B. NỘIDUNG LUẬN VĂN
2.5.3.Công tác soạn thảo và ban hành vănbản của cơ quan
2.5. Tìm hiểu công tác văn thư, lưu trữ của Viện Công nghệ môi trường
2.5.3.Công tác soạn thảo và ban hành vănbản của cơ quan
2.5.3.1 Xác định thẩm quyền ban hành các hình thức văn bản quản lý tại Viện Công nghệ môi trường
Thẩm quyền ký ban hành các hình thức văn bản của Viện Công nghệ môi trường đã thực hiện đúng theo Thông tư số 04/2013/TT-BNV ngày 16/4/2013 của Bộ Nội vụ hướng dẫn xây dựng Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan, tổ chức và Quyết định số 1601/QĐ-VHL ngày 24/9/2015 của Chủ tịch Viện Hàn lâm Khoa học và Công nghệ Việt Nam về việc ban hành Quy chế công tác văn thư lưu trữ.
Viện trưởng Viện Cơng nghệ mơi trường có sự phân quyền cụ thể cho từng Phó Viện trưởng và Trưởng/Phó phịng Quản lý tổng hợp về các lĩnh vực ký (có phụ lục (4 , 5, 6, 7)
37
2.5.3.2. Nhận xét về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của cơ quan, tổ chức
- Nhận thức được tầm quan trọng của việc soạn thảo và ban hành văn bản Lãnh đạo Viện Công nghệ môi trường đã tập huấn nghiệp vụ cho các trưởng phó phịng, do đó các cán bộ đã nắm được một cách cơ bản các quy định ban hành văn bản, quy trình soạn thảo văn bản đến thể thức từng loại văn bản. Từ đó, các phòng ban đã xây dựng được văn bản theo lĩnh vực chun mơn của mình.
Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản tại Viện Công nghệ môi trường luôn thực hiện đúng theo Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ban hành ngày 05 tháng 3 năm 2020 về công tác văn thư và Nghị định 34/2016/NĐ-CP quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật ban hành ngày 14 tháng 5 năm 2016 do Chính phủ ban hành để thay thế cho Thơng tư số 01/2011/TT-BNV và Thơng tư số 07/2012/TT-BNV. Vì vậy, thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản ngày càng được thực hiện đúng, nghiêm túc theo quy định. Văn bản được trình bày đúng, đủ 09 thể thức bắt buộc đối với các văn bản quy phạm pháp luật và văn bản hành chính thơng thường. Nhiều văn bản ngày càng được chuẩn hóa nhanh và thuận tiện, thống nhất theo khn mẫu chung đảm bảo sự thẩm mỹ và tính lịch sự, trang trọng.
Việc sử dụng máy vi tính để soạn thảo văn bản, đảm bảo việc soạn thảo nhanh chóng, thuận tiện, đảm bảo về thể thức và thẩm mỹ.
2.5.3.3. Mơ tả các bước trong quy trình soạn thảo văn bản quản lí của Viện Cơng nghệ mơi trường.
Q trình soạn thảo các văn bản quản lý hành chính gồm các bước sau đây: - Bước 1: Xác định mục đích, tính chất của vấn đề cần văn bản hóa thơng thường xuất phát từ ý tưởng chỉ đạo của lãnh đạo cơ quan, từ các vấn đề thể hiện trong chương trình cơng tác của cơ quan tiến hành thu thập, phân tích, lựa chọn các thơng tin cần thiết có liên quan đến nộidung của vấn đề cần ra văn bản, đặc biệt là các thông tin quan trọng như: thông tin pháp luật, thông tin thực tiễn, yêu cầu về thời gian của cấp có thẩm quyền.
38
- Bước 2: Bộ phận hoặc cá nhân được giao nhiệm vụ soạn thảo tiến hành viết dự thảo văn bản phù hợp với nội dung, hình thức, thể thức văn bản theo quy định của nhà nước. Để văn bản bảo đảm chất lượng cần có sự phối hợp tham gia ýkiến của các bộ phận chun mơn về các vấn đề có liên quan và sự chỉ đạo chặt chẽ của cấp duyệt ký văn bản để nắm được ý đồ chỉ đạo, tránh trường hợp phải sửa chữa nhiều lần, gây mất thời gian, tốn kém.
- Bước 3: Lãnh đạo phụ trách trực tiếp (Trưởng hoặc phó) các phịng ban, hoặc văn phịng duyệt văn bản trước khi trình lên lãnh đạo cơ quan (Thủ trưởng hoặc phó thủ trưởng phụ trách chun mơn) ký. Trong giai đoạn này người lãnh đạo trực tiếp những người được giao nhiệm vụ soạn thảo văn bản phải duyệt, kiểm tra nội dung, hình thức, thể thức của văn bản trước khi trình thủ trưởng cơ quan ký ban hành. Các ý kiến yêu cầu sửa chữa dự thảo văn bản sẽ được ghi ngoài lề hoặc trực tiếp sửa vào nội dung văn bản, sau đó văn bản được gửi trả lại cho bộ phận soạn thảo để chỉnh lý lại.
- Bước 4: Hoàn chỉnh dự thảo lần cuối, đánh máy (hoặc in) sốt lại văn bản, trình ký Nhận được dự thảo văn bản có ý kiến yêu cầu sửa chữa của người phụ trách trực tiếp, người (bộ phận) soạn thảo văn bản phải hoàn chỉnh văn bản lần cuối, đánh máy (hoặc tin) bản chính, sốt lại văn bản để tránh mọi sai sót và trình thủ trưởng ký ban hành văn bản. Trong giai đoạn này, thủ trưởng sau khi xem xong yêu cầu phải chỉnh lý sửa chữa thì người (bộ phận) soạn thảo phải nhận văn bản về để tiến hành chỉnh lý theo yêu cầu chỉ đạo của thủ trưởng. Sau khi sửa xong, làm thủ tục trình ký lại.
- Bước 5: Đánh máy (hoặc in) nhân văn bản theo số lượng “nơi nhận“ và làm các thủ tục văn thư phát hành và lưu giữ văn bản (cho số, ghi ký hiệu, đóng dấu, gửi văn bản, bảo quản văn bản lưu) theo đúng quy định hiện hành.
Sau khi đã so sánh với quy định hiện hành về quy trình soạn thảo văn bản quản lý tôi rút ra được những nhận xét sau:
Từ các bước trên cho ta thấy quy trình soạn thảo văn bản của cơ quan được thực hiện theo đúng quy định của Nhà nước, quy định của Viện Hàn lâm Khoa học và Công nghệ Việt Nam và Quy chế văn thư lưu trữ của Viện Công nghệ môi trường đã tuân thủ theo quy trình soạn thảo văn bản tại Nghị định số 30/2020/NĐ-
39
CP ngày 05 tháng 3 năm 2020 của chính phủ quy định về cơng tác văn thư lưu trữ và Thông tư số 04/2013/TT-BNV ngày 16 tháng 4 năm 2013 của Bộ Nội vụ hướng dẫn xây dựng quy chế văn thứ, lưu trữ ở các cơ quan tổ chức. Việc áp dụng theo đúng quy định tạo nên một quy trình làm việc chuyên nghiệp, thống nhất khoa học hiệu quả, tránh được những sai sót, mất mát trong quá trình thực hiện. Đồng thời việc thực hiện theo đúng quy định tạo ra sự thống nhất trong việc thực hiện cũng như dễ dàng trong kiểm tra giám sát và đánh giá công việc chung của Viện Công nghệ môi trường.
Đối với quy trình soạn thảo văn bản quản lý của Viện Công nghệ môi trường về cơ bản đã đạt được những thành tích như sau:
-Thực hiện tốt các quy định hiện hành của Nhà nước cũng như các vănbản của Viện Hàn lâm Khoa học và Công nghệ Việt Nam. Năm 2011, Viện lâm Khoa học và Công nghệ Việt Nam đã tiến hành kiểm tra công tác văn thư lưu trữ tại Viện và được đánh giá là một trong những đơn vị trực thuộc Viện Hàn lâm làm tốt công tác văn thư lưu trữ.
-Xây dựng và ban hành Quy chế văn thư lưu trữ số 371/QĐ-VCNMT ngày 16/11/2016 đã hướng dẫn các bước trong quy trình soạn thảo gửi tới các đơn vị trực thuộc Viện. (Phụ lục 3)
Tuy nhiên, quy trình soạn thảo văn bản của Viện Công nghệ môi trường vẫn còn một số hạn chế:
-Đơn vị soạn thảo chưa xây dựng đề cương văn bản đã thảo văn bản ngay. -Ngày tháng văn bản để các đơn vị soạn thảo đánh máy sẵn, văn thư cơ quan chỉ cho số. (Phụ lục 8)
-Các đơn vị xin sẵn số Quyết định, ngày tháng năm và sau đó đánh lnsố, ngày tháng năm vào văn bản.
2.5.4. Nhận xét về quy trình quản lý và giải quyết văn bản
2.5.4.1. Sơ đồ hố quy trình quản lí và giải quyết văn bản đi
Số lượng văn bản đi trong một năm Viện CNMT gửi đi là rất nhiều như công văn, quyết định, thơng báo, báo cáo, tờ trình, giấy giới thiệu...đến các cơ quan khác nhau: Viện Hàn lâm KH&CNVN, các bộ ngành, các doanh nghiệp, các
đơn vị trực thuộc Viện. Số lượng văn bản đi của Viện CNMT năm 2018 đã gửi đi 40
khoảng 1500 văn bản trong đó chủ yếu là văn bản thực hiện yêu cầu chỉ đạo của đơn vị cấp trên, công văn trao đổi, công văn liên hệ. Số lượng văn bản đi hàng năm của Viện là rất lớn nên trong quá trình thực hiện khơng tránh khỏi những khó khăn. Để khắc phục những hạn chế trong việc quản lý văn bản đi và xây dựng được một quy trình hồn chỉnh cho việc quản lý văn bản đi của Viện, tôi xin đề xuất quy trình quản lý văn bản đi như sau:
Sơ đồ quy trình tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi
Người thực hiện Lãnh đạo Chuyên viên Chuyên viên Đạt Không đạt Lãnh đạo phịng Xem Đạt Khơng đạt 41
Lãnh đạo Viện
Xem xét / Phê duyệt
Văn thư
Vào sổ, lấy số, nhân bản, đóng dấu phát hành
Phịng/ban chun mơn Văn thư
*Diễn giải quy trình
a. Xác định văn bản đi
Do yêu cầu hoạt động của Viện Công nghệ môi trường, lãnh đạo Viện, Lãnh đạo phịng ban chun mơn u cầu phát hành văn bản để phục vụ công tác chỉ đạo hoặc quản lý. Hoặc khi cơng văn đến cần phải có văn bản trả lời.
Văn bản của Viện Công nghệ mơi trường ban hành có 2 loại: -Văn bản phát hành ra ngồi;
-Văn bản ban hành trong nội bộ. Hình thức văn bản: -Văn bản hành chính. -Văn bản chuyên ngành
-Văn bản trao đổi với cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân nước ngoài. b. Dự thảo văn bản
Cán bộ, chuyên viên được giao soạn thảo văn bản có trách nhiệm thực hiện các cơng việc sau:
-Xác định hình thức, nội dung và độ mật, độ khẩn, nơi nhận văn bản; -Thu thập, xử lý thơng tin có liên quan;
42
-Soạn thảo văn bản;
-Trường hợp cần thiết đề xuất với người đứng đầu đơn vị tham khảo ý kiến của các cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân có liên quan; nghiên cứu tiếp thu ý kiến để hồn chỉnh bản thảo;
-Trình duyệt dự thảo văn bản, đồng thời xử lý văn bản đi trên phần mềm Quản lý Văn bản và điều hành.
c. Xem xét văn bản đi
Văn bản đi sau khi soạn thảo được chuyển đến cho người đứng đầu đơn vị xem xét về nội dung thuộc lĩnh vực chuyên môn và thể thức của văn bản. Nếu văn bản chưa đáp ứng nội dung hoặc thể thức được trả lại cho người soạn thảo sửa chữa.
Người đứng đầu của đơn vị chủ trì soạn thảo văn bản phải kiểm tra và chịu trách nhiệm về độ chính xác của nội dung văn bản, ký nháy vào vị trí cuối cùng ở “ Nơi nhận” trước khi trình lãnh đạo cơ quan, tổ chức ký ban hành; đề xuất mức độ khẩn; đối chiếu quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước xác định việc đóng dấu mật, dối tượng nhận văn bản, trình người ký văn bản quyết định.
d. Viện trưởng xem xét và duyệt các văn bản, quyết định đối với các văn bản, quyết định. Nếu khơng đạt thì trả lại cho chuyên viên soạn thảo.
- Các trường hợp ký thay ( phải ghi KT.), ký thừa uỷ quyền ( phải ghi TUQ.), ký thay mặt ( phải ghi TM.).
-Trường hợp văn bản, quyết định không đạt yêu cầu sẽ được chuyển trả lại đơn vị soạn thảo để bổ sung, hoàn thiện theo chỉ đạo của Viện trưởng.
e. Trước khi phát hành văn bản, Văn thư kiểm tra lại thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản, nếu phát hiện sai sót thì báo cáo Trưởng phịng Quản lý tổng hợp xem xét, giải quyết.
Văn thư chịu trách nhiệm vào sổ, lấy số, nhân bản đóng dấu ban hành, ký số bằng chứng thư số của Viện (Tất cả các cơng văn đi Viện ban hành ra ngồi hoặc lưu hành trong nội bộ, Văn thư đều phải đóng dấu, ghi số, thời điểm Viện ban hành ngày, tháng, năm)
43
- Đăng ký văn bản đi bằng sổ: Thực hiện theo Điều 9 của Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 của Bộ Nội vụ về việc hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan. (Phụ
lục 9)
-Đăng ký văn bản đi bằng Phần mềm Quản lý văn bản đi và Điều hành: Thực hiện theo hướng dẫn sử dụng phần mềm. Danh mục văn bản đi cập nhật vào Phần mềm Quản lý văn bản và điều hành. Danh mục văn bản đi cập nhật vào Phần mềm phải được in ra để quản lý và nộp vào Lưu trữ cơ quan và Lưu trữ lịch sử. Đảm bảo 100% Văn bản đi có tệp tin đính kèm, được cá nhân soạn thảo đăng ký, cập nhật vào Phần mềm Quản lý văn bản và điều hành trước khi văn thư cập nhật thông tin vào Phần mềm.
-Văn bản mật đi được quản lý và đăng ký riêng.
Những văn bản đã làm đầy đủ các thủ tục hành chính phải được phát hành ngay trong ngày văn bản đó được đăng ký, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo.
Đối với những văn bản “HẸN GIỜ”, “HOẢ TỐC”, “KHẨN”, “THƯỢNG KHẨN” phải được phát hành ngay sau khi làm đầy đủ các thủ tục hành chính.
Văn bản đi được chun phát cho nơi nhận thơng qua hệ thống Phần mềm Quản lý văn bản và điều hành ( trừ văn bản mật) ngay sau khi được đăng ký vào sổ văn bản đi.
* Nhận xét
-Quy trình tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi đều thực hiện đúng và đầy đủ theo quy định của nhà nước. Viện Công nghệ môi trường đã làm tốt công tác kiểm sốt văn bản đi. Khơng sai phạm về thể thức, nội dung văn bản cũng như cơ quan tiếp nhận văn bản Chủ trương rà sốt các văn bản đã ban hành có tác dụng tích cực, giúp loại bỏ các loại văn bản ban hành sai quy định, những văn bản hết hiệu lực, văn bản còn sửa đổi bổ sung, văn bản còn hiệu lực thi hành Văn bản đi được thực hiện nhanh chóng, phân loại độ mật, khẩn để chuyển giao kịp thời.
Cán bộ nhân viên văn phòng của Viện đặc biệt là nhân viên văn thư đã đảm bảo các quy định về chuyển giao các công văn, giấy tờ đi. Tránh thất lạc và bảo
44
quản độ mật thông tin tốt, kiểm sốt thơng tin của cơ quan tránh sai phạm về công tác rải truyền thông tin.
Bảng 2.1. Thống kê văn bản đi của Viện Công nghệ môi trường năm 2018 – 2019
Năm
STT Loại văn bản
1 Văn bản hành chính
(Nguồn: Phịng Quản lý tổng hợp) 2.5.4.2. Sơ đồ hố quy trình quản lý và giải quyết văn bản đến
Hàng năm Viện CNMT tiếp nhận rất nhiều văn bản giấy tờ, công văn đến để phục vụ cho hoạt động của Viện, các văn bản đến được gửi từ các cơ quan khác nhau, Viện Hàn lâm Khoa học và Công nghệ Việt Nam, của các bộ ngành, các doanh nghiệp trong nước và doanh nghiệp ngoài nước. Theo con số thống kê thu thập được năm 2018 Viện CNMT tiếp nhận gần 900 văn bản trong đó chủ yếu là văn bản thực hiện yêu cầu chỉ đạo của đơn vị cấp trên, công văn trao đổi, như vậy con số tiếp nhận văn bản hàng năm không hề nhỏ. Công tác quản lý văn bản đến của Viện hiện vẫn cịn gặp khó khăn. Để khắc phục những hạn chế trong việc quản lý văn bản đến và xây dựng được một quy trình hồn chỉnh cho hoạt động quản lý văn bản đến của Viện, tôi xin sơ đồ hố quy trình quản lý văn bản đến như sau:
Sơ đồ quy trình tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến:
Người thực hiện Văn thư
Văn thư
Bóc bì, kiểm tra, phân loại văn bản
45
Văn thư
Đóng dấu VB đến, vào sổ VB
Lãnh đạo
Phân cơng đơn vị, cá nhân thực hiện Phịng chun mơn Xác định phương pháp giải quyết Văn thư
Lưu hồ sơ hoặc chuyển qua Quy trình soạn thảo văn
bản đi
* Diễn giải quy trình
a. Tiếp nhận cơng văn đến
Tất cả cơng văn gửi đến Sở bằng các hình thức đều phải trải qua Văn thư tiếp nhận
b. Phân loại công văn
Tất cả các công văn đến đều phải được phân loại, vào sổ, sau đó chuyển lên Viện trưởng hoặc Phó Viện trưởng được uỷ quyền xử lý phê duyệt chuyển lại cho