Hình thức kế tốn được sử dụng tại các HTX nơng nghiệp là hình thức Nhật Ký – sổ cái, ngồi sổ tổng hợp là Nhật Ký – Sổ cái, HTX cịn mở các loại sổ chi tiết để theo dõi các tài sản, nguồn vốn, các khoản doanh thu, chi phí của HTX như : Sổ quỹ tiền mặt; Sổ tiền gửi ngân hàng; Sổ tài sản cố định; Sổ chi tiết tiền vay; Sổ chi tiết doanh thu; Sổ chi tiết chi phí; Sổ theo dõi gĩp vốn của xã viên; Sổ theo dõi nguồn vốn kinh doanh; Sổ theo dõi các quỹ của HTX; Sổ theo dõi chi phí trả trước; Sổ theo dõi thanh tốn với xã viên.
Song, cĩ một số HTX vẫn chưa mở sổ ghi chép đầy đủ các đối tượng kế tốn, cụ thể như sau:
Bảng 2 -4: Bảng thống kê tình hình mở sổ kế tốn trong các HTX nơng nghiệp được khảo sát
Tên sổ kế tốn Số HTX mở sổ Tỷ lệ 1. Nhật ký – Sổ cái
2. Bảng tổng hợp chứng từ kế tốn cùng loại 3. Sổ quỹ tiền mặt
4. Sổ tiền gửi ngân hàng
5. Sổ theo dõi phát hành và nộp Séc 6. Sổ kho
7. Sổ chi tiết vật liệu, sản phẩm, hàng hĩa
8. Bảng tổng hợp chi tiết vật liệu, sản phẩm, hàng hĩa
9. Sổ tài sản cố định 10. Sổ chi tiết tiền vay 11. Sổ chi tiết doanh thu
12. Sổ theo dõi cung cấp dịch vụ cho các hộ 13. Sổ chi phí
14. Sổ chi tiết các tài khoản
55/55 6/55 55/55 55/55 0/55 15/55 55/55 6/55 55/55 55/55 25/55 55/55 40/55 32/55 55/55 100% 10,9% 100% 100% 0% 27,27% 100% 10,9% 100% 100% 45,45% 100% 72,73% 58,18% 100%
16. Thẻ theo dõi gĩp vốn và chia lãi của hộ xã viên 17. Sổ theo dõi nguồn vốn kinh doanh
18. Sổ theo dõi các quỹ HTX 19. Sổ theo dõi chi phí trả trước
55/55 55/55 39/55 100% 100% 70,9%
Nguồn: Tổng hợp từ số liệu điều tra
- Căn cứ vào kết quả ở bảng 2 – 4 cho thấy, số HTX mở sổ kho là rất thấp, chỉ cĩ 27,27% số HTX được khảo sát thực hiện, nhưng 100% đều mở sổ chi tiết vật tư, hàng hĩa, sản phẩm. Điều này cho thấy các HTX đều ý thức được việc cần thiết phải mở sổ theo dõi chi tiết từng loại vật tư nhưng do HTX khơng cĩ thủ kho nên khơng tiến hành ghi chép Sổ kho. Thường thì kế tốn trong HTX sẽ đảm nhận luơn cả việc bảo quản vật tư. Đây cũng là một trong những điểm vi phạm quy tắc bất kiệm nhiệm, và cũng chính là một trong những lý do khĩ kiểm tra, kiểm sốt và khĩ phát hiện sai sĩt kịp thời.
- Chế độ kế tốn HTX nơng nghiệp quy định tài khoản 511 “Doanh thu hoạt động kinh doanh” dùng để ghi chép tất cả các loại doanh thu và thu nhập khác của HTX nên rất cần thiết phải mở sổ theo dõi chi tiết doanh thu từng dịch vụ, song thực tế cho thấy chỉ cĩ 45,45% HTX được khảo sát là mở sổ theo dõi chi tiết doanh thu, qua phỏng vấn, một số HTX cịn lại cho rằng HTX đã ghi vào sổ chi tiết tài khoản nên khơng ghi sổ chi tiết doanh thu nữa.
- Sổ chi phí cũng khơng được các HTX thực hiện đầy đủ, chỉ cĩ 72,73% HTX được khảo sát thực hiện ghi chép sổ này. Đây cĩ thể nĩi là một sổ cực kỳ quan trọng dùng để theo dõi chi tiết các loại chi phí mà HTX đã chi ra như chi phí sản xuất kinh doanh, chi phí quản l ý HTX, chi phí xây dựng cơ bản, chi phí sửa chữa lớn TSCĐ …Việc ghi chi tiết các loại chi phí này nhằm phục vụ cho việc tính giá thành sản phẩm dịch vụ và xác định kết quả kinh doanh trong HTX được trung thực và hợp l ý. Bên cạnh đĩ, việc ghi chi tiết các loại chi phí cịn là cơ sở để kế tốn phân tích nguyên nhân lãi lỗ trong HTX, từ đĩ đề ra những biện pháp khắc phục hoặc phát huy ở kỳ kế tốn sau. Song vẫn cịn một số HTX chưa nhận thức
cho Ban chủ nhiệm HTX trong việc ra quyết định.
- Về trình tự và thời gian ghi chép, qua tìm hiểu thực tế, một số HTX thực hiện rất tốt chế độ này nhưng đa phần cịn lại, hạch tốn khơng đúng trình tự phương pháp ghi sổ của hình thức Nhật Ký – sổ cái là phải trải qua ba bước như sau:
+ BƯỚC 1: MỞ SỔ
Đây là bước đầu tiên của qui trình kế tốn. Trong bước này, kế tốn phải chuyển số dư cuối kỳ trước vào sổ kế tốn đầu kỳ này. Nếu sổ kế tốn được đĩng thành quyển thì phải đĩng dấu giáp lai và đánh số trang theo thứ tự từ đầu đến cuối sổ.
+ BƯỚC 2: GHI SỔ
Căn cứ vào chứng từ hợp lý, hợp lệ để ghi sổ kế tốn theo nội dung kinh tế của nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong mối quan hệ vốn cĩ của nghiệp vụ.
+ BƯỚC 3: KHĨA SỔ
Khĩa sổ là việc tiến hành cộng số phát sinh bên nợ, bên cĩ và rút số dư cuối kỳ của các tài khoản trên sổ kế tốn. Việc khĩa sổ kế tốn được tiến hành trên tất cả các sổ theo định kỳ vào cùng một thời điểm, riêng sổ quỹ tiền mặt phải khĩa sổ hàng ngày.
Mỗi lần khĩa sổ, người giữ sổ, người kiểm tra sổ và kế tốn trưởng phải ký tên vào sổ. Trong trường hợp ghi sổ bằng máy tính thì cuối kỳ kế tốn, sau khi đã hồn thành cơng việc ghi sổ và khĩa sổ kế tốn phải tiến hành in tồn bộ các sổ kế tốn tổng hợp và chi tiết để đưa vào lưu trữ.
Dù đã cĩ quy định rất chi tiết nhưng đa số các HTX hạch tốn khơng kịp thời hàng ngày mà để đến cuối tháng, cuối vụ mới vào sổ kế tốn một lần.
- Qua tìm hiểu thực tế, cĩ một số HTX tự kẻ mẫu sổ theo ý hiểu, ví dụ như HTX tự kẻ “Sổ chi tiết tiền vay” như sau:
SỔ CHI TIẾT TIỀN VAY Đơn vị cho vay: ………………………
Tỷ lệ lãi vay: …………………………. Ngày ghi sổ Ngày vay/ trả Diễn giải Số tiền vay Số tiền trả Số cịn nợ Ghi chú
Trong khi đĩ, quy định về mẫu sổ trên là:
Huyện: …………………... Mẫu số: S 07b – HTX
Xã: ………………………. Ban hành theo QĐ 1017 – TC/QĐ/CĐKT
HTX: ……………………. Ngày 12 / 12 / 1997 của Bộ trưởng Bộ tài chính
SỔ CHI TIẾT TIỀN VAY Đối tượng cho vay: …………………….. Địa chỉ: ………………………………… Khế ước vay số: …………Ngày …………
Tỷ lệ lãi vay: …………………………….. Chứng từ Số tiền Ngày ghi sổ Số hiệu Ngày tháng Diễn giải Ngày đến hạn thanh tốn Đã vay Đã trả Cịn nợ Liên hệ với sổ khác ………. ………. Cộng
Với mẫu sổ chi tiết tiền vay mà HTX đã tự thiết kế như trên thì khơng đảm bảo đầy đủ những thơng tin cần cĩ như lãi tiền vay phải trả, ngày hết hạn nợ, do vậy kế tốn sẽ khĩ chủ động trong việc lập kế hoạch trả nợ cho ngân hàng.
- Về thu nhập của xã viên ở HTX nơng nghiệp được thể hiện ở “Sổ chi tiết thanh tốn với xã viên”. Sổ này được mở chi tiết cho từng người, cụ thể như sau:
Đối tượng thanh tốn: Nguyễn Văn Hải Chứng từ Số phát sinh Số dư Ngày ghi sổ Số hiệu Ngày tháng Diễn giải Tài khoản đối ứng Nợ Cĩ Nợ Cĩ Số dư đầu kỳ 4 14/3
Tiền cơng xây nhà kho chưa thanh tốn
241 - 2.500.000
20 30/6 Trả cơng xây nhà
kho 111 2.000.000
5 30/6 Khấu trừ tạm ứng
vào tiền cơng 141 500.000
X X X Cộng số phát sinh X 2.500.000 2.500.000
Với cách mở sổ chi tiết cho từng người như trên thì chỉ phù hợp với những HTX ít xã viên, cịn đối với các HTX cĩ nhiều xã viên thì kế tốn sẽ phải ghi một khối lượng sổ rất lớn.
- Các sổ kế tốn cịn lại, các HTX đều tiến hành mở sổ và ghi chép đầy đủ nhưng nhìn chung việc ghi chép sổ sách của các HTX vẫn cịn một số vấn đề như:
+ Mở sổ sách khơng đăng ký sử dụng;
+ Khơng thực hiện đầy đủ việc ghi chép họ tên người giữ sổ, kế tốn trưởng, chủ nhiệm HTX;
+ Sổ khơng đánh số trang và khơng đĩng dấu giáp lai;
+ Khơng ghi chép sổ sách một cách kịp thời, cuối tháng mới ghi vào Nhật ký sổ cái. Ghi chép cịn tẩy xĩa và sửa sai khơng đúng quy định;
+ Sổ sách lưu giữ chưa khoa học, cĩ HTX để cho nhân viên kế tốn mang sổ kế tốn về nhà riêng ghi chép và bảo quản.
Do vậy cũng đã ảnh hưởng rất nhiều đến việc cung cấp thơng tin cho việc lập Báo cáo kế tốn của HTX
Hệ thống báo cáo kế tốn là bộ phận cấu thành trong hệ thống chế độ kế tốn HTX nơng nghiệp. Về phương diện trách nhiệm quản l ý, Nhà nước đã cĩ quy định thống nhất về nội dung, phương pháp lập. Các báo cáo này phản ảnh một cách tổng quát về tình hình tài sản, nguồn vốn, kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của HTX và một số tình hình khác cho các đối tượng quan tâm, các đối tượng sử dụng thơng tin kế tốn với những mục đích khác nhau để ra quyết định phù hợp.
Hệ thống báo cáo tài chính nộp cho cơ quan Nhà nước quy định cho các HTX nơng nghiệp theo quyết định 1017 – TC/QĐ/CĐKT là:
- Đối với Các HTX thực hiện “ghi sổ Kép” thì phải nộp ba báo cáo: Bảng cân đối tài khoản, Bảng cân đối kế tốn, Báo cáo doanh thu, chi phí và phân phối lãi trong HTX.
- Đối với các HTX thực hiện “ghi sổ Đơn” thì chỉ phải nộp cơ quan Nhà nước hai báo cáo: Báo cáo doanh thu, chi phí và phân phối lãi trong HTX và Bảng cân đối vốn, nguồn.
Thực tế khảo sát cho thấy đa số các HTX đều thực hiện đủ các báo cáo trên, do chỉ tiêu trong báo cáo được xây dựng dễ hiểu, phù hợp với các chỉ tiêu xây dựng trong sổ chi tiết và các tài khoản kế tốn nên cũng thuận lợi cho các HTX khi lập báo cáo. Nhưng để cĩ bộ báo cáo tài chính hồn chỉnh thì đa số các HTX nơng nghiệp được khảo sát đều mất khá nhiều thời gian do các khâu chứng từ và khâu sổ sách chưa hồn chỉnh tại thời điểm cần lập Báo cáo tài chính.
Cĩ một thực tế nữa là một số HTX nơng nghiệp khi nộp báo cáo tài chính năm, cán bộ Thuế chuyên quản vẫn yêu cầu lập 2 bộ báo cáo tài chính, một bộ theo mẫu quy định của quyết định 1017 – TC/QĐ/CĐKT dành cho HTX nơng nghiệp, một bộ theo mẫu quy định của quyết định 15/2006 – QĐ/BTC, cĩ nơi vẫn yêư cầu thực hiện theo mẫu tại quyết định 167/2000/QĐ-BTC ngày 25/10/2000.
Ngồi ra, HTX nơng nghiệp cịn phải lập 4 báo cáo tài chính để trình đại hội xã viên hàng năm là:
- Báo cáo nguồn vốn kinh doanh và các quỹ; - Báo cáo tình hình cơng nợ;
- Báo cáo kết quả kiểm kê tài sản cuối năm.
Các báo cáo trên được thiết kế đơn giản, dễ hiểu, phù hợp với tình hình hiện tại nhưng qua tìm hiểu thực tế cho thấy, HTX mất rất nhiều thời gian để lập các báo cáo tài chính nĩi chung (Báo cáo tài chính nộp cơ quan Nhà nước và báo cáo tài chính để trình đại hội xã viên). Nguyên nhân là do việc ghi chép sổ sách khơng kịp thời, cịn nhiều chậm trễ, ghi sổ cịn nhiều sai sĩt.
2.2.6. Về cơng tác kiểm tra kế tốn
Kiểm tra kế tốn là một trong những phương pháp cải tiến cơng tác kế tốn. Để đảm bảo cho cơng tác kế tốn trong HTX thực hiện tốt các yêu cầu, chức năng, nhiệm vụ:
- Kế tốn trưởng hợp tác xã cĩ trách nhiệm thường xuyên kiểm tra cơng tác kế tốn nội bộ hợp tác xã;
- Ban kiểm sốt hợp tác xã cĩ trách nhiệm giám sát, kiểm tra những hoạt động về tài chính kế tốn theo quy định của điều lệ hợp tác xã. Kiểm tra, kiểm sốt định mức quản lý sử dụng vật tư, tài sản, vốn, quỹ hợp tác xã; quản lý thu, chi và phân phối thu nhập trong hợp tác xã; kiểm tra việc thực hiện kế hoạch tài chính, chấp hành chính sách chế độ tài chính của Nhà nước;
- Cơ quan quản lý Nhà nước về tài chính đối với hợp tác xã nơng nghiệp cĩ nhiệm vụ kiểm tra việc chấp hành các chế độ tài chính, kế tốn của hợp tác xã.
Thơng qua thực tế khảo sát 55 HTX, Kế tốn trưởng các HTX nơng nghiệp hầu như khơng tiến hành kiểm tra cơng tác kế tốn nội bộ ở HTX (Bảng 2 – 5) vì đa số HTX chỉ cĩ một kế tốn, do vậy mà họ khơng tiến hành tự kiểm tra họ.
Bảng 2 – 5: Tình hình cơng tác kiểm tra kế tốn tại các HTX nơng nghiệp
Kế tốn trưởng Ban kiểm sốt Tổng
Nguồn: Tổng hợp từ số liệu điều tra
Định kỳ hàng năm, Ban kiểm sốt cĩ tiến hành kiểm tra kế tốn để cĩ số liệu báo cáo trước đại hội xã viên. Theo kết quả thống kê tại bảng 2 – 5 ta nhận thấy 49 trên tổng số 55 HTX được hỏi cĩ tiến hành cơng tác kiểm tra định kỳ nhưng đa phần, Ban kiểm sốt chưa xác định được những nội dung cần kiểm tra do kiến thức và nghiệp vụ kiểm tra cịn nhiều hạn chế, trình tự kiểm được tiến hành từ báo cáo kế tốn rồi đến sổ kế tốn rồi đến chứng từ kế tốn. Việc kiểm tra như trên khơng đảm bảo phát hiện sai sĩt của kế tốn một cách tối đa.
Sáu HTX cịn lại cho rằng trong bộ máy tổ chức của HTX khơng cần đến Ban kiểm sốt, khơng cần đến Kiểm sốt viên mà chỉ cần Ban chủ nhiệm chịu trách nhiệm trước xã viên là đủ. Do vậy ở những HTX này khơng cĩ việc tiến hành kiểm tra kế tốn, và nhưng sai sĩt ở những HTX này cũng khơng được phát hiện kịp thời.
2.3. Đánh giá thực trạng cơng tác tổ chức kế tốn tại các HTX nơng nghiệp các tỉnh phía Nam hiện nay tỉnh phía Nam hiện nay tỉnh phía Nam hiện nay
2.3.1. Đánh giá chung
- Các HTX nơng nghiệp ở phía Nam hiện nay, đa số là những HTX nhỏ, đang gặp nhiều khĩ khăn trong quá trình hoạt động, HTX chưa quan tâm nhiều đến cơng tác kế tốn, bộ máy kế tốn cũng chỉ được tổ chức đơn giản, đa số chỉ cĩ một nhân viên kế tốn, và kế tốn cịn phải kiêm nhiệm thêm các cơng tác khác. Việc kiêm nhiệm nhiều chức năng sẽ làm mất đi tính kiểm sốt cũng như khả năng phát hiện sai sĩt trong quá trình thực hiện cơng tác kế tốn. Cơng tác kế tốn ở các HTX nơng nghiệp hiện nay chủ yếu là để đối phĩ với cơ quan Thuế, chưa thực sự nhận thức được rằng kế tốn là phục vụ HTX, phục vụ việc ra quyết định của Ban quản trị hay Ban chủ nhiệm chứ khơng phải là để đối phĩ với cơ quan Thuế.
thành từ việc gĩp vốn, gĩp sức của các hộ nơng dân sản xuất lâu năm, quen với cách thức quản l ý gia đình. Người phụ trách kế tốn HTX chưa thực sự quan tâm đến việc ghi nhận đầy đủ các khoản chi phí, chưa nhận thấy sự cần thiết phải theo dõi sự biến động của tài sản, nguồn vốn. Từ đĩ, thơng tin mà kế tốn cung cấp chưa sát đúng với tình hình thực tế của HTX, tạo nên tư tưởng kế tốn là để phục vụ cho việc tính tốn Thuế, thực hiện theo yêu cầu của cơ quan Thuế. Chính vì vậy mà các Chủ nhiệm thường quyết định kinh doanh dựa vào kinh nghiệm và cảm tính, ít dùng đến thơng tin kế tốn.
- Nhiều nguyên tắc cơ bản của kế tốn được quy định trong Luật kế tốn và