3.1. Hồn thiện kỹ thuật phân tích ABC để phân loại hàng tồn kho
Đối với bao bì:
Thống kê ở Phụ lục số 16 cho ta thấy từ ngày 1/1/2003 đến 31/12/2005 cơng ty cĩ 1434 đơn đặt hàng cho bao bì, trong đĩ năm 2003 cơng ty đặt 531 đơn hàng, năm 2004 đặt 437 đơn hàng và năm 2005 đặt 466 đơn hàng, chúng ta tính tốn được thời gian giao hàng bình qn là 19.17 ngày 33
Từ thống kê trên ta thấy yêu cầu tồn trữ bao bì của cơng ty với mức tương đương với một tháng bán thành phẩm là tương đối hợp lý, phù hợp với thời gian giao
hàng bình quân.
Tuy nhiên để đối phĩ với tình trạng hiện nay là mặt bằng kho bãi của cơng ty đã quá tải, bao bì thường là cồng kềng chiếm nhiều diện tích ta cĩ thể hạ thấp tỷ lệ dự trữ này xuống bằng cách tận dụng lợi thế của cơng ty là tồn bộ nhà cung cấp của cơng ty đều phải được thanh tra từ cơng ty để kiểm tra kho nhà cung cấp
thường xuyên hơn sau đĩ ta cĩ thể cho nhà cung cấp dự báo nhu cầu sử dụng của mình để họ sản xuất trước về dự trữ sẵn ở kho của họ, trường hợp cơng ty cần thì cơng ty chỉ yêu cầu nhà cung cấp giao hàng.
Thực tế cho thấy hai mặt hàng bao bì thùng carton và bộ chai care là chiếm dụng diện tích nhiều nhất. Xem phụ lục 13, từ dịng 74 đến 80 ta thấy tồn kho cho thùng carton chiếm đến 148 pallet trong tổng số 626 pallet của bao bì (chiếm 24%), từ
dịng 3 đến 7 ta thấy bộ chai care chiếm 192 pallet trong tổng số 319 pallet của bao bì, (chiếm 31%)
Hai nhà cung cấp thùng carton và chai care là Tân Vĩnh Phong và Long Thành
đều là nhà cung cấp ở Việt Nam và cĩ hợp đồng cung cấp dài hạn với cơng ty,
hàng năm bộ phận chất lượng và mua hàng của cơng ty đều sang thanh tra cơ sở sản xuất và kho bãi chứa hàng của hai nhà cung cấp này. Họ đều đáp ứng tốt với
địi hỏi chất lượng của cơng ty đặc biệt là điều kiện kho bãi tốt, rộng rãi. Điều đặc
biệt quan trọng là quan hệ giữa hai nhà cung cấp này và cơng ty rất tốt, chúng ta
đã yêu cầu và họ đồng ý với giải pháp sản xuất theo yêu cầu đặt hàng đưa trước
của cơng ty và tồn trữ tại cơ sở của họ và sẽ giao hàng theo lệnh điều động của
phịng kế hoạch của cơng ty.
Cụ thể là đầu mỗi tháng phịng kế hoạch của cơng ty sẽ gởi sang cho hai nhà cung cấp yêu cầu của bao bì của sáu tháng kế tiếp, nếu chúng ta đang ở thời điểm đầu
tháng 10/2006 thì phịng kế hoạch sẽ cho yêu cầu bao bì 6 tháng kế tiếp là tháng 11-12/2006, tháng 1,2,3,4/2007. Nhà cung cấp sẽ chủ động trong việc mua nguyên vật liệu và tiến hành sản xuất, tồn kho, giao hàng theo yêu cầu của cơng ty.
Theo đĩ, hai bên cùng cĩ lợi, cơng ty sẽ giảm được tồn kho, giảm sức ép về kho
bãi, bên nhà cung cấp chủ động nguyên vật liệu đầu vào và sắp xếp được lịch trình sản xuất của mình.
Đối với nguyên liệu:
Thống kê ở phụ lục số 17 cho ta thấy từ ngày 1/1/2003 đến 31/12/2005 cơng ty cĩ 635 đơn đặt hàng cho nguyên liệu, trong đĩ năm 2003 cơng ty đặt 181 đơn hàng, năm 2004 đặt 248 đơn hàng và năm 2005 đặt 206 đơn hàng, chúng ta thống kê
được thời gian giao hàng bình quân là 35 ngày 34
Từ thống kê trên ta thấy yêu cầu tồn trữ nguyên liệu của cơng ty cao hơn rất nhiều so với thời gian giao hàng bình quân của nguyên liệu.
Để giảm lượng yêu cầu tồn trữ này, ta xét các yếu tố sau:
- Ta xem phụ lục số 8: Dự tốn nhu cầu nguyên liệu 2006 để xác định nhĩm các nguyên liệu cĩ nhà cung cấp ở Việt Nam. Nền cơng nghiệp hĩa chất của Việt Nam chưa phát triển, chưa sản xuất được hĩa chất sử dụng cho cơng nghiệp
dược nên cơng ty gần như sử dụng 100% nguyên liệu nhập khẩu cho quá trình
sản xuất. Hiện nay, các cơng ty sản xuất hĩa chất lớn của nước ngồi đều cĩ nhà phân phối tại Việt Nam. Các nhà phân phối này nhập khẩu hàng từ cơng ty mẹ với số lượng lớn, sau đĩ bán lại cho người sử dụng trong nước để hưởng
hoa hồng. Thống kê ở phụ lục 8 cho thấy 48/72 nguyên liệu cơng ty hiện đang sử dụng là cĩ nhà phân phối trong nước, điều này cĩ nghĩa là đối với các
nguyên liệu này cơng ty cĩ thể hạ mức yêu cầu tồn trữ xuống do cơng ty đã cĩ
đại lý phân phối giữ hàng giúp. Đối với các đại lý này như FD&C, Sapharco,
Domesco … cơng ty đều cĩ hợp đồng nguyên tắc ký vào đầu mỗi năm, trong
đĩ quy định cơng ty khi cần hàng chỉ cần báo trước cho họ 20 ngày trước thời
hạn giao hàng là họ đã cĩ thể giao hàng cho cơng ty.
- Ngồi ra, ta cĩ thể xem phụ lục 18 để thấy được những cam kết của đại lý
phân phối đối với người mua hàng. Trong đĩ quy định cụ thể những điều
khoản phạt do giao hàng trễ (1% giá trị hàng giao/ 1 ngày giao trễ) và những thiệt hại phát sinh cho bên mua do hành động giao hàng trễ gây nên.
- Một yếu tố quan trọng ảnh hưởng đến mức dự trữ là yếu tố thời gian vận
chuyển. Các nguyên liệu sau đây được vận chuyển bằng đường hàng khơng từ nhà sản xuất đến người mua :
Bảng 3.1. Danh sách nguyên liệu được vận chuyển bằng đường hàng khơng:
STT Code Tên nguyên liệu Trị giá tồn trữ (VND) Thành phẩm sử dụng Loại
1 60014 AROMA CARAMEL CERISE 107.871.984 Antidol amp C
2 60034 CARBAZOCHROME 125.136.000 Adrenoxyl B 3 60036 CARBOXYPOLYMETHYLENE 934 106.405.669 Antidol A 4 60043 GLYCERYL BEHENATE 33.597.907 Predian A