B. NỘIDUNG LUẬN VĂN
2.2. Tìm hiểu cơng tác tham mưu, tổng hợp, hậu cần
2.2.1 Công tác tham mưu, tổng hợp
Các chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của văn phòng sẽ được quy định cụ thể trong các văn bản của từng cơ quan, tổ chức. Các cơ quan khác nhau về qui mơ, tính chất và lĩnh vực hoạt động thì chức năng của văn phịng cũng có sự khác nhau, kéo theo sự khác biệt trong một số nội dung tham mưu, tổng hợp.
Công tác tham mưu, tổng hợp của phịng Quản lý tổng hợp Viện Cơng nghệ mơi trường bao gồm một số nội dung cơ bản sau:
Thứ nhất, Tham mưu tổ chức nhân sự
Đối với các cơ quan, tổ chức khơng có bộ phận nhân sự riêng, văn phịng sẽ đảm nhiệm chức năng tổ chức bộ máy nhân sự của cơ quan. Nếu có cơ quan có bộ phận nhân sự, VP sẽ tham mưu cho lãnh đạo trong tổ chức đội ngũ nhân sự của VP. Các nội dung liên quan đến nhân sự mà văn phòng tham mưu bao gồm: tuyển dụng nhân sự, tổ chức nhân sự, đào tạo bồi dưỡng, kiểm tra đánh giá và đãi
26
ngộ nhân sự. Đối với hoạt động này, văn phịng có trách nhiệm tham mưu cho lãnh đạo các tiêu chí, tiêu chuẩn về chun mơn, nghiệp vụ đối với cơng tác văn phịng. Đồng thời, tham mưu các chương trình đào tạo, bồi dưỡng các cán bộ, cơng chức đang làm việc. Văn phịng sẽ căn cứ vào năng lực, kinh nghiệm và yêu cầu công việc để phân công nhiệm vụ phù hợp.
Thứ hai: Tham mưu xây dựng, tổ chức thực hiện quy chế làm việc và các chương trình cơng tác cho lãnh đạo, cơ quan
-Các văn phịng có nhiệm vụ tham mưu, giúp lãnh đạo xây dựng và tổ chức thực hiện quy chế làm việc của cơ quan, các đơn vị.
-Các chương trình làm việc của lãnh đạo cơ quan được thực hiện dưới sự tham mưu văn phòng; các nội dung xây dựng phải đảm bảo đúng nguyên tắc; bao qt, tồn diện, có trọng tâm, trọng điểm, bám sát tình hình thực tiễn của cơ quan; trong thực hiện nếu có phát sinh khó khăn cần kịp thời điều chỉnh, bổ sung cho phù hợp với từng thời điểm, thời kỳ và đảm bảo đúng thẩm quyền của cơ quan.
Các chương trình cơng tác năm, hàng q, tháng của cơ quan, lãnh đạo cũng là một trong những nội dung quan trọng mà văn phòng tham mưu, tổng hợp.
Ngoài tham mưu, đề xuất xây dựng và tổ chức thực hiện chương trình, kế hoạch cơng tác, văn phòng còn tham mưu, đề xuất xây dựng các quy chế về lĩnh vực hoạt động của cơ quan, đơn vị. Xây dựng quy chế làm việc phải thể hiện được trách nhiệm, quyền hạn và có sự phân cơng rõ ràng trong từng nhiệm vụ.
Thứ ba, Tổ chức thực hiện tốt công tác tổng hợp thông tin phục vụ lãnh đạo
Thông tin trong hoạt động quản lý là sự phản ánh nội dung và hình thức vận động liên lạc giữa các đối tượng, yếu tố của một hệ thống và giữa hệ thống đối với môi trường xung quanh
Thông tin là nhu cầu thiết yếu của q trình lãnh đạo. Nói rõ hơn, bản chất của lãnh đạo là sự chuẩn bị, thông qua và thực hiện một chuỗi những quyết định kế tiếp nhau từ những cơ sở thông tin được xử lý. Quyết định lãnh đạo đưa ra dựa trên những thông tin và văn phòng tổng hợp, xử lý và cung cấp. Những thông tin này sẽ cung cấp dữ liệu và là cơ sở để lãnh đạo đưa ra quyết định và kiểm tra việc thực hiện quyết định. Thông tin càng chính xác, đầy đủ thì quyết định đưa ra càng
27
nhanh chóng và đảm bảo được các u cầu. Khơng những thế, tham mưu tổ chức thực hiện thơng tin cịn góp phần gợi mở suy nghĩ của lãnh đạo và nâng cao hiệu quả quản lý, lãnh đạo.
Thứ tư, tham mưu, tổng hợp về công tác soạn thảo và ban hành văn bản và tổ chức thực hiện công tác văn thư – lưu trữ
Soạn thảo văn bản là công việc hằng ngày của các nhân viên văn phịng. Mặc dù là cơng việc đơn giản song cơng việc này địi hỏi phải có tính chính xác cao. Người thực hiện soạn thảo văn bản cần nắm rõ thẩm quyền ban hành và nhận diện một cách chính xác các loại văn bản. Đặc biệt, người làm công tác tham mưu cho lãnh đạo nội dung này cần phải nắm rõ các nguyên tắc, yêu cầu, quy trình nghiệp vụ và được đào tạo bài bản về chun mơn. Có như vậy, tham mưu tổng hợp mới đem lại hiệu quả.
Bên cạnh đó, văn phịng cũng tham mưu giúp lãnh đạo cơ quan, đơn vị ban hành các văn bản về cơng tác kiểm tra, rà sốt văn bản. Đồng thời, tham mưu xây dựng các lớp bồi dưỡng về soạn thảo văn bản để thực hiện nhiệm vụ chính xác, đạt hiệu quả cao.
Công tác văn thư, lưu trữ là bộ phận không thể thiếu trong cơ cấu tổ chức cửa cơ quan, đơn vị nào. Bộ phận làm công tác tham mưu, tổng hợp về công tác Văn thư – Lưu trữ có nhiệm vụ tham mưu giúp lãnh đạo ban hành các văn bản quy định về công tác Văn thư – Lưu trữ trong cơ quan; quản lý thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ đối với tài liệu lưu trữ cơ quan; đề xuất các phương án đào tạo, bồi dưỡng công chức, viên chức làm công tác Văn thư – Lưu trữ cho cơ quan và các đơn vị (nếu có). Hàng năm, tổng hợp và báo cáo tình hình thực hiện cơng tác Văn thư – Lưu trữ trong cơ quan năm qua và đưa ra phương hướng, kế hoạch hoạt động trong năm tiếp theo.
Liên quan đến công tác tổ chức nhân sự làm công tác Văn thư – Lưu trữ, văn phịng có nhiệm vụ tham mưu với lãnh đạo về tuyển dụng và bố trí sao cho hợp lý. Nhân sự có trình độ, chun mơn giỏi sẽ tìm ra phương pháp phân loại và sắp xếp tài liệu khoa học, phục vụ tốt cơng tác tra tìm và sử dụng hiệu quả. Do đó, đội ngũ làm cơng tác tham mưu, tổng hợp cần chú trọng vấn đề này để không
28
chỉ nâng cao chất lượng công tác Văn thư – Lưu trữ mà cịn góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động của tồn cơ quan.
Thứ năm, tham mưu về cơ sở vật chất, trang thiết bị
Xây dựng cơ sở vật chất có vai trị và vị trí quan trọng trong hoạt động của mọi cơ quan tổ chức. Cơ sở vật chất và trang thiết bị là một trong những yếu tố góp phần vào thành công của tổ chức, là công cụ hỗ trợ đắc lực để đội ngũ cán bộ, nhân viên hồn thành cơng việc hiệu quả, tiết kiệm. Do đó, cơng tác tham mưu, tổng hợp về cơ sở vật chất là vấn đề cần được quan tâm. Những người làm công tác này cần tham mưu với lãnh đạo để thực hiện tốt công tác xây dựng cơ sở vật chất, mua sắm trang thiết bị để đáp ứng được yêu cầu công việc ngày càng phức tạp và sự phát triển mạnh mẽ của khoa học công nghệ. Tuy nhiên, khi tham mưu về công tác này cần thiết phải xem xét ở mức độ cần thiết và tình hình thực tế của cơ quan để tránh lãnh phí.
Thứ sáu, tham mưu thực hiện có hiệu quả cơng tác quản lý tài chính, tài sản bảo đảm hậu cần cho hoạt động của cơ quan
Tài chính là vấn đề vơ cùng nhạy cảm, cần phải có sự quản lý chặt chẽ do đó cần phải chủ động tổng hợp và tham mưu một cách linh hoạt. văn phịng có trách nhiệm tham mưu cho lãnh đạo cơ quan phân phối và sử dụng nguồn vốn tự có và nguồn ngân sách có trọng điểm và đúng với các nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị, tránh hiện tượng lãng phí, tham ơ cơng quỹ. Đồng thời, tham mưu giúp lãnh đạo quản lý chi tiêu chặt chẽ, hiệu quả thông qua các quy chế về quản lý, sử dụng tài chính cơng. Để làm được điều này, cần phải có chế độ kiểm tra, thống kê thường xuyên và rõ ràng.
Thứ bảy, tham mưu, tổng hợp về các công tác thi đua khen thưởng
Đổi mới, nâng cao chất lượng công tác thi đua khen thưởng là một trong những nội dung quan trọng mà văn phịng cần tham mưu. Để cơng tác này thật sự có hiệu quả, kích thích được năng lực, sự cống hiến của cá nhân cho cho tổ chức, văn phòng cần tham mưu cho lãnh đạo cơ quan sửa đổi, bổ sung, ban hành nhiều văn bản, tạo điều kiện thuận lợi để đơn vị triển khai công tác thi đua, khen thưởng phù hợp với quy định của pháp luật về thi đua, khen thưởng và tình hình
29
tại cơ quan, tạo chính sách khuyến khích các cá nhân hướng ứng các phong trào thi đua. Đồng thời văn phòng cũng cần phải đề xuất các biện pháp cụ thể, liên quan đến trực tiếp đến lợi ích của đội ngũ cán bộ, cơng chức của đơn vị mình để xin ý kiến lãnh đạo xem xét, cho ý kiến.
2.2.2 Công tác hậu cần
Tạo cơ sở vật chất cho các phòng ban đơn vị và cá nhân trong cơ quan, để thực hiện tốt chức năng nhiệm vụ, chương trình, kế hoạch đề ra.
Hỗ trợ trang thiết bị, phương tiện điều kiện cần thiết cho lao động để nâng cao hiệu quả năng suât làm việc.
Bảo đảm môi trường sinh thái lành mạnh, tạo nên diện mạo cơ quan đoàng hồng khang trang, góp phần xây dụng cơ quan theo hướng hiện đại.
Nội dung của công tác hậu cần bao gồm: Quản lý chi tiêu kinh phí, lương chính, phụ cấp lương, bảo hiểm xã hội, tiền thưởng, cơng tác phí, sửa chữa lớn ,xây dựng các cơng trình phụ, phúc lợi tập thể.
Công tác hậu cần nhằm thực hiện nhiệm vụ cụ thể sau đây:
-Cung cấp các điều kiện, phương tiện, cơ sở vật chất cho cán bộ, nhân viên thực hiện nhiệm vụ.
-Mua sắm, quản lý, bảo vệ, bảo dưỡng các trang thiết bị trong cơ quan, đảm bảo cho hoạt động của cơ quan được tiến hành liên tục.
-Quản lý chi tiêu tài chính theo đúng chế độ, chính sách do nhà nước quy định. -Đảm bảo an ninh trật tự an tồn lao động trong cơ quan.
-Tổ chức cơng tác lễ tân, giao tiếp, giữa vai trò chiếc cầu nối của đơn vị với các cơ quan cấp trên, cấp dưới, ngang cấp và với nhân dân.