đơn vị và kiểm tra, đánh giá, khen thưởng cán bộ, cơng chức, viên chức.
- Bố trí, đảm bảo kinh phí để trang bị cơ sở vật chất, trang thiết bị, phương tiện làm việc cho “Bộ phận một cửa” của Sở như: Hệ thống máy tính kết nối internet, máy in, máy photocopy, máy điều hòa nhiệt độ… phục vụ việc tiếp nhận, giải quyết yêu cầu của cá nhân, cơ quan, tổ chức về TTHC. Thực hiện cơng khai hóa bộ TTHC trên Cổng thơng tin điện tử của UBND tỉnh, Trang thông tin điện tử của Sở; niêm yết công khai TTHC tại Bảng niêm yết TTHC và tại “Bộ phận một cửa” cơ quan.
- Để giải quyết tình trạng chậm thời hạn cấp Phiếu của cá nhân, cơ quan, tổ chức, bên cạnh việc tiếp nhận và trả kết quả cấp Phiếu LLTP theo cơ chế “Một cửa”, Sở Tư pháp Nam Định đã sử dụng phần mềm “Kiềng ba chân” được kết
nối giữa Trung tâm LLTP quốc gia, Cục Hồ sơ nghiệp vụ Cảnh sát, Bộ Công an (C53) và Sở Tư pháp Nam Định. Theo đó, khi nhận được yêu cầu cấp Phiếu, thay vì gửi yêu cầu tra cứu cho Công an tỉnh, Sở Tư pháp gửi yêu cầu cho Trung tâm LLTP quốc gia và C53. C53 sẽ tiến hành tra cứu, trả lời kết quả cho Sở Tư pháp qua Trung tâm LLTP quốc gia. Trung tâm LLTP quốc gia sẽ tích hợp kết quả tra cứu, xác minh thông tin của C53 và kết quả tra cứu, xác minh thông tin tại CSDL LLTP của Trung tâm để trả lời Sở Tư pháp. Giải pháp này được thực hiện hoàn toàn qua mạng, mang lại hiệu quả tích cực, đảm bảo thời gian cấp Phiếu LLTP cho các trường hợp tra cứu, xác minh phức tạp như người yêu cầu cấp Phiếu đã cư trú ở nhiều nơi, có thời gian cư trú ở nước ngoài và người nước ngoài đang cư trú ở Việt Nam.
- Thực hiện chủ trương cải cách TTHC trong lĩnh vực LLTP, Sở Tư pháp Nam Định đã phối hợp với Bưu điện tỉnh Nam Định ký kết Thỏa thuận hợp tác về việc tiếp nhận, chuyển hồ sơ và trả kết quả qua dịch vụ bưu chính. Đồng thời đang nghiên cứu triển khai đăng ký cấp Phiếu LLTP trực tuyến.
- Bên cạnh đó, để đáp ứng ngày càng tốt hơn yêu cầu cấp Phiếu LLTP, thực hiện cải cách hành chính, đơn giản hóa TTHC, Sở Tư pháp Nam Định không yêu cầu cá nhân, tổ chức phải nộp bản sao có chứng thực, cơng chứng các giấy tờ có liên quan như Chứng minh nhân dân/Hộ chiếu, Sổ hộ khẩu mà khi tiếp nhận hồ sơ cán bộ của “Bộ phận một cửa” thực hiện xác nhận đã đối chiếu và chịu trách nhiệm về tính chính xác giữa bản sao và bản chính theo quy định Chỉ thị số 17/CT-TTg ngày 20/6/2014 của Thủ tướng Chính phủ về một số biện pháp chấn chỉnh trình trạng lạm dụng yêu cầu nộp bản sao có chứng thực đối với giấy tờ, văn bản khi thực hiện thủ tục hành chính.
Trong thời gian qua, công tác cấp Phiếu LLTP của Sở Tư pháp Nam Định đã cơ bản đáp ứng được yêu cầu của cá nhân, cơ quan, tổ chức, gắn với cơng tác cải cách, đơn giản hóa TTHC, từng bước đẩy mạnh việc ứng dụng CNTT, tạo
nhiều điều kiện thuận lợi cho cá nhân, cơ quan, tổ chức yêu cầu cấp Phiếu LLTP. Công tác cấp Phiếu LLTP khơng để xảy ra sai sót, khơng có khiếu nại, tố cáo của người dân. Từ 01/7/2010 đến ngày 31/12/2015, Sở Tư pháp Nam Định đã cấp 27.158 Phiếu LLTP cho cá nhân, cơ quan, tổ chức (trong đó gồm 26.569 Phiếu LLTP số 1 và 589 Phiếu LLTP số 2).
2.2.5. Kiểm tra, thanh tra, xử lý vi phạm và giải quyết theo thẩm quyền các khiếu nại, tố cáo trong việc thực hiện pháp luật về Lý lịch tư pháp các khiếu nại, tố cáo trong việc thực hiện pháp luật về Lý lịch tư pháp
Thực hiện Luật LLTP, các văn bản hướng dẫn thi hành và Kế hoạch của
UBND tỉnh về công tác LLTP, Sở Tư pháp đã chỉ đạo Phịng Hành chính Tư
pháp có trách nhiệm tham mưu; phối hợp với các đơn vị thuộc Sở, các phòng, đơn vị chức năng của các cơ quan có liên quan tích cực triển khai thực hiện các quy định của Luật LLTP. Bên cạnh đó, các cơ quan thường xuyên theo dõi, kiểm tra việc thực hiện cung cấp, trao đổi thông tin LLTP theo Quy chế phối hợp đã được các ngành thống nhất, ký ban hành. Riêng Sở Tư pháp đã đưa nội dung thanh tra công tác LLTP vào Kế hoạch thanh tra cơng tác Tư pháp hàng năm. Ngồi ra, Sở Tư pháp đã tham mưu, phối hợp thành lập Đoàn kiểm tra liên ngành, thực hiện kiểm tra công tác cung cấp, tiếp nhận, tra cứu, xác minh thông tin LLTP để xây dựng CSDL LLTP và cấp Phiếu LLTP tại các cơ quan có liên quan.
Qua việc thực hiện cơng tác thanh, kiểm tra đã kịp thời phát hiện những tồn tại, hạn chế và có các biện pháp chấn chỉnh, khắc phục để nhằm đưa công tác LLTP của tỉnh ngày càng đi vào nền nếp.
Do thực hiện tốt công tác tuyên truyền, phổ biến, quán triệt Luật LLTP và các văn bản hướng dẫn thi hành, trong đó chú trọng tuyên truyền về thẩm quyền, trình tự, thủ tục cấp Phiếu LLTP sâu rộng trong quần chúng nhân dân; tinh thần, thái độ, chuẩn mực đạo đức công vụ của cán bộ làm công tác tiếp nhận, giải quyết thủ tục cấp Phiếu LLTP cho cá nhân, cơ quan, tổ chức đúng quy định nên
đến nay, trên địa bàn tỉnh Nam Định khơng có đơn thư khiếu nại, tố cáo của người dân về lĩnh vực này.