B. NỘIDUNG LUẬN VĂN
2.3.Tổ chức các cuộc họp, hội nghị
Hội nghị, hội thảo và các cuộc họp là hoạt động thường xuyên và phổ biến ởcác cơ quan nói chung và tại cơ quan Viện Cơng nghệ mơi trường nói riêng, với mục đích phổ biến các kế hoạch, chương trình, hoạt động nghiên cứu, đào tạo và bàn bạc đưa ra các giải pháp tối ưu về hoạt động quản lý.
Trong một năm, Viện Cơng nghệ mơi trường có rất nhiều cuộc hội họp khác nhau. Có thể phân chia các cuộc hội họp của Viện thành hai loại dưới đây.
30
Hội nghị
-Kỳ họp Hội đồng đánh giá cấp cơ sở kết quả nhiệm vụ khoa học và công nghệ cấp Viện Hàn lâm Khoa học và Công nghệ Việt Nam,họp Tổ chuyên gia thẩm định quy trình vủa nhiệm vụ phát triển cơng nghệ cấp Viện Hàn lâm Khoa học và Công nghệ Việt Nam, Hội nghị sơ kết công tác 6 tháng, tổng kết công tác một năm, tổng kết công tác nhiệm kỳ của Viện Công nghệ môi trường, hội nghị chuyên đề.
Các cuộc hội nghị thường có quy mơ lớn, đơng người dự, nội dung vừa nhiều về khối lượng vừa khái quát tổng hợp hoặc chuyên sâu về nội dung. Đầu tư nhiều về kinh phí. Việc tổ chức hội nghị có khó khăn hơn so với các cuộc họp thông thường khác.
Cuộc họp
Ởcơ quan Viện Cơng nghệ mơi trường thường có các cuộc họp: Họp giao ban của Viện trưởng và Phó Viện trưởng; Cuộc họp định kỳ; Cuộc họp liên tịch giữa Viện với các Viện khác; họp nghiệm thu đề tài cơ sở chọn lọc, hỗ trợ cán bộ trẻ, cán bộ nữ và đề tài nghiên cứu khoa học và các đơn vị chuyên môn thuộc Viện; cuộc họp đánh giá xếp loại, …
Vì vậy cơng tác tổ chức hội họp cũng rất được chú trọng trong từng bước cụ thể như sau:
2.3.1. Chuẩn bị cuộc họp
-Viết chương trình cuộc họp
+Để cho đại biểu, khách mời nắm rõ được thời gian diễn ra hội nghị +Cách thức thực hiện, tiến trình hội nghị
+Chủ động cho bài phát biểu, tham luận, lấy ý kiến của khách mời tới dự. -Soạn thảo công văn mời, giấy mời, thư mời
+ Đảm bảo thể thức trang trọng, lịch sự.
+Ghi rõ rang đầy đủ thong tin tên cơ quan người được mời dự (cá nhân, tập thể), chức danh, thời gian, địa điểm tổ chức.
-Tổ chức tốt công tác hậu cần
31
+Chuẩn bị băng zôn, quốc kỳ, hoa tươi, tượng Bác Hồ, đồ ăn nhẹ, phục vụ nước uống.
+Sắp xếp bàn ghế cho phù hợp với nội dung diễn ra cuộc họp.
+Kiểm tra các thiết bị micro, âm thanh, ánh sáng, loa đài, thiết bị trình chiếu …để phục vụ cho Hội họp.
-Chuẩn bị thời gian giải lao, kết thúc từng phần tham luận, chủ độn trong việc quản lý thời gian diễn ra hội họp.
+ Chuẩn bị cơng tác đón tiếp khách.
+ Xây dựng bài phát biểu, tham luận, lời cảm ơn… + Ghi biên bản Hội họp.
2.3.2 Tổ chức họp
- Văn phịng chủ trì và phối hợp với bộ phận có nội dung hội họp để đón tiếp đại biểu. Nội dung việc đón tiếp gồm: Ghi danh sách đại biểu, phát tài liệu, hướng dẫn đại biểu vào hội trường.
-Tổ chức để lãnh đạo Viện tiếp đại biểu cấp cao, khách quý đến dự hội nghị. Việc ghi danh sách đại biểu có nhiều tác dụng, trong đó có việc cung cấp kịp thời tình hình đại biểu đến dự hội nghị để phục vụ cho khai mạc, điều hành, bế mạc và thơng báo kết quả hội họp. Vì vậy khi ghi danh sách cần ghi đầy đủ các
thơng tin: tên đồn; họ, tên, chức vụ trưởng đồn; số lượng người; lái xe v.v.. -Văn phịng chủ trì theo dõi diễn biến của hội họp, đôn đốc, nhắc nhở các cán bộ hữu quan phục vụ kịp thời các nhu cầu của hội họp, đảm bảo cho hội họp diễn ra đúng chương trình đã định.
Khi hội họp làm việc, văn phòng cử người thường trực ngoài hội trường. Phạm vi trách nhiệm của người trực có liên quan đến các việc về điện, nước, loa, đài, y tế v.v.. phục vụ hội họp.
Cùng với bộ phận chủ trì, văn phịng cử người ghi biên bản hội nghị, tổng hợp các ý kiến phát biểu để phục vụ cho tổng kết hội họp.
2.3.3 Các công việc sau khi hội họp kết thúc
-Sau hội họp, tuỳ theo sự phân công của lãnh đạo Viện, nếu được giao thì văn phịng biên soạn bản thơng báo kết quả hội họp.
32
- Tuỳ theo nội dung, nếu công việc của hội nghị thuộc chức năng của văn phịng thì văn phịng có trách nhiệm thu thập tài liệu và lập hồn chỉnh hồ sơ hội họp.
-Căn cứ vào kết luận của hội nghị, văn phòng nghiên cứu, đề xuất ý kiến với lãnh đạo Uỷ ban những nội dung cần bổ sung vào chương trình cơng tác. Những việc gấp phải giải quyết ngay thì đưa vào lịch cơng tác tuần. Những việc lớn, không cấp bách và phải làm trong thời gian dài thì đưa vào chương trình cơng tác tháng, q.
ỞViện Cơng nghệ môi trường, Viện trưởng là chủ tài khoản. Với trách nhiệm là đơn vị đảm bảo cơ sở vật chất cho hội nghị làm việc, văn phòng phải chuẩn bị đầy đủ các loại giấy tờ để chủ tài khoản quyết toán hội họp.