Σ(Ngày giao hàng – ngày đặt hàng) 635
Σ(Ngày giao hàng – ngày đặt hàng) 1.434
ty sản xuất. Khi lập báo cáo nĩi trên, bộ phận Kế tốn sẽ căn cứ vào kết quả tiêu thụ thực tế của kỳ đã lập cùng với kết quả tiêu thụ thực tế của kỳ trước đĩ. Chênh lệch thực tế về số lượng tiêu thụ giữa các kỳ nhằm xác định xem mặt hàng nào cĩ sức tiêu thụ cao. Với số liệu đĩ, Cơng ty sẽ đưa ra quyết định nên tập trung sản xuất kinh
doanh những mặt hàng nào cĩ lợi, giúp Cơng ty tiêu thụ hàng nhanh hơn, tồn kho ít hơn và thu tiền nhiều hơn.
Ví dụ, thơng qua báo cáo này Cơng ty phát hiện hai mặt hàng Allerlene và Antidol viên thường bán nhiều hơn so với dự tốn tiêu thụ, trong khi việc sản xuất Allerlene cần nhiều thiết bị bảo hộ lao động đặc biệt cho nên cơng ty đã cĩ kế hoạch mua và trữ nhiều hơn các thiết bị này cho cơng nhân sử dụng đồng thời cơng ty cịn đầu tư thêm một máy hút bụi cơng nghiệp để giảm thiểu tác dụng phụ gây ra cho cơng nhân trong quá trình sản xuất và tăng năng suất sản xuất mặt hàng này. Đối với Antidol viên thì phức tạp hơn do cơng suất khơng thể tăng thêm do hạn chế về máy mĩc, cơng ty đang cĩ ngân sách đầu tư thêm máy mĩc cho dây chuyền này. Ngồi ra, cơng ty cũng phát hiện tình hình kinh doanh Fluor Corbiere khơng thuận lợi và đang cĩ kế hoạch thu hẹp sản xuất mặt hàng này.
Nĩi chung, các báo cáo tình hình tiêu thụ thực tế thường được cập nhật kịp thời và chính xác nên rất hữu ích cho Cơng ty trong việc hoạch định kế hoạch đầu tư cũng
như sản xuất kinh doanh trước mắt và lâu dài, từ đĩ cĩ những thay đổi về yêu cầu tồn kho nguyên vật liệu phục vụ cho sản xuất.
2.3.2.3. Khối lượng đặt hàng
Để đặt hàng dự trữ, đảm bảo thơng suốt cho hoạt động sản xuất của mình, Cơng ty sẽ
tính tốn khối lượng đặt hàng dựa trên các tiêu chí sau đây: - Sản lượng hàng trong kho: theo báo cáo tồn kho - Mức tiêu thụ: theo dự tốn tiêu thụ
- Chi phí đặt hàng: tùy theo hình thức đặt hàng và nhà cung cấp trong nước hay nước ngồi.
- Chi phí dự trữ: căn cứ vào số lượng và nhu cầu dự trữ bảo hiểm 17
- Đặc điểm của ngành dược theo như phân tích tại mục 2.2.
Hiện tại, cơng ty áp dụng mơ hình lượng đặt hàng kinh tế cơ bản (phương pháp
EOQ). Tuy nhiên, do đặc điểm của nguyên liệu phục vụ cơng nghiệp dược nên việc xác định lượng đặt hàng tối ưu lại phụ thuộc vào nhiều yếu tố như là phương thức đĩng gĩi của nhà sản xuất, chu kỳ đặt hàng thay đổi, số lượng đặt hàng tối thiểu quy định bởi nhà sản xuất, chu kỳ nghỉ đơng của nhà sản xuất châu Âu cho nên số lượng đặt hàng tối tư thường căn cứ vào các đặc điểm này và theo kinh nghiệm của nhân
viên phịng kế hoạch.
2.3.2.4. Dự trữ bảo hiểm:
Việc xây dựng định mức dự trữ bảo hiểm hợp lý sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi
phí mà vẫn đảm bảo đáp ứng nhu cầu sản xuất. Thơng thường lượng dự trữ bảo hiểm quá nhiều sẽ dẫn đến tăng chi phí tồn trữ cũng như chi phí bảo quản, thuê nhà kho, chi phí sử dụng vận hành thiết bị, bảo hiểm hàng hĩa… cũng như vốn kinh doanh bị
ứ đọng nhưng lại phải sẵn sàng cung cấp lượng hàng theo yêu cầu của thị trường.
Ngược lại, lượng dự trữ bảo hiểm thấp thì các chi phí tồn trữ khơng cịn là mối bận tâm nhưng doanh nghiệp cĩ thể mất đi nhiều cơ hội, mất đi nhiều hợp đồng giá trị và cả uy tín trong kinh doanh, hoặc phải hỗn hợp đồng với nhiều điều khoản ưu đãi cho khách hàng để lo tìm nguồn hàng đáp ứng. Trong hồn cảnh đĩ, việc mua hàng sẽ bị
động hơn, cĩ thể dẫn đến chi phí mua cao hơn. Do đĩ, việc xây dựng định mức dự trữ
bảo hiểm sẽ phải cân đối giữa lợi ích và chi phí cho phù hợp.
Sanofi-Synthelabo Việt Nam xây dựng định mức dự trữ bảo hiểm nguyên vật liệu dựa vào bảng phân loại thành phẩm gồm 3 nhĩm A, B, C theo mức tiêu thụ hàng tháng18, thành phẩm cĩ mức tiêu thụ cao nhất xếp loại A, sau đĩ đến B, rồi đến C. Theo đĩ,
nguyên vật liệu sử dụng cho thành phẩm loại A, B, C sẽ cĩ định mức dự trữ như sau:
Bảng 2.6. Yêu cầu tồn trữ chung cho nguyên liệu và bao bì
Loại thành phẩm Yêu cầu tồn trữ nguyên liệu Yêu cầu tồn trữ bao bì
A Đáp ứng 3 tháng bán Đáp ứng 1 tháng bán
B Đáp ứng 2 tháng bán Đáp ứng 1 tháng bán
C Đáp ứng 1 tháng bán Đáp ứng 1 tháng bán
Bảng 2.7. Bảng Báo Cáo Tồn Kho (Global Stock) ngày 15/8/2006
ĐVT: hộp
STT Loại Tên Thành Phẩm Tổng cộng Tồn kho tạiTP.HCM
Tồn kho tại Hanoi Mức bán hàng tháng theo tháng bán Tồn kho tính (1) (2) (3) (4)=(5)+(6) (5) (6) (7) (8)=(4)/(7) 1 A ALLERLENE B/20 Tab. 292,717 238,315 54,402 151,667 1.93 2 A CIMET 200mg B/30 Sac. 63,696 45,575 18,121 43,333 1.47 3 A GLUCO 10ml B/24 Amp. 64,784 8,601 4,125 28,333 2.29 4 A CALCIUM FORT CORBIERE B/30 68,119 10,531 565 3,300 20.64 5 A FLUOR CORBIERE 0.25mg Tab. 26,353 15,703 891 1,467 17.97 6 A FUMAFER B9 CORBIERE B/100 5,218 4,504 714 3,300 1.58 7 A CARE FH 250ml 50,263 36,304 7,141 27,667 1.82 8 A CARE BB 250ml 59,739 50,043 9,696 19,333 3.09 9 A CARE FH 60ml 41,611 33,602 8,009 40,000 1.04 10 A ANTIDOL B/50 Tab. 95,799 64,691 13,261 45,000 2.13 11 A NO-SPA 40mg B/20 Tab. 77,587 116,000 0.67 12 A PREDIAN 80mg B/100 Tab. 119,278 17,207 3,376 7,145 16.69 13 A DIREXIODE B/100 Tab. 45,016 45,016 10,417 4.32 14 B CIMET 100mg B/30 Sac. 58,177 50,699 7,478 13,000 4.48 15 B GLUCO 10ml B/10 Amp. 132,181 3,053 2,255 9,000 14.69 16 B GLUCO 5ml B/24 Amp. 3,271 2,567 704 9,333 0.35 17 B CARE BB 60ml 67,857 47,511 6,416 43,333 1.57 18 B ADRENOXYL 10mg B/16 Tab. 26,412 26,412 20,000 1.32 19 B ACODINE B/50 Tab. 23,341 23,341 16,667 1.4 20 C ANTIDOL B/10 Amp. 60,919 59,187 1,732 9,333 6.53 21 C CORYZAL B/50 Cap. 57,849 11,031 6,667 8.68
Màu sắc thể hiện trên bảng 2.8 cĩ ý nghĩa như sau, căn cứ vào số liệu ở cột (8)
"tồn kho theo tháng bán" < 1
"tồn kho theo tháng bán" <=2
"tồn kho theo tháng bán" <= 3.5
Từ bảng 2.7 ta thấy các mặt hàng từ số thứ tự 1 đến 13 là mặt hàng loại A, các mặt hàng từ 14 đến 19 xếp loại B, các mặt hàng từ 20 đến 21 xếp loại C. Ví dụ thành phẩm Allerlene thuộc loại A, cĩ mức bán hàng tháng là 151,667 hộp, cĩ tổng tồn kho vào ngày 15/8/2006 là 292,717 hộp, trong đĩ tồn kho tại kho thành phố Hồ Chí Minh là 238,315 hộp và tồn kho tại Hà Nội là 54,402 hộp. Mức tồn kho ngày 15/8/2006 tương đương với 1.93 tháng bán (tổng tồn kho 292,717 hộp chia mức bán hàng tháng 151,667 hộp).
Để thuận tiện cho việc theo dõi mức tồn kho, cơng ty cịn sử dụng màu sắc thể hiện
trên bảng để phân biệt, màu đỏ tương ứng với mức tồn kho thành phẩm xuống rất
thấp dưới một tháng bán, màu xanh tương ứng với mức tồn kho thành phẩm dưới 2
tháng bán, gặp trường hợp này phịng Kế hoạch Nhà máy cần tiến hành sản xuất gấp các mặt hàng cĩ tín hiệu báo động này đồng thời tiến hành đặt nguyên liệu, bao bì về
để bù vào số lượng vừa sử dụng, màu vàng tương ứng với mức tồn kho thành phẩm
dưới hoặc bằng 3.5 tháng bán, màu cam tương ứng với mức tồn kho thành phẩm trên 3.5 tháng bán.
Hàng ngày sẽ cĩ một bảng báo cáo tồn kho xuất phát từ Trung tâm phân phối gởi đến tất cả các bộ phận liên quan: Nhà máy, bộ phận mua hàng, bộ phận quản lý bán hàng … trên cơ sở đĩ từng bộ phận sẽ cĩ phản ứng thích hợp trong phạm vi hoạt động của bộ phận mình.
Sau đây, ta xem xét cụ thể dự trữ bảo hiểm cho nguyên liệu và bao bì:
Đối với nguyên liệu:
Như đã trình bày ở trên, việc xây dựng định mức tồn kho nguyên liệu ở cơng ty xuất phát từ mức tiêu thụ thành phẩm, mức tiêu thụ thành phẩm càng cao thì mức yêu cầu tồn kho nguyên liệu càng nhiều.
Bảng 2.8 là hĩa đơn nguyên vật liệu của Allerlene, để làm được một lơ thành phẩm Allerlene ta cần 5 loại nguyên liệu. Allerlene là thành phẩm loại A cho nên dự trữ bảo hiểm cho nguyên liệu dùng để sản xuất Allerlene là đủ để sản xuất 3 tháng bán:
151,667 * 3 = 455,001 hộp19, tương đương với 12 ( = 455,001/39,403) lơ thành phẩm.
Theo nguyên tắc này, bảng 2.9 cung cấp thơng tin về số lượng cần tồn trữ của các nguyên liệu dùng cho Allerlene.
Bảng 2.8: Hĩa đơn nguyên vật liệu của mặt hàng Allerlene
Mã thành phẩm: 00012 Cỡ lơ: 39,403 hộp Hình thức đĩng gĩi: Hộp 20 viên Loại nguyên vật liệu
Code Tên nguyên vật liệu ĐVT
Số lượng theo chuẩn Tỷ lệ hao hụt (%) Số lượng cấp phát
Bao bì 72672 HOP Allerlene B2 BL10 (VN)(5*) cái 39,403 0.30 39,521
Bao bì 70212 THUNG 60 (No.3) 3 layers (490x395x165)mm cái 122 0.00 122
Bao bì 70225 BANG BAO DAM cái 200 0.00 200
Bao bì 72691 NHAN THUNG B2 BL10
(VN)*** cái 124 0.00 124
Bao bì 70250 NHAN TRANG cái 124 0.00 124
Bao bì 72680 TOA ALLERLENE (VN)** cái 39,403 0.20 39,482
Bao bì 70750 GIAY NHOM Allerlene. (VN)*
BL10 TB (105mm) KG 26.700 4.00 27.768
Bao bì 70327 P.V.D.C 138mm KG 218.000 4.00 226.720
Nguyên
liệu 60046 CRUSHED CHYMOTRYPSIN KG 4.099 0.20 4.107
Nguyên
liệu 60079 MAGNESIUM STEARATE KG 0.679 0.20 0.680
Nguyên
liệu 60093 PEPPERMINT OIL KG 0.199 0.20 0.199
Nguyên
liệu 60197 COMPRESSUC KG 129.354 0.20 129.613
Nguyên
liệu 60126 WHEAT STARCH KG 1.397 0.20 1.400
Bảng 2.9. Yêu cầu tồn trữ nguyên liệu cho mặt hàng Allerlene:
Tên nguyên liệu Đơn vị tính Số lượng dùng cho một lơ
Số lượng dùng cho 12 lơ hay tồn trữ an tồn (1) (2) (3) (4) = (3)*12 CRUSHED CHYMOTRYPSIN KG 4.107 49.286 MAGNESIUM STEARATE KG 0.680 8.1643 PEPPERMINT OIL KG 0.199 2.3928 COMPRESSUC KG 129.613 1555.4 WHEAT STARCH KG 1.400 16.798
Một nguyên tắc nữa đối với dự trữ bảo hiểm nguyên liệu, các nguyên liệu sử dụng
cho thành phẩm loại A cĩ nguồn gốc châu Âu (EU) và chỉ cĩ một nhà sản xuất duy nhất đáp ứng được yêu cầu của cơng ty (monosourcing) thì yêu cầu tồn trữ nâng lên đến 6 tháng bán. Danh sách các nguyên liệu loại này được thể hiện qua bảng 2.10
Bảng 2.10.: Tiêu chuẩn và nguồn gốc (xuất xứ) của các nguyên liệu chỉ cĩ một nhà sản xuất đáp ứng được yêu cầu của Cơng ty
Bảng 2.10 cho ta biết hiện tại Cơng ty đang cĩ 16 nguyên liệu chỉ cĩ một nhà sản xuất. Theo cơng thức nghiên cứu cung cấp từ phịng nghiên cứu cơng nghệ dược thì
STT Tên nguyên liệu Sử dụng cho thành phẩm Loại thành phẩm Nhà sản xuất
1 SUGAR FOR DIRECT TABLETING Allerlene A TEREOS/BEGHIN-SAY (FRANCE)
2 CRUSHED CHYMOTRYPSINE Allerlene A SERAVAC (SOUTH AFRICA)
3 CALCIUM GLUCOHEPTONATE GLUCO A SEPPIC (FRANCE)
4 VITAMIN C GLUCO A TAKEDA (JAPAN)
5 ALCOOLATURE DE
CITRON
A DEGUSSA HULS
(FRANCE)
6 CARBOPOL 934 ANTIDOL A GATTEFOSSE (FRANCE)
7 MAGNESIUM LACTATE DIHYDRATE ANTIDOL A MOEHS S.L (SPAIN) IBERICA,
8 ACETYL CYSTEINE CIMET A MOEHS S.L (SPAIN) IBERICA,
9 ORANGE FLAVOUR POWDER CIMET A GIVAUDAN (SINGAPORE)
10 ASPARTAME CIMET A NUTRASWEET
(USA)/(KOREA)
11 BERMOCOLL E 411 X CARE A AKZO NOBEL
(USA)/(EU)
12 BABYDOLL YAH268AYA CARE A GIVAUDAN (SINGAPORE)
13 ALKYL AMMON TEA CARE A COGNIS (FRANCE)
14 CHOLESTEROL CARE A UNIPEX (JAPAN)
15 ORANGE FLAVOUR 0679 CARE A H&R (FRANCE)
16 SODIUM METHYL PARABEN CARE
A UENO FINE
CHEMICALS (JAPAN)
cả 16 nguyên liệu này đều được sử dụng cho thành phẩm loại A. Với chính sách tồn kho hiện nay thì các ngun liệu này phải được tồn trữ một lượng tương đương với 6 tháng bán cho nên lượng tồn kho sẽ rất cao 20.
Kết hợp các nguyên tắc trên, ta tính tốn được dự trữ bảo hiểm của tồn bộ nguyên liệu phục vụ cho số lượng thành phẩm ở bảng 2.721.
Bảng 2.11 cung cấp thơng tin tổng quan về dự trữ bảo hiểm nguyên liệu
Bảng 2.11 : Thơng tin về dự trữ bảo hiểm nguyên liệu
Tổng số loại nguyên liệu sử dụng 72 Số nguyên liệu cĩ một nhà sản xuất 16
Tổng trị giá (VND) 15.614.071.473
Tổng số pa-lét sử dụng 225
Đối với bao bì:
Do đầu vào của bao bì dùng trong sản xuất dược phẩm chủ yếu là các sản phẩm mà trong nước sản xuất được như: hộp, toa, nhãn, giấy nhơm, màng PVC… nên lượng
tồn kho cho bao bì của tất cả các sản phẩm thuộc các loại khác nhau là đủ để sản xuất
được thành phẩm cho 01 tháng bán.
Tương tự như trong phân tích nhu cầu nguyên liệu ở phần trước, ta xem xét nhu cầu bao bì cụ thể ở mặt hàng Allerlene.
Từ bảng 2.10 ta thấy để làm được một lơ Allerlene ta cần 8 loại bao bì. Yêu cầu của tồn kho bao bì dùng để sản xuất Allerlene là đủ để sản xuất 151,667 hộp22, tương
đương với 4 ( = 151,667/39,403) lơ thành phẩm. Do đĩ, các bao bì dùng cho
Allerlene cần tồn trữ với số lượng như sau:
20 Xin xem chi tiết phụ lục 12 “danh sách yêu cầu tồn trữ nguyên liệu cho tất cả các mặt hàng”