B. NỘIDUNG LUẬN VĂN
2.4.Xây dựng chương trình làm việc
Trong hoạt động quản lý, chương trình, kế hoạch có vai trị quan trọng. Nó là phương tiện phục vụ hoạt động quản lý nhằm xây dựng mục tiêu và tổ chức thực hiện trong cơ quan. Chương trình kế hoạch cơng tác đảm bảo cho lãnh đạo Viện điều hành hoạt động được thống nhất.
Viện Công nghệ mơi trường làm việc theo chương trình cơng tác sẽ giúp cho các bộ phận trong văn phịng như quản trị, văn thư, hành chính v.v.. đảm bảo cơ sở vật chất và phương tiện làm việc (kinh phí, xe ơ tơ, địa điểm...) được chủ động, thuận lợi. Tránh chồng chéo và mâu thuẫn trong lãnh đạo, chỉ đạo. Làm việc theo chương trình giúp cho tất cả các bộ phận cơng tác của cơ quan chủ động cơng việc. Biết làm việc gì trước, việc gì sau. Trong đó ưu tiên cho cơng tác trọng tâm và các nhiệm vụ chính trong từng thời gian.
Hàng năm sau khi hội nghị tổng kết công tác năm kết thúc, Viện Công nghệ môi trường căn cứ vào kế hoạch đề ra của từng đơn vị trực thuộc cho năm tiếp theo, tổng hợp lại để xây dựng kế hoạch công tác năm cho tồn Viện.
Đối với kế hoạch cơng tác tuần, vào sáng thứ 2 hàng tuần thì Ban Lãnh đạo Viện gồm: 01 Viện trưởng, 02 Phó Viện trưởng và Trưởng phịng Quản lý tổng hợp tổ chức họp giao ban để tổng kết lại những công việc đã làm được trong tuần và định hướng những công việc cần làm trong thời gian tới cho Viện.
33
Căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ quyền hạn của mình văn phịng xã đã xây dựng các chương trình cơng tác:
2.4.1. Xây dựng kế hoạch chương trình, kế hoạch cơng tác theo năm, quý, tháng, tuần do phòng Quản lý tổng hợp đảm nhiệm quý, tháng, tuần do phòng Quản lý tổng hợp đảm nhiệm
-Chương trình cơng tác năm
Chương trình cơng tác năm của Viện Cơng nghệ mơi trường gồm: những nhiệm vụ, giải pháp của Viện trên các lĩnh vực công tác trong năm, các báo cáo, đề án về cơ chế chính sách, quy hoạch, kế hoạch, chương trình hành động... thuộc phạm vi quyết định, phê duyệt của Viện Cơng nghệ mơi trường.
-Chương trình cơng tác q
Chương trình cơng tác q của Viện Cơng nghệ mơi trường: cụ thể hóa chương trình cơng tác năm được quy định thực hiện trong từng quý và những công việc bổ sung, điều chỉnh cần giải quyết trong quý.
-Chương trình cơng tác tháng
Chương trình cơng tác tháng của Viện Cơng nghệ mơi trường: cụ thể hóa chương trình cơng tác q được quy định thực hiện trong từng tháng của quý và những công việc bổ sung, điều chỉnh cần giải quyết trong tháng.
-Chương trình cơng tác tuần
Chương trình cơng tác tuần gồm các lịch hội nghị, lịch họp, làm việc của lãnh đạo phòng cũng như sắp xếp chương trình cơng tác cho các cán bộ, chuyên viên phòng ban thực hiện theo đúng quy định.
2.4.2. Chuẩn bị cụ thể cho các chuyến đi công tác của lãnh đạo Viện Công nghệ môi trường Công nghệ môi trường
Để các chuyến đi công tác đạt kết quả tốt, không bị chồng chéo, lãng phí thì cần phải lập kế hoạch cụ thể cho các chuyến đi. Phải xác định rõ mục đích, nội dung công việc, thành phần, địa điểm, thời gian đi ...
-Đối với những chuyến đi công tác của Lãnh đạo Viện được tổ chức thường kỳ đưa vào kế hoạch công tác năm của đơn vị với mục tiêu, nhiệm vụ cụ thể đã được xác định trước.
-Đối với những chuyến đi cơng tác được tổ chức đột xuất thì lập kế hoạch 34
tổ chức chuyến đi phải khẩn trương, nhanh chóng hơn.
-Đối với những chuyến đi cơng tác đơn giản mang tính thường xun thì khơng cần lập kế hoạch.
Xây dựng chương trình cho chuyến đi cơng tác
Lãnh đạo Viện Công nghệ môi trường có những chuyến đi cơng tác, là một trợ lý hay thư ký văn phòng đã hoạch định các chuyến đi cơng tác của thủ trưởng.
-Xác định mục đích chuyến đi -Nội dung liên quan đến chuyến đi -Số lượng người tham gia
-Các địa điểm đến khi đi công tác -Ngày, tháng, bắt đầu và kết thúc -Phương tiện đi lại
-Các cuộc gặp gỡ, trao đổi, tọa đàm, ... -Chuẩn bị lịch trình cơng tác, gồm có hai loại: + Lịch trình sắp xếp di chuyển + Lịch trình sắp xếp các cuộc hẹn
Giải quyết các thủ tục giấy tờ
Văn phịng Viện Cơng nghệ mơi trường chuyển bị các giấy tờ cần thiết cho chuyến đi công tác gồm:
-Giấy tờ đi công tác -Giấy đi đường
-Giấy phép xuất cảnh, hộ chiếu (Nếu lãnh đạo đi công tác ở nước ngồi) -Chứng minh nhân dân, thẻ căn cước cơng dân
-Các giấy tờ khác về chức danh khoa học, chính trị, ....
Chuẩn bị phương tiện đi lại cho Lãnh đạo, đồn
Tùy theo địa điểm và thời gian đi cơng tác, người trợ lý sẽ chọn các phương tiện giao thông giao cho phù hợp và tiết kiệm.
Trước khi Lãnh đạo đi cơng tác
-Trợ lý, thư ký văn phịng của Viện làm công việc hoạch định và sắp xếp chuyến đi.
35
-Dự buổi họp bàn giao của thủ trưởng cho người được ủy nhiệm. -Ghi lại những công việc thủ trưởng ủy quyền cho văn phòng Viện giải quyết và mức độ giải quyết.
Trong khi Lãnh đạo Viện đi công tác
-Thừa lệnh lãnh đạo đơn đốc, giám sát các phịng ban chức năng thực hiện đúng nội dung, tiến độ công việc ở cơ quan diễn ra đúng tiến độ.
-Làm việc với người được ủy quyền xem công việc đã được thực hiện chưa. -Xin ý kiến lãnh đạo giải quyết các công việc.
-Giữ liên lạc với lãnh đạo trong thời gian lãnh đạo đi công tác qua email, máy fax, điện thoại …
-Đối với cơng tác thư tín, hãy phân loại thư tín theo tầm quan trọng.
Khi Lãnh đạo Viện đi công tác trở về
-Báo cáo tóm tắt những diễn biến trong cơ quan.
-Trình bày những cơng văn, sách báo, thư từ cho thủ trưởng. Báo cáo sổ tóm tắt thư tín, sổ nhật ký các hoạt động hành chính.
-Nhận giấy tờ, chứng từ chi phí cơng tác để làm thủ tục thanh tốn. -Soạn thảo các thư cảm ơ những người đã tiếp và giuwsp đỡ tạo điều kiện thuận lợi trong chuyến đi.
-Lưu trữ các tài liệu, hồ sơ của chuyến đi.
2.5. Tìm hiểu cơng tác văn thư, lưu trữ của Viện Công nghệ mơi trường
2.5.1 Hệ thống hố các văn bản quản lý của Viện Công nghê môi trường về công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan, tổ chức
- Viện Công nghệ môi trường là đơn vị sự nghiệp thuộc nhà nước chuyên nghiên cứu các vấn đề liên quan đến môi trường, độc chất môi trường, công nghệ môi trường,... tuy nhiên công tác văn thư lưu trữ vẫn được lãnh đạo quan tâm sâu sắc và đã ban hành ra những quyết định sau:
Quyết định số 371/QĐ-VCNMT ngày 16 tháng 11 năm 2016 của Viện Công nghệ môi trường ban hành Quy định về việc ban hành Quy chế Công tác văn thư lưu trữ. (Phụ lục 3)
36
2.5.2. Mơ hình tổ chức văn thư của cơ quan
Cơng tác văn thư là một hoạt động thường xuyên của mọi cơ quan trong hệ thống bộ máy Nhà nước. Ngay từ khi cách mạng tháng Tám thành cơng, Nhà nước ta đã có những quy định cụ thể về cơng tác này.
Công tác văn thư là một hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản, phục vụ cho hoạt động lãnh đạo quản lý, điều hành công việc của các cơ quan, tổ chức.
Nội dung của công tác văn thư bao gồm: − Xây dựng văn bản.
− Quản lý và giải quyết văn bản: quản lý và giải quyết văn bản đi, văn bản đến, lập hồ sơ hiện hành và nộp vào lưu trữ cơ quan.
− Quản lý và sử dụng con dấu.
Về hình thức tổ chức cơng tác văn thư, các cơ quan, đơn vị căn cứ phạm vi hoạt động và chức năng, nhiệm vụ của cơ quan mình để lựa chọn hình thức tổ chức công tác văn thư phù hợp. Ở nước ta hiện nay có 3 hình thức tổ chức cơng tác văn thư: văn thư tập trung; văn thư phân tán và văn thư hỗn hợp.
Trong quá trình khảo sát thực tế, tôi thấy Viện Công nghệ Môi trường đã áp dụng hình thức tổ chức cơng tác văn thư tập trung, nghĩa là tất cả các công việc quản lý văn bản đến, văn bản đi, quản lý và sử dụng con dấu đều được tập trung tại bộ phận Văn thư của Phịng Quản lý tổng hợp, Viện Cơng nghệ mơi trường.
2.5.3. Công tác soạn thảo và ban hành văn bản của cơ quan
2.5.3.1 Xác định thẩm quyền ban hành các hình thức văn bản quản lý tại Viện Công nghệ môi trường
Thẩm quyền ký ban hành các hình thức văn bản của Viện Công nghệ môi trường đã thực hiện đúng theo Thông tư số 04/2013/TT-BNV ngày 16/4/2013 của Bộ Nội vụ hướng dẫn xây dựng Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan, tổ chức và Quyết định số 1601/QĐ-VHL ngày 24/9/2015 của Chủ tịch Viện Hàn lâm Khoa học và Công nghệ Việt Nam về việc ban hành Quy chế công tác văn thư lưu trữ.
Viện trưởng Viện Cơng nghệ mơi trường có sự phân quyền cụ thể cho từng Phó Viện trưởng và Trưởng/Phó phịng Quản lý tổng hợp về các lĩnh vực ký (có phụ lục (4 , 5, 6, 7)
37
2.5.3.2. Nhận xét về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của cơ quan, tổ chức
- Nhận thức được tầm quan trọng của việc soạn thảo và ban hành văn bản Lãnh đạo Viện Công nghệ môi trường đã tập huấn nghiệp vụ cho các trưởng phó phịng, do đó các cán bộ đã nắm được một cách cơ bản các quy định ban hành văn bản, quy trình soạn thảo văn bản đến thể thức từng loại văn bản. Từ đó, các phịng ban đã xây dựng được văn bản theo lĩnh vực chun mơn của mình.
Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản tại Viện Cơng nghệ mơi trường ln thực hiện đúng theo Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ban hành ngày 05 tháng 3 năm 2020 về công tác văn thư và Nghị định 34/2016/NĐ-CP quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật ban hành ngày 14 tháng 5 năm 2016 do Chính phủ ban hành để thay thế cho Thơng tư số 01/2011/TT-BNV và Thơng tư số 07/2012/TT-BNV. Vì vậy, thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản ngày càng được thực hiện đúng, nghiêm túc theo quy định. Văn bản được trình bày đúng, đủ 09 thể thức bắt buộc đối với các văn bản quy phạm pháp luật và văn bản hành chính thơng thường. Nhiều văn bản ngày càng được chuẩn hóa nhanh và thuận tiện, thống nhất theo khn mẫu chung đảm bảo sự thẩm mỹ và tính lịch sự, trang trọng.
Việc sử dụng máy vi tính để soạn thảo văn bản, đảm bảo việc soạn thảo nhanh chóng, thuận tiện, đảm bảo về thể thức và thẩm mỹ.
2.5.3.3. Mơ tả các bước trong quy trình soạn thảo văn bản quản lí của Viện Cơng nghệ mơi trường.
Q trình soạn thảo các văn bản quản lý hành chính gồm các bước sau đây: - Bước 1: Xác định mục đích, tính chất của vấn đề cần văn bản hóa thơng thường xuất phát từ ý tưởng chỉ đạo của lãnh đạo cơ quan, từ các vấn đề thể hiện trong chương trình cơng tác của cơ quan tiến hành thu thập, phân tích, lựa chọn các thơng tin cần thiết có liên quan đến nộidung của vấn đề cần ra văn bản, đặc biệt là các thông tin quan trọng như: thông tin pháp luật, thông tin thực tiễn, yêu cầu về thời gian của cấp có thẩm quyền.
38
- Bước 2: Bộ phận hoặc cá nhân được giao nhiệm vụ soạn thảo tiến hành viết dự thảo văn bản phù hợp với nội dung, hình thức, thể thức văn bản theo quy định của nhà nước. Để văn bản bảo đảm chất lượng cần có sự phối hợp tham gia ýkiến của các bộ phận chun mơn về các vấn đề có liên quan và sự chỉ đạo chặt chẽ của cấp duyệt ký văn bản để nắm được ý đồ chỉ đạo, tránh trường hợp phải sửa chữa nhiều lần, gây mất thời gian, tốn kém.
- Bước 3: Lãnh đạo phụ trách trực tiếp (Trưởng hoặc phó) các phịng ban, hoặc văn phịng duyệt văn bản trước khi trình lên lãnh đạo cơ quan (Thủ trưởng hoặc phó thủ trưởng phụ trách chun mơn) ký. Trong giai đoạn này người lãnh đạo trực tiếp những người được giao nhiệm vụ soạn thảo văn bản phải duyệt, kiểm tra nội dung, hình thức, thể thức của văn bản trước khi trình thủ trưởng cơ quan ký ban hành. Các ý kiến yêu cầu sửa chữa dự thảo văn bản sẽ được ghi ngoài lề hoặc trực tiếp sửa vào nội dung văn bản, sau đó văn bản được gửi trả lại cho bộ phận soạn thảo để chỉnh lý lại.
- Bước 4: Hoàn chỉnh dự thảo lần cuối, đánh máy (hoặc in) sốt lại văn bản, trình ký Nhận được dự thảo văn bản có ý kiến yêu cầu sửa chữa của người phụ trách trực tiếp, người (bộ phận) soạn thảo văn bản phải hoàn chỉnh văn bản lần cuối, đánh máy (hoặc tin) bản chính, sốt lại văn bản để tránh mọi sai sót và trình thủ trưởng ký ban hành văn bản. Trong giai đoạn này, thủ trưởng sau khi xem xong yêu cầu phải chỉnh lý sửa chữa thì người (bộ phận) soạn thảo phải nhận văn bản về để tiến hành chỉnh lý theo yêu cầu chỉ đạo của thủ trưởng. Sau khi sửa xong, làm thủ tục trình ký lại.
- Bước 5: Đánh máy (hoặc in) nhân văn bản theo số lượng “nơi nhận“ và làm các thủ tục văn thư phát hành và lưu giữ văn bản (cho số, ghi ký hiệu, đóng dấu, gửi văn bản, bảo quản văn bản lưu) theo đúng quy định hiện hành.
Sau khi đã so sánh với quy định hiện hành về quy trình soạn thảo văn bản quản lý tôi rút ra được những nhận xét sau:
Từ các bước trên cho ta thấy quy trình soạn thảo văn bản của cơ quan được thực hiện theo đúng quy định của Nhà nước, quy định của Viện Hàn lâm Khoa học và Công nghệ Việt Nam và Quy chế văn thư lưu trữ của Viện Công nghệ mơi trường đã tn thủ theo quy trình soạn thảo văn bản tại Nghị định số 30/2020/NĐ-
39
CP ngày 05 tháng 3 năm 2020 của chính phủ quy định về cơng tác văn thư lưu trữ và Thông tư số 04/2013/TT-BNV ngày 16 tháng 4 năm 2013 của Bộ Nội vụ hướng dẫn xây dựng quy chế văn thứ, lưu trữ ở các cơ quan tổ chức. Việc áp dụng theo đúng quy định tạo nên một quy trình làm việc chuyên nghiệp, thống nhất khoa học hiệu quả, tránh được những sai sót, mất mát trong quá trình thực hiện. Đồng thời việc thực hiện theo đúng quy định tạo ra sự thống nhất trong việc thực hiện cũng như dễ dàng trong kiểm tra giám sát và đánh giá công việc chung của Viện Công nghệ môi trường.
Đối với quy trình soạn thảo văn bản quản lý của Viện Công nghệ môi trường về cơ bản đã đạt được những thành tích như sau:
-Thực hiện tốt các quy định hiện hành của Nhà nước cũng như các vănbản của Viện Hàn lâm Khoa học và Công nghệ Việt Nam. Năm 2011, Viện lâm Khoa học và Công nghệ Việt Nam đã tiến hành kiểm tra công tác văn thư lưu trữ tại Viện và được đánh giá là một trong những đơn vị trực thuộc Viện Hàn lâm làm tốt công tác văn thư lưu trữ.
-Xây dựng và ban hành Quy chế văn thư lưu trữ số 371/QĐ-VCNMT ngày 16/11/2016 đã hướng dẫn các bước trong quy trình soạn thảo gửi tới các đơn vị trực thuộc Viện. (Phụ lục 3)
Tuy nhiên, quy trình soạn thảo văn bản của Viện Cơng nghệ mơi trường vẫn còn một số hạn chế:
-Đơn vị soạn thảo chưa xây dựng đề cương văn bản đã thảo văn bản ngay.