CHƯƠNG II : MƠ HÌNH QUẢN TRỊ CHI PHÍ
3.2 Xây dựng mơ hình tổng quát
3.2.1.3 Xem xét nhu cầu thông tin về mức độ, loại, tính chất
định quản trị
Tới giai đoạn này, doanh nghiệp đã hình thành hệ thống để thực thi hệ thống quản trị chi phí bao gồm cơng nghệ, con người và bộ phận quản trị chi phí. Ở giai đoạn này, bộ phận quản trị chi phí sẽ đi sâu vào nghiên cứu nhu cầu thông tin của các quyết định quản trị và kiểm soát hoạt động doanh nghiệp để xây dựng các phương pháp và kỹ thuật về quản trị chi phí cho phù hợp. Cụ thể, ở giai đoạn này, bộ phận quản trị chi phí sẽ tập trung để trả lời các câu hỏi sau: (1) thơng tin quản trị gì cần cung cấp cho các mức độ/cấp bậc quản trị, (2) ứng với cấp độ quản trị thì những loại/thành phần thơng tin gì sẽ được đáp ứng, và (3) sắp xếp và phân loại theo mức độ quan trọng của thông tin cần
cung cấp.
Thứ nhất, thơng tin quản trị gì cần cung cấp cho các mức độ quản trị, cấp bậc quản trị. Bộ phận quản trị chi phí sẽ nghiên cứu mỗi cấp bậc quản trị sẽ cần cung cấp những thơng tin gì để ra quyết định, ví dụ tổng giám đốc thông thường họ cần những thông tin mang tính tổng hợp để ra ra quyết định, chẳng hạn: doanh thu, chi phí, lợi nhuận của
các trung tâm trách nhiệm và việc thực hiện của họ so với mục tiêu đề ra. Đối với các nhà quản lý trung tâm trách nhiệm thì họ có xu hướng cần những thông tin chi tiết hơn
để ra quyết định quản trị ở cấp độ và quản trị và trách nhiệm của họ, ví dụ nhà quản lý
bán hàng họ cần thơng tin về doanh thu của các dịng sản phẩm, việc thực hiện doanh thu thực tế so với mục tiêu đề ra. Nhà quản lý sản xuất họ cần những thông tin về giá thành đơn vị thực tế của các loại sản phẩm khác nhau để đánh giá hiệu quả sử dụng
nguồn lực của doanh nghiệp khi so với chi phí định mức/mục tiêu đề ra. Đối với nhà quản lý ớ mức độ tác nghiệp chẳng hạn như nhà quản lý phân xưởng thường thì họ cần thơng tin như sản phẩm hỏng, phế liệu, mức tiêu hao nguyên vật liệu, năng suất công nhân,… để đánh giá việc thực hiện của bộ phận họ.
Thứ hai, những loại, thành phần thơng tin gì để đáp ứng cho mỗi cấp bậc quản trị. Bộ phận quản trị chi phí sẽ nghiên cứu loại, thành phần thơng tin gì để nhà quản trị mỗi cấp bậc ra các quyết định khác nhau, ví dụ tổng giám đốc thông thường cần thông tin để ra các quyết định chủ yếu: hiệu quả thực tế của các trung tâm trách nhiệm như lợi nhuận của các xí nghiệp, chi nhánh, tổng cơng ty; khả năng sinh lời của các dự án đầu tư trong doanh nghiệp: mở rộng thị trường, thành lập kênh phân phối, thành lập chi nhánh, xí nghiệp mới, sản phẩm mới, thị trường mới, …
Thứ ba, sắp xếp và phân loại theo mức độ quan trọng của thông tin cung cấp. Bộ
phận quản trị sẽ phải nghiên cứu những thơng tin gì được xem là quan trọng và cần thiết
để cho các nhà quản trị ra quyết định. Từ đó đi vào tập trung nguồn lực để đáp ứng
thơng tin các quyết định quản trị đó. Ví dụ doanh nghiệp mong muốn biết chính xác giá thành thực tế đơn vị của mỗi loại sản phẩm thì doanh nghiệp nên chú trọng vào việc
bán sản phẩm mới thì doanh nghiệp nên tập trung vào việc cung cấp thông tin để đáp ứng nhu cầu ra quyết định về giá bán sản phẩm mới. Ở đây, doanh nghiệp cũng bố trí và
sắp xếp những thơng tin gì cần cung cấp cho các quyết định hàng ngày, định kỳ, đặc
biệc.
3.2.1.4 Thực hiện phân loại, phân tích chi phí
Tới giai đoạn này, doanh nghiệp đã thật sự nắm và hiểu rỏ doanh nghiệp cần những thơng tin gì đối với mỗi cấp độ quản trị và thành phần của chúng là gì. Tiếp đó, để đáp
ứng cho nhu cầu thơng tin này thì kế toán sử dụng các phương pháp kế toán chẳng hạn
như phân loại chi phí để xây dựng mơ hình giá thành mà doanh nghiệp lựa chọn để đáp
ứng nhu cầu ra quyết định liên quan đến chi phí. Kỹ thuật phân tích chi phí để hiểu được cách ứng xử của chi phí để lập dự tốn chi phí cho ngắn hạn, trung hạn và dài hạn
cũng là bước rất quan trọng trong việc thiết lập dự tốn chi phí và sử dụng mơ hình dự tốn cho nhiều mục đích khác nhau.
3.2.1.5 Xây dựng hệ thống giá thành, ngân sách và đo lường việc thực hiện
Ở giai đoạn này, phịng quản trị chi phí sẽ đi sâu vào xây dựng mơ hình quản trị chi
phí đã lựa chọn và áp dụng. Có thể có một hay nhiều mơ hình giá thành được sử dụng phục vụ cho nhiều múc đích khác nhau về chi phí, vì vậy bộ phận quản trị chi phí sẽ tiến hành xây dựng hệ thống tài khoản, sổ kế toán và báo cáo phục vụ cho nhiều mơ hình giá thành khác nhau, Ví dụ doanh nghiệp quyết định sử dụng hai mơ hình giá
thành: mơ hình giá thành thực tế truyền thống phục vụ cho việc lập báo cáo tài chính và mơ hình giá thành ABC phục vụ cho việc đánh giá hiệu quả của các dòng sản phẩm và
định giá bán sản phẩm. Như vậy ở đây, bộ phận quản trị chi phí sẽ xây dựng hệ thống
về tài khoản, sổ kế toán và báo cáo giá thành đáp ứng cho cả hai hệ thống giá thành này. Việc sử dụng một hay nhiều hoặc có thể kết hợp các mơ hình giá thành phụ thuộc vào nhiều yếu tố khác nhau: nhu cầu thông tin quản trị, quy mô doanh nghiệp, loại hình doanh nghiệp, kết cấu dịng sản phẩm, trình độ nhân viên, chi phí và lợi ích của việc xây dựng… Vì vậy khi doanh nghiệp xây dựng hệ thống quản trị chi phí thì cần xem xét đến các yếu tố này trong việc xây dựng, chuyển đổi, phát triển hệ thống quản trị chi phí của doanh nghiệp.
3.2.2 Điều kiện sử dụng mơ hình 3.2.2.1 Huấn luyện và đào tạo 3.2.2.1 Huấn luyện và đào tạo
Một trong những vấn đề khi xây dựng bất cứ một mơ hình ứng dụng nào của doanh nghiệp đó chính là hành vi của nhân viên, khả năng nhận thức của nhân sự, thật sự đó chính là rào cản chủ yếu của bất cứ nổ lực thay đổi, hay xây dựng mơ hình mới trong doanh nghiệp. Sự trì trệ, xu hướng chủ yếu của con người dẫn đến sự ì ạch, là một vấn
đề thơng thường đối với con người vì nó là một “hịn đá tảng”. Phải có năng lượng để địn bẩy từ vị trí nguyên trạng, nắm lấy cách tư duy mới và thực hiện cơng việc. Với
tính chất mới mẻ có thể xảy ra rủi ro gia tăng từ việc e ngại khơng biết, ít hiểu biết về hệ thống mới, và không chắc chắn về kiến thức mới khi khi xây dựng mơ hình về ABC, ABM, RCA hoặc hệ thống đo lường việc thực hiện theo các mô hình này sẽ tác động đến cơng việc của họ, việc thực hiện của họ, và chỗ đứng của họ trong doanh nghiệp.
Trong nhiều trường hợp, xây dựng hệ thống mới như ABC hay các mơ hình quản trị chi phí khác làm cho các nhà quản lý cảm giác họ đang chơi với trò chơi cũ nhưng tuân theo một số nguyên tắc cài đặt mới. Kế tốn là ngơn ngữ của doanh nghiệp, ngôn ngữ
trị chi phí thay đổi ngơn ngữ này khá tinh tế và không quá tinh vi. Sự tác động của những sự thay đổi trong những người tốt nhất (làm việc có thành tích tốt nhất trong mỗi cơng việc) mà đã rành rẽ về trị chơi cũ, hay có thể gọi là “sao” của doanh nghiệp. Những người này thơng thường là những nhân sự có tầm quan trọng mạnh mẽ và sự ảnh hưởng rất lớn, khi họ thật sự khơng thoải mái, đó chính rào cản chủ yếu để thay đổi. Vì vậy việc xây dựng hệ thống mới rất cần thiết sự nhận thức, nổ lực và hợp tác của những cá nhân này.
Bởi vì hệ thống quản trị chi phí là một hệ thống liên quan tới tất cả các bộ phận trong doanh nghiệp ví dụ nếu doanh nghiệp áp dụng mơ hình giá thành mục tiêu thì lúc
đó việc liên kết giữa các bộ phận nghiên cứu và phát triển, thiết kế, sản xuất, bán hàng,
thị trường, cần có sự đồng bộ và chặt chẽ. Việc nhận thức và đào tạo của các bộ phận chức năng phải đạt được theo kế tốn quản trị chi phí và tới hầu hết các bộ phận khác của doanh nghiệp và hướng tới nhà quản trị trung gian. Bên cạnh kế toán quản trị, cả nhà quản trị trung gian và các nhà quản trị cấp cao khác trong doanh nghiệp phải được
giới thiệu và trở nên thân quen với các mơ hình quản trị chi phí mới cần ứng dụng. Một chìa khóa để khắc phục những lo ngại là huấn luyện. Việc sử dụng huấn luyện có vai trị mơ phỏng - dựa trên các phân tích viễn cảnh, và các trường hợp thực tập có thể giúp nhân viên nghiên cứu về hệ thống mới và sự tác động của nó. Thơng qua việc “tập dợt”, sự cảnh báo từng cá nhân có thể phát hiện ra cách để kế tục việc sử dụng các phương pháp và thông tin sát sao hơn tới các chiến lược và mục tiêu hoạt động của quá trình chuyển đổi và xây dựng hệ thống quản trị chi phí mới cho doanh nghiệp.
3.2.2.2 Tổ chức quản lý
Khi xây dựng hệ thống quản trị chi phí phục vụ cho các quyết định quản trị quan
trọng, rất cần thiết có một đội chuyên trách, đội này có trách nhiệm thực hiện việc xây
dựng, hoạt động và duy trì hệ thống này. Các nhà quản trị nhóm, đội phải thơng tin
xoay quanh kỹ năng và hiểu một cách thấu đáo về những vấn đề cốt lõi và các nguyên tắc quản trị đặc biệt. Các thành viên của đội khác có thể yêu cầu sự huấn luyện và đào tạo trong các kỹ năng chẳng hạn như:
• kỹ thuật thu thập dữ liệu;
• kỹ năng giải quyết vấn đề;
• kỹ năng thơng tin thuận tiện cho việc đáp ứng;
• xây dựng đội; và
• quản trị việc tham gia.
Việc tổ chức quản lý phải đảm bảo rằng sự thích hợp của việc tổ chức và bố trí cơng việc - nhận thức một cách thích hợp và huấn luyện một cách sâu sắc ở từng vị trí ví dụ như là sự kiểm chứng, hoặc ít nhất là nghiên cứu; các nhà quản trị cấp cao phải nắm lấy quan điểm; đội chuyên trách đã bao gồm trong sự cam kết. Kế tốn quản trị có cơ hội và trách nhiệm phát triển kế hoạch dự án thí điểm, sau đó cho việc quản lý q trình. Vì tất cả mọi người làm việc thông qua dự án thí điểm, với kinh nghiệm và nghiên cứu từ nó, và kết quả cuối cùng được xem là thành cơng khi nó được mọi người chấp nhận và ứng dụng trong thực tiễn.
một sự thay đổi chính trong hành vi doanh nghiệp. Sự thay đổi đối với kế toán quản trị là rất lớn, tuy nhiên lợi ích tiềm năng cho doanh nghiệp từ việc sử dụng nó là quan trọng.
Người sử dụng, khách hàng của hệ thống quản trị chi phí sẽ tích cực đưa ra ý kiến
để cung cấp trong việc tạo ra các báo cáo và phát triển các cơng cụ duy trì quyết định sử
dụng dữ liệu của hệ thống. Thơng tin gì họ thực hiện, người sử dụng, cần và muốn gì?. Có các báo cáo giải thích cho nguời sử dụng để họ có thể sử dụng và hiểu chúng?. Để
trả trả lời những câu hỏi như vậy, kế toán quản trị phải gần gũi với doanh nghiệp, rời bỏ sự an nhàn trong văn phòng của họ, và tích cực có các buổi đối thoại với từng cá nhân ở tất cả các mức độ và bộ phận chức năng với doanh nghiệp.
3.2.2.3 Công nghệ thông tin
Thông tin được thu thập trong giai đoạn khái niệm thiết kế rất hữu dụng trong việc xác định những kỹ thuật chuyển giao gì (bằng tay, dự trên máy tính thơng thường, hoặc máy tính có bộ nhớ khổng lồ) sẽ là hiệu quả nhất cho hệ thống quản trị chi phí. Cả hệ thống bằng tay và tự động đều có thể được lựa chọn. Lựa chọn cuối cùng sẽ tác động đến nhu cầu của doanh nghiệp và lợi ích từ việc sử dụng chúng.
Một sự phổ biến theo công nghệ ngày nay là kho dữ liệu, mà ở đó các thơng tin
thích hợp được chiết từ hệ thống hoạt động và tải theo dữ liệu. Công nghệ này làm dữ
liệu đánh giá sớm hơn, như thông tin thật cần thiết để xử lý và phân tích để tạo ra yêu cầu báo cáo giá trị thực hiện và các phân tích.
Một số doanh nghiệp mong muốn sự hợp nhất đầy đủ, hệ thống ERP từ một nhà
cung cấp phần mềm. Chức năng của những hệ thống này là nhiều vùng giá trị thực hiện và kiến thức quản trị nói chung được giới hạn để quản lý hệ thống thông tin và viết báo cáo. Phỏng theo những hệ thống như vậy để thay đổi trong cấu trúc cơng ty hoặc lưu chuyển dữ liệu có thể phức tạp và tốn thời gian. Xây dựng một ngôi nhà hệ thống giá trị thực hiện là lộ trình một số doanh nghiệp thực hiện. Tuy nhiên, nhưng chúng có thể tiêu tốn chi phí và thời gian sử dụng để phát triển.
Các phân tích chi phí và lợi ích có thể được phát triển hữu dụng khi xác định kỹ
thuật chuyển giao cho một doanh nghiệp đặc. Nó thường rất dễ dàng để phân tích chi phí giữa kỹ thuật bằng tay, PC, và vi tính có dung lượng lớn. Những lợi ích liên quan rất khó để định lượng nhưng có thể đạt được thơng qua dự toán thời gian yêu cầu để phát triển, hồn thành và giải thích thơng tin từ hệ thống bằng tay với tự động. Mối tương quan, chi phí tiết kiệm được từ việc tránh lãng phí và cắt giảm các hoạt động không tạo ra giá trị gia tăng có thể sử dụng để dự tốn các lợi ích từ một lựa chọn này tới một lựa chọn khác. Một khi lựa chọn được thực hiện, đạt được sự thay đổi tới việc chuyển đổi hệ thống mới.
3.2.2.4 Lợi ích và chi phí của việc sử dụng
Đạt được những kết quả mong muốn, đòi hỏi một doanh nghiệp hiểu và nhấn mạnh
vào những sai lầm thông thường và chướng ngại vật để thành công ở tất cả các giai đoạn thực thi. Mặt dù trong suốt giai đoạn kế hoạch, hoạt động phân tích, giá thành, tài
liệu, thu thập dữ liệu và phân tích, phát triển dữ liệu thu thập và hệ thống báo cáo, hoặc
nó, việc thực thi sẽ thành công.
Việc thực thi thành công hệ thống quản trị chi phí sẽ khơng giống nhau ở mọi doanh nghiệp hoặc có cùng hướng đi. Đáp ứng tới một chiến lược, cấu trúc, khả năng, và nhu cầu duy nhất của các doanh nghiệp, hệ thống quản trị chi phí là một khái niệm rất hữu ích, dữ liệu của hệ thống sẽ đáp ứng nhu cầu của các nhà làm quyết định doanh nghiệp và duy trì nổ lực của họ để tạo ra giá trị cho tất cả các cổ đông.
Thực tiễn doanh nghiệp tốt nhất đã được phát hiện, lợi ích hồn trả cho việc đầu tư hệ thống quản trị chi phí đến khi hệ thống đạt được sự hợp nhất toàn bộ với các thơng
tin khác và hệ thống duy trì quản trị. Hợp nhất là không phải là điểm kết thúc, mặc dù. Nó là một cột mốc quan trọng là cơ sở để xây dựng và duy trì lợi thế cạnh tranh bền
vững. Hệ thống quản trị chi phí là liên kết phức tạp tới sức tăng trưởng dài hạn của doanh nghiệp.
3.2.2.5 Vai trò của kế tốn quản trị
Các chun gia tài chính có vai trò dẫn đầu trong việc thiết kế và thực thi hệ thống