CHƯƠNG 1 : CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KẾ TỐN CHI PHÍ
3.3.5.2Mơ tả phần mềm kế tốn
a/ Xây dựng tập hợp dữ liệu làm nguồn:
- Xây dựng một hệ thống tài khoản thống nhất trong tồn Cơng ty theo quy
định của Bộ tài chính và phù hợp với yêu cầu báo cáo của doanh nghiệp.
- Xây dựng mã chi tiết cho từng cơng trình, do tại Cơng ty, một cơng trình cĩ thể do nhiều Xí nghiệp tham gia thực hiện (khảo sát và thiết kế) và để tránh trùng lắp giữa các Xí nghiệp nên mã chi tiết của từng cơng trình do phịng kế tốn quy
định thống nhất. Việc xây dựng mã cơng trình thuận tiện cho việc theo dõi các vấn đề liên quan tới cơng trình. Ví dụ như cơng trình “Khảo sát thiết kế Cầu Bạc Liêu” được quy định mã cơng trình là BL-01
- Xây dựng mã chi tiết cho từng trung tâm hoạt động tại các xí nghiệp. Ví dụ Trung tâm thiết kế cĩ mã là: SX-01.
- Xây dựng mã chi tiết cho từng trung tâm chi phí quản lý tại Cơng ty. Ví dụ Phịng Quản lý kinh doanh cĩ mã chi tiết là: TT-023.
- ChuNn bị các số dư đầu kỳ (của các tài khoản chi tiết và các mã chi tiết) để nhập khi lần đầu tiên sử dụng chương trình.
b/ Nhập liệu đầu vào khi cĩ sự kiện kinh tế phát sinh:
Căn cứ vào chứng từ gốc, nhân viên kế tốn chi phí sẽ nhập liệu bằng bàn phím, thao tác trên Form nhập liệu của chương trình.
N hập đầy đủ tất cả các thơng tin cần thiết trên màn hình theo thứ tự từ trái qua phải, từ trên xuống dưới. Việc di chuyển giữa các ơ nhập liệu thực hiện dễ dàng
c/ Sử dụng phần mềm :
Khởi động chương trình: chọn biểu tượng để khởi động chương trình,
chương trình sẽ hiện ra một Form yêu cầu nhập mật mã để sử dụng chương trình.
Cập nhật chứng từ kế tốn phát sinh: chương trình sẽ hiện ra Form nhập
liệu để người sử dụng cập nhật các nghiệp vụ kinh tế. Tất cả chi phí phát sinh và
việc phân tích như định khoản, diễn giải, các thơng tin kèm theo đều được nhập vào Form này. Đây là phần nhập chính và là cơ sở để lập và kết xuất tất cả các báo cáo kế tốn chi phí và giá thành sản phNm.
Trong việc nhập chứng từ kế tốn chi phí được chia làm 3 phần: phiếu thu (T), phiếu chi (C) và bút tốn (B) (các nghiệp vụ kế tốn khơng qua tiền mặt). Số thứ tự của chứng từ cho phiếu thu, phiếu chi, bút tốn là duy nhất và chương trình tự đưa ra.
+ N hập liệu các ơ theo nội dung yêu cầu của chương trình từ trên xuống dưới.
+ Đối với ơ “Ghi nợ”, ơ “Ghi cĩ”: chọn số hiệu tài khoản trong hệ thống tài khoản (dạng combobox). Xảy ra các trường hợp định khoản chi phí phát sinh như sau:
• Khi nhập tài khoản 641 vào các ơ này thì chương trình sẽ nhắc
người nhập chọn chi tiết cơng trình tại ơ “Cơng trình”.
• Khi định khoản tài khoản 642 vào các ơ “ghi nợ”, ơ “ghi cĩ”,
chương trình sẽ hiện hộp thoại thơng báo và Form nhập liệu để người nhập chọn
• Khi định khoản tài khoản: 621, 622, 623 vào các ơ “ghi nợ”, ơ “ghi
cĩ”, chương trình sẽ hiện hộp thoại thơng báo và người nhập chọn chi tiết cơng trình tại ơ “Cơng trình”.
• Khi định khoản các tài khoản 622, 623, 627 vào các ơ “ghi nợ”, ơ
“ghi cĩ”, chương trình sẽ hiện hộp thoại thơng báo để người nhập chọn trung tâm hoạt động tại ơ “Trung tâm”.
Sau khi đã nhập đủ các thơng tin vào các ơ nhập liệu, nhấn nút “OK” để
ghi dữ liệu. Các thơng tin về 1 nghiệp vụ chi phí phát sinh được lưu trữ thành 1 record và được lưu trữ trong 1 sheet của file excel.
Ghi sổ kế tốn chi phí: quá trình ghi sổ được tiến hành từ Form nhập liệu (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
theo trình tự sau:
- N hấn nút lệnh “CTGS” để lập chứng từ ghi sổ hàng ngày.
- N hấn nút lệnh “Sổ cái” để ghi vào sổ cái. Sổ cái được lưu tại 1 sheet của file Excel.
Phân bổ chi phí sản xuất theo ABC: thực hiện việc phân bổ chi phí sản
xuất theo ABC từ Form sau:
- Các ơ nhập liệu để đưa vào các dữ liệu ban đầu phục vụ cho việc phân bổ chi phí sản xuất chung theo ABC. N hấn nút “Ghi” để ghi dữ liệu vào chương trình, việc nhập liệu được thực hiện lần lượt cho tất cả các cơng trình thực hiện trong kỳ.
N út “Hiệu chỉnh” để chỉnh sửa trong quá trình nhập dữ liệu.
- Vào cuối kỳ, kế tốn tiến hành phân bổ chi phí sản xuất chung tại từng trung tâm chi phí cho từng cơng trình theo các tiêu thức phân bổ đã nêu trong bảng 3.9 bằng nút lệnh “ Thực hiện”.
Lập các sổ chi tiết: nhấn nút lệnh “ Sổ chi tiết” chương trình sẽ cho phép
lập và truy xuất các sổ chi tiết sau:
+ Sổ chi tiết chi phí sản xuất (TK 154) từng cơng trình;
+ Sổ chi tiết chi phí quản lý (TK 642) cho từng trung tâm chi phí quản lý; + Sổ chi tiết chi phí bán hàng (TK 641) cho theo từng cơng trình;
+ Lập bảng thuyết minh chi tiết các tài khoản 154, 642, 641.
Lập các bảng báo cáo: chương trình sẽ cho phép truy xuất các bảng biểu
báo cáo chi phí sản xuất tại các xí nghiệp. N hấn nút lệnh “Báo cáo” từ Form chính của chương trình để lập các báo cáo chi phí sản xuất tại xí nghiệp từ Form sau:
+ Báo cáo chi phí sản xuất và giá thành sản phNm trong kỳ. + Báo cáo chi phí sản xuất dở dang tại thời điểm cuối kỳ.
Các bảng biểu này sẽ được thực hiện khi người sử dụng nhấn vào các nút lệnh yêu cầu (Command) trên màn hình của chương trình. Kết quả được thể hiện trong 1 sheet của file Excel. Các báo cáo này được xem và in như in bảng tính của file Excel.
Vậy, phần mềm kế tốn mà tác giả trình bày trên sẽ giúp Cơng ty hạch tốn chi phí sản xuất và tính được giá thành sản phNm theo ABC tại từng xí nghiệp được nhanh chĩng, chính xác và thống nhất trong tồn Cơng ty, đồng thời giúp cho bộ phận kế tốn Cơng ty tập hợp chi phí ngồi sản xuất theo yêu cầu về quản trị và kiểm sốt chi phí.
KẾT LUẬN CHƯƠNG 3
Với thực trạng hệ thống kế tốn chi phí tại Cơng ty Tedisouth, đề tài đã đưa ra một số giải pháp nhằm hồn thiện và khắc phục các hạn chế của hệ thống này.
Cơng ty cần hồn thiện các vấn đề sau: hồn thiện phân loại chi phí và hệ thống chi phí định mức, xây dựng kế tốn chi phí dựa trên mức độ hoạt động, xây dựng hệ thống báo cáo phục vụ kiểm sốt phí, xác định chi phí mục tiêu, sau cùng thiết kế phần mềm kế tốn chi phí áp dụng thống nhất trong cơng ty.
Cụ thể kế tốn chi phí tại TEDI SOUTH cần hồn thiện hệ thống chi phí
định mức phù hợp làm cơ sở cho cơng tác kiểm sốt chi phí. Tiếp đến, xây dựng
trung tâm hoạt động tại các Xí nghiệp sản xuất, lựa chọn tiêu thức phân loại chi phí sản xuất thích hợp làm cơ sở cho việc tính giá thành dựa theo mức độ hoạt động; Hồn chỉnh hệ thống báo cáo kiểm sốt chi phí để đánh giá thành quả hoạt động của các bộ phận trong Cơng ty; Cần xác định chi phí mục tiêu sau khi thắng thầu cơng trình để phục vụ kiểm sốt chi phí và phục vụ việc ra quyết định; Sau cùng, đề tài
kiến nghị ứng dụng phần mềm kế tốn chi phí, từ đĩ cĩ thể tính được giá thành sản xuất sản phNm nhanh chĩng, chính xác, kịp thời đáp ứng nhu cầu thơng tin về chi
phí.
Hồn thiện hệ thống kế tốn chi phí là cần thiết bởi tính quan trọng của nĩ, nhưng làm sao để phát huy hiệu quả cịn phụ thuộc chính vào thái độ các cấp quản lý. Giờ đây, với các giải pháp hồn thiện mà tác giả đưa ra là cơ sở hết sức quan
trọng cho Ban Giám Đốc Cơng ty trong việc kiểm sốt và cắt giảm chi phí trong
điều kiện ngành tư vấn khảo sát – thiết kế hiện nay chụi áp lực cạnh tranh rất mạnh
KẾT LUẬN CHUNG (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Trong xu thế tồn cầu hố, cạnh tranh ngày càng mạnh mẽ, các doanh nghiệp Việt nam đứng trước yêu cầu phải nâng cao năng lực hiệu quả quản lý, tiết kiệm chi phí để tồn tại và phát triển. Kế tốn chi phí đĩng vai trị hết sức quan trọng, ngồi việc doanh nghiệp cạnh tranh về mặt chất lượng thì chiền lược về giá cũng quyết
định sự thành bại của doanh nghiệp. Điều này địi hỏi thơng tin kế tốn chi phí phải
càng ngày càng đáng tin cậy và nhanh chĩng kịp thời.
Tuy nhiên, do điều kiện đặc thù của ngành dịch vụ tư vấn xây dựng cơng trình giao thơng, cơng tác kế tốn chi phí tại TEDI SOUTH hiện nay vẫn cịn nhiều hạn chế, chưa thực sự đáp ứng được yêu cầu quản trị chi phí. Do đĩ hệ thống kế
tốn chi phí tại Cơng ty cần được khắc phục những hạn chế để đáp ứng điều kiện
kinh doanh hiện nay.
Sau một thời gian tìm hiểu cơng tác kế tốn chi phí tại TEDI SOUTH, tác giả
đã hồn thành đề tài “Hồn thiện kế tốn chi phí tại Cơng ty Cổ Phần Tư Vấn
Thiết Kế Giao Thơng Vận Tải Phía Nam (TEDI SOUTH)”. Tác giả hy vọng
rằng luận văn phần nào sẽ giúp Cơng ty nâng cao hơn nữa chất lượng cơng tác kế tốn chi phí, làm cho cơng tác kế tốn chi phí thực sự trở thành cơng cụ hỗ trợ đắc lực cho bộ máy quản trị doanh nghiệp.
Đơn vị tính: đồng
Số CHI PHÍ SẢN XUẤT THEO KHOẢN MỤC Chi phí TỔNG CỘNG
TT Vật liệu Nhân cơng Máy mĩc Sản xuất chung Cộng quản lý CHI PHÍ
1 Xây dựng cầu Đaktit-QL14 5,955,112 50,848,273 1,782,000 23,922,592 82,507,977 44,858,000 127,365,977 2 Cầu kênh nước mặn -Long An 6,306,956 17,788,385 1,615,803 7,939,134 33,650,278 192,603 33,842,881 3 Dự án Nam Sơng Hậu từ Km80-Km100 41,936,790 211,273,992 21,321,475 111,321,475 385,853,732 153,121,000 538,974,732 4 Cầu Khánh An và cầu Rạch ngưu (lập dự tốn) 5,163,600 29,432,520 3,702,088 14,889,943 53,188,151 11,495,000 64,683,151 5 Đường trên đảo Phú Quốc 145,917,996 470,029,258 - 2,384,836,803 3,000,784,057 228,384,000 3,229,168,057 6 Kênh và đường dọc kênh Tân Hĩa-Lị Gốm-TP.HCM 12,118,909 64,745,690 - 63,417,174 140,281,773 35,117,000 175,398,773 7 Hệ thống hạ tầng kỹ thuật -giai đọc IIIB KCN Amata 6,385,821 97,466,325 - 68,969,626 172,821,772 35,020,000 207,841,772 8 Đường Diên Khánh-Khánh Vĩnh 57,891,047 363,559,513 6,363,277 402,813,979 830,627,816 302,061,000 1,132,688,816 9 Cơng trình đường nối Khánh Lê via tỉnh Lâm Đồng 46,241,681 575,364,069 - 241,326,810 862,932,560 388,825,000 1,251,757,560 10 Cát Lái Q2-Cơng ty kinh doanh nhà Phú Nhuận 1,271,666 28,088,758 899,681 34,285,350 64,545,455 14,369,000 78,914,455 11 Cao tốc Long Thành-Dầu Giây 179,451,892 1,471,422,875 62,665,896 773,827,747 2,487,368,410 863,106,906 3,350,475,316 12 Đường Tân Sơn Nhất-Bình Lợi 143,470,357 814,138,551 65,194,179 374,797,552 1,397,600,639 414,217,000 1,811,817,639 13 6 Cầu trên Quốc lộ 1A 34,597,619 331,253,466 - 557,027,416 922,878,501 61,347,000 984,225,501 14 Đường Hồ Chí Minh đoạn Nam căn-Đất mũi 198,721,998 1,883,453,746 658,684,411 1,305,760,510 4,046,620,665 954,872,000 5,001,492,665 15 Cầu Hùng Vương -Phú Yên 22,824,167 128,048,095 28,210,498 70,900,261 249,983,021 63,164,000 313,147,021 16 KSĐC Cầu Phú Mỹ - Q7 23,542,628 31,684,800 9,951,483 5,864,725 71,043,636 8,609,000 79,652,636 17 Cầu Long Kiểng 29,226,686 76,300,438 4,230,077 81,659,434 191,416,635 17,828,000 209,244,635
… …………….. …………….. …………….. …………….. …………….. …………….. …………….. …………….. … …………….. …………….. …………….. …………….. …………….. …………….. …………….. …………….. … …………….. …………….. …………….. …………….. …………….. …………….. …………….. …………….. … …………….. …………….. …………….. …………….. …………….. …………….. …………….. …………….. … …………….. …………….. …………….. …………….. …………….. …………….. …………….. …………….. 197 …………….. …………….. …………….. …………….. …………….. …………….. …………….. …………….. TỔNG CỘNG 3,130,211,199 46,774,518,819 5,030,970,207 31,532,265,882 86,467,966,107 24,068,879,307 110,536,845,414 CƠNG TRÌNH
BẢNG CHI PHÍ SẢN XUẤT THEO KHOẢN MỤC
Số ngày cơng lao động
trực tiếp Số tiền phân bổ
(1) (2)
1 AG-02 Cầu Long Bình (DATKT) 82 2,192,9682 AG-05 9 cầu trên đường tỉnh 941(An Giang)-DA WB5 410 10,964,839 2 AG-05 9 cầu trên đường tỉnh 941(An Giang)-DA WB5 410 10,964,839 3 BD-04 Cầu bắc qua sơng Đồng Nai 328 8,771,871 4 BD-04A Cầu bắc qua sơng Đồng Nai (gđ1) 123 3,289,452 5 BL-01C Quốc Lộ 1A - Tuyến Tránh Thị Xã Bạc Liêu (TKKT-gđ2) 246 6,578,903 6 BL-02B Cầu Bạc Liêu 3 (TVGS) 148 3,947,342 7 BL-12A Cầu Giá Rai-Thị trấn Giá Rai (BCKTKT) 123 3,289,452 8 BL-13 Cầu Nhà Mát (TK điều chỉnh) 123 3,289,452 9 CM-01A Đường từ Tp Cà Mau đến khu cơng nghiệp khí điện đạm (TKKT) 336 8,991,168 10 CM-01B Đường từ Tp Cà Mau đến khu cơng nghiệp khí điện đạm (Điều chỉnh) 107 2,850,858 11 CM-01C Cầu Khánh An-Đường từ Tp Cà Mau đến KCN KĐĐ (Dự tốn) 82 2,192,968 12 CM-01D Cầu Bành Ngưu-Đường từ Tp Cà Mau đến khu CN KĐĐ (T.tra) 98 2,631,561 13 CM-04 Cầu Đầm Cùng 410 10,964,839 14 CT-02 Đường cao tốc Sài Gịn - Long Thành - Dầu Giây 574 15,350,774 15 CT-02B Nút giao An Phú nối CT SG-LT-DG với Đại lộ Đơng Tây 615 16,447,258 16 CT-03 Đường cao tốc Trung Lương - Mỹ Thuận - Cần Thơ 246 6,578,903 17 CT-06 Cao tốc Dầu Giây - Phan Thiết 328 8,771,871 18 CT-07 Nút giao Thân Cửu Nghĩa - DA CT SG-TL 353 9,429,761 19 CTH-03 Cung cấp chuyên gia dự án Cầu Cần Thơ 230 6,140,310 20 CTH-06 Cầu Rạch Ngỗng-Cần Thơ (DAĐT) 164 4,385,935 21 CTH-06A Cầu Rạch Ngỗng 1 (BVTC) 599 16,008,665 22 CTH-09 Đường gom dọc đường vào cầu Cần Thơ (BCĐT) 205 5,482,419 23 CTH-11 Các cầu trên tuyến mở rộng QL1 đoạn MThuận -CThơ 205 5,482,419 24 CTH-12 Tân Quới Đơng -Tân Quới Hưng -MR QL1 MT- CT(BVTC) 246 6,578,903 25 HCM-06 Đường HCM - Đoạn Chơn Thành-Đức Hịa (DAĐT) 262 7,017,497
… … …….. … …..
… … …….. … …..
… … …….. … …..
… … …….. … …..
Số giờ sử dụng phần mềm Số tiền phân bổ
(1) (2)
1 AG-02 Cầu Long Bình (DATKT) - - 2 AG-05 9 cầu trên đường tỉnh 941(An Giang)-DA WB5 - - 3 BD-04 Cầu bắc qua sơng Đồng Nai 40 7,187,159 4 BD-04A Cầu bắc qua sơng Đồng Nai (gđ1) - - 5 BL-01C Quốc Lộ 1A - Tuyến Tránh Thị Xã Bạc Liêu (TKKT-gđ2) - - 6 BL-02B Cầu Bạc Liêu 3 (TVGS) - - 7 BL-12A Cầu Giá Rai-Thị trấn Giá Rai (BCKTKT) - - 8 BL-13 Cầu Nhà Mát (TK điều chỉnh) - - 9 CM-01A Đường từ Tp Cà Mau đến khu cơng nghiệp khí điện đạm (TKKT) - - 10 CM-01B Đường từ Tp Cà Mau đến khu cơng nghiệp khí điện đạm (Điều chỉnh) - - 11 CM-01C Cầu Khánh An-Đường từ Tp Cà Mau đến KCN KĐĐ (Dự tốn) - - 12 CM-01D Cầu Bành Ngưu-Đường từ Tp Cà Mau đến khu CN KĐĐ (T.tra) - - 13 CM-04 Cầu Đầm Cùng 100 17,967,899 14 CT-02 Đường cao tốc Sài Gịn - Long Thành - Dầu Giây 160 28,748,638 15 CT-02B Nút giao An Phú nối CT SG-LT-DG với Đại lộ Đơng Tây - - 16 CT-03 Đường cao tốc Trung Lương - Mỹ Thuận - Cần Thơ - - 17 CT-06 Cao tốc Dầu Giây - Phan Thiết - - 18 CT-07 Nút giao Thân Cửu Nghĩa - DA CT SG-TL - - 19 CTH-03 Cung cấp chuyên gia dự án Cầu Cần Thơ - - 20 CTH-06 Cầu Rạch Ngỗng-Cần Thơ (DAĐT) - - 21 CTH-06A Cầu Rạch Ngỗng 1 (BVTC) 160 28,748,638 22 CTH-09 Đường gom dọc đường vào cầu Cần Thơ (BCĐT) - - 23 CTH-11 Các cầu trên tuyến mở rộng QL1 đoạn MThuận -CThơ 20 3,593,580 24 CTH-12 Tân Quới Đơng -Tân Quới Hưng -MR QL1 MT- CT(BVTC) - - 25 HCM-06 Đường HCM - Đoạn Chơn Thành-Đức Hịa (DAĐT) - -
… … …….. … …
… … …….. … …
… … …….. … … (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
… … …….. … …
Đơn vị tính: đồng
Số Mã
thứ cơng Cơng trình CHI PHÍ TRỰC TIẾP
tự trình Vật liệu Nhân cơng Sản xuất chung Cộng
1 AG-02 Cầu Long Bình (DATKT) 2,722,291 9,666,354 61,980,169 74,368,815 2 AG-05 9 cầu trên đường tỉnh 941(An Giang)-DA WB5 7,426,026 384,692,080 246,955,119 639,073,225 3 BD-04 Cầu bắc qua sơng Đồng Nai 5,052,585 130,757,552 167,961,439 303,771,576 4 BD-04A Cầu bắc qua sơng Đồng Nai (gđ1) 446,644 10,916,960 52,367,458 63,731,062 5 BL-01C Quốc Lộ 1A - Tuyến Tránh Thị Xã Bạc Liêu (TKKT-gđ2) 14,203,034 47,438,986 110,057,100 171,699,119 6 BL-02B Cầu Bạc Liêu 3 (TVGS) 3,256,000 17,582,458 85,642,492 106,480,951 7 BL-12A Cầu Giá Rai-Thị trấn Giá Rai (BCKTKT) 1,239,780 11,375,358 52,462,739 65,077,877