1.3. Khái quát về cơng tác tổ chức kế tốn trong HTX nơng nghiệp
1.3.3.4. Tổ chức vận dụng hình thức sổ kế tốn
Hình thức sổ kế tốn là sự tổ chức sổ sách kế tốn bao gồm số lượng và kết cấu các loại sổ sách, quan hệ phối hợp giữa các loại sổ sách, trình tự và phương pháp ghi chép chứng từ kế tốn vào sổ sách. Việc chọn hình thức kế tốn để áp dụng vào HTX cĩ tầm quan trọng rất lớn đến cơng việc kế tốn.
Sổ kế tốn trong HTX nơng nghiệp chia thành 2 hệ thống:
- Hệ thống sổ kế tốn áp dụng cho những HTX thực hiện phương pháp “Ghi
sổ kép”
- Hệ thống sổ kế tốn áp dụng cho những HTX thực hiện phương pháp “Ghi
sổ đơn”
Trong hình thức kế tốn đơn, các hoạt động kinh tế phát sinh sau khi được ghi chép trên chứng từ kế tốn được trực tiếp ghi vào các sổ kế tốn (sổ ở đây là các sổ chi tiết, khơng cần mở các sổ cái và sổ nhật ký), sau đĩ, căn cứ vào các sổ kế tốn đơn này, kế tốn sẽ lập các báo cáo kế tốn.
Theo hình thức kế tốn đơn:
- Mỗi quyển sổ theo dõi một lĩnh vực hoạt động của HTX, thơng thường mỗi quyển sổ theo dõi một loại tài sản hoặc một loại nguồn vốn trong HTX
- Từng hoạt động kinh tế liên quan đến loại tài sản hoặc loại nguồn vốn nào thì kế tốn mở sổ đĩ ra ghi chép đầy đủ vào các cột đã được thiết kế trong sổ.
- Theo dõi đầy đủ các quan hệ trong hạch tốn. Bất kỳ một nghiệp vụ kinh tế phát sinh thường cĩ quan hệ từ hai đối tượng kế tốn trở lên, cho nên trong bất cứ sổ nào của hệ thống sổ kế tốn đơn cũng đều cĩ cột ghi “Sổ liên quan”. Mục đích là nhằm nhắc nhở kế tốn ghi nghiệp vụ kinh tế này vào các sổ cĩ quan hệ đối ứng.
Bước 1: Từng nghiệp vụ phát sinh, kế tốn xác định cần ghi vào sổ nào, mở sổ ghi chép đầy đủ theo các cột đã thiết kế (sổ thứ nhất)
Bước 2: Sau đĩ, kế tốn xem xét nghiệp vụ đĩ cần ghi vào sổ nào liên quan nữa để tên sổ đĩ vào cột “sổ liên quan” ở cuối sổ (sổ thứ nhất)
Bước 3: Căn cứ vào cột ghi sổ liên quan, kế tốn lấy ngay sổ liên quan đĩ và ghi chép theo quy định (sổ thứ hai)
Bước 4: Cuối mỗi tháng, kế tốn HTX phải cộng sổ, rút số dư, khĩa sổ và lập cáo báo cáo kế tốn.
Sổ của hình thức này được liệt kê chi tiết ở phụ lục 1.1
Hình thức sổ kế tốn áp dụng cho các HTX nơng nghiệp thực hiện ghi
sổ kép là hình thức Nhật ký - Sổ cái.
Đặc trưng cơ bản của hình thức này là các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh được kết hợp ghi chép theo trình tự thời gian và theo nội dung kinh tế (theo tài khoản kế tốn) trên cùng một quyển sổ kế tốn tổng hợp duy nhất là sổ Nhật ký - Sổ Cái. Căn cứ để ghi vào sổ Nhật ký - Sổ Cái là các chứng từ kế tốn hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế tốn cùng loại.
Trình tự ghi chép theo như sau:
- Hàng ngày, kế tốn căn cứ vào các chứng từ kế tốn hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế tốn cùng loại đã được kiểm tra và được dùng làm căn cứ ghi sổ, trước hết xác định tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Cĩ để ghi vào Sổ Nhật ký – Sổ Cái. Số liệu của mỗi chứng từ (hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế tốn cùng loại) được ghi trên một dịng ở cả 2 phần Nhật ký và phần Sổ Cái. Bảng tổng hợp chứng từ kế tốn được lập cho những chứng từ cùng loại (Phiếu thu, phiếu chi, phiếu xuất kho, phiếu nhập kho,…) phát sinh nhiều lần trong một ngày hoặc định kỳ 1 đến 3 ngày. Chứng từ kế tốn và Bảng tổng hợp chứng từ kế tốn cùng loại sau khi đã ghi Sổ Nhật ký - Sổ Cái, được dùng để ghi vào Sổ, Thẻ kế tốn chi tiết cĩ liên quan.
- Cuối tháng, sau khi đã phản ánh tồn bộ chứng từ kế tốn phát sinh trong tháng vào Sổ Nhật ký - Sổ Cái và các sổ, thẻ kế tốn chi tiết, kế tốn tiến hành cộng số liệu của cột số phát sinh ở phần Nhật ký và các cột Nợ, cột Cĩ của từng
tài khoản ở phần Sổ Cái để ghi vào dịng cộng phát sinh cuối tháng. Căn cứ vào số phát sinh các tháng trước và số phát sinh tháng này tính ra số phát sinh luỹ kế từ đầu quý đến cuối tháng này. Căn cứ vào số dư đầu tháng (đầu quý) và số phát sinh trong tháng kế tốn tính ra số dư cuối tháng (cuối quý) của từng tài khoản trên Nhật ký - Sổ Cái.
- Các sổ, thẻ kế tốn chi tiết cũng phải được khố sổ để cộng số phát sinh Nợ, số phát sinh Cĩ và tính ra số dư cuối tháng của từng đối tượng. Căn cứ vào số liệu khố sổ của các đối tượng lập “Bảng tổng hợp chi tiết" cho từng tài khoản. Số liệu trên “Bảng tổng hợp chi tiết” được đối chiếu với số phát sinh Nợ, số phát sinh Cĩ và Số dư cuối tháng của từng tài khoản trên Sổ Nhật ký - Sổ Cái.
Số liệu trên Nhật ký - Sổ Cái và trên “Bảng tổng hợp chi tiết” sau khi khĩa sổ được kiểm tra, đối chiếu nếu khớp, đúng sẽ được sử dụng để lập báo cáo tài chính.
TRÌNH TỰ GHI SỔ KẾ TỐN
THEO HÌNH THỨC KẾ TỐN NHẬT KÝ - SỔ CÁI
Sơ đồ 1-1: Trình tự ghi sổ kế tốn theo hình thức Nhật ký – Sổ cái
Ghi chú:
Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra
Chứng từ kế tốn Sổ quỹ NHẬT KÝ – SỔ CÁI Bảng tổng hợp chứng từ kế tốn cùng loại Sổ, thẻ kế tốn chi tiết Bảng tổng hợp chi tiết
Sổ của hình thức này được liệt kê chi tiết ở phụ lục 1.2