B. NỘIDUNG LUẬN VĂN
2.5.5Tìm hiểu về tổ chức lưu trữ của Viện Công nghệ môi trường
2.5. Tìm hiểu công tác văn thư, lưu trữ của Viện Công nghệ môi trường
2.5.5Tìm hiểu về tổ chức lưu trữ của Viện Công nghệ môi trường
Tổ chức lưu trữ của Viện Công nghệ môi trường là một bộ phận thuộc tổ chức hành chính, đào tạo, khoa học và hợp tác quốc tế.
Văn bản quản lý công tác lưu trữ
Hiện nay, Viện Công nghệ môi trường cũng đã áp dụng các văn bản của Nhà nước như: Luật lưu trữ, nghị định 30 của chính phủ về công tác văn thư. Từ khi nghị định 30 được ban hành, Viên Hàn lâm Khoa học và Công nghệ Việt Nam chưa ban hành văn bản hướng dẫn mới về công tác văn thư lưu trữ nên Viện Công nghệ môi trường đang áp dụng các hướng dẫn của nhà nước về vấn đề này và vẫn thực hiện theo Quyết định số 371/QĐ-VCNMT ngày 16/11/2016 về việc ban hành Quy chế tạm thời về công tác văn thư lưu trữ. Ngồi ra Viện cịn áp dụng các quy định của Nhà nước, của Viện Hàn lâm Khoa học và Công nghệ Việt Nam nhằm quản lý công tác lưu trữ một cách khoa học và đạt hiệu quả.
51
Phông lưu trữ
Mỗi một cơ quan, tổ chức trong quá tình hình thành và phát triển sẽ sản sinh ra một khối lượng tài liệu phản ánh quá trình hình thành và phát triển của cơ quan, tổ chức đó.
Phơng lưu trữ cơ quan là khối tài liệu hoàn chỉnh hoặc tương đối hồn chỉnh phản ánh q trình hình thành và phát triển của một cơ quan, một tổ chức chính trị, tổ chức kinh tế, văn hóa, xã hội hoặc một đơn vị lực lượng vũ trang nhân dân.
Thời gian của một Phơng lưu trữ cơ quan được tính bắt đầu từ khi cơ quan, tổ chức đó thành lập đến khi cơ quan, tổ chức đó ngừng hoạt động hoặc giải thể.
Phông lưu trữ cơ quan phải đáp ứng các yêu cầu cơ bản của một phông lưu trữ, tức là ngồi yếu tố của một phơng lưu trữ.
Vì vậy, một cơ quan, tổ chức muốn thành lập một phông lưu trữ cần đáp ứng những yêu cầu sau:
-Cơ quan tổ chức đó phải hoạt động độc lập: tức là có văn bản của cơ quan có thẩm quyền cho phép thành lập và hoạt động, có tài khoản riêng, có biên chế riêng, có văn thư và con dấu riêng (có tư cách pháp nhân).
-Tài liệu hình thành trong quá trình hình thành và phát triển của cơ quan, tổ chức phải phản ánh hồn chỉnh hoặc tương đối hồn chỉnh q trình hình thành và phát triển của cơ quan đó.
Hiện nay, Viện Cơng nghệ môi trường đã đáp ứng đủ những yêu cầu để có phơng lưu trữ riêng của mình mà khơng bị phụ thuộc vào những yếu tố bên ngoài khác.
Số lượng cán bộ
Hiện nay, Viện Cơng nghệ mơi trường có 01 cán bộ làm công tác văn thư – lưu trữ, nhưng do khối lượng cơng việc của Viện nhiều nên có thêm 01 cán bộ hỗ trợ việc trình ký, photo và chuyển giao văn bản để đảm bảo cho công tác văn thư – lưu trữ của Viện diễn ra thuận lợi, không ảnh hưởng tới công việc chung của Viện, của các đơn vị trực thuộc.
Diện tích kho
Viện Cơng nghệ mơi trường hiện có 01 kho lưu trữ với diện tích 50m2 đặt tại tầng 2 được sử dụng để lưu trữ hồ sơ, tài liệu.
52
Tình trạng kho
Kho lưu trữ của Viện được bố trí tủ hồ sơ một cách gọn gàng và ngăn nắp để lưu trữ toàn bộ tài liệu lưu của Viện từ năm 2002 đến nay. Tình trạng hồ sơ đều tốt, được sắp xếp, phân loại, biên mục theo từng tên loại hồ sơ và được bảo quản trong các cặp, hộp.
Các hình thức sử dụng tài liệu tại kho lưu trữ
Thực hiện Luật Lưu trữ quy định là “Tài liệu lưu trữ tại lưu trữ lịch sử
được khai thác, sử dụng rộng rãi cho yêu cầu nghiên cứu của toàn xã hội”;
thực hiện Chỉ thị số 05/2007/CT-TTg ngày 02/3/2007 của Thủ tướng Chính phủ về việc tăng cường bảo vệ và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ, trên cơ sở nguồn tài liệu hiện đang được bảo quản tại Viện Công nghệ mơi trường đã đáp ứng mục đích và nhu cầu khai thác của mọi đối tượng, công tác tổ chức khai thác tài liệu lưu trữ tại Viện cho đến nay đã được triển khai với hình thức như:
-Sử dụng tài liệu tại phòng đọc của Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử; Việc phục vụ sử dụng tài liệu tại phịng đọc là hình thức được tiến hành thường xun và phổ biến nhất. Hình thức này mang lại nhiều lợi ích cho cả độc giả và cơ quan lưu trữ. Tại đây, độc giả có thể nghiên cứu được nhiều tài liệu cùng một lúc; có thể gặp gỡ, tư vấn và được giải đáp trực tiếp với các cán bộ lưu trữ, đồng thời có thể gặp gỡ, giao lưu, trao đổi kinh nghiệm sử dụng tài liệu với các đối tượng độc giả khác; có thể sử dụng nhiều loại cơng cụ tra cứu, tài liệu tham khảo và có thể sao chụp những tài liệu cần thiết. Ở đây cán bộ lưu trữ dễ theo dõi, nắm bắt được nhu cầu của độc giả để đề xuất những hình thức và biện pháp phục vụ thích hợp; tài liệu lưu trữ được bảo quản, hạn chế mất mát và hư hại…Ý thức được điều đó, Viện Cơng nghệ mơi trường đã cố gắng tạo mọi điều kiện, đầu tư cơ sở vật chất, đào tạo cán bộ để làm tốt công việc này, phục vụ tốt mọi đối tượng đến khai thác.
Phương tiện bảo quản
Kho lưu trữ của Viện tuy chưa được trang bị máy hút ẩm...nhưng được bố trí tại một vị trí thống mát, khơng ẩm mốc, hồ sơ thì được đựng trong các cặp, hộp một cách gọn gàng, dễ tra tìm.
53