2.2.2. Về tổ chức vận dụng chứng từ
2.2.2.1. Đối với nghiệp vụ tiền tệ
Để giúp cho các HTX nơng nghiệp theo dõi tình hình thu, chi, tiền tồn quỹ của cũng như tình hình tạm ứng và thanh tốn tạm ứng, Nhà nước đã ban hành 05 loại mẫu biểu về tiền tệ như Phiếu thu, Phiếu chi, Giấy đề nghị tạm ứng, Giấy thanh tốn tiền tạm ứng và Biên bản kiểm kê quỹ
Nhìn chung, cả 05 loại chứng từ trên các HTX đều tổ chức thực hiện đầy đủ, các nghiệp vụ thu chi đều đảm bảo cĩ chứng từ gốc chứng minh, tuy nhiên HTX vẫn cịn mắc phải một số vấn đề sau đây đối với loại chứng từ này:
- Lập chứng từ khơng đúng mẫu quy định, thậm chí cĩ HTX chứng từ ghi chép ban đầu chỉ là giấy viết tay
- Việc ghi chép trên chứng từ khơng đầy đủ các nội dung như: * Tên và số hiệu của chứng từ kế tốn;
* Ngày, tháng, năm lập chứng từ kế tốn;
* Tên, địa chỉ của đơn vị hoặc cá nhân lập chứng từ kế tốn; * Tên, địa chỉ của đơn vị hoặc cá nhân nhận chứng từ kế tốn; * Nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh;
* Số lượng, đơn giá và số tiền của nghiệp vụ kinh tế, tài chính ghi bằng số và bằng chữ;
* Chữ ký những người cĩ liên quan.
- Nhiều nội dung cịn bỏ trống khi lập chứng từ, ví dụ như thời hạn thanh tốn trong Giấy đề nghị tạm ứng, đơn giá xuất kho trong phiếu xuất kho …
- Việc ghi chép trên chứng từ đơi khi chưa phản ảnh đúng nội dung, bản chất của nghiệp vụ kinh tế phát sinh, ví dụ khi thu tiền bán hàng hĩa, sản phẩm thì tại dịng “Lý do nộp” của Phiếu thu, cĩ HTX chỉ ghi ngắn gọn hai chữ “thu tiền”.
- Sửa sai trên chứng từ một cách tùy tiện như viết xen kẽ, dùng bút xĩa, viết chồng lên chỗ sai, cạo sửa ... cĩ nơi cịn xé hủy chứng từ (thể hiện ở việc đánh
số thứ tự khơng liên tục nhau). Nhiều HTX khơng đánh số thứ tự chứng từ
- Chứng từ khơng cĩ đầy đủ chữ ký của các đối tượng liên quan, người ký duyệt tùy tiện, khi thì Chủ nhiệm HTX ký duyệt, khi thì Phĩ chủ nhiệm ký duyệt mà khơng cĩ giấy ủy quyền của Chủ nhiệm hoặc phân cơng phân nhiệm cụ thể trong Ban chủ nhiệm HTX.
- Việc tạm ứng tiền để mua vật tư hàng hĩa, nhiều HTX khơng làm thủ tục tạm ứng, khơng lập Giấy đề nghị tạm ứng và đương nhiên cũng khơng lập phiếu chi mà theo dõi trên Sổ tạm ứng, đến khi cán bộ tạm ứng đã hồn thành việc mua hàng, cĩ hĩa đơn mua hàng thì kế tốn mới lập phiếu chi.
- Cĩ HTX cho xã viên tạm ứng quá nhiều lần ngay cả khi xã viên đĩ chưa hồn tất thủ tục hồn ứng các lần trước đĩ. Thời hạn hồn ứng cũng khơng được quy định cụ thể, nên tình trạng xã viên chiếm dụng vốn của HTX xảy ra phổ biến.
- Khi lập phiếu chi thanh tốn tiền mua vật tư hàng hĩa thì do chế độ kế tốn HTX nơng nghiệp khơng quy định mẫu biểu “Giấy đề nghị thanh tốn” nên mỗi HTX tự nghĩ ra một kiểu và khơng đáp ứng đủ những nội dung cần cĩ của một chứng từ theo quy định tại khoản 1 điều 17 của Luật kế tốn.
- Cĩ HTX cho rằng chỉ cần hĩa đơn mua hàng là cĩ thể lập phiếu chi mà khơng cần đến “Giấy đề nghị thanh tốn”. Hoặc chỉ chỉ cần hĩa đơn là đã cĩ thể làm thủ tục hồn ứng chứ khơng cần dùng đến “Giấy thanh tốn tạm ứng”.
- Cịn sử dụng chứng từ thanh tốn là hĩa đơn bán lẻ rất nhiều, cĩ HTX đưa vào hạch tốn hĩa đơn bán lẻ trị giá trên 100.000 đồng nhưng cũng cĩ HTX dùng rất nhiều hĩa đơn bán lẻ trị giá dưới 100.000 đồng cho cùng một nội dung chi phí và cùng một thời điểm.