Sau khi xây dựng BSC Tổng công ty và BSC cấp phòng ban như ở bước 1 và 2 của quy trình áp dụng BSC/KPI vào ựánh giá nhân viên, tiếp theo ở bước 3, chúng ta phân bổ KPIs phịng ban cho các cá nhân. đối với Tổng cơng ty Liksin, KPIs cá nhân ựược xây dựng và thể hiện trong mô tả công việc (MTCV).
để xây dựng mơ tả cơng việc theo BSC/KPI, các phịng ban của Liksin thực hiện các nội dung như: đào tạo cho nhân viên về kỹ thuật phân tắch và mô tả công việc theo BSC/KPI. Phổ biến BSC phòng ban cho nhân viên. Cung cấp danh sách KPIs
tham khảo (Phụ lục 12). Thiết lập mẫu phân tắch công việc, mẫu MTCV và hướng
dẫn nhân viên cách ghi các mẫu này (Phụ lục 08). Tiến hành thu thập thông tin phân tắch công việc, xem xét và hồn thiện mẫu phân tắch cơng việc. Nhân viên dựa trên thông tin phân tắch ựể viết MTCV theo mẫu. Và người quản lý trực tiếp của nhân viên góp ý hồn thiện MTCV, người quản lý gián tiếp duyệt MTCV.
Bảng MTCV sau khi ựược duyệt sẽ ban hành cho nhân viên, người quản lý trực tiếp, Phòng nhân sự và lưu hồ sơ ựể thực hiện. Khi có thay ựổi cơng việc, thay ựổi BSC phịng ban, cần xem xét ựiều chỉnh MTCV cá nhân cho phù hợp.
Tác giả xây dựng biểu mẫu mô tả công việc chuẩn và phối hợp Phòng Kinh doanh của Tổng cơng ty ựể viết MTCV theo BSC/KPI. Các phịng ban khác tham khảo mẫu MTCV và vắ dụ MTCV của Phòng kinh doanh ựể xây dựng MTCV cho nhân viên trực thuộc. Sau ựây là vắ dụ MTCV theo BSC/KPI của một cán bộ mặt hàng (CBMH) thuộc Phòng kinh doanh.
Trong MTCV, các chỉ tiêu chắnh của Phòng kinh doanh cũng ựược nhắc lại ựể chỉ tiêu cá nhân không xa rời chỉ tiêu của phòng. Các chỉ tiêu cá nhân cũng bao gồm 4 viễn cảnh chiến lược. Tuy nhiên, tùy theo chức danh và nhiệm vụ của nhân viên mà có thể viễn cảnh này có nhiều chỉ tiêu hơn viễn cảnh chiến lược khác. Vắ dụ, ựối với CBMH thì các chỉ tiêu về viễn cảnh khách hàng là chủ yếu.
Trong phần KPIs cá nhân (mục 6.1 của MTCV theo bảng 3.3), trọng số từng KPI cũng ựược xác ựịnh. Giá trị của trọng số thể hiện tầm quan trọng của từng KPI. Tổng trọng số của các KPIs bằng 1, tuy nhiên ựể dễ tắnh toán, tổng trọng ựược quy ựổi thành 10. Vắ dụ, trong bảng 3.3, chỉ tiêu doanh thu của CBMH có hệ số 2,0 là lớn nhất vì bán hàng và ựạt doanh thu là nhiệm vụ chắnh của CBMH. Còn chỉ tiêu tham gia ựào tạo khơng quan trọng nên có trọng số chỉ là 0,2.
Mô tả công việc dựa trên BSC và KPI
1. Phòng ban/ bộ phận: Phòng Kinh doanh 2. Chức danh: Cán bộ mặt hàng (CBMH) 2. Chức danh: Cán bộ mặt hàng (CBMH)
3. Họ tên NV: Doãn Huy Hiếu Ngày tháng năm sinh: 14/10/1979
4. Ngày vào làm: 28/03/2006 Mã số NV:
5. KPI chắnh của Phòng Kinh doanh
STT KPIs
(Tài chắnh, Khách hàng, Quy trình nội bộ , Học hỏi và phát triển)
Kế hoạch 2010 Tần suất ựo lường
1 đạt chỉ tiêu doanh thu năm 1117 tỷ Hàng tuần/ tháng 2 Tỷ lệ nợ quá hạn phải thu/tổng nợ 2 Tỷ lệ nợ quá hạn phải thu/tổng nợ
phải thu
< 35% Hàng tuần 3 Giá trị thành phẩm tồn kho > 30
ngày
< 300 triệu Hàng tháng 4 Thời gian giải quyết khiếu nại của
bạn hàng
<48h làm việc Hàng tháng 5 Tỷ lệ giao hàng ựúng hạn >85% tuần 6 Doanh thu SP mới/tổng doanh thu
năm >10% Hàng quý
7 Doanh thu bạn hàng chung/tổng DT năm DT năm
>30% Hàng quý
8 Thời gian báo giá cho BH từ khi nhận ựược yêu cầu. nhận ựược yêu cầu.
< 2 ngày (làm việc) Ngày 9 Số LSX ựáp ứng ựủ ựiều kiện SX/
Tổng số LSX ban hành. > 90% Tuần
10 đảm bảo các ựơn hàng triển khai
ựều có ựơn hàng và hợp ựồng. 100% Tuần 11 Số lần ựào tạo/ người/năm > 2 Quý 12 Tổng số SKCT /tổng số nhân viên 100% 6 tháng
13 điểm 5S hàng tháng > 80 Tháng
14 - Ngày ký hợp ựồng thử việc trừ ngày yêu cầu tuyển dụng (ựối với ngày yêu cầu tuyển dụng (ựối với nhân viên)
- Số người ký hợp ựồng thử việc /số người yêu cầu tuyển dụng (ựối với nhân viên)
< 15 100%
Tháng
Tháng 15 Số lượng nhà cung cấp giấy,
màng mới trong năm > 1 Năm
16 Sự hài lòng của nhân viên phòng kinh doanh
80% 6 tháng
6. Mô tả công việc và tiêu chuẩn công việc 6.1. KPIs cá nhân 6.1. KPIs cá nhân
(Tài chắnh, Khách hàng, Quy trình nội bộ, Học hỏi và phát
triển)
2010
1. đạt chỉ tiêu doanh thu năm 28 tỷ 2,0 Hàng tuần/ tháng 2. Tỷ lệ nợ quá hạn phải 2. Tỷ lệ nợ quá hạn phải
thu/tổng nợ phải thu
< 5% 1,0 Hàng tuần
3. Giá trị thành phầm tồn kho > 30 ngày > 30 ngày
< 50 triệu 0,8 Hàng tháng 4. Thời gian giải quyết khiếu
nại của BH từ khi nhận ựược yêu cầu.
< 2 ngày làm việc
0,6 Hàng tháng
5. Doanh thu SP mới/tổng
doanh thu năm > 3 tỉ 0,8 Hàng quý
6. Doanh thu (DT) bạn hàng
chung/tổng DT năm > 9 tỉ
0,5 Hàng quý
7. Số lượng khách hàng ựi tiếp thị trong tháng thị trong tháng
> 8 1,5 Hàng tháng
8. Thời gian báo giá cho khách hàng từ khi nhận khách hàng từ khi nhận ựược yêu cầu.
< 2 ngày (làm việc) 0,5 ngày 9. Số lệnh sản xuất (LSX) ựáp ứng ựủ ựiều kiện SX/ Tổng số LSX ban hành. > 90% 0,5 tuần
10. đảm bảo các ựơn hàng triển khai ựều có ựơn hàng và khai ựều có ựơn hàng và hợp ựồng. 100% 0,6 tuần 11. Tổng số SKCT >1 0,4 năm 12. điểm không phù hợp 5S hàng quý < 1 0,3 Quý
13. Thực hiện ựầy ựủ các báo cáo theo quy ựịnh phòng (số cáo theo quy ựịnh phòng (số lần ựược phép báo cáo trễ trong tháng)
< 1 0,3 Tháng
14. Tham gia các khố ựào tạo theo u cầu của Cơng ty theo yêu cầu của Công ty
100% 0,2 Năm
Cộng 10
6.2. Công việc cụ thể
Thời gian Nhiệm vụ
6.2.1. Công việc hàng ngày hàng ngày
- Kiểm tra các ựiều kiện sản xuất và triển khai các LSX, lập yêu cầu tắnh giá, yêu cầu dịch vụ làm mẫu, lập phiếu giao hàng theo yêu cầu... - Báo cáo công việc hàng ngày theo biểu mẫu Phòng kinh doanh ựã
ban hành cho trưởng phòng kinh doanh bằng email. - đăng ký xe ựi tiếp thị theo lịch ựã lập ựầu tuần