7. Kết cấu cuả khóa luận:
2.5 Quản lý các hoạt động nghiệp vụ
Quản lý hoạt động nghiệp vụ thƣ viện (hoạt động chun mơn) chính là quản lý các quy trình trong thƣ viện, triển khai chuẩn các nghiệp vụ trong thƣ viện. Trong đó tập trung vào những khâu cơng việc chủ yếu nhƣ: Quản lý hoạt động phát triển nguồn lực thông tin; Quản lý hoạt động xử lý và tổ chức nhƣ bổ sung thanh lý vốn tài liệu; Quản lý dịch vụ thông tin thƣ viện; Quản lý
ngƣời dùng tin. Trong thƣ viện, các khâu cơng việc này có nhiều thay đổi, để đạt đƣợc hiệu quả cao nhất của các hoạt động này ngƣời quản lý phải có sự vận dụng linh hoạt các chức năng trong quản lý thƣ viện hiện đại nhƣ lập kế hoạch, tổ chức và kiểm tra.
2.5.1 Lập kế hoạch hoạt động
Trong quản lý các hoạt động nghiệp vụ thƣ viện hiện đại việc lập kế hoạch là hết sức cần thiết bởi nó giúp cho thƣ viện ứng phó nhanh với sự thay đổi của các hoạt động này. Lập kế hoạch trong quản lý hoạt động thƣ viện cần đƣợc thực hiện theo một quy trình khoa học gồm nhiều bƣớc với những công việc khác nhau.
Căn cứ trên quan điểm của các nhà khoa học về các bƣớc của quy trình lập kế hoạch trong quản lý hoạt động TV có thể nhận thấy trong q trình lập kế hoạch đa TV chƣa thực hiện hết các bƣớc cơ bản của quá trình lập kế hoạch. Phần lớn mới thực hiện đƣợc các bƣớc nhƣ lựa chọn phƣơng án thực hiện, lƣợng hóa kế hoạch bằng ngân quỹ.
Việc đánh giá môi trƣờng trong lập kế hoạch của thƣ viện là rất quan trọng, cơng đoạn tìm hiểu và rà sốt các phƣơng án thực hiện là rất quan trọng trong lập kế hoạch, bởi nó tạo điều kiện cho thƣ viện có thể xây dựng nhiều phƣơng án và lựa chọn phƣơng án tối ƣu nhất để thực hiện kế hoạch.
Xây dựng các kế hoạch bổ trợ trong lập kế hoạch là rất quan trọng bởi những những thay đổi nhanh chóng của mơi trƣờng thƣ viện ln tạo ra những phát sinh gây khó khăn cho việc thực hiện kế hoạch. Xây dựng các kế hoạch bổ trợ sẽ giúp thƣ viện hạn chế những khó khăn này.
Qua đó có thể rút ra nhận xét: Thƣ viện đã tiến hành việc lập kế hoạch cho các hoạt động chun mơn trong đó kế hoạch phát triển nguồn lực thơng tin, trang thiết bị, tài chính đã đƣợc xây dựng. Trong quá trình lập kế hoạch, một số cơng đoạn nhƣ lựa chọn phƣơng án thực hiện, lƣợng hóa kế hoạch
bằng ngân quỹ đã đƣợc thƣ viện thực hiện.
Tuy nhiên, bên cạnh những ƣu điểm trên TV vẫn còn 1 số hạn chế trong lập kế hoạch hoạt động. TV chƣa thực sự quan tâm đến xây dựng kế hoạch phát triển các sản phẩm, dịch vụ thông tin. Đây là lĩnh vực rất quan trọng trong hoạt động của một thƣ viện. Quá trình lập kế hoạch của thƣ viện chƣa tuân thủ tốt các qui trình. Phần lớn thƣ viện đã bỏ qua những cơng đoạn quan trọng nhƣ đánh giá mơi trƣờng, tìm kiếm và rà sốt các phƣơng án thực hiện hay xây dựng các kế hoạch bổ trợ. Đây là những hạn chế rất lớn bởi nó khơng chỉ ảnh hƣởng hoạt động lập kế hoạch cho các hoạt động chun mơn mà cịn ảnh hƣởng trực tiếp đến hiệu quả của việc thực hiện kế hoạch.
2.5.2 Tổ chức thực hiện các hoạt động
Trong quản lý hoạt động TV tổ chức các hoạt động nghiệp vụ cần bắt đầu bằng sự phân hoạch để tạo lập ra các phịng ban, bộ phận hay nhóm chun mơn cần thiết cho thƣ viện. Hoạt động này liên quan đến việc thiết lập cơ cấu tổ chức trong thƣ viện. Việc thiết lập nên các phịng ban, bộ phận chun mơn trong thƣ viện là rất cần thiết nó sẽ giúp cho việc quản lý đƣợc thuận tiện, hiệu quả bởi tính chất cơng việc, mục tiêu cụ thể của mỗi hoạt động chuyên môn trong thƣ viện có sự khác nhau. Có thể thấy những phịng thực hiện các nhiệm vụ cơ bản trong hoạt động chuyên môn của thƣ viện liên quan đến thu thập, xử lý, tổ chức và phân phối thông tin đều đã đƣợc phần lớn các thƣ viện thiết lập trong cơ cấu tổ chức.
Nội dung của việc tổ chức thực hiện các hoạt động chuyên môn là ngƣời quản lý phải tạo ra đƣợc sự liên kết phối hợp giữa các bộ phận, phịng ban và cá nhân thơng qua phân cơng nhiệm vụ, quyền hạn và thiết lập các qui trình cơng việc. Qua khảo sát cho thấy, thƣ viện xác định nhiệm vụ, chức năng chuyên môn thông qua các văn bản, tuy nhiên việc xây dựng qui trình thực hiện cơng việc cho từng vị trí trong thƣ viện cịn khá thấp. Đây là hạn
chế bởi trong quản lý hoạt động TV, việc xây dựng qui trình thực hiện các cơng việc cho từng vị trí là rất cần thiết. Mục tiêu của hoạt động này một mặt hỗ trợ ngƣời thực hiện công việc, mặt khác nhằm đảm bảo để các công việc đƣợc triển khai theo đúng qui trình thống nhất đã đƣợc thiết lập.
2.5.3 Kiểm soát hoạt động
Thực chất của kiểm sốt các hoạt động nghiệp vụ chính là vận dụng những nội dung của chức năng kiểm tra trong quản lý hoạt động TV nhằm đảm bảo tính hiệu quả của các hoạt động này. Đây là nội dung rất quan trọng trong quản lý các hoạt động chuyên môn bởi thông qua hoạt động kiểm tra chủ thể quản lý có thể biết đƣợc hiệu quả thực hiện công việc, giảm thiểu những rủi ro và có sự điều chỉnh kịp thời khắc phục những yếu kém để thực hiện tốt mục tiêu đã xác định. Thực hiện kiểm sốt các hoạt động chun mơn trong quản lý thƣ viện hiện đại cần lƣu ý những vấn đề nhƣ: Sự đa dạng của các hình thức kiểm tra; Sự tuân thủ các bƣớc của qui trình kiểm tra.
Thực trạng các hình thức kiểm tra tại thƣ viện cho thấy cịn khá nhiều hình thức kiểm tra đã khơng đƣợc nhà quản lý thƣ viện thực hiện. Đây là một hạn chế trong cơng tác quản lý bởi hình thức kiểm tra này là cần thiết giúp cho ngƣời quản lý xác định đƣợc sự đảm bảo về các nguồn lực cần thiết cho một hoạt động nào đó của thƣ viện giúp đảm bảo tính hiệu quả của hoạt động. Kiểm tra tồn bộ sẽ giúp ngƣời quản lý có đƣợc sự đánh giá việc thực hiện mục tiêu, kế hoạch của thƣ viện một cách tổng thể, tuy nhiên vấn đề này lại rất hạn chế. Ngồi ra với các hình thức kiểm tra khác nhƣ: Kiểm tra bộ phận, kiểm tra cá nhân, kiểm tra trong khi triển khai công việc cũng không đƣợc thƣ viện áp dụng.
Trong quá trình kiểm tra phần lớn thƣ viện đã dựa vào các căn cứ nhƣ mục tiêu của hoạt động để đo hiệu quả thực hiện công việc. Với thực trạng này có thể thấy thƣ viện đã bƣớc đầu tiếp cận với các phƣơng pháp đo lƣờng
đánh giá hiện đại trong quá trình thực hiện chức năng kiếm tra cả hoạt động quản lý. Việc thực hiện chức năng kiểm tra đã đƣợc TV thực hiện với nhiều hình thức kiểm tra khác nhau. Tuy nhiên nhiều hình thức kiểm tra nhƣ kiểm tra liên tục, kiểm tra đột xuất, kiểm tra trƣớc và trong khi triển khai công việc đã không đƣợc thực hiện nhiều. Thực tế này có những đã có những ảnh hƣởng đến hiệu quả hoạt động của các thƣ viện. Bởi, trong quản lý hoạt động thƣ viện việc thực hiện nhiều hình thức kiểm tra là cần thiết, có những hình thức kiểm tra giúp ngƣời cán bộ quản lý có thể giúp ngƣởi quản lý ngăn ngừa đƣợc những rủi ro trƣớc khi sự việc diễn ra. Về phƣơng thức kiểm tra phần lớn thƣ viện đã tuân thủ các bƣớc cơ bản trong hoạt động kiểm tra. Tuy nhiên kết quả phân tích cho thấy một số cơng đoạn đã khơng đƣợc thƣ viện thực hiện triệt để. Việc xây dựng các tiêu chí để đo lƣờng đánh giá trong q trình kiểm tra là cần thiết nhƣng kết quả nghiên cứu thực trạng tại thƣ viện cho thấy hoạt động này không đƣợc thƣ viện tiến hành triệt để. Để đo lƣờng, đánh giá phần lớn các thƣ viện chỉ căn cứ vào mục tiêu chung của hoạt động. Thực tế này dẫn tới việc đo lƣờng, đánh giá trong quá trình kiểm tra sẽ khơng có độ chính xác cao bởi các mục tiêu chung thƣờng khái qt vì vậy có tính định lƣợng thấp. Tỷ lệ cán bộ lãnh đạo quản lý sử dụng các cơng cụ mới có ứng dụng CNTT trong việc đo lƣờng đánh giá năng lực hiệu quả công việc của nhân viên không cao. Đây là nhƣợc điểm cần khắc phục bởi một trong những thế mạnh của thƣ viện là ngƣời quản lý có thể sử dụng các cơng cụ có ứng dụng công nghệ để kiểm tra đánh giá cũng nhƣ điều hành công việc.