4 AFTA: The Asean Free Trade Are a: Khu vực tự do thương mại Đơng Na mÁ
2.3.2. Phân tích tình hình xác lập và kiểm sốt các mức tồn kho: 1 Xác định thời điểm đặt hàng lại (ROP):
2.3.2.1. Xác định thời điểm đặt hàng lại (ROP):
Điểm đặt hàng lại (ROP): là lượng tồn kho tối thiểu cần thiết ở điểm đặt hàng. ROP được xác định trong trường hợp doanh nghiệp mua hàng nhưng khơng được nhận
hàng ngay, nghĩa là thời điểm đặt hàng khơng trùng với thời điểm nhận hàng ROP = d.L
Trong đĩ d và L được định nghĩa như sau:
d: nhu cầu hàng ngày, d = D (nhu cầu hàng năm)/Số ngày làm việc trong năm L: thời gian vận chuyển đơn hàng
Trên đồ thị ROP được biểu diễn như sau:
Xác định nhu cầu nguyên vật liệu hàng năm (D) tại cơng ty
Để xác định nhu cầu nguyên vật liệu hàng năm, cơng ty cĩ các dự tốn sau:
- dự tốn tiêu thụ cung cấp bởi bộ phận Sales-Marketing
- dự tốn mua hàng, dự tốn hàng tồn kho cung cấp bởi phịng kế hoạch sản xuất Mục đích của việc lập các dự tốn này nhằm:
- Giúp các nhà quản trị cụ thể hĩa các mục tiêu của doanh nghiệp bằng số liệu. - Cung cấp cho các nhà quản trị tồn bộ thơng tin về kế hoạch kinh doanh trong
từng thời gian cụ thể và cả quá trình kinh doanh.
- Là căn cứ để đánh giá tình hình thực hiện các chỉ tiêu đã dự kiến, từ đĩ giúp doanh nghiệp cĩ thể thấy được những mặt mạnh cần được phát huy và tồn tại
Q*
cần phải giải quyết, khắc phục. Đĩ sẽ là những cơ sở cho các quyết định kinh
doanh tối ưu.
- Ngồi ra, các dự tốn này cịn giúp các nhà quản trị cĩ thể kiểm sốt được quá trình hoạt động cũng như kiểm sốt lượng hàng tồn kho, lượng hàng nhập-xuất kho.
Dự tốn tiêu thụ
Dự tốn tiêu thụ sẽ cho biết được nhu cầu thành phẩm tiêu thụ trong năm kế hoạch, trên cơ sở đĩ phịng kế hoạch sẽ lập dự tốn mua hàng và dự tốn hàng tồn kho.
Để lập được dự tốn tiêu thụ, bộ phận Sales-Marketing dựa trên các yếu tố sau:
- Các yếu tố bên trong doanh nghiệp:
+ Tình hình tiêu thụ của các kỳ trước
+ Chính sách giá cả sản phẩm, khả năng mở rộng thị trường tiêu thụ.
+ Chính sách quảng cáo, khuyến mại. - Các yếu tố bên ngồi doanh nghiệp:
+ Xu hướng phát triển kinh tế của ngành, lĩnh vực mà doanh nghiệp hoạt
động
+ Chu kỳ sản xuất kinh doanh, tiêu thụ sản phẩm. Đối với dược phẩm thì các tháng cuối năm Âm lịch, lượng tiêu thụ thường tăng vọt do mọi người thường kiêng mua thuốc men vào đầu năm nên thường mua trước
để tích trữ, hay ở các tháng cuối năm Dương lịch thì các Cơng ty, các
Bệnh viện thường mua nhiều để giải quyết cho Ngân sách trong năm…
+ Thu nhập của người tiêu dùng
+ Các chính sách, chế độ, thể lệ của Nhà Nước.
Quy trình này cĩ thể được khái quát qua sơ đồ sau:
Bộ phận phụ trách Vấn đề Thời gian thực hiện
Marketing - Dự tốn tiêu thụ năm kế
hoạch
- Dự tốn tiêu thụ hàng tháng
- Tháng 9-10 hàng năm
- Cuối mỗi tháng
Kênh phân phối - Cập nhật thơng tin trên dự
tốn tiêu thụ năm, hàng tháng dựa trên tồn kho thành phẩm thực tế tại Trung Tâm Phân Phối - Chuyển các dự tốn này xuống phịng kế hoạch sản xuất - Tháng 9-10 hàng năm cho dự tốn cả năm
- Cuối mỗi tháng cho dự tốn hàng tháng
Phịng kế hoạch Các phân xưởng
- Lập dự tốn mua hàng và dự tốn tồn kho bảo hiểm - Số lệnh sản xuất và dự tốn
thiết bị, máy mĩc phải đầu tư trong năm
- Tháng 11 hàng năm (dự tốn mua hàng cả năm và dự tốn đầu tư máy mĩc - Đầu mỗi tháng cho
dự tốn mua hàng hàng tháng
Phịng mua hàng - Lập danh sách nguyên vật
liệu để xin Quota nhập khẩu - Ký các hợp đồng nguyên tắc - Tháng 11 hàng năm - Tháng 12 / tháng 1 hàng năm
Sơ đồ 2.4: Sự phối hợp giữa các bộ phận trong việc lập các dự tốn
Trong bộ phận Sales-Marketing cĩ các Giám đốc sản phẩm. Mỗi Giám đốc sản phẩm cĩ trách nhiệm lập dự tốn tiêu thụ cho các mặt hàng mà mình phụ trách vào tháng 9- 10 hàng năm. Đây là điều bắt buộc, vì như đã trình bày ở phần 2.2 (Các yếu tố tác động đến quản lý tồn kho nguyên vật liệu tại Sanofi-Synthelabo Việt Nam) nguyên
liệu sử dụng tại Cơng ty cần phải cĩ Quota nhập khẩu 11 cho nên việc lập dự tốn tiêu thụ vào thời điểm này sẽ giúp Nhà máy cĩ được dự tốn mua hàng làm cơ sở để nộp Cục Quản lý Dược Việt Nam để xin phép nhập khẩu nguyên liệu sử dụng cho năm sau. Ngồi ra, dựa vào dự tốn tiêu thụ này Nhà máy sẽ đệ trình các yêu cầu đầu tư máy mĩc, thiết bị (nếu cần) để đáp ứng được dự tốn tiêu thụ.
Ngồi dự tốn tiêu thụ cho năm, cuối mỗi tháng các Giám đốc sản phẩm sẽ trình lên cho Giám đốc bộ phận dự tốn tiêu thụ dự báo hàng tháng cho sản phẩm mà mình
phụ trách. Dự tốn này sẽ cung cấp thơng tin về số lượng tiêu thụ cho 12 tháng tới 12 . Ví dụ, ở thời điểm tháng 9/2006 thì cuối tháng 9/2006, các Giám đốc sản phẩm sẽ
trình dự tốn tiêu thụ cho số lượng tiêu thụ từ tháng 10/2006 cho đến tháng 9/2007. Trong đĩ, số lượng tiêu thụ của tháng 10/2006 và tháng 11/2006 khơng được phép thay đổi. Số lượng tiêu thụ của tháng 12/2006 chỉ được phép thay đổi = +/-10%. Số lượng tiêu thụ của các tháng sau đĩ cĩ quyền thay đổi. Cơng ty quy định điều này để phù hợp với thời gian đặt hàng nguyên vật liệu và mọi sự thay đổi về dự tốn tiêu thụ sẽ dẫn tới thay đổi kế hoạch sản xuất của Nhà máy, sự thay đổi này cũng cần thời gian chuẩn bị.
Bảng dự tốn tiêu thụ sau khi được Giám đốc bộ phận ký duyệt sẽ được gởi sang cho Bộ phận Kênh phân phối (Suply Chain). Bộ phận Kênh phân phối vốn là cầu nối giữa Bộ phận Sales-Marketing và Nhà máy sẽ xem xét lại lần nữa dự tốn này và làm việc với Bộ phận Kế hoạch của Nhà máy đồng thời phản hồi thơng tin lại cho Bộ phận Sales-Marketing trong trường hợp Nhà máy khơng thể đáp ứng dự tốn này cụ thể ở mặt hàng nào.
Tĩm lại, Cơng ty cĩ dự tốn tiêu thụ cho cả năm và dự tốn tiêu thụ cập nhật hàng tháng tùy theo nhu cầu thị trường. Việc thực hiện tốt dự tốn tiêu thụ sẽ tạo điều kiện cho doanh nghiệp xác định được lượng hàng tồn kho phù hợp và thực hiện tốt các dự tốn mua hàng. Hoạt động này hiện đang được thực hiện khá tốt tại cơng ty do việc
phân cơng phân nhiệm rõ ràng của bộ phận Marketing, sự hỗ trợ của các phần mềm dự tốn tiêu thụ cũng như của các bộ phận khác như việc cập nhật thơng tin tiêu thụ từ phịng Quản lý kinh doanh, phịng Kế tốn.
Dự tốn mua hàng:
Dự tốn mua hàng được bộ phận Kế hoạch của Nhà máy thực hiện dựa trên dự tốn tiêu thụ cung cấp bởi bộ phận Sales-Marketing.
Dự tốn mua hàng nhằm ước tính số lượng hàng hĩa mua vào để đáp ứng nhu cầu
tiêu thụ trong kỳ. Nếu như bộ phận Sales-Marketing làm dự tốn tiêu thụ cả năm và
12 Xem tham khảo phụ lục 4 “Bảng dự báo tiêu thụ của Cơng ty năm 2006” và phụ lục 5 “Bảng dự
dự tốn tiêu thụ hàng tháng thì bộ phận Kế hoạch dựa vào đĩ cũng thực hiện dự tốn mua hàng cho năm và dự tốn mua hàng cho từng tháng.
Từ dự tốn tiêu thụ cả năm, bộ phận Kế hoạch cho ra dự tốn mua hàng cho năm và gởi cho bộ phận Mua hàng lên danh sách để xin hạn ngạch nhập khẩu. Đồng thời, dựa vào dự tốn tiêu thụ, bộ phận Kế hoạch phối hợp với các Quản đốc Phân xưởng tính tốn được số lượng các Lệnh sản xuất (số các lơ hàng) phải thực hiện trong năm để dự tốn được số lượng nhân cơng cần phải cĩ cũng như dự tốn các thiết bị, máy mĩc phải đầu tư trong năm 13.
Đồng thời, tùy theo tình hình sản xuất thực tế hàng tháng, Phịng Kế hoạch sẽ lập Dự
tốn nhu cầu nguyên liệu và bao bì hàng tháng, phát hành các Lệnh đặt hàng gởi nhà cung cấp yêu cầu hàng về dựa trên Hợp đồng Nguyên tắc đã ký kết với các nhà cung cấp này vào đầu mỗi năm 14.
Cơng tác này hiện được đảm trách bởi phịng Kế hoạch. Do nhân lực của phịng
khơng ổn định, trong vịng 3 năm đã 3 lần thay đổi trưởng phịng và 2 lần thay đổi
nhân viên cung ứng - tính tốn nhu cầu nguyên vật liệu và theo dõi hàng về nên cơng tác này chưa được thực hiện tốt, dẫn đến Cơng ty phải tốn chi phí cho nguyên liệu về bằng đường khơng để kịp phục vụ cho sản xuất. Về bao bì, do chủ yếu mua hàng
trong nước và Cơng ty cĩ quan hệ tốt với các nhà cung cấp nên Cơng ty cĩ thể yêu cầu nhà cung cấp giao hàng ưu tiên cho những trường hợp khẩn cấp. Ngồi ra, trong những trường hợp lượng hàng tiêu thị trên thị trường tăng đột biến, vượt xa dự báo của Cơng ty cũng gây khĩ khăn cho phịng Kế hoạch trong việc thay đổi kế hoạch sản xuất. Tuy nhiên, trường hợp này diễn ra khơng thường xuyên.
Xác định thời gian vận chuyển đơn hàng (L) tại cơng ty
Trong phạm vi bài này, chúng tơi xác định chỉ số này bằng cách thống kê tồn bộ các
đơn hàng nguyên liệu, bao bì đã thực hiện trong 3 năm từ thời điểm 1/1/2003 đến