CHƢƠNG 1 : TỔNG QUAN VỀ KIỂM SOÁT HOẠT ĐỘNG
c) Phân tích chênh lệch biến phí sản xuất chung
1.3.4.2. Phân tích chênh lệch dự tốn linh hoạt về định phí
1.3.4.2.1. Phân tích chênh lệch dự tốn linh hoạt về định phí sản xuất chung
Định phí sản xuất chung là những chi phí khơng thay đổi khi mức hoạt
động thay đổi, nhƣ tiền lƣơng của các nhà quản lý phân xƣởng, khấu hao nhà xƣởng và thiết bị, bảo vệ máy móc thiết bị, bảo hiểm và thuế đối với nhà xƣởng và thiết bị.
Chênh lệch dự tốn linh hoạt định phí sản xuất chung là chênh lệch giữa
định phí sản xuất chung thực tế và định phí sản xuất chung dự toán linh hoạt cho một kỳ.( Blocher et all, 2001)
Để minh họa cho phân tích chênh lệch định phí bán hàng và quản lý, chúng ta xem bảng 1.9.
24
Bảng 1.9. Phân tích chênh lệch định phí sản xuất chung Năm: 2012 Năm: 2012
Theo bảng 1.9, trong năm 2012 tổng định phí sản xuất chung thực tế phát sinh tại công ty C là 10.000.0000.000 đồng. Định phí sản xuất chung dự tốn là 10.000.000.000 đồng. Do đó khơng có sự khác biệt giữa tổng định phí sản xuất chung thực tế và định phí sản xuất chung dự tốn. Nhƣ vậy cơng ty đã hồn thành mục tiêu dự tốn đề ra.
Chỉ tiêu ĐVT ĐPSXC
thực tế
ĐPSXC dự toán
Chênh lệch chi tiêu ( Chênh lệch dự toán
linh hoạt)
A B (1) (2) (3) = (1) – (2)
Lƣơng nhân viên đồng 5.350.000.000 5.350.000.000 0
Chi phí cơng cụ dụng cụ đồng 565.000.000 565.000.000 0
Chi phí lãi vay đồng 2.155.000.000 2.155.000.000 0
Chi phí tiếp khách, cơng tác phí đồng 650.000.000 650.000.000 0
Chi phí văn phịng phẩm đồng 294.000.000 294.000.000 0
Quảng cáo, y tế, nghiên cứu và đào tạo đồng 986.000.000 986.000.000 0
25
1.3.4.2.2. Phân tích chênh lệch dự tốn linh hoạt về định phí bán hàng và quản lý quản lý
Định phí bán hàng và quản lý: Là những chi phí khơng đổi trong khâu bán
hàng và quản lý doanh nghiệp nhƣ chi phí khấu hao tài sản cố định, chi phí thuê mặt bằng, phƣơng tiện kinh doanh, hóa đơn nộp tiền nhà đất ….
Chênh lệch định phí bán hàng và quản lý là chênh lệch giữa định phí bán
hàng và quản lý thực tế và định phí bán hàng và quản lý dự toán linh hoạt cho một kỳ. Chênh lệch định phí bán hàng và quản lý = Định phí bán hàng và quản lý thực tế - Định phí bán hàng và quản lý dự tốn linh hoạt
Để minh họa cho phân tích chênh lệch định phí bán hàng và quản lý, chúng ta xem bảng 1.10.
Bảng 1.10. Phân tích chênh lệch định phí bán hàng và quản lý Năm 2012 Năm 2012
Trong bảng 1.10, ta thấy do định phí bán hàng thực tế và định phí bán hàng và quản lý dự tốn tại cơng ty là khơng đổi. Do đó chênh lệch định phí bán hàng và quản lý bằng không. Nhƣ vậy công ty đã hồn thành mục tiêu dự tốn đề ra.
Chỉ tiêu ĐVT ĐPBH và QL
thực tế
ĐPBH và QL
dự toán Chênh lệch
A B (1) (2) (3)=(1)-(2) Chi phí khấu hao tài sản cố định Trđ 5.215 5.215 0 Chi phí thuê mặt bằng Trđ 1.524 1.524 0 Chi phí bảo hành Trđ 255 255 0 Chi phí quản lý cơ sở hạ tầng Trđ 3.492 3.492 0 Chi phí thuê xe Trđ 1.638 1.638 0
26
Kết luận chƣơng 1
Kiểm sốt đóng vai trị quan trọng đối với cơng tác quản trị trong việc giám sát và nâng cao hiệu quả hoạt động sản xuất của doanh nghiệp. Vì vậy việc kiểm soát hoạt động là cần thiết nhằm đánh giá thành quả hoạt động, giám sát và định hƣớng cho nhân viên dƣới quyền hoàn thành mục tiêu của tổ chức đề ra, cung cấp thông tin kịp thời cho nhà quản trị ra quyết định kinh doanh.
Trong chƣơng này của luận văn trình bày các vấn đề cơ bản về kiểm soát hoạt động cụ thể: Khái quát về kiểm sốt, bản chất và vai trị kiểm sốt hoạt động, các công cụ kiểm sốt hoạt động thơng qua việc lập dự tốn và phân tích chênh lệch. Đây là cơ sở lý luận làm tiền đề cho việc nghiên cứu thực trạng dự tốn, phân tích biến động để phục vụ mục tiêu kiểm sốt hoạt động tại Xí nghiệp chế biến lâm sản xuất khẩu Pisico, từ đó tìm ra những giải pháp hồn thiện góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh của Xí nghiệp.
27
CHƢƠNG 2
THỰC TRẠNG KIỂM SỐT HOẠT ĐỘNG TẠI XÍ NGHIỆP CHẾ BIẾN LÂM SẢN XUẤT KHẨU PISICO
2.1. Tổng quan về Xí nghiệp chế biến lâm sản xuất khẩu Pisico
2.1.1. Quá trình hình thành và phát triển của Xí nghiệp chế biến lâm sản xuất khẩu Pisico. khẩu Pisico.
2.1.1.1. Q trình hình thành.
Xí nghiệp chế biến lâm sản xuất khẩu Pisico là đơn vị trực thuộc của Tổng công ty sản xuất đầu tƣ dịch vụ xuất nhập khẩu Bình Định. Xí nghiệp đƣợc thành lập theo quyết định số 1619/1985/QĐ-UBND ngày 29/08/1985 của HĐND – UBND tỉnh Nghĩa Bình (cũ) nay là Bình Định.
Để phù hợp với tình hình sản xuất ngày càng phát triển , ngày 03/02/1990 theo quyết định số: 59/1990/QĐ-UBND ngày 03/02/1990 của UBND tỉnh Bình Định. Công ty đã xác nhập với Công ty Lâm sản đặt tại Bình Định.
Đầu năm 1996, Xí nghiệp đã đƣợc thành lập với tên Xí Nghiệp Chế Biến Lâm Sản Xuất Khẩu Bình Định. Những ngày mới thành lập, xí nghiệp khơng ngừng phát triển các mặt hàng xuất khẩu và mở rộng thị trƣờng qua các nƣớc Châu Âu. Những năm gần đây Đảng và nhà nƣớc chủ trƣơng đổi mới chính sách xuất khẩu để tạo điều kiện thuận lợi cho doanh nghiệp phát triển hàng hóa, từ đó hàng loạt các cơng ty, doanh nghiệp chế biến các sản phẩm xuất khẩu ra đời. Bắt đầu cho một thị trƣờng mới đầy cạnh tranh khốc liệt. Điều này làm cho các doanh nghiệp đã có thâm niên trong ngành cũng nhƣ các doanh nghiệp vừa mới thành lập hay các doanh nghiệp còn non trẻ phải đứng trƣớc những thử thách lớn cho sự tồn tại và phát triển của mình.
Đứng trƣớc tình hình này ngày 07/03/2001 dƣới sự lãnh đạo của Tổng công ty Pisico, Xí nghiệp đã sát nhập với Xí nghiệp gỗ Nhơn Phú thành lập Xí nghiệp chế biến lâm sản xuất khẩu Pisico.
28
Ngày 15/01/2004 theo quyết định của Tổng công ty sản xuất đầu tƣ và dịch vụ xuất nhập khẩu Bình Định, Xí nghiệp chế biến lâm sản xuất khẩu Pisico đã sát nhập với Xí nghiệp may Song Mây xuất khẩu Pisico với tổng nguồn vốn khởi điểm lúc đó là 635.009.347 đồng.
Do yêu cầu của sản xuất, thị trƣờng, tổng cơng ty, Xí nghiệp đã phải trải qua một quá trình sát nhập, chia tách, hiện nay Xí nghiệp có hai cơ sở đều nằm trên địa bàn thành phố Quy Nhơn, tỉnh Bình Định:
Cơ sở 1 : Khu vực 7, phƣờng Nhơn Phú, thành phố Quy Nhơn, tỉnh Bình Định.
Cơ sở 2: Số 166 Tây Sơn, phƣờng Gềnh Ráng, thành phố Quy Nhơn, tỉnh Bình Định.
Tên gọi: Xí Nghiệp chế biến lâm sản xuất khẩu Pisico
Tên giao dịch quốc tế: Pisico Export Forest Products Processing Factory Mã số thuế: 41002589870011
Số tài khoản: 005.100.0000.210. Tại Ngân Hàng Ngoại Thƣơng. Tel : 84.0563.841.927
Fax: 84.0563.841.928 Email: pisico1@dng.vnn.vn
Website : http://www.pisico1.com.vn
2.1.1.2. Quá trình phát triển
Từ khi thành lập đến nay, Xí nghiệp chế biến lâm sản xuất khẩu Pisico đã trải qua những khó khăn do ảnh hƣởng của các yếu tố khách quan cũng nhƣ chủ quan của nền kinh tế thị trƣờng nhƣng với sự quyết tâm cao, dƣới sự lãnh đạo của ban giám đốc Cơng Ty và Xí nghiệp cùng tồn thể cơng nhân trong Xí nghiệp đã khắc phục khó khăn tìm ra những hƣớng đi mới cho phục vụ tình hình phát triển của nền kinh tế, trong những năm gần đây Xí nghiệp đã có những bƣớc phát triển đáng kể, hiệu quả kinh tế ngày càng cao theo từng năm. Quy mô sản xuất của Xí nghiệp tăng dần qua các năm, sản lƣợng sản xuất ngày càng nhiều, từng bƣớc chiếm lĩnh thị trƣờng trong và ngoại quốc.
29
Trong những năm gần đây các sản phẩm của Xí nghiệp ln gia tăng, các mặt hàng ngày càng đa dạng mẫu mã, kích thƣớc, chủng loại…đã đáp ứng đƣợc nhu cầu trong nƣớc và xuất khẩu.
Xí nghiệp ln áp dụng những thành tựu khoa học kỹ thuật vào trong sản xuất với dây chuyền máy móc hiện đại nhằm phục vụ cho việc sản xuất và hệ thống cơng trình phụ hỗ trợ nhƣ lị sấy, nhà ăn cơng nhân, phòng trƣng bày sản phẩm…đã giúp cho Xí nghiệp quản lý tốt hơn, sự phối hợp chặt chẽ giữa các phòng ban, bộ phận và đội ngũ công nhân, cán bộ kỹ thuật có tay nghề và trình độ cao góp phần phát triển Xí nghiệp.
2.1.2. Quy mơ hiện tại của Xí nghiệp
Cùng với xu thế hội nhập đất nƣớc, thực hiện chủ trƣơng của Đảng và Nhà nƣớc về thực hiện công tác tái thiết và phát triển đất nƣớc. Việc sản xuất kinh doanh của Xí nghiệp trong năm qua tuy đã trải qua những giai đoạn khó khăn nhƣng đơn vị vẫn từng bƣớc tạo dựng vị trí ổn định của mình trong thời kỳ đổi mới đất nƣớc hiện nay.
Tính đến ngày 31/12/2012 tổng vốn kinh doanh của Xí nghiệp: - Tồn tại dƣới hình thức tài sản là 313.845.696.000 đồng. Trong đó: + Tài sản ngắn hạn : 159.096.236.000 đồng.
+ Tài sản dài hạn : 154.749.460.000 đồng.
- Tồn tại dƣới hình thức nguồn vốn là 313.845.696.000 đồng. Trong đó:
+ Chủ sở hữu : 153.110.506.000 đồng.
+ Nợ phải trả : 160.735.190.000 đồng.
- Công nhân trực tiếp sản xuất: 950 ngƣời. - Cán bộ quản lý và nhân viên: 83 ngƣời.
Căn cứ vào số liệu trên ta có thể kết luận rằng: Đây là Xí nghiệp có quy mơ vừa và nhỏ.
2.1.3. Ngành nghề kinh doanh:
Hiện nay, Xí nghiệp đang kinh doanh các mặt hàng chủ yếu nhƣ: các loại ghế Pos, ghế Rio, , các loại bàn trịn + bàn vng.... xuất khẩu và tiêu dùng nội địa.
30
2.1.4. Chức năng và nhiệm vụ
2.1.4.1. Chức năng hoạt động của Xí nghiệp.
Với vai trị là thành viên trực thuộc của Tổng công ty sản xuất đầu tƣ dịch vụ xuất nhập khẩu Bình Định, Xí nghiệp chế biến lâm sản xuất khẩu Pisico có chức năng hoạt động chính của Xí nghiệp là:
- Sản xuất và kinh doanh các mặt hàng gỗ tinh chế bán trong nƣớc và xuất khẩu theo đơn đặt hàng và yêu cầu thẩm mỹ của khách hàng.
- Tạo ra nhiều lợi nhuận và tối đa hóa lợi nhuận nhằm bảo tồn sự sống cho xí nghiệp, đảm bảo đời sống cho cơng nhân và hồn thành nghĩa vụ đối với nhà nƣớc. Góp phần thúc đẩy phát triển nền kinh tế của đất nƣớc.
2.1.4.2. Nhiệm vụ của Xí nghiệp
– Tổ chức sản xuất kinh doanh theo kế hoạch của Xí nghiệp, chịu trách nhiệm trƣớc Tổng công ty và trƣớc khách hàng về sản phẩm do Xí nghiệp làm ra.
– Ký kết thực hiện hợp đồng kinh tế cũng nhƣ tuân thủ tốt các quy định chính sách chế độ quản lý xuất nhập khẩu và các giao dịch đối ngoại .
– Tiếp nhận và sử dụng hiệu quả nguồn vốn, tài sản do cơng ty giao phó để thực hiện mục tiêu kinh tế chịu sự kiểm tra kiểm sốt của cơng ty và các cơ quan quản lý có thẩm quyền.
– Thực hiện tốt chế độ quản lý tài chính, tài sản tiền lƣơng lao động làm tốt công tác đảm bảo công bằng xã hội khơng ngừng bồi dƣỡng nâng cao trình độ văn hóa nghiệp vụ cho đội ngũ cán bộ quản lý nhằm đáp ứng nhu cầu quản lý của Xí nghiệp.
– Thực hiện cơng tác thanh tốn, quyết tốn định kỳ về kết quả tài chính cho công ty và giải quyết kịp thời công nợ cho khách hàng và nội bộ công ty .
– Thực hiện tốt các quy định của nhà nƣớc về quản lý và bảo vệ môi trƣờng.
– Xây dựng kế hoạch sản xuất kinh doanh dài hạn hàng năm của Xí nghiệp phù hợp với chức năng nhiệm vụ của công ty và đáp ứng nhu cầu của thị trƣờng trong và ngoài nƣớc.
31
2.1.5. Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý, quy trình cơng nghệ, cơng tác kế tốn tại Xí nghiệp chế biến lâm sản xuất khẩu Pisico tại Xí nghiệp chế biến lâm sản xuất khẩu Pisico
2.1.5.1. Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý tại Xí nghiệp
Sơ đồ 2.1: Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của Xí nghiệp
Ghi chú:
Quan hệ trực tuyến Quan hệ chức năng
Chức năng nhiệm vụ cơ bản của các bộ phận quản lý.
– Giám đốc: Là đại diện pháp nhân của Xí nghiệp, trực tiếp điều hành và
quyết định mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của Xí nghiệp theo đúng chủ trƣơng pháp luật của nhà nƣớc, chịu trách nhiệm tƣớc Tổng công ty về kết quả hoạt động kinh doanh của Xí nghiệp.
– Phó giám đốc: Chịu trách nhiệm trƣớc Giám đốc về nhiệm vụ phân công
và ủy quyền theo chun mơn. Nhiệm vụ chủ yếu của Phó giám đốc là lập kế hoạch và tìm kiếm đối tác, nắm bắt các chỉ tiêu do Tổng công ty phân bổ, hỗ trợ cho Giám đốc hoàn thành nhiệm vụ. Giám đốc Phó giám đốc sản xuất Phó giám đốc kỹ thuật Trƣởng phịng tổ chức hàng chính Trƣởng phịng tài vụ kế tốn Trƣởng phịng kế hoạch kinh doanh Các phân xƣởng sản xuất Trƣởng phòng kỹ thuật
32
– Phịng tổ chức hành chính: Là bộ phận tham mƣu giúp việc cho ban giám
đốc về việc quản lý và sử dụng lao động, công tác xây dựng kế hoạch lao động, tiền lƣơng, định mức lao động, đơn giá tiền lƣơng và quy chế trả lƣơng của Xí nghiệp theo đúng chế độ chính sách của luật lao động. Tổ chức thực hiện kế hoạch tuyển dụng, đào tạo, bổ nhiệm, nâng cao bậc lƣơng cho cán bộ, công nhân viên. Giải quyết các chính sách tiền lƣơng, chăm lo đời sống sức khỏe cho cơng nhân viên.
– Phịng kế hoạch kinh doanh: Giúp Giám đốc trong lĩnh vực kế hoạch sản
xuất kinh doanh, nghiên cứu thị trƣờng tham mƣu công tác hoạch định chiến lƣợc kinh doanh. Tìm kiếm thị phần mới, hoạch định các chiến lƣợc về giá, sản phẩm, hoạt động tiêu thụ trong ngắn hạn và dài hạn, thực hiện các hoạt động xuất, nhập.
– Phịng kế tốn – tài vụ: Làm nhiệm vụ lập kế hoạch tài chính hàng năm,
tìm ra biện pháp sử dụng có hiệu quả nguồn vốn kinh doanh, lập báo cáo tài chính chính xác, kịp thời đầy đủ.
– Phòng kỹ thuật: Chịu trách nhiệm về công tác kỹ thuật tại Xí nghiệp,
nghiên cứu sản xuất mẫu mã, kỹ thuật sản xuất chi tiết hoàn thiện sản phẩm theo đơn đặt hàng. Kiểm tra kỹ thuật sản xuất, chất lƣợng sản phẩm, bán thành phẩm trên từng công đoạn, tổ chức điều hành bộ phận kỹ thuật phân xƣởng trong quá trình làm việc các phịng có sự hỗ trợ bổ sung cho nhau để hồn thành nhiệm vụ đƣợc giao, các phịng có nhiệm vụ thơng tin qua lại và nhận các thông tin cần thiết, đây là mối quan hệ đƣợc hình thành khách quan theo yêu cầu quản lý sản xuất kinh doanh của Xí nghiệp.
– Các phân xưởng sản xuất: Thực hiện sản xuất một công đoạn của sản
phẩm, đứng đầu là quản đốc phân xƣởng làm nhiệm vụ quản lý, điều hành việc sản xuất theo kế hoạch đƣợc giao, tổ chức nâng cao tay nghề, quản lý giáo dục công nhân thực hiện đúng nội quy của Xí nghiệp.
33
2.1.5.2. Quy trình cơng nghệ sản xuất.
Hiện nay cơng nghệ sản xuất của Xí nghiệp là một quy trình liên tục, từ khâu chuẩn bị nguyên vật liệu đến việc chế biến các sản phẩm, đảm bảo chặt chẽ giữa các khâu, không đi ngƣợc chiều hoặc chồng chéo lên nhau.
Sơ đồ 2.2: Quy trình cơng nghệ sản xuất và tinh chế sản phẩm
Nguyên liệu gỗ tròn, gỗ xẻ
Xẻ, sấy và tẩm thuốc
Ra phôi
Chất thải, mùn cƣa, dăm bào, củi đốt, nhiên liệu là sấy Phân xƣởng tinh chế Chà nhám, đánh bóng Hệ thống hút bụi Khu vực buồng chứa Lắp ráp và nhúng dầu Đóng gói thành thẩm Nhập kho thành phẩm Cắt ngang, phay đĐục lỗ, xẻ rãnh Xuất hàng
34
2.1.5.3. Đặc điểm tổ chức cơng tác kế tốn tại Xí nghiệp Sơ đồ 2.3: Bộ máy kế tốn tại Xí nghiệp
Ghi chú: : Quan hệ chức năng
: Quan hệ tuyến tính