25 Thực hành sản xuất thuốc tốt – khu vực Đơng Na mÁ
KHO RE (Khơng đạt
(Khơng đạt chất lượng) KHO TẠM Nhãn vàng Nhãn xanh Nhãn xanh Nhãn đỏ S2 S1
* Tổng kho cấp phát lẻ (S1):
Tổng kho cấp phát lẻ dùng để trữ nguyên vật liệu đưa vào sản xuất. Kho này chỉ gồm hai khu vực, một khu vực được trang bị phịng LAF để cân chia nhỏ nguyên liệu theo số lượng hĩa đơn nguyên vật liệu yêu cầu. Khu vực cịn lại dùng để cấp pháp lẻ bao bì. Nguyên vật liệu đạt yêu cầu sẽ được chuyển từ tổng kho cấp phát chẵn sang tổng kho cấp phát lẻ theo từng lơ (lơ lớn) với số lượng phù hợp kế hoạch sản xuất được lập bởi phịng kế hoạch.
Tại hai kho, các khu vực chứa hàng được quản lý chi tiết theo từng dãy, kệ, tầng. Cơng ty dùng khái niệm bin để mơ tả các khu vực này. Bin chỉ được sử dụng cho
Nguyên liệu và Bao bì và được cài đặt cho kho Nguyên liệu (kho 06) và kho Bao bì (kho 07).
2.3.3.2.2. Cơng tác dự trữ nguyên vật liệu:
Việc lưu trữ hàng hĩa tại các kho như trên đảm bảo cho việc cung cấp nguyên vật liệu một cách tốt nhất cho sản xuất, tránh hư hỏng, mất mát, thất thốt, hàng hĩa cần được bảo vệ chống trộm, chống thời tiết xấu, ẩm mốc, chống làm biến dạng hàng hĩa bằng những phương tiện, kỹ thuật phù hợp.
Đối với nguyên vật liệu, bán thành phẩm, thành phẩm của ngành dược yêu cầu phải được lưu trữ trong điều kiện nhiệt độ từ 20-24oC, độ ẩm cũng phải theo yêu cầu của dược chính.
Tất cả mặt hàng nguyên liệu đang sử dụng tại Cơng ty đều cĩ hạn dùng, thơng thường là 4 năm kể từ ngày xuất xưởng, cá biệt cĩ các mặt hàng hương liệu thì hạn dùng là 1 năm kể từ ngày xuất xưởng.
Hiện tại Cơng ty cĩ ghi trên thẻ kho của từng loại nguyên liệu ngày sản xuất, hạn sử dụng, điều kiện bảo quản để thủ kho cĩ thể nắm được thơng tin về thời gian lưu kho của hàng hĩa và cĩ giải pháp phù hợp để hạn chế tình trạng hàng tồn kho quá lâu dẫn
đến quá hạn sử dụng phải hủy bỏ. Ví dụ như đối với một số nguyên liệu gần đến hạn
dùng, trưởng kho thơng báo đến trưởng phịng kế hoạch, trưởng phịng kế hoạch căn cứ vào kế hoạch sản xuất thực tế cĩ thể ưu tiên tiến hành sản xuất các mặt hàng sử
Đối với bao bì, Cơng ty chú trọng đến ngày hiệu lực của Visa, Cơng ty ghi chú trên
thẻ kho của từng loại bao bì ngày này để nhân viên đặt hàng chú ý điều tiết lượng hàng về sử dụng hết trước ngày này, sai sĩt sẽ dẫn đến hủy, thanh lý bao bì vì sau ngày này bao bì khơng được phép sử dụng nữa. Tuy nhiên, hàng năm cơng ty vẫn phải thanh lý một lượng lớn nguyên liệu và bao bì do sai sĩt trong khâu dự báo tiêu thụ cũng như dự báo mua hàng 27.
2.3.3.3. Sổ sách quản lý kho
Trong thời đại cơng nghệ hĩa, vi tính hĩa như hiện nay, với sự phát triển như vũ bão, sự tiến bộ khơng ngừng của các kỹ thuật tiên tiến đã hỗ trợ rất đắc lực cho con người trong nhiều phương diện của cuộc sống. Các loại máy mĩc thiết bị hiện đại đã và đang dần dần thay thế cho lao động chân tay của con người, nâng con người lên
những tầm cao mới. Trong lĩnh vực quản lý tồn kho cũng vậy, nếu như trước đây
nhân viên phải ngồi ghi chép bằng tay tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào chứng từ, số sách, rồi tính tốn, tổng hợp, xử lý và cân đối các số liệu để sau đĩ lập
các báo cáo thủ cơng rất vất vả thì cơng việc hiện nay của kế tốn đã nhẹ nhàng hơn rất nhiều nhờ vào cơng nghệ tiên tiến. Hầu hết các doanh nghiệp hiện nay đều trang bị cho cơng tác quản lý tồn kho của mình các cơng cụ tiên tiến, hiện đại như: máy vi tính, máy in, máy fax,… Việc ứng dụng vi tính vào cơng tác ghi chép, tính tốn đã đem lại hiệu quả khá rõ rệt: số liệu được xử lý và cung cấp nhanh chĩng hơn, chính
xác hơn; việc trình bày sổ sách, báo cáo cũng rõ ràng, sạch đẹp và thống nhất hơn,
việc lưu trữ cũng được nhẹ nhàng và đầy đủ hơn.
Trong vài năm gần đây, một bước tiến cao hơn trong việc sử dụng hệ thống vi tính vào cơng tác quản lý tồn kho cũng như kế tốn đĩ là việc sử dụng các phần mềm quản lý tồn kho và kế tốn. Các phần mềm được lập trình và thiết kế bởi các chuyên gia cĩ sự am hiểu về quản lý tồn kho và kế tốn và cĩ thể đáp ứng theo yêu cầu cụ thể của từng doanh nghiệp cĩ các yêu cầu đặc thù cho lĩnh vực mà doanh nghiệp đang
hoạt động. Khi sử dụng các phần mềm này, nhân viên chỉ cần thu thập hĩa đơn,
chứng từ kế tốn hợp pháp, hợp lý và tiến hành nhập liệu, phần mềm sẽ tự động cập
nhật, tính tốn, xử lý và kết xuất về các sổ sách, báo cáo liên quan, đặc biệt phần mềm cĩ thể sẵn sàng in ra các thơng tin theo yêu cầu của người sử dụng bất kỳ lúc nào trong kỳ chỉ bằng một cái nhấp chuột chứ khơng nhất thiết phải chờ đến cuối kỳ như trong kế tốn thủ cơng.
Sanofi-Synthelabo Việt Nam nằm trong hệ thống Sanofi-Synthelabo Pháp nên Cơng ty rất cĩ ưu thế trong việc cập nhật các phần mềm quản lý tồn kho tiên tiến trên thế giới bởi vì việc áp dụng phầm mềm quản lý là đồng nhất giữa các Cơng ty con thuộc Tập đồn. Hiện tại Cơng ty đang sử dụng phần mềm Scala để quản lý tồn kho tại Nhà máy Thủ Đức, Phịng Kế tốn thì cĩ phần mềm Sun System, giữa hai phần mềm này cĩ một giao diện (interface) nhằm giúp dữ liệu trên hệ thống Scala từ Nhà máy Thủ
Đức cĩ thể đổ sang hệ thống Sun System để tổng hợp số liệu từ hai chương trình.
Tiến tới một bước cao hơn, hiện nay Cơng ty đang trong quá trình chuẩn bị triển khai phần mềm Navision thay thế cho Scala để Nhà máy khơng những quản lý được các nguyên vật liệu (nguyên liệu và bao bì) phục vụ cho sản xuất mà cịn quản lý được các vật tư linh tinh khác phục vụ cho sản xuất.
Trong tốc độ phát triển nhanh của kinh tế và mơi trường cạnh tranh như hiện nay thì việc ứng dụng các phần mềm quản lý tồn kho và phần mềm kế tốn là hết sức cần thiết để giảm bớt khối lượng ghi chép, tính tốn, cĩ thể quản lý chặt chẽ cũng như
cung cấp thơng tin hàng tồn kho nhanh chĩng, kịp thời và chính xác. Với cơng cụ này, kế tốn vừa thuận lợi cho cơng việc theo dõi và tổng hợp số liệu vừa cĩ thể đối chiếu, trao đổi thơng tin với thủ kho thơng qua kết nối mạng. Cách nối mạng thơng tin cũng đã được thực hiện giữa phịng kế tốn và bộ phận kinh doanh để tránh tình
trạng bán hàng vượt quá khả năng cung cấp. Như thế, mối liên hệ thơng tin giữa các bộ phận quản lý tồn kho sẽ nhanh chĩng và hiệu quả hơn.
2.3.4. Cơng tác luân chuyển hàng tồn kho:
Việc luân chuyển hàng hĩa tốt sẽ giảm áp lực kho bãi, tốt cho quản lý tồn kho. Việc theo dõi và thơng báo kịp thời mức tồn kho của nguyên vật liệu nào đang xuống thấp dẫn đến nguy cơ thiếu hụt hàng phục vụ cho sản xuất thật sự cần thiết cho cơng tác quản lý tồn kho. Thực hiện tốt cơng tác này chúng ta giảm bớt lượng tồn kho tồn trữ.
Cơng tác này hiện nay được thực hiện khá tốt tại Cơng ty do nhân viên giàu kinh nghiệm, hệ thống phần mềm hỗ trợ tốt.
Trong quản trị hàng tồn kho thì việc nắm được số lượng và giá trị hàng hĩa là những thơng tin rất quan trọng, giúp ích cho các nhà quản trị trong việc hoạch định sản xuất, áp giá cho từng mặt hàng đưa vào sản xuất. Giá trị hàng tồn kho được thể hiện qua số lượng hàng tồn kho cũng như giá trị hàng hĩa đang dự trữ.
2.3.4.1. Về mặt số lượng
Cơng ty sử dụng thẻ kho để ghi chép sự vận động của hàng hĩa (nhập và xuất) và tính tốn số lượng tồn kho (số lượng tồn kho cuối cùng = số tồn kho ban đầu + số nhập - số xuất). Tuy nhiên, thẻ kho chỉ cho phép nắm được số lượng hàng tồn trong kho về mặt giấy tờ, nĩ khơng thể tính được những mất mát hoặc hư hỏng ở tất cả các dạng. Việc xác định số lượng và trị giá hàng tồn kho muốn chính xác nhất được thực hiện bằng phương pháp kiểm kê thực tế mà cơng tác này lại mất rất nhiều thời gian cho nên Cơng ty thực hiện cơng việc này vào cuối mỗi Quý. Cơng tác kiểm kê khơng chỉ
được thực hiện bởi nội bộ Cơng ty mà cịn cùng với một Cơng ty kiểm tốn độc lập.
Trường hợp Cơng ty gặp các rủi ro khách quan như hỏa hoạn, lũ lụt bất ngờ phá hủy, mất tài sản thì việc xác định trị giá hàng tồn kho là rất cần thiết để xác định thiệt hại và yêu cầu bảo hiểm thanh tốn.
Hiện tại cơng ty đang thực hiện khá tốt cơng tác kiểm kê hàng tồn kho. Cuối mỗi quý dựa trên báo cáo tồn kho của kho, bộ phận kế tốn phối hợp với trưởng kho tổ chức kiểm kê bằng cách lấy mẫu bất kỳ để kiểm. Ngồi ra, cứ cuối mỗi quý bộ phận kế
tốn kết hợp với kiểm tốn độc lập - được chỉ định bởi tập đồn - tổ chức kiểm kê
kho. Việc lấy mẫu dựa trên phương pháp xác định những yếu tố “trọng yếu”: chọn những mặt hàng cĩ giá trị lớn, biến động nhiều, dễ hư hỏng , mất mát , bay hơi. Do tính đặc thù của nguyên liệu dược nên việc kiểm kê thường xuyên là rất quan trọng giá trị tồn kho rất lớn trong tổng giá trị tài sản cơng ty, kiểm tra được thời hạn sử dụng của nguyên liệu tồn (cĩ quá hạn hay khơng), nếu như khơng kiểm kê (hoặc chỉ kiểm về mặt số lượng) thì đánh giá khơng đúng giá trị thực tế của hàng tồn kho dẫn đến làm sai lệch giá trị tài sản cơng ty.
Ngồi việc kiểm kê về mặt số lượng cịn phải kiểm thời hạn sử dụng, cách bố trí sắp xếp hàng trong kho, xuất nhập cĩ đúng theo hệ thống kiểm sốt nội bộ đã đề ra hay khơng.
Hiện nay cơng tác kiểm kê ở cơng ty cịn vướng mắc một số vấn đề sau:
- Rất khĩ đánh giá chính xác những nguyên liệu, bán thành phẩm đang trên dây chuyền sản xuất (bộ phận Kế tốn chỉ cĩ thể ước chừng trên số lượng chuẩn). - Thủ kho ở các phân xưởng là những dược sĩ đảm nhận vai trị quản đốc phân
xưởng khơng cĩ kinh nghiệm trong việc kiểm sốt số lượng (khi chuyển bán thành phẩm từ phân xưởng này qua phân xưởng khác lại khơng cĩ phiếu ký nhận, do đĩ rất dễ xảy ra tình trạng số lượng lý thuyết thì ở phân xưởng này nhưng thực tế là tồn tại ở phân xưởng khác.
- Khi kiểm kê vào cuối năm cho tất cả các kho, thì kế tốn khơng đủ nhân lực cĩ kinh nghiệm về kiểm kê để kiểm cho tất cả các kho nên chủ yếu chỉ kiểm về mặt số lượng.