CHƯƠNG 1 : CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KẾ TỐN CHI PHÍ
3.2.1.1Hồn thiện việc phân loại chi phí
3.2 Nội dung hồn thiện
3.2.1.1Hồn thiện việc phân loại chi phí
Việc phân loại chi phí phải hướng tới đáp ứng nhu cầu thơng tin của nhà
quản trị, khơng chỉ đơn thuần phục vụ việc kiểm tra, giám sát chi phí mà cịn phải hướng tới việc ra quyết định của nhà quản trị.
Như đã phân tích ở chương 2, hiện nay TEDI SOUTH chỉ mới phân loại chi phí theo 4 khoản mục chi phí (chi phí nguyên vật liệu trực tiếp; chi phí nhân cơng
theo yếu tố chi phí (chi phí nguyên liệu, vật liệu; chi phí nhân cơng; chi phí khấu hao tài sản cố định; chi phí dịch vụ mua ngồi; chi phí khác bằng tiền). Để phục vụ cho yêu cầu quản lý chi phí, Cơng ty cần bổ sung thêm một số cách phân loại chi phí như sau:
- Phân loại theo cách ứng xử của chi phí: theo cách phân loại này chi phí tại cơng ty nên đuợc phân loại thành: biến phí và định phí. Chi phí sản xuất kinh doanh
được chia thành yếu tố biến phí và định phí để phục vụ cho việc hoạch định, kiểm
sốt chi phí, đưa ra biện pháp cắt giảm chi phí và phục vụ cho việc ra quyết định. - Phân loại chi phí theo mối quan hệ với đối tượng chịu chi phí: chi phí trực tiếp – chi phí gián tiếp. Cách phân loại này sẽ giúp cho việc tập hợp chính xác chi phí trực tiếp vào từng cơng trình, đồng thời giúp nhà quản trị nhận dạng được chi phí gián tiếp để cĩ tiêu thức phân bổ thích hợp tạo cơ sở cho việc tính giá thành
được chính xác.
- Phân loại chi phí kiểm sốt được và khơng kiểm sốt được: cách phân loại này được sử dụng để đánh giá thành quả quản lý của từng trung tâm chi phí tại cơng ty. Chỉ cĩ những chi phí kiểm sốt được tại trung tâm chi phí mới được đưa vào báo cáo kiểm sốt thành quả quản lý tại trung tâm đĩ.
Với đề xuất trên, tác giả đề nghị lập bảng phân loại chi phí tại cơng ty như sau:
Bảng 3.1 Phân loại chi phí. TT CÁC KHOẢN CHI PHÍ Tài khoản Theo cách ứng xử chi phí
Theo mối quan hệ với đối tượng chịu phí Chi phí kiểm sốt được–khơng kiểm sốt được tại XN Biến phí Định phí Chi phí trực tiếp Chi phí gián tiếp Kiểm sốt được Khơng kiểm sốt dược
I Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp 621 x x x
II Chi phí nhân cơng trực tiếp 622 x x x
III Chi phí sử dụng máy thi cơng 623 x
1 Nhiên liệu, điện năng 623.1
+ Dầu, xăng x x
+ Điện năng x x
2 Chi phí sửa chữa, bảo dưỡng máy 623.2 x x
3 Khấu hao máy mĩc, thiết bị 623.3 x x
4 Chi phí dịch vụ mua ngồi 623.4 x
+ Thuê máy x
+ Thuê xe vận chuyển x
IV Chi phí SX chung: (tại đơn vị sản xuất
trực thuộc) 627 x x
1 Chi phí nhân viên phục vụ SX 627.1 x
2 Khấu hao TSCĐ 627.2 x
3 Chi phí sửa chữa bảo dưỡng TSCĐ 627.3 x
4 Chi phí cơng cụ, dụng cụ, 627.4 x
5 Chi phí thuê văn phịng 627.5 x
6 Chi phí dịch vụ mua ngồi: điện, nước… 627.6 x
7 Chi phí bảo hiểm cơng trình, tiếp khách,
hội thảo, cơng tác phí của cơng trình cụ thể 627.7 x
V Chi phí quản lý doanh nghiệp 642 x x
1 Chi phí nhân viên quản lý 642.1 x 2 Chi phí vật liệu văn phịng 642.2 x 3 Chi phí thiết bị văn phịng 642.3 x
4 Khấu hao tài sản cố định 642.4 x
5 Thuế, phí 642.5 x
6 Chi phí dự phịng 642.6 x
7 Chi phí dịch vụ mua ngồi 642.7 x
8 Chi phí bằng tiền khác: đào tạo, trang
phục,… 642.8 x
VI
1 2
Chi phí bán hàng
Chi phí lập hồ sơ dự thầu, tiếp khách Quảng cáo, tiếp thị…
641
641.1
641.2 x x x x
3.2.1.2 Hồn thiện hệ thống chi phí định mức tại TEDI SOUTH.
Phân loại chi phí giúp nhà quản trị nhận diện đúng bản chất, nguồn gốc phát sinh chi phí đồng thời trên cơ sở thu thập, thống kê và phân tích chi phí sẽ giúp nhà quản trị xây dựng định mức chi phí phù hợp, phục vụ cho yêu cầu lập dự tốn chi phí, kiểm sốt và đánh giá chi phí.
Như đã trình bày ở chương 2 thì hiện tại TEDI SOUTH sử dụng hệ thống
định mức do Bộ Xây Dựng ban hành số 1751/BXD-VP ngày 14/8/2007 cho cơng
tác thiết kế và định mức phần khảo sát ban hành theo văn bản số 1779/BXD-VP ngày 16/8/2007 để tính dự tốn chi phí khảo sát – thiết kế cơng trình, làm cơ sở để
đưa ra giá dự thầu khi lập hồ sơ đấu thầu. Chính vì chưa cĩ hệ thống chi phí định
mức riêng cụ thể, TEDI SOUTH khĩ xác định được điểm “cận dưới” một cách đúng
đắn, nên khi tham gia đấu thầu, nhiều cơng trình khơng mang lại lợi nhuận hoặc
khơng trúng thầu. Vì vậy, TEDI SOUTH cần xây dựng và ban hành chi phí định mức riêng để giúp các nhà quản trị cĩ định hướng trong việc xây dựng giá bỏ thầu và kiểm sốt chi phí.
Việc xây dựng định mức cho cơng tác khảo sát – thiết kế là một cơng việc phức tạp. Tuy nhiên, Cơng ty cĩ thể xây dựng được hệ thống định mức theo những nội dung và trình tự sau đây:
- Tham khảo định mức của Bộ Xây dựng ban hành hiện tại đang áp dụng; - Khảo sát, thống kê và phân tích chi phí giá thành các cơng trình thực hiện trong nhiều năm qua để đưa ra định mức về tỷ lệ chi phí vật liệu, nhân cơng, xe máy, chi phí sản xuất chung, chi phí quản lý trong giá thành sản phNm;
- Tham khảo ý kiến các chuyên gia về kỹ thuật, kinh tế và quản lý; - Xây dựng và hồn chỉnh hệ thống định mức;
- Ban hành định mức để áp dụng trong tồn cơng ty đồng thời điều chỉnh
Tác giả đưa ra đề nghị về chi phí định mức cho cơng tác khảo sát và thiết kế cơng trình sau khi thực hiện khảo sát hoạt động sản xuất và thống kê các số liệu về chi phí tại TEDI SOUTH qua nhiều năm.
* Định mức cơng tác thiết kế cơng trình.
- Chi phí ngun vật liệu trực tiếp: do đặc thù của ngành dịch vụ khơng tạo
ra sản phNm vật chất nên chi phí này chiếm tỷ trọng thấp trong giá thành sản phNm, tỷ trọng chi phí nguyên vật liệu trực tiếp dao động từ 5-10% tổng chi phí sản xuất. Mức độ phức tạp cơng trình càng cao, qui mơ của cơng trình càng lớn thì chi phí dự tốn cơng tác thiết kế cơng trình càng lớn. Khi chi phí dự tốn cơng tác thiết kế cơng trình cao thì tỷ trọng chi phí vật liệu trực tiếp trong tổng chi phí sản xuất giảm vì hao phí vật liệu tăng khơng đáng kể.
Thực hiện việc phân tích và thống kê báo cáo chi phí các cơng trình thực hiện trong khoảng từ năm 2003-2008 tại TEDI SOUTH, tác giả đưa ra bảng kết quả:
Bảng 3.2 Bảng định mức tỷ trọng chi phí nguyên vật liệu trực tiếp/Tổng chi phí sản xuất cho cơng tác thiết kế cơng trình giao thơng .
STT Chi phí dự tốn cơng tác thiết kế (tỷ đồng) Định mức chi phí NVL trực tiếp/ Tổng chi phí sản xuất (%) 1 >5 1-3 2 2-5 3-5 3 <2 5-10
- Chi phí nhân cơng trực tiếp: đây là loại chi phí chiếm tỷ trọng lớn nhất trong tổng giá thành thiết kế cơng trình. Qua khảo sát thực tế thì chi phí này chiếm khoảng 50-60% giá thành cơng tác thiết kế. Chi phí nhân cơng trực tiếp phụ thuộc vào điều kiện cụ thể của từng cơng trình, điều kiện thiết bị máy mĩc tại cơng ty,
việc ứng dụng khoa học cơng nghệ vào thiết kế (sử dụng các phần mềm thiết kế
chuyên dụng), trình độ tay nghề của người lao động mà ở đây chủ yếu là các kỹ sư thiết kế. Đối với mỗi doanh nghiệp, nâng cao năng suất lao động là việc rút ngắn
thay thế dần lao động thủ cơng sang sử dụng các thiết bị, máy mĩc, phần mềm ứng
dụng,… nhằm giảm được giá thành sản phNm. Lượng hĩa được mức hao phí này
chính là cơng việc xây dựng định mức nhân cơng trực tiếp.
Theo tác giả, để xác định chi phí định mức nhân cơng trực tiếp nên dựa vào
đề cương thiết kế cơng trình và bảng lương chức danh cho từng cơng việc mà TEDI
SOUTH đã ban hành. Chi phí định mức
∑ nhân cơng trực tiếp
cho từng cơng trình =
Số ngày cơng
∑ để thực hiện x
cơng việc thứ i
Đơn giá tiền lương
chức danh thứ i
- Số ngày cơng thực hiện cơng việc được xác định căn cứ vào đề cương
thiết kế cơng trình do Chủ nhiệm đồ án lập khi bắt đầu thực hiện cơng tác thiết kế. Căn cứ vào đề cương này sẽ xác định được những cơng việc phải thực hiện, số ngày cơng cho từng cơng việc, những chức danh nào tham gia để hồn thành khối lượng cơng việc đĩ.
- Đơn giá lương chức danh do Cơng ty ban hành và được điều chỉnh theo
từng thời điểm.
Đơn giá tiền lương chức danh chính là cơ sở để xây dựng định mức chi phí
nhân cơng trực tiếp. Đơn giá tiền lương chức danh đã được Cơng ty xây dựng và điều chỉnh kịp thời theo từng thời điểm. Hiện nay mức lương chức danh tại Cơng ty được xây dựng :
+ Mức lương chức danh đảm bảo khơng thấp hơn mức lương tối thiểu ban hành theo nghị định số 110/2008/N Đ-CP ngày 10/10/2008, hệ thống thang lương
bảng lương tại Nghị định số 205/2004/NĐ-CP ngày 14/12/2004 của Chính phủ.
+ Dựa vào doanh thu kế hoạch và tỷ suất tiền lương để tính ra tổng quỹ
lương trong năm.
+ Xác định số lao động tịnh biên trong năm, số lao động này do phịng nhân sự và phịng quản lý kinh doanh xác định căn cứ vào doanh thu kế hoạch, trình độ của người lao động hiện cĩ tại cơng ty. Nếu như số lao động hiện cĩ khơng đáp ứng
yêu cầu thực hiện sản lượng trong năm kế hoạch thì Cơng ty cĩ kế hoach tuyển dụng.
+ Cơng ty xây dựng hệ thống chức danh và các hệ số dãn cách giữa các chức danh này. Chia lao động tại cơng ty ra làm 2 nhĩm lao động: nhĩm lao động khơng địi hỏi nhiều về kỹ năng, chuyên mơn, yêu cầu cơng việc đơn giản; nhĩm lao
động địi hỏi được đào tạo qua trường chuyên ngành, yêu cầu cơng việc phức tạp.
Hệ số dãn cách cho nhĩm lao động giản đơn là <1, hệ số dãn cách cho lao động cĩ chuyên mơn >1. Ví dụ như: chức danh chủ nhiệm đồ án cĩ hệ số là 1.5, chủ nhiệm nghiệp vụ thiết kế là 1.3, chủ nhiệm nghiệp vụ khảo sát là 1.2, …
Đề cương thiết kế được duyệt bởi phịng Dự án và Quản lý chất lượng.
Việc xây dựng và duyệt đề cương thiết kế đã được thực hiện thường xuyên, đầy đủ cho tất cả các cơng trình thiết kế. Tuy nhiên, hiện nay TEDI SOUTH chưa thực hiện cơng tác tính chi phí nhân cơng trực tiếp từ đề cương chi tiết này do các nhà quản trị cơng ty chỉ căn cứ vào giá trị dự tốn cơng trình được lập theo quy định của Bộ Xây Dựng để kiểm sốt tổng chi phí mà khơng kiểm sốt chi phí theo từng khoản mục,
đồng thời cũng do hạn chế về mặt nhân lực thực hiện cơng tác kế tốn quản trị tại
cơng ty.
Tác giả đề xuất Cơng ty nên ban hành quy chế xác định định mức chi phí nhân cơng trực tiếp của cơng tác thiết kế cơng trình giao thơng theo trình tự như trên để phục vụ cho cơng tác quản trị chi phí. Riêng về cách xây dựng mức lương chức danh, tác giả đề xuất cơng ty nên cĩ những đột phá trong mức trả lương cho những vị trí then chốt, những chức danh đặc biệt trong cơng ty để thu hút và duy trì
được những cán bộ, nhân viên giỏi.
Bảng tính định mức chi phí nhân cơng trực tiếp sản xuất được trình bày tại
phụ lục số 13.
- Chi phí sản xuất chung: là chi phí phục vụ sản xuất kinh doanh chung
Thực hiện việc phân tích và thống kê báo cáo chi phí sản xuất các cơng trình thực hiện trong khoảng từ năm 2003-2008 tại Cơng ty tác giả đưa ra kết
quả sau:
Bảng 3.3 - Bảng định mức tỷ lệ chi phí sản xuất chung/ Tổng chi phí sản xuất (%)
STT Chi phí dự tốn thiết kế (tỷ đồng)
Tỷ lệ chi phí sản xuất chung/Tổng chi phí sản xuất
(%)
1 >5 30 – 35
2 2-5 35 – 40
3 <2 40 – 45
Cơng ty cần theo dõi việc thực hiện định mức chi phí sản xuất chung trong nhiều năm tiếp theo và điều chỉnh kịp thời nếu nhận thấy khơng phù hợp.
* Định mức cơng tác khảo sát cơng trình.
Khác với cơng tác thiết kế là sản phNm dịch vụ hồn tồn được thực hiện tại văn phịng, cơng tác khảo sát được thực hiện tại vị trí cơng trình xây dựng. Cơng tác khảo sát được Bộ Xây Dựng ban hành định mức chi phí vật tư tiêu hao, chi phí nhân cơng, chi phí máy thi cơng và chi phí gián tiếp để thực hiện cơng trình cho từng
hạng mục cơng việc.
- Chi phí vật liệu: tỷ trọng vật tư tiêu hao dao động từ 15-20% tổng chi phí trực tiếp của cơng việc, tỷ lệ vật tư tiêu hao chiếm tỷ trọng cụ thể bao nhiêu phụ thuộc vào quy mơ cơng trình, mức độ phức tạp của cơng trình. Theo tiêu chuNn xây dựng quy định, mọi cơng việc đều được định mức khối lượng cụ thể và khi thực
hiện phải tuân thủ đúng yêu cầu, trình tự kỹ thuật. Số lượng vật tư đưa vào sử dụng phải đủ và đảm bảo chất lượng. Định mức vật tư tiêu hao theo quy định của Bộ Xây dựng là mức hao phí vật tư trung bình để thực hiện cơng việc đĩ. Cơng ty cần xây dựng định mức vật tư riêng thống nhất tồn Cơng ty trên cơ sở tham khảo định mức
Cơng ty cần phải thành lập hội đồng kỹ thuật ghi nhận, thống kê mức hao phí vật liệu thực tế cho từng cơng việc tại hiện trường làm cơ sở để ban hành định mức hao phí áp dụng tại cơng ty. Định mức do cơng ty ban hành phải chi tiết cụ thể hơn và khơng được cao hơn định mức của Bộ xây dựng.
- Chi phí nhân cơng trực tiếp: đây là loại chi phí chiếm tỷ trọng lớn nhất trong tổng chi phí khảo sát cơng trình. Cơng ty cần xác định định mức chi phí nhân cơng cho từng cơng trình cụ thể tương tự như trong giai đoạn thiết kế.
- Chi phí sử dụng máy thi cơng: chi phí xe máy khảo sát cơng trình được xác định trong dự tốn chi phí khảo sát theo quy định của Bộ Xây Dựng như sau:
Chi phí sử dụng
xe máy thi cơng = ∑ Qi x
Định mức
ca máy x
Đơn giá
ca máy + Qi là khối lượng cơng việc thứ i trong đề cương khảo sát. + Định mức ca máy cho cơng việc thứ i do Bộ xây dựng ban hành.
+ Đơn giá ca máy theo bảng giá ca máy và thiết bị thi cơng do địa phương cơng bố theo từng thời điểm.
Chi phí sử dụng máy thi cơng tại TEDI SOUTH chủ yếu là chi phí khấu hao thiết bị, chi phí nhiên liệu. Tận dụng hiệu quả cơng suất của máy mĩc thiết bị vào phục vụ cơng tác khảo sát sẽ làm cho chi phí máy/đơn vị khối lượng cơng việc tại doanh nghiệp giảm xuống là một trong những biện pháp giảm chi phí. Vì vậy, cần thiết phải xây dựng đơn giá ca máy cho từng thiết bị cụ thể tại TEDI SOUTH, điều này giúp cho việc giảm chi phí, định giá bỏ thầu, quản lý khai thác, sử dụng hiệu quả thiết bị.
- Chi phí sản xuất chung: chi phí điều hành sản xuất. Đối với cơng tác