1.3. Khái quát về cơng tác tổ chức kế tốn trong HTX nơng nghiệp
1.3.3.6. Tổ chức cơng tác kiểm tra kế tốn
Để đảm bảo cơng tác kế tốn trong HTX thực hiện tốt các yêu cầu, nhiệm vụ, nhằm cung cấp cho các đối tượng sử dụng khác nhau những thơng tin kế tốn tài chính của HTX một cách trung thực, hợp lý thì cần phải thường xuyên tiến hành kiểm tra cơng tác kế tốn trong nội bộ HTX theo những nội dung sau:
- Kiểm tra việc ghi chép, phản ảnh trên chứng từ, tài khoản, sổ và báo cáo kế tốn đảm bảo thực hiện đúng chế độ và chính sách nhà nước.
- Kiểm tra việc tổ chức chỉ đạo cơng tác kế tốn trong HTX, việc thực hiện trách nhiệm, quyền hạn của kế tốn trưởng, kết quả cơng việc của bộ máy kế tốn, mối quan hệ giữa bộ phận kế tốn và các bộ phận chức năng khác.
Phương pháp kiểm tra được áp dụng chủ yếu là phương pháp đối chiếu: đối chiếu giữa số liệu phản ảnh trên chứng từ kế tốn với sổ kế tốn và báo cáo tài chính, đối chiếu giữa số liệu kế tốn của HTX mình với các đơn vị liên quan khác. Trình tự kiểm tra thường bắt đầu từ chứng từ, sau đến sổ và cuối cùng là báo cáo tài chính. Tuy nhiên, để giảm bớt khối lượng cơng việc kiểm tra, rút ngắn thời gian kiểm tra mà vẫn đảm bảo được tính trung thực, khách quan của cơng tác kiểm tra thì ta cĩ thể tiến hành kiểm tra lấy mẫu, kiểm tra trọng tâm.
Kiểm tra kế tốn luơn cĩ ý nghĩa quan trọng trong cơng tác quản lý nhằm phát hiện, ngăn ngừa những biểu hiện vi phạm chế độ, chính sách, do vậy cần phải được tiến hành thường xuyên và đúng quy định.
Tĩm tắt chương 1
Tồn bộ chương 1, luận văn đã đề cập đến những nội dung cơ bản liên quan tới đặc điểm của HTX nơng nghiệp, như quá trình hình thành vốn, phương thức hoạt động, quy trình phân phối lợi nhuận. Chương 1 của luận văn cũng trình bày các vấn đề lý luận trong cơng tác tổ chức kế tốn ở các HTX nơng nghiệp, bao gồm tổ chức bộ máy, tổ chức vận dụng chứng từ, tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế tốn, tổ chức vận dụng chế độ báo cáo tài chính và cơng tác kiểm tra giám sát tài chính tại HTX nơng nghiệp. Những nội dung trên đã làm cơ sở lý thuyết cho việc phân tích thực trạng của cơng tác tổ chức kế tốn hiện nay ở các HTX nơng nghiệp, đồng thời cũng xác định được các vấn đề cần phải nghiên cứu khi tìm hiểu về thực tiễn cơng tác kế tốn trong các HTX nơng nghiệp hiện nay.
Ngồi ra, chương 1 cũng trình bày về vai trị của HTX nơng nghiệp đối với nền kinh tế, đặc điểm và mục tiêu hoạt động của HTX nơng nghiệp, làm rõ đặc điểm về vốn và phân phối lãi trong HTX nơng nghiệp. Đồng thời phân biệt vốn gĩp trong HTX với vốn gĩp trong cơng ty cổ phần.
CHƯƠNG 2
THỰC TRẠNG CƠNG TÁC TỔ CHỨC KẾ TỐN TẠI HỢP TÁC XÃ NƠNG NGHIỆP
CÁC TỈNH PHÍA NAM
2.1. Lược sử hình thành và phát triển của chế độ kế tốn HTX nơng nghiệp
Trải qua 62 năm, kể từ ngày thành lập nước đến nay, hệ thống kế tốn Việt Nam đã khơng ngừng được cải cách, hồn thiện và phát triển để phù hợp với cơ chế quản lý kinh tế của từng thời kỳ.
Năm 1954: Sau khi cuộc Cách mạng tháng 8 thành cơng, miền Bắc xây dựng chủ nghĩa xã hội với cơ chế hạch tốn tập trung. Nhà nước đã ban hành một số qui định về chế độ kế tốn. Nhưng do cịn nhiều cơng việc phải làm để ổn định một Nhà nước Việt Nam Xã hội chủ nghĩa cịn non trẻ, mới vượt qua cuộc chiến tranh hơn 100 năm chống thực dân Pháp, các qui định về chế độ kế tốn trong thời gian này chỉ giới hạn việc áp dụng cho các đơn vị hành chính sự nghiệp và các xí nghiệp phục vụ quốc phịng.
Năm 1957: Lần đầu tiên, Nhà nước đã ban hành chế độ kế tốn thống nhất. Chế độ kế tốn này bao gồm 27 lệnh nhật ký dùng cho các doanh nghiệp quốc doanh. Đây cũng là cột mốc đầu tiên biểu hiện sự thống nhất và tiêu chuẩn hĩa cơng tác kế tốn Việt Nam, nhằm kiểm tra, kiểm sốt và cung cấp thơng tin cho yêu cầu quản lý của các doanh nghiệp quốc doanh ở miền Bắc lúc bấy giờ. Tuy mới ra đời sau vài năm miền Bắc độc lập nhưng hệ thống kế tốn đã gĩp phần quan trọng trong việc đưa cơng tác quản lý tài chính vào kỷ cương, nề nếp và tạo điều kiện cho việc sửa đổi và bổ sung nhiều lần của hệ thống kế tốn Việt Nam sau này.
Năm 1961: Đồng thời với việc ban hành điều lệ tổ chức kế tốn Nhà nước, hệ thống kế tốn cũng được sửa đổi, cải tiến sau 4 năm thực hiện chế độ kế tốn ban đầu ban hành năm 1957.
Năm 1967: Bộ tài chính và thống kê đã ban hành chế độ ghi chép kế tốn ban đầu áp dụng cho các doanh nghiệp quốc doanh theo quyết định số 583-LB ngày 01/01/1967. Song song đĩ, hàng loạt chế độ về tài khoản kế tốn, sổ sách kế tốn và báo cáo thống kê kế tốn cũng được sửa đổi và bổ sung. Sự ra đời của chế độ kế tốn này đánh dấu lịch sử của các văn bản pháp lý về kế tốn, nĩ đã thể hiện được là một cơng cụ quản lý đắc lực phục vụ cho cơng cuộc cơng nghiệp hĩa và xây dựng chủ nghĩa xã hội ở miền Bắc trong giai đoạn này.
Năm 1970: Bộ tài chính đã ký quyết định số 425TC/CĐKT ngày 01/12/1970, ban hành chế độ kế tốn mới, đồng thời sửa đổi và bổ sung chương 3 của điều lệ tổ chức kế tốn Nhà nước. Hệ thống kế tốn lần này nhằm mục đích cải tiến cơng tác quản lý trong các xí nghiệp quốc doanh. Tiêu chuẩn hĩa thống nhất tồn diện đối với tất cả các lĩnh vực hoạt động SXKD. Hệ thống này tiếp tục áp dụng thống nhất cho cả nước trong một thời gian dài, sau khi miền Nam được giải phĩng và đất nước hồn tồn thống nhất năm 1975.
Năm 1990: Để đáp ứng yêu cầu đổi mới cơ chế quản lý kinh tế, sau khi thỏa thuận với Tổng cục thống kê, Bộ tài chính căn cứ:
- Pháp lệnh kế tốn và thống kê do Hội đồng Nhà nước cơng bố theo Lệnh số 06-LCT/HĐNN ngày 20/5/1988;
- Điều lệ tổ chức kế tốn Nhà nước ban hành theo Nghị định số 25/HĐBT ngày 18/3/1989 của Hội đồng Bộ trưởng;
- Quyết định số 212-TC/CĐKT ngày 15/12/1989 của Bộ trưởng Bộ Tài chính về ban hành hệ thống tài khoản kế tốn thống nhất áp dụng trong nền kinh tế quốc dân
Từ ba căn cứ trên Bộ tài chính đã cĩ quyết định số 598 TC/CĐKT ngày 08- 12-1990 ban hành chế độ kế tốn sản xuất kinh doanh ngồi quốc doanh, áp dụng thống nhất trong cả nước cho các hộ kinh doanh cá thể, hộ tiểu cơng
nghiệp, các xí nghiệp, cơng ty tư doanh, các hợp tác xã, các tổ chức kinh doanh tập thể của các đồn thể, cơ quan hành chính sự nghiệp hoạt động trong các lĩnh vực sản xuất cơng nghiệp, nơng lâm nghiệp, xây dựng, vận tải, khai thác tài nguyên, nuơi trồng hải sản...Chế độ kế tốn này bao gồm 9 loại tài khoản kế tốn (với 21 tài khoản cấp 1) và 1 loại tài khoản ngồi bảng là tài khoản loại 0. Quy định 15 mẫu sổ và hướng dẫn áp dụng ghi sổ kế tốn qua 2 hình thức Nhật ký sổ cái và Chứng từ ghi sổ, ngồi ra chế độ cịn quy định 3 mẫu báo cáo kế tốn bắt buộc là Bảng tổng kết tài sản, Bảng kết quả kinh doanh, Báo cáo tồn kho vật liệu, sản phẩm, hàng hố.
Để các địa phương cĩ căn cứ hướng dẫn các hợp tác xã nơng nghiệp thực hiện thống nhất chế độ kế tốn sản xuất kinh doanh ngồi quốc doanh, Liên Bộ Tài chính - Nơng nghiệp và cơng nghiệp thực phẩm đã cĩ thơng tư số 80- LB/TT ngày 30-12-1991 hướng dẫn thực hiện quyết định số 598 TC/CĐKT dành riêng cho các HTX nơng nghiệp.
Năm 1997: Cùng với việc Quốc hội ban hành Luật Hợp tác xã đầu tiên ở Việt Nam (cĩ hiệu lực thi hành từ ngày 01/01/1997) và Chính phủ ban hành Điều lệ mẫu Hợp tác xã nơng nghiệp ngày 29/04/1997, các HTX kiểu cũ sẽ phải chuyển đổi sang cơ chế hoạt động của HTX kiểu mới. Nhằm đáp ứng yêu cầu, đặc điểm quản lý của HTX kiểu mới, Bộ tài chính đã ban hành quyết định số 1017 – TC/QĐ/CĐKT ngày 12/12/1997 về chế độ kế tốn áp dụng cho các HTX nơng nghiệp.
Cũng như các chế độ kế tốn khác, chế độ kế tốn HTX nơng nghiệp theo quyết định 1017 – TC/QĐ/CĐKT cũng gồm 4 nội dung cơ bản sau:
-Hệ thống tài khoản kế tốn -Hệ thống báo cáo tài chính -Hệ thống chứng từ kế tốn -Chế độ sổ sách kế tốn
Khác hẳn với chế độ kế tốn liền trước đĩ, tại điều 46 chế độ này quy định, hình thức sổ kế tốn áp dụng cho các HTX nơng nghiệp thực hiện ghi sổ kép
chỉ duy nhất là hình thức sổ kế tốn Nhật ký - sổ cái. Điều này giúp các HTX càng thuận tiện hơn trong việc nghiên cứu thực hiện.
Về cơ bản, chế độ kế tốn theo quyết định 1017 – TC/QĐ/CĐKT ngày 12/12/1997 đã gĩp phần tích cực trong quản l ý kinh tế của Nhà nước nĩi chung và của các HTX nơng nghiệp nĩi riêng. Giá trị tích cực thể hiện ở nhiều mặt như quản lý tài sản, hàng hĩa, vật tư, tiền vốn một cách minh bạch, dễ hiểu. Hệ thống tài khoản kế tốn chi tiết hơn. Hệ thống báo cáo cũng được chi tiết hơn. Chế độ chứng từ hĩa đơn cũng được quy định rõ ràng, chi tiết, phục vụ tốt cho cơng tác kiểm tra, đối chiếu.
Trong quyết định này quy định hai phương pháp kế tốn, đĩ là phương pháp kế tốn đơn và phương pháp kế tốn kép.
2.2. Thực trạng cơng tác tổ chức kế tốn tại các HTX nơng nghiệp hiện nay 2.2.1. Về tổ chức bộ máy kế tốn
Trong tồn bộ những nội dung cơng tác kế tốn thì việc tổ chức bộ máy kế tốn cĩ vai trị quyết định đến chất lượng, hiệu quả của tồn bộ cơng việc kế tốn vì tất cả những nội dung cơng việc trên đều được thực hiện từ chính những thành viên cụ thể trong bộ máy kế tốn. Tổ chức bộ máy kế tốn bao gồm các cơng việc: tổ chức nhân sự, tổ chức các phần hành kế tốn, tổ chức mối quan hệ giữa các phần hành kế tốn, tổ chức mối quan hệ giữa bộ phận kế tốn và các bộ phận khác cĩ liên quan.
Trình độ của kế tốn trưởng và nhân viên kế tốn cĩ vai trị quyết định đến chất lượng cơng tác tổ chức kế tốn. Qua thực tế khảo sát 55 HTX nơng nghiệp thuộc 21 tỉnh và thành phố phía Nam là: Quảng Ngãi, Bình Định, Khánh Hịa, Lâm Đồng, Bình Thuận, Tây Ninh, Bình Dương, Bình Phước, Đồng Nai, Bà Rịa – Vũng Tàu, TPHCM, Long An, Tiền Giang, Hậu Giang, Đồng Tháp, Vĩnh Long, Trà Vinh, An Giang, Sĩc Trăng, Kiên Giang và Cần Thơ cho thấy, đa số mỗi HTX chỉ cĩ một nhân viên kế tốn đảm nhận tồn bộ cơng việc kế tốn trong HTX, chỉ cĩ một số ít HTX cĩ 2 nhân viên kế tốn. Trình độ cán bộ kế tốn ở các HTX này được thống kê như sau:
Bảng 2 – 1: Trình độ văn hĩa, chuyên mơn của cán bộ kế tốn trong các
HTX nơng nghiệp được khảo sát
Trình độ học vấn Cấp 2 Cấp 3 Trung cấp trở lên Đã qua tập huấn nghiệp vụ dưới 3 tháng Đã qua tập huấn nghiệp vụ trên 3 tháng Chức danh Số người Tỷ lệ (%) Số người Tỷ lệ (%) Số người Tỷ lệ (%) Số người Tỷ lệ (%) Số người Tỷ lệ (%) Kế tốn 36 60,07% 18 31,03% 4 6,7% 32 55,17% 8 13,79% Tổng 58 58 58 58 58
Nguồn: Tổng hợp từ số liệu điều tra
Qua kết quả thống kê ở bảng 2 - 1 cho thấy, trong tổng số 58 cán bộ kế tốn của 55 HTX nơng nghiệp được khảo sát, cĩ 36 cán bộ cĩ trình độ cấp 2, chiếm tỷ lệ 60,07%, cán bộ cĩ trình độ cấp 3 chiếm 31,03% và cán bộ cĩ trình độ trung cấp chiếm 6,7% (số cán bộ cĩ trình độ trung cấp đa số thuộc tỉnh Bình Định) và trong số đĩ chỉ cĩ 55,17% đã qua tập huấn về nghiệp vụ kế tốn dưới 3 tháng, 13,79% đã được học về kế tốn với thời lượng trên 3 tháng. Tất cả những điều này đã gây ảnh hưởng rất lớn đến cơng tác quản l ý và cơng tác tổ chức kế tốn trong HTX nơng nghiệp hiện nay.
Một số HTX nơng nghiệp đã phát triển, qui mơ lớn, đa dạng hĩa dịch vụ thì cơng tác tổ chức nhân sự trong bộ máy kế tốn tương đối bài bản và đáp ứng được yêu cầu cơng việc. Việc bố trí nhân sự trong bộ máy kế tốn ở các HTX này đáp ứng được yêu cầu quản lý của HTX, cĩ HTX cĩ 2 nhân viên kế tốn và một thủ quỹ, do vậy sự cơng phân nhiệm tương đối rõ ràng, số liệu kế tốn được các bộ phận liên quan cung cấp kịp thời, giúp cho cơng việc của kế tốn trơi chảy, từ đĩ bộ phận kế tốn cĩ thể tổng hợp, phân tích và cung cấp kịp thời các thơng tin tài chính cho Ban quản trị, cho chủ nhiệm HTX và đảm bảo nghiêm túc thực hiện chế độ kế tốn theo yêu cầu của Nhà nước và được cơ quan Thuế địa phương đánh giá tốt.
Sở dĩ các HTX này làm tốt được cơng tác tổ chức bộ máy kế tốn là do Ban quản trị HTX nhận thức đúng mực vai trị của bộ máy kế tốn, xác định được tầm quan trọng và khối lượng cơng việc kế tốn trong HTX, quan tâm đến trình độ nghiệp vụ chuyên mơn khi bổ nhiệm Kế tốn trưởng, chọn người biết cách tổ chức và điều hành cơng việc, biết phân cơng, phân nhiệm rõ ràng giữa các kế tốn viên, luơn tạo điều kiện để bộ phận kế tốn trong HTX được học tập và cập nhật kiến thức.
Ở một số HTX nơng nghiệp cĩ qui mơ nhỏ, tuy chỉ cĩ một cán bộ kế tốn (khơng kiêm cơng tác thủ quỹ) nhưng do được đào tạo bài bản, cĩ trình độ chuyên mơn cao, biết sắp xếp thời gian để thực hiện khối lượng cơng việc kế tốn trong HTX nên vẫn đảm bảo được yêu cầu quản lý về cơng tác ghi chép và xử lý số liệu.
Cịn lại phần lớn các HTX nơng nghiệp mà tác giả khảo sát thì vấn đề này thực hiện chưa tốt, cụ thể cĩ những tình trạng như sau:
- Cĩ những HTX chỉ cĩ từ 7 đến 10 xã viên, khơng cĩ trụ sở làm việc mà mượn mặt bằng của một hộ xã viên nào đĩ, hoạt động cầm chừng, rất ít phát sinh các nghiệp vụ kinh tế, vốn điều lệ của HTX rất thấp, cĩ HTX cĩ vốn điều lệ chỉ 15 triệu đồng (ở Hậu Giang). Cĩ những HTX khi kêu gọi thành lập thì cĩ đến 50 hộ gia đình đăng ký tham gia nhưng đến khi tiến hành hội nghị thành lập HTX thì chỉ cịn 8 hộ gia đình (ở Sĩc Trăng). Chức danh của người làm cơng tác kế tốn ở các HTX này chỉ mang tính chất đối phĩ cho đúng theo quy định của nhà nước, người được chỉ định làm kế tốn ở những HTX này cĩ người khơng biết hoặc biết rất ít về kế tốn. Do vậy, chất lượng cơng việc kế tốn ở những HTX này rất kém.
- Cĩ những HTX tổ chức nhân sự trong bộ máy kế tốn HTX đơn giản đến mức vi phạm những nguyên tắc cơ bản như kế tốn kiêm luơn thủ quỹ, hoặc kế tốn kiêm luơn thủ kho, thậm chí chỉ một người phụ trách tồn bộ cơng việc kế tốn, thủ quỹ, giữ tài sản. Cĩ HTX, phĩ chủ nhiệm làm luơn cả cơng việc kế tốn và thủ quỹ.
- Cĩ một HTX ở Bình Định áp dụng việc thuê người làm kế tốn, nhưng do