3.2 Giải pháp nâng cao chất lượng kiểm sốt quy trình cho vay tại Ngân hàng
3.2.3 Hồn thiện hệ thống thơng tin nội bộ
Ngân hàng cần cải thiện hệ thống mạng nội bộ, sử dụng phần mềm lưu trữ nội dung tờ trình, thực hiện phê duyệt cả trên giấy lẫn trên mạng để hỗ trợ việc quản lý khoản vay, hạn chế tối đa các lỗi giải ngân khoản vay vượt hạn mức. Để triển
khai tốt việc cập nhật hồ sơ tín dụng lên hệ thống mạng Ngân hàng cần lưu ý các
điểm sau:
- Xây dựng chương trình mà tất cả chi tiết về khoản vay được cập nhật đầy đủ vào hệ thống mạng. Để đơn giản các thao tác đăng ký trên mạng, các file tờ trình, hợp đồng tín dụng, hợp đồng thế chấp cĩ thể lưu trữ trên mạng dưới dạng đính kèm. - Yêu cần nhân viên tín dụng phải cập nhật đầy đủ, kịp thời các thơng tin liên quan đến khoản vay để thuận tiện việc theo dõi của các cấp quản lý. Thậm chí phải tạo thành thĩi quen lưu trữ thơng tin trên mạng song song với việc lưu trữ thơng tin trên giấy tờ như trước đây. Để bắt buộc nhân viên phải thường xuyên cập nhật
thơng tin về khoản vay trên mạng, các cấp quản lý cần nghiêm túc thực hiện việc
phê duyệt khoản vay trên mạng song song với ngồi giấy.
- Trình tự phê duyệt tờ trình của từng cấp: trưởng phịng chi nhánh, ban giám đốc chi nhánh, trưởng phịng Hội sở, ban giám đốc Hội sở phải được thực hiện chặt
chẽ, đúng trình tự . Nhờ vậy, một cấp quản lý từ xa cũng cĩ thể truy cập thơng tin khoản vay và phê duyệt, kiểm tra tiến độ thực hiện khoản vay trên mạng. Đồng thời các bộ phận liên quan cũng cĩ thể truy cập khoản vay và nắm được nội dung cũng như tình trạng khoản vay đang ở giai đoạn nào.
- Đối tài sản thế chấp, việc đăng ký giá trị tài sản đảm bảo khoản vay là hết sức cần thiết, vì giá trị biến động liên tục theo thị trường và giảm do khấu hao sử dụng. Do vậy, với việc đăng ký tài thế chấp trên mạng ngân hàng, hệ thống sẽ tự động cập nhật giá trị tài sản hàng ngày và nếu giá trị này nhỏ hơn mức cho phép để đảm bảo khoản vay, hệ thống sẽ tự động đưa tài sản vào tình trạng báo động. Như vậy, khoản vay này sẽ tự động ở dạng báo động, địi hỏi nhân viên tín dụng và các cấp quản lý sẽ phải lưu ý hơn với khoản vay này bằng cách thường xuyên kiểm tra tình hình hoạt động, sản xuất kinh doanh của khách hàng, nhắc nhở khách hàng bổ sung tài sản thế chấp nếu cần thiết. Ngồi ra, tình hình hồn tất thủ tục cơng chứng thế chấp và đăng ký giao dịch đảm bảo cho tài sản cũng sẽ được theo dõi sát sao trên mạng. Việc xuất, nhập giấy tờ tài sản cũng được theo dõi chặt chẽ, đảm bảo các chứng từ quan trọng này được cất trữ trong kho đặc biệt của ngân hàng vào cuối mỗi ngày, tránh tình trạng nhân viên tín dụng qn hoặc cố ý lưu trữ các chứng từ quan trọng này trong tủ hồ sơ của mình.