3.2 Giải pháp nâng cao chất lượng kiểm sốt quy trình cho vay tại Ngân hàng
3.2.1 Sắp xếp lại nhân sự phịng tín dụng
3.2.1.1. Sắp xếp lại nhân sự
Hiện nay tại ShinhanVina, hồ sơ vay do một nhân viên thực hiện từ khâu
nhận hồ sơ đến khâu giải ngân, lưu trữ giấy tờ tài sản thế chấp, thu hồi nợ đến hạn.
Thời gian giải ngân vốn cho khách hàng chậm, thường kéo dài từ 3 đến 5 tuần (trường hợp phải trình lên Hội Sở phê duyệt). Với sự tăng trưởng khơng ngừng của dư nợ tín dụng, yêu cầu Ngân hàng phải cĩ biện pháp kiểm sốt rủi ro phù hợp trong khâu cấp tín dụng. Cộng với sự cạnh tranh về chất lượng phục vụ của các ngân hàng khác trên thị trường, địi hỏi việc tác nghiệp, giải quyết hồ sơ nhanh chĩng và quản lý hồ sơ vay hết sức khoa học, hiệu quả. Vì vậy, ShinhanVina cần cải thiện một số điểm của quy trình giải ngân:
Thứ nhất, phịng tín dụng nên tách thành 3 bộ phận chuyên trách các khâu
khác nhau trong quy trình cho vay, bao gồm:
Bộ phận tiếp thị, tư vấn khách hàng, hướng dẫn hồ sơ vay. Tại bộ phận này
nên bố trí những nhân viên cĩ khả năng giao tiếp tốt, am hiểu các loại hình cho vay cũng như quy chế nội.
Bộ phận thẩm định, làm tờ trình. Đối với bộ phận này địi hỏi nhân viên cĩ
khả năng phân tích nhạy bén, nắm bắt kịp thời diễn biến trên thị trường, cĩ thể nhận định được các rủi ro của khoản vay.
Bộ phận theo dõi khoản vay: cơng chứng, đăng ký giao dịch bảo đảm, đăng
ký khoản vay trên mạng, thực hiện quy trình giải ngân, hồn tất hồ sơ tài sản bảo đảm, đơn đốc khách hàng thanh tốn vốn, lãi, thu lãi, vốn hàng tháng. Yêu cầu nhân viên của bộ phận này cĩ tính cẩn thận, tỉ mỉ, am hiểu các quy định về cơng chứng thế chấp tài sản đảm bảo.
Tại chi nhánh, tùy theo số lượng nhân sự và số lượng hồ sơ vay để cân đối nhân sự cho hợp lý giữa 3 bộ phận theo giống mơ hình tại Hội sở.
Thứ hai, quy định rõ thời gian xử lý hồ sơ tại các khâu chuyên trách
Song song với việc sắp xếp nhân sự phịng tín dụng thành 3 bộ phận chuyên biệt để thực hiện các bước của quy trình tín dụng, việc xử lý cơng việc của từng bộ phận cũng được quy định và quản lý chặt chẽ về mặt thời gian theo trình tự được thay đổi lại như hình 3.1
Hình 3.1: Sơ đồ cơ cấu lại nhân sự phịng tín dụng Ngân hàng ShinhanVina
Thực hiện cơng tác tiếp xúc khách hàng, tiếp thị sản phẩm của ngân hàng,
tư vấn, hướng dẫn hồ sơ vay, tiếp nhận hồ sơ xin vay vốn của khách hàng
Nhận hồ sơ xin vay từ bộ phận tiếp nhận hồ sơ, tiến hành xuống thẩm định cơng
ty khách hàng, làm tờ trình báo cáo lên cấp trên
Xem xét tờ trình, đề xuất ý kiến
Xem xét tờ trình, phê duyệt khoản vay Bộ phận tiếp thị, tư vấn, hướng dẫn hồ sơ vay Bộ phận thẩm định, làm tờ trình Ban giám đốc Trưởng phịng tín dụng Bộ phận theo dõi khoản vay
Soạn thảo hợp đồng, hoàn tất thủ tục cơng chứng, đăng ký khoản vay, giải ngân, đơn đốc khách hàng, thu vốn, lãi đến hạn
Tối đa 3 ngày
Tối đa 1 ngày
Tối đa 1 ngày
Tối đa 2 ngày
Thơng qua kiểm sốt viên bộ phậnxem xét
Thơng qua kiểm sốt viên bộ phận xem xét
Theo cách sắp xếp nhân sự này, hồ sơ vay của khách hàng lần lượt được chuyển tiếp qua 3 bộ phận như đã đề cập. Thời gian từ khi thụ lý hồ sơ vay đến khi giải ngân cĩ thể rút ngắn trong vịng 7 ngày làm việc đối với những hồ sơ xin vay
vốn nhỏ hơn hoặc bằng 100.000 USD (khơng cần Hội sở tái thẩm định) bao gồm:
thời gian thẩm định hồ sơ tối đa 3 ngày làm việc, thời gian Trưởng phịng xem xét tờ trình tối đa 1 ngày, thời gian Giám đốc phê duyệt tờ trình tối đa 1 ngày và thời
gian soạn thảo hợp đồng tín dụng, hồn tất thủ tục cơng chứng cho tài sản thế chấp
tối đa 2 ngày. Đối với những hồ sơ xin vay vốn lớn hơn 100.000 USD (phải được
Hội Sở tái thẩm định, phê duyệt), thời gian này tối đa 12 ngày làm việc bao gồm
thời gian thẩm định, phê duyệt tại chi nhánh tối đa 7 ngày và thời gian tái thẩm định, phê duyệt tại Hội sở tối đa là 5 ngày làm việc bao gồm tối 3 ngày để hoàn tất thủ tục tái thẩm định, Trưởng phịng tín dụng Hội sở xem xét tờ trình tối đa 1 ngày, Ban Tổng Giám Đốc phê duyệt tờ trình tối đa trong vịng 1 ngày . Việc soạn thảo hợp đồng tín dụng, hoàn thành thủ tục cơng chứng cho tài sản thế chấp được thực hiện tại chi nhánh, Hội sở khơng thực hiện giai đoạn này.
Với việc bố trí lại nhân sự phịng tín dụng theo hướng chia thành 3 bộ phận tác nghiệp từng mảng cơng việc riêng biệt thể hiện tính chuyên nghiệp, hiệu quả trong việc xử lý hồ sơ vay. Nhân sự từng bộ phận được bố trí đúng khả năng, sở trường nên phát huy tối đa hiệu quả xử lý cơng việc. Khả năng tài chính cũng như tình hình kinh doanh của khách hàng được đánh giá chính xác hơn. Hồ sơ cơng chứng và các
thủ tục trước giải ngân được thực hiện chặt chẽ hơn, tránh những sai sĩt kỹ thuật.
Việc theo dõi, giám sát khoản vay sau giải ngân được thực hiện sát sao hơn. Do đĩ, rủi ro được kiểm sốt chặt chẽ trong từng khâu của q trình cấp tín dụng
3.2.1.2 Thành lập hội đồng tái thẩm định tại Hội Sở
Hiện nay, tại ShinhanVina hồ sơ vay từ chi nhánh chuyển lên sẽ được trưởng phịng tín dụng Hội sở phân cơng lại cho nhân viên phụ trách, nhân viên này đồng thời phải phụ trách các cơng ty của mình đảm trách. Do đĩ, thời gian hoàn thành khâu tái thẩm định thường rất lâu và khơng hiệu quả. Với số lượng khách
phịng giao dịch mới, ShinhanVina nên thành lập hội đồng chuyên tái thẩm định hồ sơ chi nhánh. Hội đồng sẽ chuyên xem xét, kiểm tra thơng tin, kiểm tra các chỉ số tài chính, đưa ra nhận định, ý kiến ở gĩc độ cao hơn, cách đánh giá về khách hàng khách quan, tổng quát hơn. Đồng thời, hội đồng này sẽ chú trọng đưa ra các rủi ro khi cấp tín dụng đối với các hồ sơ từ chi nhánh gửi lên cũng như đề xuất các biện pháp nhằm hạn chế tối đa rủi ro cĩ thể xảy ra khi cho vay.
3.2.2 Giám sát việc tuân thủ nghiêm ngặt quy trình cho vay
3.2.2.1 Nghiêm túc thực hiện trình tự các bước của quy trình cho vay
Để hạn chế rủi ro ở mức thấp nhất trong q trình cấp tín dụng, bên cạnh việc tổ chức lại nhân sự phịng tín dụng, bộ phận tín dụng cần phải tuyệt đối tuân thủ quy trình cho vay đã được Hội đồng quản trị thơng qua. Nhân viên tín dụng phải thực hiện trình tự từng bước của quy trình tín dụng, các cấp quản lý phải giám sát chặt chẽ việc tn thủ quy trình tín dụng của nhân viên, kịp thời xử lý, nhắc nhở khi nhân viên chưa thực hiện đúng quy trình tín dụng. Hạn chế xét duyệt các trường hợp giải ngân trước khi hoàn tất thủ tục cơng chứng thế chấp tài sản vì tiềm ẩn nhiều rủi ro cho ngân hàng. Ngồi ra, lưu ý việc thực hiện và giám sát chặt chẽ các bước của quy trình tín dụng như sau:
- Giai đoạn tiếp thị, tư vấn, hướng dẫn hồ sơ vay cho khách hàng yêu cầu
nhân viên cần nắm rõ các sản phẩm cho vay của ngân hàng cũng như quy trình cấp tín dụng và các loại giấy tờ cần thiết cho mỗi loại hình cho vay. Giai đoạn này chỉ mang tính chất tiếp xúc với khách, chưa xuất hiện rủi ro.
- Giai đoạn tiếp nhận hồ sơ vay, xuống cơng ty xem xét hoạt động kinh doanh
và tài sản thế chấp, làm tờ trình phân tích, đề xuất ý kiến cho khoản vay: đây là giai đoạn tiềm tàng nhiều rủi ro nhất trong quy trình cấp tín dụng bao gồm cả rủi ro do khách quan và rủi ro do chủ quan.
Rủi ro do khách quan xảy ra liên quan đến việc kiểm tra các thơng tin liên quan đến hồ sơ pháp lý cĩ thể dựa hoàn tồn vào chứng từ khách hàng cung cấp như: giấy phép đầu tư, mã số thuế, xác nhận mẫu dấu do sở cơng an địa phương cấp …Tuy nhiên về năng lực tài chính, năng lực quản lý, giao dịch tín dụng thì nhân
viên tín dụng cần phải kiểm tra, xem xét lại tính xác thực của thơng tin do khách hàng cung cấp bằng cách truy cập các thơng tin của cơng ty khách hàng thơng qua mạng Internet, rà sốt lại báo cáo tài chính bằng cách so sánh doanh thu với báo cáo thuế hàng tháng xem cĩ điểm nào cịn chưa phù hợp và rà sốt chính nội dung của
báo cáo tài chính vì tuy báo cáo tài chính của khách hàng xin vay vốn tuy đã được
kiểm tốn (bắt buộc khi vay vốn tại ShinhanVina) nhưng việc kiểm tốn chỉ trên cơ sở trọng yếu, những khoản mục nhỏ vẫn cĩ thể bị sai sĩt. Về thơng tin liên quan đến khoản vay tín dụng của khách hàng cĩ thể truy cập từ Trung Tâm Thơng Tin Tín Dụng của Ngân hàng Nhà Nước (CIC) để tham khảo. Tuy nhiên thơng tin này cũng cịn nhiều sai sĩt và chưa được cập nhật đầy đủ, kịp thời. Do đĩ, nguồn thơng tin này cũng chỉ dừng lại ở mức tham khảo thêm.
Ngồi ra, rủi ro trong giai đoạn này cịn phụ thuộc phần lớn vào năng lực thẩm định, phân tích, đánh giá về tình hình kinh doanh, năng lực tài chính cũng như về thị trường… Vì vậy, để hạn chế rủi ro trong giai đoạn này cần nâng cao chuyên mơn, kỹ năng phân tích của đội ngũ nhân viên, thường xuyên trao đổi, cập nhật thơng tin kinh tế trên thị trường. Bên cạnh đĩ, ngân hàng cũng cần áp dụng cơng nghệ thơng tin vào q trình phân tích bằng cách áp dụng những phần mềm chuyên tính tốn các chỉ số tài chính, phần mềm lưu trữ thơng tin của khách hàng…
Một rủi ro khác cĩ thể xảy ra ở giai đoạn thẩm định là rủi ro do chủ quan xảy ra khi nhân viên tín dụng cố ý đưa ra nhận xét sai lệch về tình hình kinh doanh, năng lực tài chính của khách hàng. Để hạn chế loại rủi ro này, Ngân hàng nên phân cơng 2 nhân viên tín dụng, hoặc nhân viên tín dụng đi kèm với trưởng phịng khi xuống xem xét cơ sở kinh doanh của khách hàng. Ngồi ra, ShinhanVina cũng đã sử dụng việc chấm điểm để xếp loại doanh nghiệp và cá nhân vay vốn để cĩ cơ sở cho vay cũng như quyết định lãi suất. Tuy nhiên, việc chấm điểm này cũng chỉ mang tính chất tham khảo, chưa mang ý nghĩa quyết định.
- Giai đoạn soạn thảo hợp đồng tín dụng, tiến hành cơng chứng tài sản thế chấp, đăng ký giải ngân trên mạng ngân hàng, kiểm tra sử dụng vốn sau khi cho vay: giai đoạn này cũng tiềm tàng nhiều rủi ro nhất là đối với các khoản vay trung,
dài hạn địi hỏi việc theo dõi kéo dài nhiều năm. Trong giai đoạn này rủi ro thường xảy ra trong khâu kiểm tra sử dụng vốn sau khi giải ngân. Một khoản vay cĩ hiệu quả sẽ phụ thuộc khơng ít vào việc kiểm tra tín dụng. Ngay cả đối với các khoản vay tốt nhất cũng cần cĩ một số kiểm tra nhất định, định kỳ để đảm bảo nĩ đang
hoạt động theo dự kiến, tình trạng của khoản vay khơng xấu đi. Vì vậy, giai đoạn
này mang ý nghĩa rất quan trọng trong việc phịng ngừa rủi ro và giảm thiểu rủi ro trước khi nĩ xảy ra, gây hậu quả nặng nề với phần vốn vay. Hiện nay tại ShinhanVina, việc kiểm tra sử dụng vốn chưa được tiến hành bắt buộc và đều đặn. Do đĩ, các rủi ro phát sinh trong việc khơng thu hồi vốn, lãi cao. Các vấn đề cần phải xem xét sau khi cho vay:
Theo dõi tình hình sử dụng vốn vay của khách hàng cĩ đúng mục đích hay khơng? Nêu rõ nguyên nhân gây ra sai lệch thơng qua việc kiểm tra các chứng từ, hĩa đơn chuyển tiền. Đối với các khoản vay thanh tốn tiền mua máy mĩc, thiết bị nhập khẩu thì việc kiểm tra khá dễ dàng thơng qua chứng từ chuyển tiền ra nước ngồi thơng qua ngân hàng. Trường hợp thanh tốn tiền trong nước, cũng cĩ thể kiểm tra hĩa đơn, hợp đồng… Nhân viên tín dụng xuống cơng ty xem xét hoạt động kinh doanh, tình
hình tài sản thế chấp của khách hàng định kỳ 3 tháng đối với các khách hàng được đánh giá uy tín cao, định kỳ 1 hoặc 2 tháng đối với các khách hàng bị đánh giá ít uy tín hơn. Ngồi ra, để theo dõi tình hình sản xuất kinh doanh, nhân viên tín dụng cĩ thể theo dõi doanh thu hàng tháng của khách hàng thơng qua báo cáo kế tốn, báo cáo thuế hàng tháng hoặc thường xuyên kiểm tra tài khoản của khách hàng mở tại ShinhanVina. Từ việc kiểm tra này nhân viên tín dụng sẽ làm biên bản kiểm tra tình hình sử dụng vốn của khách hàng trình lên cho trưởng phịng tín dụng xem xét. Việc kiểm tra tình hình sử dụng vốn sau khi cho vay cần phải được thực hiện một cách nghiêm ngặt và cán bộ tín dụng cần phải thực hiện tốt giai đoạn này trong quy trình để cĩ thể cảm nhận được mơi trường, hiệu quả cơng việc của doanh nghiệp. Nếu cĩ các dấu hiệu bất thường nào của khách hàng ảnh hưởng đến khả
năng thanh tốn khoản vay thì cán bộ tín dụng phải cĩ trách nhiệm báo cáo kịp thời cho lãnh đạo để cĩ hướng giải quyết kịp thời và thích hợp.
Bên cạnh đĩ, khi cĩ sự thay đổi về nhân sự trong việc chuyển giao hồ sơ từ nhân viên tín dụng này sang nhân viên tín dụng khác thì cần phải quy định cụ thể trách nhiệm bàn giao, nội dung bàn giao. Cĩ thể quy định việc lập sổ nhật ký tín dụng về các lần phát vay, thu nợ, biến động tài sản đảm bảo, tình hình kinh doanh và tài chính để đảm bảo sự liên tục, thuận tiện trong việc theo dõi và chuyển giao hồ sơ giữa các nhân viên tín dụng.
Thêm vào đĩ, việc gửi bản gốc các giấy tờ tài sản thế chấp vào kho quỹ phải được thực hiện nghiêm ngặt. Ngay khi khách hàng bàn giao các giấy tờ của tài sản thế chấp, nhân viên tín dụng phải phơto lại các giấy tờ này và lập tức gửi bản gốc các giấy tờ này vào kho bảo quản đặc biệt của ngân hàng. Nhân viên tín dụng tuyệt đối khơng được tự ý cất giữ các giấy tờ này tại tủ hồ sơ của mình. Việc xuất nhập các giấy tờ này đều phải thơng qua ý kiến trưởng phịng tín dụng để tránh việc nhân viên tín dụng tự ý lấy các giấy tờ này ra khỏi kho.
3.2.2.2 Nâng cao vai trị của cơng tác kiểm sốt nội bộ
Tín dụng ngân hàng là hoạt động tiềm ẩn nhiều rủi ro. Do vậy, việc kiểm sốt rủi ro trong quá trình cấp tín dụng mang ý nghĩa sống cịn đối với hoạt động của ngân hàng. Để gĩp phần giảm thiểu rủi ro đĩ, cơng tác kiểm sốt nội bộ trong hoạt động tín dụng là biện pháp hữu hiệu để rà sốt lại một cách hệ thống cơng việc của tín dụng. Thơng qua hoạt động kiểm sốt cĩ thể phát hiện, ngăn ngừa và chấn chỉnh những sai sĩt trong q trình thực hiện nghiệp vụ tín dụng. Bên cạnh đĩ, hoạt động kiểm sốt cũng phát hiện, ngăn chặn những rủi ro đạo đức do cán bộ tín dụng gây ra.
Để nâng cao vai trị của cơng tác kiểm sốt nhằm hạn chế rủi ro tín dụng, Ngân hàng ShinhanVina cần thực hiện một số biện pháp sau:
- Tăng cường những cán bộ cĩ trình độ, đã qua nghiệp vụ tín dụng để bổ sung cho phịng kiểm sốt. Tiêu chuẩn đối với người làm cơng tác kiểm tốn nội bộ cần phải cĩ là: cĩ tinh thần trách nhiệm, ý thức chấp hành pháp luật và sự nhìn nhận
khách quan; cĩ kiến thức, hiểu biết chung về pháp luật, về quản trị kinh doanh và