B. NỘIDUNG LUẬN VĂN
2.6.Tìm hiểu về cơng tác tổ chức sử dụng trang thiết bị văn phòng tại Viện
tại Viện Cơng nghệ mơi trường
2.6.1 Tìm hiểu và nhận xét về trang thiết bị văn phòng, cơ sở vật chấtcủa văn phịng của văn phịng
Trang thiết bị máy móc, thiết bị văn phịng, máy tính, máy in, máy điện thoại, máy fax... tạo thuận lợi cho việc giải quyết công việc được nhanh chóng, hiệu quả. Đầu tư trang thiết bị máy móc mới, tân tiến, phù hợp với hồn cảnh cơng việc và khả năng tài chính khơng lãng phí tiền của Nhà nước, ví dụ như mua máy khơng dùng đến hoặc khơng dùng hết các tính năng.
Nhìn chung, Viện Cơng nghệ mơi trường đã bố trí, cung cấp đầu đủ trang thiết bị phục vụ cơng tác văn phịng cho từng cán bộ để đảm bảo mọi hoạt động được diễn ra thơng suốt như: máy tính, máy in, máy photo, máy scan, máy hủy tài liệu, máy fax...
Viện Công nghệ môi trường bố trí 01 phịng họp, 01 phịng tiếp khách, 01 phịng hội thảo và 01 hội trường...được trang bị đầy đủ máy điều hịa, máy tính, máy chiếu, tivi...phục vụ cho các cuộc họp, tiếp khách trong và ngồi Viện.
Trang thiết bị ln được bảo dưỡng. Trang thiết bị sử dụng liên kết được với nhau để tận dụng tối đa tính năng, ví dụ như máy in nối với máy tính...
Các trang thiết bị của văn phịng được bố trí một cách hợp lý nhằm phục vụ cho cơng việc của mình được thuận lợi hơn.
-Ưu điểm:
Nhận thức được tầm quan trọng của phịng quản lý tổng hợp, Viện Cơng nghệ mơi trường đã nhận được sự quan tâm, đầu tư kinh phí từ cấp trên để mua sắm trang thiết bị văn phịng như: máy vi tính, máy in, máy fax...phục vụ cho quá trình làm việc của cán bộ của Viện Cơng nghệ mơi trường nói chung và đáp ứng nhu cầu giải quyết cơng việc của cán bộ phịng quản lý tổng hợp nói riêng.
-Nhược điểm:
Một số thiết bị như: máy hủy tài liệu, máy scan, máy photo,… số lượng còn hạn chế chưa đáp ứng đủ được nhu cầu làm việc của cán bộ Viện.
54
-Đề xuất phương án:
Tạo điều kiện cho Phòng Quản lý tổng hợp làm việc hiệu quả hơn, Ban lãnh đạo Viện và các cơ quan cấp trên (Viện Hàn lâm khoa học và công nghệ Việt Nam, Bộ Khoa học và công nghệ) cần quan tâm hơn nữa đến hoạt động cơng tác Văn phịng của Viện. Đầu tư và mua sắm thêm các trang thiết bị còn thiếu. Văn phòng đánh máy cần được bố trí ở vị trí thích hợp, cần có phịng lưu trữ hồ sơ to, rộng đảm bảo các điều kiện vệ sinh ( không bị ẩm ướt và cơn trùng có thể lọt vào được) và phương tiện bảo quản như cặp, hộp, giá, tủ để phục vụ công tác lưu trữ.
2.6.2. Sơ đồ hố cách bố trí, sắp xếp các trang thiết bị trong một phịng làm việc của phịng quản lý tổng hợp. Đề xuất mơ hình văn phịng mới tối ưu.
Cửa ra vào - Nhận xét: Chú thích: 1. Máy photo 2. Bàn 3. Ghế 4. Tủ đựng tài liệu 5. Máy tính 6. Máy scan 7. Máy in 8. Điều hịa 9. Quạt
Mơ hình văn phịng tại Viện Cơng nghệ mơi trường vẫn đang bố trí, sắp xếp theo mơ hình văn phịng kiểu cũ, giống hầu hết với các văn phòng của các cơ quan nhà nước khác.
Không gian làm việc bị hạn chế, nếu ngồi làm việc lâu trong văn phòng này cơ thể sẽ cảm thấy bức bối, khó chịu
-Qua q trình khảo sát thực tế tại Phịng Quản lý tổng hợp – Viện Công nghệ mơi trường tơi có đề xuất một số mơ hình văn phịng mới tối ưu: ( Phụ lục 10)
Mơ hình văn phịng mới này sẽ giúp tối đa hố khơng gian trong phịng làm việc. Cán bộ, cơng chức, viên chức sẽ có khơng gian cho riêng mình để làm việc,
giúp hiệu quả cơng việc cao hơn. Cách bài trí văn phịng theo kiểu hiện đại này sẽ không chỉ giúp Viện Công nghệ môi trường đạt được năng suất hiệu quả cơng việc cao mà cịn khiến tinh thần của cán bộ, công chức, viên chức được thoải mái hơn, để giúp họ có thái độ làm việc một cách tốt nhất, giúp cả tập thể Viện sẽ ngày càng đi lên.
2.6.3. Tìm hiểu và thống kê cụ thể tên các phần mềm đang được sử dụng trong công tác văn phịng của Viện Cơng nghệ mơi trường. Nhận xét bước đầu vè những hiệu quả mang lại
Cơ quan đã biết ứng dụng các phần mềm vào cơng tác văn phịng giúp cho quá trình làm việc được hiệu quả hơn. Cơ quan đã sử dụng phần mềm VITE-Portaloffice đây là phần mềm được thiết kế trên cơ sở Portaloffice, là hệ thống được xây dựng trên giao diện Website thích hợp cho các chương trình quản lí với các tính năng quản lí cơng văn, xử lí hồ sơ cơng việc, quy trình, lịch cơ quan, lịch cơng tác, các nghiệp vụ văn phịng khác, quản lí hồ sơ nhân sự, tài liệu cá nhân, tin nhắn nội bộ, danh bạ, diễn đàn thảo luận nội bộ.
Ngoài ra, cơ quan còn đang sử dụng Phần mềm Soạn thảo văn bản Microsoft Word 2010, đây là phần mềm Soạn thảo văn bản phổ biến và dễ sử dụng nhất trong các cơ quan hiện nay.
Còn khi lập các bảng biểu, dự trù kinh phí,… cơ quan dung phần mềm Microsoft Excel 2010, phần mềm này giúp lập các bảng biểu mẫu một cách đơn gỉản nhất, giúp cho cán bộ, công chức, viên chức trong Viện giảm thiểu được thời gian làm việc mà chất lượng vẫn đúng như kế hoạch đã đề ra ban đầu.
Việc sử dụng văn phịng điện tử được ví như là “cách mạng số hóa” trong cơ quan, chuyển đổi các tài liệu thành dữ liệu điện tử, tin học hóa hệ thống thơng tin quản lí và điều hành.
Nhờ có các phần mềm mà cán bộ quản lý có thể giảm tải được một phần cơng việc, quản lý tốt cơng việc của mình cũng như tra tìm nhanh, dễ dàng khi có sự yêu cầu từ Lãnh đạo Viện, Lãnh đạo Phịng.
56
Tiểu kết chương 2
Cơng tác văn phịng đóng vai trị rất quan trọng đối với sự tồn tại và phát triển của Viện Cơng nghệ mơi trường nói riêng và các cơ quan hành chính nhà nước nói chung, vì vậy trong chương 2, luận văn đã nêu khái quát chung về các nghiệp vụ của cơng tác văn phịng tại Viện, chỉ rõ những yếu tố ảnh hưởng đến chất lượng cơng tác văn phịng và đánh giá khách quan về thực trạng cơng tác văn phịng tại Viện Công nghệ môi trường.
Từ việc tìm hiểu, khảo sát thực trạng của cơng tác Văn phịng tại Viện Cơng nghệ môi trường, giúp tôi hiểu rõ hơn nắm vững kiến thức lý thuyết cũng như cơng việc thực tế tại cơ quan mình quan sát được về cơng tác văn phịng. Từ đó tạo nên cơ sở, nền tảng để tơi có thể đưa ra những đánh giá, ý kiến về giải pháp hồn thiện cơng tác văn phòng tại chương 3.
57
Chương 3
KẾT QUẢ, PHƯƠNG HƯỚNG PHÁT TRIỂN VÀ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CƠNG TÁC VĂN PHỊNG TẠI VIỆN CƠNG NGHỆ MÔI TRƯỜNG
– VIỆN HÀN LÂM KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ VIỆT NAM