CHƯƠNG II : MƠ HÌNH QUẢN TRỊ CHI PHÍ
3.2 Xây dựng mơ hình tổng quát
3.2.2 Điều kiện sử dụng mơ hình
3.2.2.1 Huấn luyện và đào tạo
Một trong những vấn đề khi xây dựng bất cứ một mơ hình ứng dụng nào của doanh nghiệp đó chính là hành vi của nhân viên, khả năng nhận thức của nhân sự, thật sự đó chính là rào cản chủ yếu của bất cứ nổ lực thay đổi, hay xây dựng mơ hình mới trong doanh nghiệp. Sự trì trệ, xu hướng chủ yếu của con người dẫn đến sự ì ạch, là một vấn
đề thông thường đối với con người vì nó là một “hịn đá tảng”. Phải có năng lượng để địn bẩy từ vị trí ngun trạng, nắm lấy cách tư duy mới và thực hiện công việc. Với
tính chất mới mẻ có thể xảy ra rủi ro gia tăng từ việc e ngại khơng biết, ít hiểu biết về hệ thống mới, và không chắc chắn về kiến thức mới khi khi xây dựng mơ hình về ABC, ABM, RCA hoặc hệ thống đo lường việc thực hiện theo các mơ hình này sẽ tác động đến công việc của họ, việc thực hiện của họ, và chỗ đứng của họ trong doanh nghiệp.
Trong nhiều trường hợp, xây dựng hệ thống mới như ABC hay các mơ hình quản trị chi phí khác làm cho các nhà quản lý cảm giác họ đang chơi với trò chơi cũ nhưng tuân theo một số nguyên tắc cài đặt mới. Kế tốn là ngơn ngữ của doanh nghiệp, ngơn ngữ
trị chi phí thay đổi ngơn ngữ này khá tinh tế và không quá tinh vi. Sự tác động của những sự thay đổi trong những người tốt nhất (làm việc có thành tích tốt nhất trong mỗi cơng việc) mà đã rành rẽ về trị chơi cũ, hay có thể gọi là “sao” của doanh nghiệp. Những người này thông thường là những nhân sự có tầm quan trọng mạnh mẽ và sự ảnh hưởng rất lớn, khi họ thật sự không thoải mái, đó chính rào cản chủ yếu để thay đổi. Vì vậy việc xây dựng hệ thống mới rất cần thiết sự nhận thức, nổ lực và hợp tác của những cá nhân này.
Bởi vì hệ thống quản trị chi phí là một hệ thống liên quan tới tất cả các bộ phận trong doanh nghiệp ví dụ nếu doanh nghiệp áp dụng mơ hình giá thành mục tiêu thì lúc
đó việc liên kết giữa các bộ phận nghiên cứu và phát triển, thiết kế, sản xuất, bán hàng,
thị trường, cần có sự đồng bộ và chặt chẽ. Việc nhận thức và đào tạo của các bộ phận chức năng phải đạt được theo kế toán quản trị chi phí và tới hầu hết các bộ phận khác của doanh nghiệp và hướng tới nhà quản trị trung gian. Bên cạnh kế toán quản trị, cả nhà quản trị trung gian và các nhà quản trị cấp cao khác trong doanh nghiệp phải được
giới thiệu và trở nên thân quen với các mơ hình quản trị chi phí mới cần ứng dụng. Một chìa khóa để khắc phục những lo ngại là huấn luyện. Việc sử dụng huấn luyện có vai trị mơ phỏng - dựa trên các phân tích viễn cảnh, và các trường hợp thực tập có thể giúp nhân viên nghiên cứu về hệ thống mới và sự tác động của nó. Thơng qua việc “tập dợt”, sự cảnh báo từng cá nhân có thể phát hiện ra cách để kế tục việc sử dụng các phương pháp và thông tin sát sao hơn tới các chiến lược và mục tiêu hoạt động của quá trình chuyển đổi và xây dựng hệ thống quản trị chi phí mới cho doanh nghiệp.
3.2.2.2 Tổ chức quản lý
Khi xây dựng hệ thống quản trị chi phí phục vụ cho các quyết định quản trị quan
trọng, rất cần thiết có một đội chuyên trách, đội này có trách nhiệm thực hiện việc xây
dựng, hoạt động và duy trì hệ thống này. Các nhà quản trị nhóm, đội phải thơng tin
xoay quanh kỹ năng và hiểu một cách thấu đáo về những vấn đề cốt lõi và các nguyên tắc quản trị đặc biệt. Các thành viên của đội khác có thể yêu cầu sự huấn luyện và đào tạo trong các kỹ năng chẳng hạn như:
• kỹ thuật thu thập dữ liệu;
• kỹ năng giải quyết vấn đề;
• kỹ năng thơng tin thuận tiện cho việc đáp ứng;
• xây dựng đội; và
• quản trị việc tham gia.
Việc tổ chức quản lý phải đảm bảo rằng sự thích hợp của việc tổ chức và bố trí cơng việc - nhận thức một cách thích hợp và huấn luyện một cách sâu sắc ở từng vị trí ví dụ như là sự kiểm chứng, hoặc ít nhất là nghiên cứu; các nhà quản trị cấp cao phải nắm lấy quan điểm; đội chuyên trách đã bao gồm trong sự cam kết. Kế toán quản trị có cơ hội và trách nhiệm phát triển kế hoạch dự án thí điểm, sau đó cho việc quản lý quá trình. Vì tất cả mọi người làm việc thơng qua dự án thí điểm, với kinh nghiệm và nghiên cứu từ nó, và kết quả cuối cùng được xem là thành cơng khi nó được mọi người chấp nhận và ứng dụng trong thực tiễn.
một sự thay đổi chính trong hành vi doanh nghiệp. Sự thay đổi đối với kế toán quản trị là rất lớn, tuy nhiên lợi ích tiềm năng cho doanh nghiệp từ việc sử dụng nó là quan trọng.
Người sử dụng, khách hàng của hệ thống quản trị chi phí sẽ tích cực đưa ra ý kiến
để cung cấp trong việc tạo ra các báo cáo và phát triển các cơng cụ duy trì quyết định sử
dụng dữ liệu của hệ thống. Thơng tin gì họ thực hiện, người sử dụng, cần và muốn gì?. Có các báo cáo giải thích cho nguời sử dụng để họ có thể sử dụng và hiểu chúng?. Để
trả trả lời những câu hỏi như vậy, kế toán quản trị phải gần gũi với doanh nghiệp, rời bỏ sự an nhàn trong văn phịng của họ, và tích cực có các buổi đối thoại với từng cá nhân ở tất cả các mức độ và bộ phận chức năng với doanh nghiệp.
3.2.2.3 Công nghệ thông tin
Thông tin được thu thập trong giai đoạn khái niệm thiết kế rất hữu dụng trong việc xác định những kỹ thuật chuyển giao gì (bằng tay, dự trên máy tính thơng thường, hoặc máy tính có bộ nhớ khổng lồ) sẽ là hiệu quả nhất cho hệ thống quản trị chi phí. Cả hệ thống bằng tay và tự động đều có thể được lựa chọn. Lựa chọn cuối cùng sẽ tác động đến nhu cầu của doanh nghiệp và lợi ích từ việc sử dụng chúng.
Một sự phổ biến theo công nghệ ngày nay là kho dữ liệu, mà ở đó các thơng tin
thích hợp được chiết từ hệ thống hoạt động và tải theo dữ liệu. Công nghệ này làm dữ
liệu đánh giá sớm hơn, như thông tin thật cần thiết để xử lý và phân tích để tạo ra yêu cầu báo cáo giá trị thực hiện và các phân tích.
Một số doanh nghiệp mong muốn sự hợp nhất đầy đủ, hệ thống ERP từ một nhà
cung cấp phần mềm. Chức năng của những hệ thống này là nhiều vùng giá trị thực hiện và kiến thức quản trị nói chung được giới hạn để quản lý hệ thống thông tin và viết báo cáo. Phỏng theo những hệ thống như vậy để thay đổi trong cấu trúc công ty hoặc lưu chuyển dữ liệu có thể phức tạp và tốn thời gian. Xây dựng một ngôi nhà hệ thống giá trị thực hiện là lộ trình một số doanh nghiệp thực hiện. Tuy nhiên, nhưng chúng có thể tiêu tốn chi phí và thời gian sử dụng để phát triển.
Các phân tích chi phí và lợi ích có thể được phát triển hữu dụng khi xác định kỹ
thuật chuyển giao cho một doanh nghiệp đặc. Nó thường rất dễ dàng để phân tích chi phí giữa kỹ thuật bằng tay, PC, và vi tính có dung lượng lớn. Những lợi ích liên quan rất khó để định lượng nhưng có thể đạt được thơng qua dự tốn thời gian u cầu để phát triển, hồn thành và giải thích thơng tin từ hệ thống bằng tay với tự động. Mối tương quan, chi phí tiết kiệm được từ việc tránh lãng phí và cắt giảm các hoạt động khơng tạo ra giá trị gia tăng có thể sử dụng để dự tốn các lợi ích từ một lựa chọn này tới một lựa chọn khác. Một khi lựa chọn được thực hiện, đạt được sự thay đổi tới việc chuyển đổi hệ thống mới.
3.2.2.4 Lợi ích và chi phí của việc sử dụng
Đạt được những kết quả mong muốn, đòi hỏi một doanh nghiệp hiểu và nhấn mạnh
vào những sai lầm thông thường và chướng ngại vật để thành công ở tất cả các giai đoạn thực thi. Mặt dù trong suốt giai đoạn kế hoạch, hoạt động phân tích, giá thành, tài
liệu, thu thập dữ liệu và phân tích, phát triển dữ liệu thu thập và hệ thống báo cáo, hoặc
nó, việc thực thi sẽ thành công.
Việc thực thi thành cơng hệ thống quản trị chi phí sẽ khơng giống nhau ở mọi doanh nghiệp hoặc có cùng hướng đi. Đáp ứng tới một chiến lược, cấu trúc, khả năng, và nhu cầu duy nhất của các doanh nghiệp, hệ thống quản trị chi phí là một khái niệm rất hữu ích, dữ liệu của hệ thống sẽ đáp ứng nhu cầu của các nhà làm quyết định doanh nghiệp và duy trì nổ lực của họ để tạo ra giá trị cho tất cả các cổ đông.
Thực tiễn doanh nghiệp tốt nhất đã được phát hiện, lợi ích hồn trả cho việc đầu tư hệ thống quản trị chi phí đến khi hệ thống đạt được sự hợp nhất tồn bộ với các thơng
tin khác và hệ thống duy trì quản trị. Hợp nhất là khơng phải là điểm kết thúc, mặc dù. Nó là một cột mốc quan trọng là cơ sở để xây dựng và duy trì lợi thế cạnh tranh bền
vững. Hệ thống quản trị chi phí là liên kết phức tạp tới sức tăng trưởng dài hạn của doanh nghiệp.
3.2.2.5 Vai trị của kế tốn quản trị
Các chun gia tài chính có vai trị dẫn đầu trong việc thiết kế và thực thi hệ thống quản trị chi phí thống nhất. Nó cung cấp như một nguồn của nhiều dữ liệu hợp nhất vì một mục tiêu xác minh cho tính thích hợp của việc thu thập thơng tin từ các nguồn lực phức tạp. Các hoạt động đặc biệt và tiên quyết sẽ được thi hiện dưới các chuyên gia tài chính trong hệ thống quản trị chi phí bao gồm:
- Xác định các quyết định cơ bản mà cần để duy trì bởi hệ thống thơng tin; - Xác minh tính thích hợp của những nguồn lực thông tin;
- Gia tăng việc thu thập dữ liệu và các giá trị ban đầu để lấp đầy những thơng tin cịn thiếu;
- Xác định và thực thi việc duy trì các cơng cụ quyết định để đảm bảo là chia sẽ dữ
liệu thật thích hợp; - Phát triển hệ thống kiểm soát nội bộ và các thủ tục để đảm bảo dữ liệu thống
nhất được duy trì trên cơ sở phát triển liên tục;
- Tham gia vào các đội thực thi, bao gồm lựa chọn thống nhất và các vấn đề phần mềm báo cáo, các quyết định về yêu cầu giáo dục và huấn luyện, kế hoạch chuỗi thực thi cho các phần hành kế toán quản trị khác nhau, theo nhu cầu của doanh nghiệp, và giai đoạn của thực thi lịch trình với các danh mục ngày cho các tác
động khác nhau của hệ thống; và
- Sự phù hợp của tất cả các chi phí và dữ liệu thực hiện để đảm bảo rằng nó cung cấp bao gồm, dấu hiệu mục tiêu để người sử dụng dựa vào tình trạng đó và các tác động tiềm tàng của các quyết định trên toàn bộ việc thực hiện.
Các nhà thực tiễn tài chính là một phần quan trọng, mũi nhọn của đội thực thi hệ thống quản trị chi phí, khi cần thiết cố gắng yêu cầu để khai thác sức mạnh thông tin của doanh nghiệp cho việc làm quyết định. Cung cấp một vai trò quan trọng trong
doanh nghiệp, các nhà thực tế tài chính phấn đấu để đảm bảo thống nhất tiên quyết là
phải cho ra tính hiệu quả và hiệu năng và nó cần thiết cho cả khách hàng bên trong và bên ngoài và người sử sụng hệ thống được đáp ứng. Đạt được những mục tiêu yêu cầu như vậy là đã biết được những yếu tố cơ bản của khung hệ thống quản trị chi phí.
- Khi xây dựng một hoặc nhiều hơn một mơ hình quản trị chi phí-giá thành việc hiểu rỏ bản chất và phân loại chi phí là cần thiết và quan trọng.
- Kết quả việc thực của doanh nghiệp là hiệu quả và hiệu năng được trình bày và
đánh giá thông qua phương pháp và kỹ thuật đo lường việc thực hiện.
- Thông tin của hệ thống quản trị chi phí phải phục vụ cho các quyết định mà
doanh nghiệp cần và tập trung. Thông tin thân thiện và linh hoạt là yếu tố góp phần nâng cao chất lượng của hệ thống quản trị chi phí cung cấp.
- Việc huấn luyện đào tạo, công nghệ thông tin, tổ chức quản lý, chi phí và lợi ích và vai trị của kế tốn quản trị là cần phải xem xét khi xây dựng hệ thống quản trị chi phí cho doanh nghiệp.
3.4 Xu hướng phát triển của đề tài
Trên cơ sở mơ hình quản trị chi phí đã xây dựng, đề tài đi sâu vào nghiên cứu và ứng dụng của mô quản trị chi phí chi tiết cho các khía cạnh:
- Nghiên cứu nội dung khung lý thuyết quản trị chi phí trên thế giới như IMA, CMA, IFAC để vận dụng vào từng nội dung cụ thể của quản trị chi phí.
- Nghiên cứu sâu hơn nữa các mơ hình ngân sách và đo lường việc thực hiện. - Nghiên cứu các công cụ và kỹ thuật trên thế giới trong việc xây dựng và thiết kế
chi tiết các mơ hình giá thành phục vụ cho quyết định quản trị: ABC, RCA,
GPK.
- Tính ứng dụng của các mơ hình quản trị chi phí về giá thành vào các quyết định quản trị về sản phẩm, chuỗi cung ứng, khách hàng, phân khúc thị trường, mơi trường.
- Tính ứng dụng của mơ hình quản trị chi phí vào các khía cạnh: hoạch định chính sách kế tốn, hoạch định và phân bổ ngân sách của doanh nghiệp.
- Sự phát triển của mơ hình quản trị chi phí do các yếu tố: quy mô doanh nghiệp, nhu cầu thông tin, mức độ cạnh trạnh của thị trường, công nghệ thơng tin, trình độ nhân viên…;
- Hai mục đích của mơ hình quản trị chi phí: (1) báo cáo tài chính, (2) quản trị doanh nghiệp;
- Mục tiêu cơ bản và xu hướng phát triển của mơ hình quản trị chi phí là quản trị doanh nghiệp;
- Một hoặc nhiều hơn một mơ hình quản trị chi phí có thể sử dụng cho một doanh nghiệp;
- Nhận thức và vận dụng mơ hình quản trị chi phí là vấn đề doanh
nghiệp quan trọng khi nắm bắt và sử dụng mơ hình quản trị chi phí;
- Một hệ thống quản trị chi phí thành cơng cần có sự tham gia của tất cả các thành viên trong doanh nghiệp; và
- Thơng tin cung cấp quan trọng nhất của mơ hình quản trị chi phí là: (1) việc sử dụng nguồn lực của các đối tượng chịu chi phí, (2) việc thực hiện của doanh nghiệp; và
- Thông tin của hệ thống quản trị chi phí cung cấp phải hữu ích và tạo ra giá trị cho doanh nghiệp: nâng cao việc sử dụng nguồn lực của các
TIẾNG VIỆT:
1. Tập thể tác giả Bộ Mơn Kế Tốn Quản Trị - Đại Học Kinh Tế TPHCM, Kế Toán Chi Phí, Nhà Xuất Bản Thống Kê; 2002
2. Tập thể tác giả Bộ Mơn Kế Tốn Quản Trị - Đại Học Kinh Tế TPHCM, Kế Toán Quản Trị, Nhà Xuất Bản Thống Kê; 2004
3. Phạm Văn Dược - Đặng Kim Cương, Kế Toán Quản Trị, Nhà Xuất Bản Thống Kê; 2007
4. Nguyễn Tấn Bình, Kế Tốn Quản Trị, Nhà Xuất Bản ĐHQGTPHCM, 2003 5. Tuấn Sơn, Sức Cạnh Tranh, Nhà Xuất Bản Lao Động Xã Hội, 2006
6. Nguyễn Quang Toản, ISO 9000 và TQM, Nhà Xuất Bản ĐHQGTPHCM, 2001