2.2.3.2.1 .Quy trình và cơng tác lập dự tốn tổng thế
3.2.3. Xây dựng hệ thống báo cáo thành quả kiểm soát hoạt động thông qua phân
phân tích chênh lệch.
Các báo cáo kiểm soát hoạt động cần áp dụng để đánh giá thành quả hoạt động ngắn hạn tại Xí nghiệp:
– Báo cáo chênh lệch dự toán tổng thể.
– Báo cáo chênh lệch dự toán linh hoạt và báo cáo chênh lệch khối lƣợng tiêu thụ.
– Báo cáo chênh lệch dự toán linh hoạt về doanh thu.
– Báo dự tốn linh hoạt về chi phí.
3.2.3.1. Báo cáo chênh lệch dự tốn tổng thể
Tầm quan trọng trong mục tiêu ngắn hạn của một công ty là kiếm đƣợc lợi nhuận hoạt động cho một kỳ. Để đánh giá đƣợc kết quả hoạt động của công ty, các nhà quản trị thƣờng đo lƣờng bằng cách so sánh lợi nhuận hoạt động thực tế và lợi nhuận hoạt động trong dự toán tổng thể thơng qua báo cáo chênh lệch dự tốn tổng thể.
Vì vậy theo tơi Xí nghiệp cần xây dựng báo cáo chênh lệch dự toán tổng thể để giúp cho nhà quản trị đánh giá đƣợc kết quả hoạt động tại Xí nghiệp, chỉ ra các chênh lệch bất lợi và chênh lệch thuận lợi, từ đó nhà quản trị sẽ đánh giá đƣợc khả năng hồn thành mục tiêu chung tại Xí nghiệp.
62
Bảng 3.3. BÁO CÁO CHÊNH LỆCH DỰ TOÁN TỔNG THỂ Năm …..
Chỉ tiêu ĐVT Kết quả thực tế Dự toánlinh hoạt Chênh lệch Đánh giá
A B (1) (2) (3)=(1)-(2) C Số lƣợng sản phẩm tiêu thụ SP Giá bán Doanh thu Trđ Trừ biến phí Biến phí sản xuất Trđ Biến phí bán hàng và quản lý Trđ Số dƣ đảm phí Trđ Trừ định phí Định phí sản xuất Trđ Định phí bán hàng và quản lý Trđ Lợi nhuận hoạt động Trđ
Bảng báo cáo chênh lệch dự toán tổng thể đƣợc lập theo năm sẽ tiết lộ cho nhà quản trị liệu Xí nghiệp có đạt đƣợc
lợi nhuận hoạt động nhƣ kế hoạch đề ra khơng? Nó khơng xác định đƣợc nguyên nhân gây ra các chênh lệch này hoặc giúp Xí nghiệp nhận diện các diễn biến hoạt động để giảm bớt hay loại bỏ các chênh lệch bất lợi. ( Xem phụ lục 1)
63
3.2.3.2. Báo cáo chênh lệch dự toán linh hoạt và báo cáo chênh lệch khối lượng
tiêu thụ
Nhà quản tại Xí nghiệp sẽ cải thiện đƣợc việc đánh giá thành quả bằng việc phân tích các chênh lệch trên cơ sở dự tốn linh hoạt. Điều đó đƣợc thể hiện rõ hơn trên báo cáo chênh lệch dự toán linh hoạt và báo cáo chênh lệch khối lƣợng tiêu thụ tại Xí nghiệp.
Báo cáo chênh lệch dự toán linh hoạt: Chỉ ra sự khác nhau giữa lợi nhuận thực tế và lợi nhuận dự toán linh hoạt.
Báo cáo chênh lệch khối lượng tiêu thụ: Chỉ ra sự khác nhau giữa dự tốn
linh hoạt và dự tốn tổng thể.
Thơng qua hai báo cáo này, nhà quản trị Xí nghiệp sẽ khắc phục đƣợc nhƣợc điểm của báo cáo chênh lệch dự tốn tổng thể, xác định chính xác ngun nhân gây ra các chênh lệch và tìm ra các giải pháp để giảm bớt hay loại bỏ các chênh lệch bất lợi.
Mẫu báo cáo chênh lệch dự toán linh hoạt và báo cáo chênh lệch khối lƣợng tiêu thụ đƣợc thiết kế nhƣ bảng 3.4 và bảng 3.5.
64
Bảng 3.4. BÁO CÁO CHÊNH LỆCH DỰ TOÁN LINH HOẠT Năm ….. Năm …..
Chỉ tiêu ĐVT Kết quả thực tế Dự toánlinh hoạt Chênh lệch Đánh giá
A B (1) (2) (3)=(1)-(2) C Số lƣợng sản phẩm tiêu thụ SP Giá bán Doanh thu Trđ Trừ biến phí Biến phí sản xuất Trđ Biến phí bán hàng và quản lý Trđ Số dƣ đảm phí Trđ Trừ định phí Định phí sản xuất Trđ Định phí bán hàng và quản lý Trđ
Lợi nhuận hoạt động Trđ
65
Bảng 3.5. BÁO CÁO CHÊNH LỆCH KHỐI LƢỢNG TIÊU THỤ Năm ….. Năm ….. Chỉ tiêu ĐVT Dự toán linh hoạt Dự toán tổng thể Chênh lệch khối lƣợng tiêu thụ Đánh giá A B (1) (2) (3)=(1)-(2) C Số lƣợng sản phẩm tiêu thụ SP Giá bán Doanh thu Trđ Trừ biến phí Biến phí sản xuất Trđ Biến phí bán hàng và quản lý Trđ Số dƣ đảm phí Trđ Trừ định phí Định phí sản xuất Trđ Định phí bán hàng và quản lý Trđ
Lợi nhuận hoạt động Trđ
66
3.2.3.3. Báo cáo phân tích chênh lệch dự tốn linh hoạt về doanh thu
Chênh lệch dự toán linh hoạt về doanh thu do ảnh hƣởng của thay đổi giá thơng qua phân tích chênh lệch giá bán do số lƣợng tiêu thụ dự toán đƣợc điều chỉnh về mức thực tế .
Vì vậy mẫu báo cáo chênh lệch dự toán linh hoạt về doanh thu sẽ đƣợc thiết kế nhƣ bảng 3.6.
Bảng 3.6. BÁO CÁO CHÊNH LỆCH DOANH THU Năm 2012 Năm 2012
( Xem phụ lục 4)