7. Kết cấu cuả khóa luận:
2.4. Tổ chức thực hiện các hoạt động
2.4.1. Bổ sung và xử lý tài liệu
Bổ sung tài liệu
Xây dựng vốn tài liệu đƣợc xác định là một trong những nhiệm vụ trọng tâm, quyết định tới chất lƣợng hoạt động của thƣ viện. Tại Thƣ viện VHLKHVCNVN , tài liệu truyền thống vẫn giữ vai trò chủ đạo trong thành phần vốn tài liệu thƣ viện. Bên cạnh đó, cùng với mức độ tin học hóa hoạt động thƣ viện, Thƣ viện cũng đã chú trọng bổ sung các dạng tài liệu điện tử, tăng cƣờng kết nối internet. Tài liệu ngoại văn có giá trị cao, hầu nhƣ đƣợc nhận qua con đƣờng trao đổi và tặng biếu, chủ yếu qua nguồn tặng của Quỹ Châu Á. Căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ của đơn vị, dựa trên nguồn kinh phí đƣợc cấp hàng năm, Thƣ viện bổ sung vốn tài liệu đa dạng, chất lƣợng đủ khả năng đáp ứng nhu cầu thông tin của mọi đối tƣợng bạn đọc theo chỉ tiêu đƣợc
giao. Thông thƣờng, đến Quý IV của năm trƣớc, Thƣ viện sẽ tiến hành lập dự toán ngân sách và lên kế hoạch bổ sung vốn tài liệu cho năm sau.
Kế hoạch bổ sung vốn tài liệu đƣợc xây dựng trên cơ sở những nội dung chính nhƣ: Phân tích nhu cầu bạn đọc, xây dựng chính sách bổ sung và xác định phƣơng thức bổ sung (bao gồm nguồn ngân sách nhà nƣớc, nguồn xã hội hóa, nguồn biếu tặng). Về tổ chức triển khai thực hiện, Thƣ viện thực hiện quy trình bổ sung sách với các chức năng, nhiệm vụ cụ thể nhƣ sau:
Thƣ viện liên hệ với các nhà sách để chọn sách qua danh mục. Khi các Nhà sách gửi danh mục sách về Thƣ viện, cán bộ bổ sung sẽ trực tiếp tra tìm, lựa chọn sách phù hợp theo tỷ lệ giữa các môn loại tri thức và căn cứ vào nhu cầu thực tế của độc giả hoặc trực tiếp đến các Nhà sách chọn sách. Sau khi chọn đƣợc sách phù hợp, cán bộ thƣ viện làm giấy đề nghị mua sách (kèm theo danh mục sách đã chấm chọn) trình Ban Giám đốc duyệt và chuyển danh mục tới các nhà sách. Các Nhà sách gửi sách thực tế kèm danh mục về Ban lãnh đạo Trung tâm.
Biểu đồ 2.1 Thống kê bổ sung sách từ năm 2011-2017 Nhìn qua biểu đồ 2.1 ta thấy đƣợc những năm đầu khi kế hoạch
bổ sung sách chƣa đƣợc hiệu quả thì lƣợng tài liệu bổ sung tƣơng đối ít và khơng phù hợp với thƣ viện. Những năm tiếp theo nhờ xây dựng kế hoạch quản lý bổ sung sách đƣợc chặt chẽ, sát sao hơn nên hiệu quả bổ sung tăng vƣợt trội, bổ sung tài liệu hợp lý, phù hợp với nhu cầu thƣ viện.
Cán bộ phụ trách vụ kiểm kê số lƣợng, chất lƣợng, làm phiếu nhập kho để xử lý nghiệp vụ và chuyển đến các kho sách tại Thƣ viện (Các bộ phận nhận sách và ký nhận theo phiếu xuất kho phòng Nghiệp vụ gửi kèm).
Trƣởng phịng thƣ viện thực hiện thanh quyết tốn theo các chứng từ, hóa đơn và số lƣợng sách nhập kho thực tế từ cán bộ phụ trách bổ sung tài liệu. Hiện nay, để đáp ứng yêu cầu phát triển kinh tế xã hội của địa phƣơng cũng nhƣ xu thế phát triển chung của ngành, Ban lãnh đạo Thƣ viện đã có sự chỉ đạo mới trong cơng tác bổ sung với định hƣớng nâng cao chất lƣợng bổ sung tài liệu truyền thống, tăng cƣờng bổ sung các tài liệu điện tử và đa dạng hóa các nguồn thơng tin, phong phú về thể loại.
Thƣ viện đặc biệt quan tâm bổ sung các tài liệu điện tử, cơ sở dữ liệu tồn văn có chất lƣợng thơng tin cao, phù hợp với tình hình phát triển, đặc điểm kinh tế, văn hóa, xã hội của địa phƣơng và đáp ứng đƣợc nhu cầu thông tin đa dạng của bạn đọc, đảm bảo tính hợp lý giữa các mơn loại tri thức. Bên cạnh việc trang bị kho tài liệu đa dạng về các loại hình nhƣ sách, báo, tạp chí, luận văn, luận án, báo cáo, các cơng trình nghiên cứu khoa học… thì triển khai thƣ viện điện tử đã giúp đa dạng hóa các loại hình tài liệu này nhƣ sách điện tử, các bài báo, báo cáo chuyên đề, luận văn, luận án,… điện tử. Thƣ viện tại VHLKHVCNVN chủ yếu là tài liệu điện tử và sách nƣớc ngồi nên cơng tác bổ sung thƣờng liên hệ qua một công ty trung gian phân phối.
ScienceDirect SpringerLink ACS APS AIP IOP
Bảng 2.1 Thống kê một số các cơ sỏ dữ liệu đƣợc mua từ năm 2011-2017 của thƣ viện.
Quản lý, giám sát chăt chẽ hoạt động bổ sung CSDL đã giúp tăng hiệu quả của cơng tác bổ sung CSDL trong thƣ viện, góp phần nâng cao chất lƣợng phục vụ bạn đọc.
Xử lý tài liệu
Xử lý tài liệu là công đoạn trung gian đƣợc thực hiện sau khi bổ sung tài liệu và là tiền đề để tạo ra các công cụ tra cứu thƣ mục và các xuất bản phẩm thông tin trong thƣ viện.
Xử lý tài liệu đƣợc thực hiện với nhiều khâu khác nhau nhƣ: biên mục mô tả, phân loại, định chủ đề, định từ khố, tóm tắt, chú giải tài liệu. Về bản chất, xử lý tài liệu là q trình phân tích, rút ra từ tài liệu những dữ liệu đặc trƣng về hình thức và nội dung nhằm tạo ra những điểm truy cập giúp cho bạn đọc có thể tìm đƣợc tài liệu trong mục lục hoặc CSDL.
Các thƣ viện không thể triển khai các khâu công việc nếu không tiến hành việc xử lý tài liệu. Việc quản lý tốt công tác xử lý tài liệu theo các quy chuẩn, quy tắc của nghiệp vụ thƣ viện khơng chỉ có ý nghĩa quan trọng đối với hoạt động nghiệp vụ thƣ viện mà cịn có ý nghĩa quan trọng đối với ngƣời
dùng tin, giúp tra cứu và sử dụng tài liệu nhanh chóng và hiệu quả.
Công tác xử lý tài liệu đƣợc Ban Giám đốc giao cho cán bộ phụ trách trực tiếp thực hiện. Cán bộ có trách nhiệm lập kế hoạch xử lý tài liệu theo quy trình cụ thể và tham mƣu cho lãnh đạo những phƣơng thức xử lý phù hợp, đạt hiệu quả nhất trên cơ sở tuân theo các quy chuẩn, quy tắc của nghiệp vụ thƣ viện. Căn cứ vào số lƣợng tài liệu bổ sung mới trong năm,thƣ viện lập kế hoạch xử lý tài liệu cụ thể theo từng tháng,quý. Đồng thời phân công cán bộ xử lý theo dây chuyền phù hợp.
Nội dung kế hoạch bao gồm:
Tổng số lƣợng tài liệu xử lý: Bao gồm cả tài liệu truyền thống và tài liệu số;
Thời gian xử lý: Thời gian cụ thể thoàn thiện xử lý tài liệu theo chỉ tiêu đã đặt ra;
Chỉ tiêu cụ thể: Số lƣợng tài liệu cần xử lý hoàn thiện đối với mỗi cán bộ.
Thƣ viện Phân loại tài liệu theo bảng phân loại DDC. Biên mục theo chuẩn quốc tế trên phần mềm ILIB. Xử lý tài liệu phải tuân thủ theo quy tắc, quy trình của nghiệp vụ thƣ viện nhằm mang lại hiệu quả cao trong việc quản lý, tra cứu và sử dụng tài liệu. Tận dụng kết quả xử lý nội dung tài liệu của các thƣ viện lớn, đầu ngành để đảm bảo tính chính xác, thống nhất và tiết kiệm thời gian, công sức, kinh phí của thƣ viện.