B. NỘIDUNG LUẬN VĂN
3.4.3.Tăng cường trang thiết bị, ứng dụng công nghệ thông tin
3.4. Giải pháp nâng cao hiệu quả cơng tác văn phịng
3.4.3.Tăng cường trang thiết bị, ứng dụng công nghệ thông tin
Trang thiết bị, ứng dụng công nghệ thông tin là những nhân tố ảnh hưởng trực tiếp tới hiệu quả công việc của các cơ quan, đơn vị. Để đảm bảo q trình giải quyết cơng việc được thơng suốt và đạt hiệu quả tối đa, cơ quan, đơn vị cần tăng cường các trang thiết bị phục vụ cho hoạt động của cơ quan.
Hiện nay, Viện Công nghệ môi trường cơ bản đã được đầu tư các trang thiết bị hiện đại phục vụ cho cơng tác văn phịng. Tuy nhiên, tại một số phịng ban, phòng nghiên cứu còn thiếu thiết bị máy chiếu, màn hình led để phục vụ các buổi họp nghị quyết, truyền thông tuyên truyền,… điều này khiến công tác tổ chức gặp khó khăn do phải đi mượn thiết bị phục vụ hội họp, hội nghị. Chính vì vâỵ, Viện cần rà sốt, đầu tư bổ sung những trang thiết bị còn thiếu tại một số phòng ban, phòng nghuên cứu để thuận lợi cho quá trình tổ chức các cuộc hội họp.
Việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công việc giúp quá trình giải quyết cơng việc trở nên thuận lợi, tiết kiệm, hiệu quả cao. Hiện này, Viện đã áp dụng một số phần mềm quản lý và phần mềm dữ liệu chuyên ngành, tuy nhiên, công tác thống kê và quản lý tài sản,… trong hoạt động văn phòng vẫn còn thực hiện bằng phương pháp thủ công. Với số liệu quản lý dày đặc và làm bằng phương pháp thủ cơng nên gây khó khăn khơng nhỏ cho cán bộ làm cơng tác tổng hợp. Vậy nên trong thời gian tới, Viện Công nghệ mơi trường cần có phương hướng tiếp tục bổ sung phần mềm tác nghiệp góp phần nâng cao hiệu quả cơng việc và từng bước hồn thiện cơng tác văn phịng.
63
3.4.4. Xây dựng mơi trường văn hố công sở hiện đại
3.4.4.1. Về môi trường làm việc
Để nâng cao hiệu quả cơng việc, văn phịng cần áp dụng và đẩy mạnh các chương trình để có một mơi trường lao động thân thiện nhờ đó có thể giữ chân người lao động giúp ổn định công tác, đồng thời nâng cao chất lượng, hiệu quả cơng việc.
Văn phịng phải tn thủ nghiêm túc các quy định của pháp luật về sử dụng lao động
Sức ép và áp lực với cơng tác đặc thù của văn phịng dễ dẫn tới mệt mỏi – nguyên nhân chủ yếu làm giảm khả năng lao động. Có nhiều nguyên nhân dẫn tới mệt mỏi: stress trong cơng việc, ngồi trước máy tính, sử dụng các thiết bị làm việc trong thời gian dài và khơng vận động cơ thể, phịng làm việc thiếu bí bách, thiếu ơ xy,…
Các biện pháp chống mệt mỏi là cải thiện các điều kiện của môi trường lao động, mơi trường lý hố, giảm đến mức tối thiểu ảnh hưởng của các yếu tố bất lợi như tiếng ồn, độ chiếu sáng, thống khí, cải tiến cơng cụ lao động để giải phóng sức lao động của con người.
Mọi người cần có chế độ làm việc, nghỉ ngơi, ăn uống hợp lý và cố gắng để được bố trí một cơng việc phù hợp làm nên niềm cảm hứng, hứng thú trong công việc tăng hiệu suất và nhờ đó giảm mệt mỏi. Nếu thấy mệt mỏi cần nghỉ ngơi, thư giãn tránh làm việc quá sức.
Tóm lại, cán bộ, cơng chức văn phịng phải có mơi trường và điều kiện lao động tuyệt đối an tồn. Văn phịng phải xây dựng và áp dụng nhuần nhuyễn các cơ chế và quy định về an toàn lao động. Máy móc, trang thiết bị và con người trong cơ quan đều phải tuân thủ nghiêm an toàn lao động.
Cán bộ, cơng chức văn phịng cũng phải được hưởng những phúc lợi theo quy định. Trong môi trường lao động ổn định, tâm lý người lao động an tâm và thoải mái, chất lượng sản phẩm và hiệu quả sản xuất sẽ được cải thiện.
64
3.4.4.2. Về quy chế văn hố cơng sở
Văn hố cơng sở có thể được hiểu là những quy tắc, chuẩn mực ứng xử của các cán bộ, công chức với nhau và với các công dân, khách hàng tới cơ quanlàm việc nhằm phát huy tối đa năng lực của những người giao tiếp để đạt hiệu quả cao nhất trong công việc tại cơng sở. Khi văn hố cơng sở của cán bộ, cơng chức được nâng cao thì nấc thang văn hố ứng xử của khách hàng, công dân đến cơ quan làm việc cũng sẽ cao hơn.
Văn hố cơng sở tại các cơ quan nhà nước thể hiện ở quyền được thông tin và cách cung cấp thông tin cho công chúng. Cơng dân, khách hàng đến cơ quan có quyền nhận được một số thơng tin cơng khai, minh bạch mà không nằm trong danh mục hồ sơ, thông tin mật của cơ quan. Bưng bít thơng tin đối với cơng dân, khách hàng đến làm việc là cơ sở cho nạn tham nhũng, hối lộ. Cán bộ, công chức, viên chức ở các cơ quan Nhà nước nên chủ động cung cấp thông tin và thể hiện sự tôn trọng đối với công dân.
Để hạn chế tình trạng cán bộ, cơng chức có những lời nói, hành vi khơng đúng mực, đặc biệt là đội ngũ cán bộ văn phịng. Viện Cơng nghệ mơi trường cần ban hành bộ quy tắc, văn bản quy định về quy tắc ứng xử, văn hố cơng sở. Hằng năm, Viện cần đưa chương trình bồi dưỡng về văn hố cơng sở vào chương trình tập huấn, hội nghị quán triệt cho cán bộ, công chức, viên chức.
3.4.5 Xây dựng các tiêu chuẩn tuyển dụng nhân sự làm cơng tác văn phịng
Để Viện Cơng nghệ mơi trường có đội ngũ cán bộ, cơng nhân, viên chức làm việc tốt, tâm huyết với nghề trước hết theo tôi cần đáp ứng những tiêu chuẩn tuyển dụng sau:
Giao tiếp tốt
Đây là kỹ năng được nhiều nhà tuyển dụng đánh giá cao và cần thiết ở mọi ngành. Nhân viên hành chính văn phịng cần trị chuyện, trao đổi thường xuyên với các người dân, nhân viên, các vị lãnh đạo trong cơ quan. Đây là một kỹ năng rất quan trọng cần phải rất chú ý nếu muốn làm nghề hành chính văn phịng. Quan hệ với các đồng nghiệp vui vẻ, thỏa mái; góp phần quan trọng cho việc hồn thành cơng việc. Bên cạnh đó cũng là người mà có lập trường, quan điểm tốt giúp bạn ln giữ được những nguyên tắc trong nghề nghiệp của mình.
65
Biết quản lý, tổ chức công việc khoa học
Để sắp xếp hồ sơ, giấy tờ, tài liệu tránh bị nhầm lẫn, lộn xộn. Các nhân viên ngành văn phịng cần phải có kỹ năng quản lý thời gian và mọi cơng việc văn phịng hiệu quả hơn. Bên cạnh đó, người làm cơng tác văn phịng cần có:
• Biết tổ chức tốt cơng việc và phối hợp cơng tác quản lý
• Có tư duy logic, biết phản ứng và tự phán đốn một cách nhanh chóng • Có khả năng quyết định chính xác và kịp thời những vấn đề cần thiết • Biết quản lý thời gian, sắp xếp công việc và phân bổ thời gian hợp lý
Nhập liệu và tin học thành thạo
Kỹ năng làm việc thành tạo với máy tính là một trong những kỹ năng bắt buộc phải trong các kỹ năng văn phịng. Trong đó, cần phải chú ý đặc biệt đến việc tìm hiểu các sử dụng các phần mềm năng suất như bảng tính; hoặc các chương trình xử lý văn bản hoạt động, trình duyệt web.
Bên cạnh đó, nhập dữ liệu là một trong những kỹ năng cần thiết với những người làm hành chính văn phịng. Những vấn đề cần đến kỹ năng nhập liệu: điền vào biểu mẫu, sao chép; quản lý danh sách gửi thư và tài liệu,… Nếu bạn có kỹ năng nhập liệu, đánh máy, tốc độ đánh máy tốt; sẽ giúp bạn dễ lọt vào mắt của những nhà tuyển dụng hơn.
66
Tiểu kết chương 3
Trên cơ sở được khảo sát về tình hình của cơng tác văn phịng, được đánh giá, phân tích về các nghiệp vụ cơng tác văn phịng tại Viện Cơng nghệ mơi trường nói chung và phịng Quản lý tổng hợp nói riêng được trình bày tại chương 1 và chương 2, trong chương 3 luận văn đã đánh giá về những ưu điểm cần phát huy cũng như những nhược điểm vẫn cịn tồn tại trong cơng tác văn phịng của Viện, từ đó đề xuất giải pháp trong việc hồn thiện cơng tác văn văn phịng tại Viện Cơng nghệ mơi trường.
67
C. KẾT LUẬN
Sau quá trình thực tập và khảo sát thực tế vừa qua, nhờ sự giúp đỡ tận tình của giảng viên hướng dẫn ThS. Lâm Thu Hằng cùng các lãnh đạo và chuyên viên Phòng Quản lý tổng hợp quan tâm tơi trong q trình khảo sát thực tế đã giúp tôi hiểu rõ hơn về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của phịng và các cơng việc cụ thể của từng cán bộ, công chức mà hàng ngày họ phải làm, cũng như quy trình xử lý cơng việc và mối quan hệ công tác trong giải quyết công việc.
Trong khoảng thời gian này đã giúp tơi có cơ hội vận dụng những kiến thức đã học vào thực tế, bổ sung những kiến thức mới cần thiết, đồng thời làm quen với những cơng việc đơn giản, từ đó rút ra được những kinh nghiệm quý báu cho bản thân. Nhờ sự quan tâm, giúp đỡ tận tình của các lãnh đạo và chuyên viên Phịng Quản lý tổng hợp tơi đã được trải qua đợt khảo sát thực tế, thực tập rất có ý nghĩa, được tiếp xúc với những cơng việc thực tế, học hỏi kỹ năng cũng như tác phong làm việc của các lãnh đạo và chuyên viên Phòng Quản lý tổng hợp. Qua đó tơi đã rút ra được một số kinh nghiệm quý báu cho bản thân để chuẩn bị hành trang cho tương lai sau này.
68
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO
Tài liệu nội bộ
- Quyết định số 371/QĐ-VCNMT ngày 16 tháng 11 năm 2016 của Viện Công nghệ môi trường ban hành Quy định về việc ban hành Quy chế Công tác văn thư lưu trữ.
- Khoá luận tốt nghiệp, báo cáo thực tập của ThS. Hoàng Thị Nga ( Cán bộ Viện Công nghệ môi trường) (2015)
-Báo cáo thực tập của chuyên viên Ngô Thị Anh ( chuyên viên văn thư – lưu trữ Viện Công nghệ môi trường)
Tài liệu chuyên môn
1.Nguyễn Hữu Tri: Quản trị văn phòng. Nhà xuất bản khoa học và kĩ thuật, 2005;
2.Giáo trình lưu trữ, nhà xuất bản giao thơng vận tải, Hà Nội, 2009;
3.Nguyễn Hữu Thân: Quản trị hành chính văn phịng. Nhà xuất bản Thống kê, 2003;
Tài liệu văn bản Quy phạm pháp luật
5.Nghị định 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Thủ tướng Chính phủ về cơng tác văn thư.
6.Nghị định số 101/2017/NĐ-CP ngày 01/9/2017 của Chính phủ quy định về đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức
7.Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về cơng tác văn thư.
8.Luật lưu trữ ( Luật số:01/2011/QH13)
9.Thông tư số 09/2011/TT-BNV của Bộ Nội vụ: Quy định về thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của cơ quan tổ chức
10.Nghị định 34/2016/NĐ-CP quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật ban hành ngày 14 tháng 5 năm 2016 do Chính phủ ban hành.
11.Thông tư số 04/2013/TT-BNV ngày 16/4/2013 của Bộ Nội vụ hướng dẫn xây dựng Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan, tổ chức.
69
PHỤ LỤC
Phụ lục 1: Hình ảnh được chụp trong q trình khảo sát về cơng tác văn phịng tại Viện Cơng nghệ mơi trường
70
Hình ảnh liên quan đến cơng tác Văn thư – Lưu trữ tại Viện Cơng nghệ mơi trường
71
72
Hình ảnh bố trí văn phịng tại phịng Quản lý tổng hơp
73
Hình ảnh về quản lý và sử dụng con dấu tại Viện Cơng nghệ mơi trường
74
Phụ lục 2: Trình độ chun mơn của các cán bộ Viện Công nghệ môi trường (Số liệu tổng hợp năm 2018) Trình độ/ TT Ngạch cơng chức, viên chức I Trình độ chun mơn 1 GS 2 PGS 3 TS 4 ThS 5 ĐH 6 Cao đẳng 7 Khác Cộng II Ngạch Công chức, viên chức
1 Nghiên cứu viên Cao cấp và tương đương
3 Nghiên cứu viên và tương đương
4 Kỹ thuật viên và tương đương
Cộng
Phụ lục 3: Quyết đinh 371/QĐ-VCNMT ngày 16 tháng 11 năm 2016 về việc ban hành Quy chế Công tác văn thư và lưu trữ
76
77
78
79
80
81
82
83
84
85
86
87
Phụ lục 04: Giấy Uỷ quyền cho ông Nguyễn Trần Điện – Phó Viện trưởng Viện Cơng nghệ mơi trường
88
Phụ lục 05: Giấy uỷ quyền cho ông Nguyễn Thành Đồng – Phó Viện trưởng Viện Cơng nghệ mơi trường
89
Phụ lục 6: Giấy uỷ quyền cho ơng Đỗ Văn Mạnh – Phó Viện trưởng Viện Cơng nghệ môi trường
90
Phụ lục 7: Giấy uỷ quyền cho bà Dương Thị Hạnh – Phó Trưởng phịng Quản lý tổng hợp
91
Phụ lục 8: Hình ảnh thể hiện ngày tháng văn bản các đơn vị soạn thảo đã đánh máy sẵn, văn thư cơ quan chỉ cho số.
92
Commented [L1]: chụp văn bản này đưa phụ lục làm
TIEU LUAN MOI download : skknchat@gmail.com
Phụ lục 9: Mẫu sổ đăng kí văn bản đi
93
Phụ lục 10: Mẫu sổ đăng ký văn bản đến và phần mềm đăng ký văn bản (phần mềm Google Drive)
94
Phụ lục 10: Mơ hình văn phịng hiện đài đề xuất cho Viện Cơng nghệ môi trường
95