3.2 Giải pháp nâng cao chất lượng kiểm sốt quy trình cho vay tại Ngân hàng
3.2.2.1 Nghiêm túc thực hiện trình tự các bước của quy trình cho vay
Để hạn chế rủi ro ở mức thấp nhất trong q trình cấp tín dụng, bên cạnh việc tổ chức lại nhân sự phịng tín dụng, bộ phận tín dụng cần phải tuyệt đối tuân thủ quy trình cho vay đã được Hội đồng quản trị thơng qua. Nhân viên tín dụng phải thực hiện trình tự từng bước của quy trình tín dụng, các cấp quản lý phải giám sát chặt chẽ việc tn thủ quy trình tín dụng của nhân viên, kịp thời xử lý, nhắc nhở khi nhân viên chưa thực hiện đúng quy trình tín dụng. Hạn chế xét duyệt các trường hợp giải ngân trước khi hoàn tất thủ tục cơng chứng thế chấp tài sản vì tiềm ẩn nhiều rủi ro cho ngân hàng. Ngồi ra, lưu ý việc thực hiện và giám sát chặt chẽ các bước của quy trình tín dụng như sau:
- Giai đoạn tiếp thị, tư vấn, hướng dẫn hồ sơ vay cho khách hàng yêu cầu
nhân viên cần nắm rõ các sản phẩm cho vay của ngân hàng cũng như quy trình cấp tín dụng và các loại giấy tờ cần thiết cho mỗi loại hình cho vay. Giai đoạn này chỉ mang tính chất tiếp xúc với khách, chưa xuất hiện rủi ro.
- Giai đoạn tiếp nhận hồ sơ vay, xuống cơng ty xem xét hoạt động kinh doanh
và tài sản thế chấp, làm tờ trình phân tích, đề xuất ý kiến cho khoản vay: đây là giai đoạn tiềm tàng nhiều rủi ro nhất trong quy trình cấp tín dụng bao gồm cả rủi ro do khách quan và rủi ro do chủ quan.
Rủi ro do khách quan xảy ra liên quan đến việc kiểm tra các thơng tin liên quan đến hồ sơ pháp lý cĩ thể dựa hoàn tồn vào chứng từ khách hàng cung cấp như: giấy phép đầu tư, mã số thuế, xác nhận mẫu dấu do sở cơng an địa phương cấp …Tuy nhiên về năng lực tài chính, năng lực quản lý, giao dịch tín dụng thì nhân
viên tín dụng cần phải kiểm tra, xem xét lại tính xác thực của thơng tin do khách hàng cung cấp bằng cách truy cập các thơng tin của cơng ty khách hàng thơng qua mạng Internet, rà sốt lại báo cáo tài chính bằng cách so sánh doanh thu với báo cáo thuế hàng tháng xem cĩ điểm nào cịn chưa phù hợp và rà sốt chính nội dung của
báo cáo tài chính vì tuy báo cáo tài chính của khách hàng xin vay vốn tuy đã được
kiểm tốn (bắt buộc khi vay vốn tại ShinhanVina) nhưng việc kiểm tốn chỉ trên cơ sở trọng yếu, những khoản mục nhỏ vẫn cĩ thể bị sai sĩt. Về thơng tin liên quan đến khoản vay tín dụng của khách hàng cĩ thể truy cập từ Trung Tâm Thơng Tin Tín Dụng của Ngân hàng Nhà Nước (CIC) để tham khảo. Tuy nhiên thơng tin này cũng cịn nhiều sai sĩt và chưa được cập nhật đầy đủ, kịp thời. Do đĩ, nguồn thơng tin này cũng chỉ dừng lại ở mức tham khảo thêm.
Ngồi ra, rủi ro trong giai đoạn này cịn phụ thuộc phần lớn vào năng lực thẩm định, phân tích, đánh giá về tình hình kinh doanh, năng lực tài chính cũng như về thị trường… Vì vậy, để hạn chế rủi ro trong giai đoạn này cần nâng cao chuyên mơn, kỹ năng phân tích của đội ngũ nhân viên, thường xuyên trao đổi, cập nhật thơng tin kinh tế trên thị trường. Bên cạnh đĩ, ngân hàng cũng cần áp dụng cơng nghệ thơng tin vào q trình phân tích bằng cách áp dụng những phần mềm chuyên tính tốn các chỉ số tài chính, phần mềm lưu trữ thơng tin của khách hàng…
Một rủi ro khác cĩ thể xảy ra ở giai đoạn thẩm định là rủi ro do chủ quan xảy ra khi nhân viên tín dụng cố ý đưa ra nhận xét sai lệch về tình hình kinh doanh, năng lực tài chính của khách hàng. Để hạn chế loại rủi ro này, Ngân hàng nên phân cơng 2 nhân viên tín dụng, hoặc nhân viên tín dụng đi kèm với trưởng phịng khi xuống xem xét cơ sở kinh doanh của khách hàng. Ngồi ra, ShinhanVina cũng đã sử dụng việc chấm điểm để xếp loại doanh nghiệp và cá nhân vay vốn để cĩ cơ sở cho vay cũng như quyết định lãi suất. Tuy nhiên, việc chấm điểm này cũng chỉ mang tính chất tham khảo, chưa mang ý nghĩa quyết định.
- Giai đoạn soạn thảo hợp đồng tín dụng, tiến hành cơng chứng tài sản thế chấp, đăng ký giải ngân trên mạng ngân hàng, kiểm tra sử dụng vốn sau khi cho vay: giai đoạn này cũng tiềm tàng nhiều rủi ro nhất là đối với các khoản vay trung,
dài hạn địi hỏi việc theo dõi kéo dài nhiều năm. Trong giai đoạn này rủi ro thường xảy ra trong khâu kiểm tra sử dụng vốn sau khi giải ngân. Một khoản vay cĩ hiệu quả sẽ phụ thuộc khơng ít vào việc kiểm tra tín dụng. Ngay cả đối với các khoản vay tốt nhất cũng cần cĩ một số kiểm tra nhất định, định kỳ để đảm bảo nĩ đang
hoạt động theo dự kiến, tình trạng của khoản vay khơng xấu đi. Vì vậy, giai đoạn
này mang ý nghĩa rất quan trọng trong việc phịng ngừa rủi ro và giảm thiểu rủi ro trước khi nĩ xảy ra, gây hậu quả nặng nề với phần vốn vay. Hiện nay tại ShinhanVina, việc kiểm tra sử dụng vốn chưa được tiến hành bắt buộc và đều đặn. Do đĩ, các rủi ro phát sinh trong việc khơng thu hồi vốn, lãi cao. Các vấn đề cần phải xem xét sau khi cho vay:
Theo dõi tình hình sử dụng vốn vay của khách hàng cĩ đúng mục đích hay khơng? Nêu rõ nguyên nhân gây ra sai lệch thơng qua việc kiểm tra các chứng từ, hĩa đơn chuyển tiền. Đối với các khoản vay thanh tốn tiền mua máy mĩc, thiết bị nhập khẩu thì việc kiểm tra khá dễ dàng thơng qua chứng từ chuyển tiền ra nước ngồi thơng qua ngân hàng. Trường hợp thanh tốn tiền trong nước, cũng cĩ thể kiểm tra hĩa đơn, hợp đồng… Nhân viên tín dụng xuống cơng ty xem xét hoạt động kinh doanh, tình
hình tài sản thế chấp của khách hàng định kỳ 3 tháng đối với các khách hàng được đánh giá uy tín cao, định kỳ 1 hoặc 2 tháng đối với các khách hàng bị đánh giá ít uy tín hơn. Ngồi ra, để theo dõi tình hình sản xuất kinh doanh, nhân viên tín dụng cĩ thể theo dõi doanh thu hàng tháng của khách hàng thơng qua báo cáo kế tốn, báo cáo thuế hàng tháng hoặc thường xuyên kiểm tra tài khoản của khách hàng mở tại ShinhanVina. Từ việc kiểm tra này nhân viên tín dụng sẽ làm biên bản kiểm tra tình hình sử dụng vốn của khách hàng trình lên cho trưởng phịng tín dụng xem xét. Việc kiểm tra tình hình sử dụng vốn sau khi cho vay cần phải được thực hiện một cách nghiêm ngặt và cán bộ tín dụng cần phải thực hiện tốt giai đoạn này trong quy trình để cĩ thể cảm nhận được mơi trường, hiệu quả cơng việc của doanh nghiệp. Nếu cĩ các dấu hiệu bất thường nào của khách hàng ảnh hưởng đến khả
năng thanh tốn khoản vay thì cán bộ tín dụng phải cĩ trách nhiệm báo cáo kịp thời cho lãnh đạo để cĩ hướng giải quyết kịp thời và thích hợp.
Bên cạnh đĩ, khi cĩ sự thay đổi về nhân sự trong việc chuyển giao hồ sơ từ nhân viên tín dụng này sang nhân viên tín dụng khác thì cần phải quy định cụ thể trách nhiệm bàn giao, nội dung bàn giao. Cĩ thể quy định việc lập sổ nhật ký tín dụng về các lần phát vay, thu nợ, biến động tài sản đảm bảo, tình hình kinh doanh và tài chính để đảm bảo sự liên tục, thuận tiện trong việc theo dõi và chuyển giao hồ sơ giữa các nhân viên tín dụng.
Thêm vào đĩ, việc gửi bản gốc các giấy tờ tài sản thế chấp vào kho quỹ phải được thực hiện nghiêm ngặt. Ngay khi khách hàng bàn giao các giấy tờ của tài sản thế chấp, nhân viên tín dụng phải phơto lại các giấy tờ này và lập tức gửi bản gốc các giấy tờ này vào kho bảo quản đặc biệt của ngân hàng. Nhân viên tín dụng tuyệt đối khơng được tự ý cất giữ các giấy tờ này tại tủ hồ sơ của mình. Việc xuất nhập các giấy tờ này đều phải thơng qua ý kiến trưởng phịng tín dụng để tránh việc nhân viên tín dụng tự ý lấy các giấy tờ này ra khỏi kho.
3.2.2.2 Nâng cao vai trị của cơng tác kiểm sốt nội bộ
Tín dụng ngân hàng là hoạt động tiềm ẩn nhiều rủi ro. Do vậy, việc kiểm sốt rủi ro trong quá trình cấp tín dụng mang ý nghĩa sống cịn đối với hoạt động của ngân hàng. Để gĩp phần giảm thiểu rủi ro đĩ, cơng tác kiểm sốt nội bộ trong hoạt động tín dụng là biện pháp hữu hiệu để rà sốt lại một cách hệ thống cơng việc của tín dụng. Thơng qua hoạt động kiểm sốt cĩ thể phát hiện, ngăn ngừa và chấn chỉnh những sai sĩt trong q trình thực hiện nghiệp vụ tín dụng. Bên cạnh đĩ, hoạt động kiểm sốt cũng phát hiện, ngăn chặn những rủi ro đạo đức do cán bộ tín dụng gây ra.
Để nâng cao vai trị của cơng tác kiểm sốt nhằm hạn chế rủi ro tín dụng, Ngân hàng ShinhanVina cần thực hiện một số biện pháp sau:
- Tăng cường những cán bộ cĩ trình độ, đã qua nghiệp vụ tín dụng để bổ sung cho phịng kiểm sốt. Tiêu chuẩn đối với người làm cơng tác kiểm tốn nội bộ cần phải cĩ là: cĩ tinh thần trách nhiệm, ý thức chấp hành pháp luật và sự nhìn nhận
khách quan; cĩ kiến thức, hiểu biết chung về pháp luật, về quản trị kinh doanh và các nghiệp vụ ngân hàng; cĩ khả năng thu thập, phân tích, đánh giá và tổng hợp thơng tin.
- Thường xuyên đào tạo, nâng cao trình độ nghiệp vụ, luật pháp cho cán bộ phịng kiểm sốt.
- Khơng ngừng hoàn thiện và đổi mới phương pháp kiểm tra, áp dụng linh hoạt các biện pháp kiểm tra tùy thuộc vào từng thời điểm, từng đối tượng và mục đích của kiểm tra. Tại ShinhanVina hiện nay đang áp dụng cách kiểm tra định kỳ hàng tuần và kiểm tra ngẫu nhiên các hồ sơ tín dụng. Ngồi ra, cuối mỗi ngày, bộ phận kiểm sốt nội bộ cịn đối chiếu số liệu giải ngân, thu nợ của bộ phận tín dụng và số liệu thể hiện ở bảng cân đối nguồn tiền ra, vào của kế tốn để phát hiện các sai sĩt kịp thời phát sinh trong ngày.
3.2.3 Hồn thiện hệ thống thơng tin nội bộ
Ngân hàng cần cải thiện hệ thống mạng nội bộ, sử dụng phần mềm lưu trữ nội dung tờ trình, thực hiện phê duyệt cả trên giấy lẫn trên mạng để hỗ trợ việc quản lý khoản vay, hạn chế tối đa các lỗi giải ngân khoản vay vượt hạn mức. Để triển
khai tốt việc cập nhật hồ sơ tín dụng lên hệ thống mạng Ngân hàng cần lưu ý các
điểm sau:
- Xây dựng chương trình mà tất cả chi tiết về khoản vay được cập nhật đầy đủ vào hệ thống mạng. Để đơn giản các thao tác đăng ký trên mạng, các file tờ trình, hợp đồng tín dụng, hợp đồng thế chấp cĩ thể lưu trữ trên mạng dưới dạng đính kèm. - Yêu cần nhân viên tín dụng phải cập nhật đầy đủ, kịp thời các thơng tin liên quan đến khoản vay để thuận tiện việc theo dõi của các cấp quản lý. Thậm chí phải tạo thành thĩi quen lưu trữ thơng tin trên mạng song song với việc lưu trữ thơng tin trên giấy tờ như trước đây. Để bắt buộc nhân viên phải thường xuyên cập nhật
thơng tin về khoản vay trên mạng, các cấp quản lý cần nghiêm túc thực hiện việc
phê duyệt khoản vay trên mạng song song với ngoài giấy.
- Trình tự phê duyệt tờ trình của từng cấp: trưởng phịng chi nhánh, ban giám đốc chi nhánh, trưởng phịng Hội sở, ban giám đốc Hội sở phải được thực hiện chặt
chẽ, đúng trình tự . Nhờ vậy, một cấp quản lý từ xa cũng cĩ thể truy cập thơng tin khoản vay và phê duyệt, kiểm tra tiến độ thực hiện khoản vay trên mạng. Đồng thời các bộ phận liên quan cũng cĩ thể truy cập khoản vay và nắm được nội dung cũng như tình trạng khoản vay đang ở giai đoạn nào.
- Đối tài sản thế chấp, việc đăng ký giá trị tài sản đảm bảo khoản vay là hết sức cần thiết, vì giá trị biến động liên tục theo thị trường và giảm do khấu hao sử dụng. Do vậy, với việc đăng ký tài thế chấp trên mạng ngân hàng, hệ thống sẽ tự động cập nhật giá trị tài sản hàng ngày và nếu giá trị này nhỏ hơn mức cho phép để đảm bảo khoản vay, hệ thống sẽ tự động đưa tài sản vào tình trạng báo động. Như vậy, khoản vay này sẽ tự động ở dạng báo động, địi hỏi nhân viên tín dụng và các cấp quản lý sẽ phải lưu ý hơn với khoản vay này bằng cách thường xuyên kiểm tra tình hình hoạt động, sản xuất kinh doanh của khách hàng, nhắc nhở khách hàng bổ sung tài sản thế chấp nếu cần thiết. Ngồi ra, tình hình hồn tất thủ tục cơng chứng thế chấp và đăng ký giao dịch đảm bảo cho tài sản cũng sẽ được theo dõi sát sao trên mạng. Việc xuất, nhập giấy tờ tài sản cũng được theo dõi chặt chẽ, đảm bảo các chứng từ quan trọng này được cất trữ trong kho đặc biệt của ngân hàng vào cuối mỗi ngày, tránh tình trạng nhân viên tín dụng qn hoặc cố ý lưu trữ các chứng từ quan trọng này trong tủ hồ sơ của mình.
3.2.4 Áp dụng các chế độ đãi ngộ nhân viên
Để khuyến khích nhân viên gắn bĩ với Ngân hàng, đặc biệt là các cán bộ cĩ vị trí quan trọng, Ngân hàng cần quan tâm hơn đến các chế độ đãi ngộ nhân viên như tăng quỹ lương, thưởng dành cho nhân viên. Hiện tại, mặt bằng chung lương tại ShinhanVina tương đương các ngân hàng Thương Mại Cổ Phần lớn như Sacombank, ACB, VIBank…Tuy nhiên, nhân viên ShinhanVina ngồi các yêu cầu
về nghiệp vụ, chuyên mơn cịn địi hỏi phải sử dụng thơng thạo tiếng Anh để giao
tiếp với Giám đốc và khách hàng là người Hàn Quốc. Trong khi đĩ mặt bằng lương của nhân viên ở các ngân hàng nước ngồi thường cao hơn 1,5 lần các ngân hàng Thương Mại Cổ Phần trong nước. Do đĩ, nhân viên của ShinhanVina thường
trường làm việc chuyên nghiệp hơn. Vì vậy ban lãnh đạo Ngân hàng nên xem xét điều chỉnh lại mức lương chung cho nhân viên theo hướng cao hơn mặt bằng lương các ngân hàng trong nước. Ngoài ra, cần cho tổ chức cho các nhân viên cĩ thành tích tốt, cĩ thâm niên các khĩa học ngắn hạn hoặc du lịch nước ngồi để khuyến khích nhân viên nỗ lực đĩng gĩp cho ngân hàng và gắn bĩ lâu dài với ngân hàng.
3.3 KIẾN NGHỊ
Để thuận lợi hơn trong hoạt động của ngân hàng liên doanh ShinhanVina, xin đưa ra một số kiến nghị đối với Ngân hàng Nhà Nước nâng cao chất lượng của Trung tâm thơng tin tín dụng (CIC).
Một trong những thơng tin được ngân hàng thương mại thường xuyên sử dụng là thơng tin tín dụng từ Trung tâm thơng tin tín dụng của Ngân hàng Nhà Nước. Để thực hiện quản trị rủi ro tốt tại các ngân hàng thương mại địi hỏi hệ thống thơng tin này phải đầy đủ, cập nhật, chính xác. Chất lượng thơng tin càng chính xác thì rủi ro trong hoạt động tín dụng càng được hạn chế. Vì vậy, việc hồn thiện hoạt động của Trung tâm thơng tin tín dụng là rất cần thiết chẳng hạn như là: thơng tin tín dụng phải bao hàm tất cả các thơng tin về tình hình vay vốn của khách hàng tại các Tổ chức Tín dụng, phải cĩ sự phân tích thơng tin tổng hợp về khách hàng để lưu ý các ngân hàng thương mại. Bên cạnh đĩ, cần chú trọng đổi mới và hiện đại hĩa các trang thiết bị, thiết lập hệ thống sao cho việc thu thập cũng như cung cấp thơng tin tín dụng được thơng suốt, kịp thời.
Ngồi ra, Ngân hàng Nhà nước cần phải cĩ chính sách tuyển chọn và đào tạo cán bộ làm cơng tác quản lý mạng CIC khơng chỉ am hiểu về cơng nghệ thơng tin