B. NỘIDUNG LUẬN VĂN
3.3Đánh giá chung
3.3.1. Ưu điểm
Đội ngũ nhân sự: các cán bộ công chức chun mơn của văn phịng Viện là những người có trình độ chun mơn nghiệp vụ cao, có tinh thần trách nhiệm với cơng việc, đồn kết để giúp đỡ nhau trong cơng việc cungc như trong nhiệm vụ để hồn thành tốt nhiệm vụ được giao, đạt hiệu quả cao nhất trong cơng việc.
Bố trí trang thiết bị văn phịng: được trang bị đầy đủ và khoa học đáp ứng được nhu cầu về sức khoe cũng như trang thiết bị cần thiết cho hoạt động của văn phòng.
Việc quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của từng vị trí cơng việc rất rõ ràng, cụ thể tạo được sự thuận lợi trong giải quyết công việc của chuyên viên.
Cán bộ văn thư rất năng động, luôn sẵn sàng đảm nhận được những công việc mà cấp trên giao.
Tác phong nhanh nhẹn, đi làm đung giờ, chấp hành nghiêm túc nội quy của phòng và Viện Hàn lâm KH&CNVN.
Sử dụng thành thạo máy vi tính, các trang thiết bị trong phịng làm việc. Trình độ của chuyên viên đạt cử nhân luật, cử nhân kinh tế nên nghiệp vụ quản lý hồ sơ, công tác văn thư lưu trữ rất chuyên nghiệp.
Cán bộ văn thư luôn cởi mở, thân thiện, hướng dẫn nhiệt tình, ln giúp đỡ đồng nghiệp và giải quyết những thắc mắc của của chúng tơi.
Văn phịng của Viện Cơng nghệ mơi trường có cơ cấu tổ chức gọn nhẹ, dễ dàng trong việc việc quản lý, cũng như tiết kiệm chi phí trong việc trả lương cho nhiều nhân lực. Đồng thời dễ dàng kiểm tra và kiểm sốt cơng việc của từng người. Văn phòng đã xác định rõ chức năng, nhiệm vụ của mình, điều này thể hiện rất rõ trong hoạt động điều phối công tiệc, tổ chức thông tin, công tác văn thư lưu trữ và nhiệm vụ hậu cần được nhấn mạnh đúng mức. Trong quá trình thực hiện nhiệm vụ, Lãnh đạo Văn phịng đã có những hình thức kiểm tra chặt chẽ việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ từng cá nhân đồng thời động viên, phê bình thẳng thắn những cá nhân có thành tích và những cá nhân khơng hồn thành nhiệm vụ được giao.
60
Việc sắp xếp và phân công công việc trong Văn phịng hợp lý, đảm bảo khơng bị chồng chéo, lộn xộn (Làm theo bản mô tả cơng việc ở mỗi vị trí), vì vậy mà cơng việc được giải quyết nhanh chóng và hiệu quả nhất.
Cán bộ, nhân viên của Văn phịng ln giữ cho mình tác phong làm việc khoa học, nghiêm túc, có tinh thần kỷ luật cao, có thái độ ứng xử niềm nở, lịch sự. Với mơ hình văn thư tập trung thì tồn bộ cơng đoạn và thao tác nghiệp vụ về xử lý văn bản đều tập trung tại một nơi chung cho cả cơ quan, và do một văn thư đảm nhiệm nó góp phần giảm bớt chi phí cho việc thực hiện cơng tác văn thư, tạo sự thống nhất trong chỉ đạo nghiệp vụ và dễ dàng trong việc quản lý, kiểm sốt văn bản. Viện Cơng nghệ môi trường sở hữu một đội ngũ cán bộ, nhân viên văn phịng có năng lực, trình độ, có tinh thần kỷ luật và ý thức công việc cao. Phần lớn các cán bộ, nhân viên văn phòng được đào tạo theo đúng chuyên ngành phù hợp với yêu cầu công việc. Mọi hoạt động nghiệp vụ Văn phịng đều có quy định và quy chế rõ ràng từng quy trình xử lý cơng việc cho từng lĩnh vực cụ thể. Văn phòng đã thực hiện các hướng dẫn chỉ đạo của lãnh đạo cơ quan nhanh gọn, hiệu quả, đúng thời gian quy định. Môi trường và điều kiện làm việc của nhân viên Văn phòng đã và đang được quan tâm. Văn phịng được bố trí ở vị trí tại tầng 2, bên cạnh là phịng của Viện trưởng và Phó Viện trưởng thuận lợi cho việc trao đổi cơng việc cũng như ngay gần cổng chính nên thuận tiện cho các cơ quan, đơn vị khác thăm hỏi, bàn bạc công việc.
3.3.2. Tồn tại
Trước mắt, Viện Cơng nghệ mơi trường chưa có điều kiện xây dựng kho, Viện đã lên kế hoạch bố trí cho phịng bảo quản tài liệu đủ diện tích để làm phịng làm việc, kho lưu trữ, có phịng đọc tài liệu giấy, phịng đọc chuyên dụng đối với tài liệu điện tử, ảnh, đĩa CD... Đối với đĩa CD lưu các Báo cáo tổng hợp kết quả đề tài và báo cáo tóm tắt tiếng Anh - Việt cần phải tách riêng để riêng trong điều kiện bảo quản phù hợp và phải có máy đọc tương thích, phù hợp với sự phát triển của cơng nghệ thơng tin.
Các văn bản soạn ra còn thiếu thống nhất trên nhiều phương tiện về thể thức, tên loại, cỡ chữ.
61
Văn bản giấy tờ giải quyết cịn chậm.
Cịn một số máy móc, trang thiết bị đã cũ chưa được thay thế làm chậm tiến độ và chất lượng của công việc.
Việc áp dụng công nghệ thông tin chưa được đồng bộ: trong công tác văn thư, việc đăng lý văn bản đi chưa được thực hiện đồng đều, hiệu quả trên máy vi tính; trong cơng tác lưu trữ việc quản lý và tra tìm tài liệu vẫn chưa được áp dụng nhiều trên máy, làm chậm tiến độ của công việc.
Việc giao nộp hồ sơ hiện hành vào cơ quan chưa được thực hiện thường nếu khơng có sự giám sát nhắc nhở của cán bộ lưu trữ.
Nhân sự hiện tại của Viện đã già hóa theo thời gian