2.2.3.2.1 .Quy trình và cơng tác lập dự tốn tổng thế
3.2.1. Xây dựng quy trình lập và hồn thiện các dự tốn tổng thể
3.2.1.1. Xây dựng quy trình lập dự tốn tổng thể
Để cơng tác dự tốn đƣợc thực hiện một cách khoa học và phù hợp, cần thiết phải xây dựng quy trình lập dự tốn tổng thể phù hợp. Theo tơi, quy trình lập dự tốn tại Xí nghiệp có thể đƣợc tiến hành theo ba giai đoạn sau:
Giai đoạn 1: Chuẩn bị cho việc lập dự toán
Bước 1: Xác định mục tiêu chung của tồn Xí nghiệp.
Ban lãnh đạo Xí nghiệp cần xác định các chỉ tiêu và mục tiêu chiến lƣợc năm kế hoạch thơng qua các cuộc họp với Giám đốc các phịng ban nhằm xác định kế hoạch phát triển Xí nghiệp một cách bền vững.
54
Căn cứ vào điểm mạnh và điểm yếu của Xí nghiệp để xác định điểm giới hạn của dự toán.
Bước 2: Chuẩn bị nhân sự cho việc lập dự toán
Để chuẩn bị nhân sự cho việc lập dự tốn, Xí nghiệp thành lập ban hoạch định dự toán bao gồm : – Giám đốc – Phó giám đốc kỹ thuật – Phó giám đốc sản xuất – Trƣởng phịng kế tốn – Trƣởng phòng kỹ thuật – Trƣởng phịng tổ chức hành chính
Bước 3: Soạn thảo các biểu mẫu
Ban hoạch định dự toán và các nhân viên kiêm nhiệm sẽ tiến hành soạn thảo các biểu mẫu cần thiết và phải phù hợp với tình hình thực tế tại Xí nghiệp, phải đảm bảo các thơng tin cần thiết cung cấp thơng tin hữu ích và chính xác
Giai đoạn 2: Soạn thảo dự tốn
Bước 1: Thu thập thơng tin
Các thành viên trong ban hoạch định dự tốn căn cứ vào mục tiêu chung của tồn Xí nghiệp sẽ tiến hành thu thập các thông tin cần thiết cho việc lập dự tốn, bao gồm các thơng tin từ nội bộ và các thơng tin bên ngồi.
Thu thập thông tin từ nội bộ: Thông tin từ quá khứ trên báo cáo tài chính, các
báo cáo thống kê khác, báo cáo bán hàng....
Thu thập thông tin bên ngồi: Thơng tin đối thủ cạnh tranh, thơng tin định vị
sản phẩm, thơng tin về tình hình kinh tế chính trị ....
Bước 2: Tiến hành soạn thảo các dự toán
Sau khi tiến hành thu thập và tổng hợp thông tin cần thiết, các bộ phận liên quan sẽ kết nối số liệu và các biểu mẫu để tiến hành soạn thảo dự toán chi tiết bao gồm:
55
– Dự tốn sản xuất
– Dự tốn chi phí ngun vật liệu trực tiếp
– Dự tốn chi phí nhân cơng trực tiếp
– Dự tốn chi phí sản xuất chung
– Dự toán giá thành
– Dự toán chi phí bán hàng và quản lý doanh nghiệp
– Dự toán tiền
– Dự toán kết quả hoạt động kinh doanh
– Dự toán bảng cân đối kế toán
Các dự toán chi tiết trên đƣợc lập theo sơ đồ 3.1
Sơ đồ 3.1. Quy trình lập dự tốn Dự tốn tiêu thụ (1) Dự toán sản xuất (2) Dự toán CPNC trực tiếp (4) Dự toán CPNVL trực tiếp (3) Dự tốn CPSXC (5) Dự tốn chi phí bán hàng và quản lý (6) Dự toán giá thành (7) Dự toán tiền (8) Dự toán kết quả hoạt động kinh doanh (9) Dự toán bảng cân đối kế toán (10)
56
Bước 3: Phê duyệt dự toán
Sau khi xong bƣớc 2, kế toán cân đối kiểm tra, chuyển cho giám đốc duyệt kế hoạch tổng thể và các phòng ban liên quan.
Giai đoạn 3: Theo dõi thực hiện dự toán
Trong quá trình hoạt động Ban hoạch dịnh dự toán và các nhân viên kiêm nhiệm và liên quan sẽ tiến hành theo dõi, rà soát, kiểm tra các sai lệch giữa dự toán và thực tế, chú trọng đến các yếu tố bất thƣờng xảy ra để rút kinh nghiệm và điều chỉnh lại ngân sách cho các kỳ tiếp theo
3.2.1.2. Hồn thiện các loại dự tốn tổng thể 3.2.1.2.1. Lập dự toán tiêu thụ
Dự toán tiêu thụ là loại dự toán đƣợc lập đầu tiên và là căn cứ để xây dựng các dự tốn cịn lại. Dự tốn tiêu thụ sẽ xác định đƣợc chỉ tiêu sản lƣợng tiêu thụ, đơn giá tiêu thụ, doanh thu tiêu thụ.
Dự tốn này sẽ do phịng kế hoạch kinh doanh lập dựa vào các yếu tố sau:
Căn cứ vào số liệu lịch sử về tình hình tiêu thụ và thị hiếu ngƣời tiêu dùng của các năm trƣớc, xu thế phát triển của thị trƣờng để dự đoán sản lƣợng tiêu thụ trong năm kế hoạch.
Căn cứ vào hợp đồng đã ký và kế hoạch thực hiện trong năm, phó giám đốc các bộ phận đƣa ra tiến độ thu tiền từ hoạt động bán hàng của Xí nghiệp (Tháng – Quý – Năm)
3.2.1.2.2. Hồn thiện dự tốn sản xuất
Dự tốn sản xuất sẽ do trƣởng phịng kinh doanh lập căn cứ vào kế hoạch của các thành viên trong phịng và kinh nghiệm về tình hình sản xuất kinh doanh của Xí nghiệp trong những năm trƣớc. Vì phịng kế hoạch kinh doanh mới hiểu rõ nhất về quá trình tiêu thụ và sản xuất sản phẩm của Xí nghiệp.
Việc lập dự tốn sản xuất căn cứ vào dự toán tiêu thụ, doanh số thực hiện và ký hợp đồng (Quý – Năm).
57
3.2.1.2.3. Hồn thiện dự tốn chi phí ngun vật liệu trực tiếp
Hiện nay, dự tốn chi phí ngun vật liệu trực tiếp tại Xí nghiệp tƣơng đối hồn chỉnh. Tơi chỉ đề xuất một số đề nghị nhƣ sau:
- Định mức nguyên vật liệu sẽ xây dựng dựa trên tình hình sản xuất thực tế và sản xuất hàng mẫu. Phòng kỹ thuật nên theo dõi chi tiết q trình sản xuất để tính ra lƣợng và loại nguyên vật liệu một cách chính xác.
- Số lƣợng sản phẩm sản xuất sẽ lấy số lƣợng trên bảng báo cáo dự toán sản xuất. Phịng kế tốn phải tham khảo ý kiến của bộ phận thu mua kết hợp với việc nhận định về xu hƣớng tăng giá nguyên vật liệu trong năm 2102 để dự tốn đơn giá ngun vật liệu chính xác.
3.2.1.2.4. Hồn thiện dự tốn chi phí nhân cơng trực tiếp
Để thiết lập dự tốn chi phí nhân cơng trực tiếp chính xác, phịng kế tốn nên lập dự tốn chi phí nhân cơng trực tiếp căn cứ vào:
- Dự toán sản xuất ( Số lƣợng sản phẩm cần sản xuất,...)
- Định mức tiền lƣơng cho từng sản phẩm theo hình thức khốn sản phẩm theo từng cơng đoạn do phịng tổ chức hành chính lập.
3.2.1.2.5. Hồn thiện dự tốn chi phí sản xuất chung
Để xây dựng dự tốn chi phí sản xuất chung đáp ứng đƣợc yêu cầu về kiểm soát hoạt động và quản trị lâu dài của ban lãnh đạo. Xí nghiệp nên thiết kế bảng dự toán chi phí sản xuất chung phân loại theo cách ứng xử chi phí thành biến phí và định phí nhƣ thiết kế sau:
58
Bảng 3.1. BẢNG DỰ TỐN CHI PHÍ SẢN XUẤT CHUNG Quý 3/2012 Quý 3/2012
Trên cơ sở bảng dự tốn trên, Xí nghiệp sẽ xác định đƣợc biến phí sản xuất chung và định phí sản xuất chung phân bổ cho đơn hàng IVENA 141.
3.2.1.2.6. Hoàn thiện dự tốn chi phí bán hàng và quản lý
Phòng kế hoạch kinh doanh sẽ phối hợp với phịng kế tốn lập dự tốn chi phí bán hàng và quản lý. Chi phí bán hàng và quản lý nên chia thành hai nhóm biến phí và định phí nhƣ cách phân loại chi phí sản xuất chung. Do đó dự tốn chi phí bán hàng và quản lý sẽ đƣợc lập nhƣ bảng 3.2.
STT Khoản mục Số tiền
I Định phí sản xuất chung 5.020.098.410
1 Lƣơng nhân viên phân xƣởng 2.189.306.991
2 Chi phí cơng cụ dụng cụ 561.762.849
3 Chi phí khấu hao tài sản cố định phân xƣởng 897.585.013
4 Chi phí điện thoại 58.456.890
5 Chi phí văn phịng phẩm 52.742.000
6 Chi phí y tế, nghiên cứu, đào tạo 103.455.670
7 Chi phí bảo hộ lao động 1.156.789.000
II Biến phí sản xuất chung 470.573.890
1 Thanh toán tạm ứng 90.682.900
2 Chi phí điện sản xuất 224.123.670
3 Chi phí nƣớc sản xuất 24.567.320
4 Chi phí sữa chữa lớn tài sản cố định 131.200.000
59 Bảng 3.2. DỰ TỐN CHI PHÍ BÁN HÀNG VÀ QUẢN LÝ Năm 2012 Đơn vị tính: đồng STT Chỉ tiêu Số tiền I Biến phí 6.110.609.183 1 Chi phí hoa hồng 1.256.362.303 2 Chi phí bốc xếp 1.657.479.230 3 Chi phí vận chuyển 2.210.514.000 4 Chi phí thuê xe 986.253.650 II Định phí 30.303.488.000
1 Chi phí quảng cáo,tiếp khách 5.486.331.000
2 Chi phí khấu hao tài sản cố định 6.352.125.000
3 Chi phí đào tạo tuyển dụng 575.127.000
4 Thuế và lệ phí 5.632.860.000
5 Phí hành chính 7.571.640.000
6 Hải quan kiểm hóa 4.325.406.000
Tổng cộng 36.054.098.180
3.2.1.2.7. Lập dự toán tiền
Phịng kế tốn tiến hành lập dự tốn tiền căn cứ vào dự kiến lƣợng tiền thu – chi trong kỳ , tiến độ kế hoạch thực hiện các hợp đồng . Dự toán tiền nên lập vào hàng tháng để đảm việc cân đối thu chi trong kỳ hiệu quả.
3.2.1.2.8. Lập dự toán kết quả hoạt động kinh doanh
Phịng kế tốn nên tiến hành lập dự tốn lợi nhuận căn cứ vào dự toán tiêu thụ, dự tốn sản xuất, dự tốn chi phí ngun vật liệu trực tiếp, dự tốn chi phí nhân cơng trực tiếp, dự tốn chi phí sản xuất chung, dự tốn chi phí bán hàng và dự tốn chi phí quản lý.
60
3.2.1.2.9. Lập dự toán bảng cân đối kế toán
Căn cứ vào dự tốn tiêu thụ, dự tốn chi phí bán hàng, dự tốn chi phí quản lý, dự tốn tiền và dự tốn lợi nhuận, phịng kế toán tiến hành lập bảng dự toán bảng cân đối kế toán.
3.2.2. Xây dựng dự toán linh hoạt
Hiện tại, các dự toán tại Xí nghiệp chƣa đảm bảo tính linh hoạt, tính chủ động đối với các quyết định trong quản trị doanh nghiệp của nhà quản lý ở những tình huống và mức độ hoạt động khác nhau. Dự toán tổng thể chỉ đƣợc lập cho một mức độ hoạt động và chọn mức độ kế hoạch làm gốc so sánh vì vậy sự so sánh sẽ thiếu chính xác.
Để khắc phục đƣợc hạn chế trên, theo tơi Xí nghiệp nên quan tâm đến việc xây dựng dự toán linh hoạt. Việc lập dự tốn linh hoạt sẽ giúp cho Xí nghiệp có thể so sánh chi phí thực tế ở các mức độ khác nhau, từ đó sẽ điều chỉnh giá bán sản phẩm phù hợp đảm bảo lợi nhuận và sự cạnh tranh với các đối thủ trong ngành.
Việc xây dựng dự tốn linh hoạt theo trình tự nhƣ sau:
Bước 1: Xác định phạm vi phù hợp cho đối tƣợng cần lập dự tốn
Bước 2: Phân tích các chi phí có thể phát sinh trong phạm vi phù hợp theo
cách ứng xử chi phí ( biến phí, định phí và chi phí hỗn hợp)
Bước 3: Xác định biến phí đơn vị theo kế hoạch
Bước 4: Xây dựng dự toán linh hoạt theo mức hoạt động thực tế
Đối với biến phí:
Tổng biến phí đã điều chỉnh = Mức hoạt động thực tế x Biến phí đơn vị kế hoạch Đối với định phí: Định phí thƣờng khơng thay đổi khi lập dự tốn
linh hoạt vì mức độ hoạt động thực tế vẫn nằm trong phạm vi liên quan. Biến phí đơn vị
kế hoạch =
Tổng biến phí đơn vị kế hoạch Mức hoạt động kế hoạch
61
3.2.3. Xây dựng hệ thống báo cáo thành quả kiểm soát hoạt động thơng qua phân tích chênh lệch. phân tích chênh lệch.
Các báo cáo kiểm soát hoạt động cần áp dụng để đánh giá thành quả hoạt động ngắn hạn tại Xí nghiệp:
– Báo cáo chênh lệch dự toán tổng thể.
– Báo cáo chênh lệch dự toán linh hoạt và báo cáo chênh lệch khối lƣợng tiêu thụ.
– Báo cáo chênh lệch dự toán linh hoạt về doanh thu.
– Báo dự tốn linh hoạt về chi phí.
3.2.3.1. Báo cáo chênh lệch dự toán tổng thể
Tầm quan trọng trong mục tiêu ngắn hạn của một công ty là kiếm đƣợc lợi nhuận hoạt động cho một kỳ. Để đánh giá đƣợc kết quả hoạt động của công ty, các nhà quản trị thƣờng đo lƣờng bằng cách so sánh lợi nhuận hoạt động thực tế và lợi nhuận hoạt động trong dự toán tổng thể thơng qua báo cáo chênh lệch dự tốn tổng thể.
Vì vậy theo tơi Xí nghiệp cần xây dựng báo cáo chênh lệch dự toán tổng thể để giúp cho nhà quản trị đánh giá đƣợc kết quả hoạt động tại Xí nghiệp, chỉ ra các chênh lệch bất lợi và chênh lệch thuận lợi, từ đó nhà quản trị sẽ đánh giá đƣợc khả năng hoàn thành mục tiêu chung tại Xí nghiệp.
62
Bảng 3.3. BÁO CÁO CHÊNH LỆCH DỰ TOÁN TỔNG THỂ Năm …..
Chỉ tiêu ĐVT Kết quả thực tế Dự toánlinh hoạt Chênh lệch Đánh giá
A B (1) (2) (3)=(1)-(2) C Số lƣợng sản phẩm tiêu thụ SP Giá bán Doanh thu Trđ Trừ biến phí Biến phí sản xuất Trđ Biến phí bán hàng và quản lý Trđ Số dƣ đảm phí Trđ Trừ định phí Định phí sản xuất Trđ Định phí bán hàng và quản lý Trđ Lợi nhuận hoạt động Trđ
Bảng báo cáo chênh lệch dự toán tổng thể đƣợc lập theo năm sẽ tiết lộ cho nhà quản trị liệu Xí nghiệp có đạt đƣợc
lợi nhuận hoạt động nhƣ kế hoạch đề ra khơng? Nó khơng xác định đƣợc nguyên nhân gây ra các chênh lệch này hoặc giúp Xí nghiệp nhận diện các diễn biến hoạt động để giảm bớt hay loại bỏ các chênh lệch bất lợi. ( Xem phụ lục 1)
63
3.2.3.2. Báo cáo chênh lệch dự toán linh hoạt và báo cáo chênh lệch khối lượng
tiêu thụ
Nhà quản tại Xí nghiệp sẽ cải thiện đƣợc việc đánh giá thành quả bằng việc phân tích các chênh lệch trên cơ sở dự tốn linh hoạt. Điều đó đƣợc thể hiện rõ hơn trên báo cáo chênh lệch dự toán linh hoạt và báo cáo chênh lệch khối lƣợng tiêu thụ tại Xí nghiệp.
Báo cáo chênh lệch dự tốn linh hoạt: Chỉ ra sự khác nhau giữa lợi nhuận thực tế và lợi nhuận dự toán linh hoạt.
Báo cáo chênh lệch khối lượng tiêu thụ: Chỉ ra sự khác nhau giữa dự toán
linh hoạt và dự tốn tổng thể.
Thơng qua hai báo cáo này, nhà quản trị Xí nghiệp sẽ khắc phục đƣợc nhƣợc điểm của báo cáo chênh lệch dự toán tổng thể, xác định chính xác nguyên nhân gây ra các chênh lệch và tìm ra các giải pháp để giảm bớt hay loại bỏ các chênh lệch bất lợi.
Mẫu báo cáo chênh lệch dự toán linh hoạt và báo cáo chênh lệch khối lƣợng tiêu thụ đƣợc thiết kế nhƣ bảng 3.4 và bảng 3.5.
64
Bảng 3.4. BÁO CÁO CHÊNH LỆCH DỰ TOÁN LINH HOẠT Năm ….. Năm …..
Chỉ tiêu ĐVT Kết quả thực tế Dự toánlinh hoạt Chênh lệch Đánh giá
A B (1) (2) (3)=(1)-(2) C Số lƣợng sản phẩm tiêu thụ SP Giá bán Doanh thu Trđ Trừ biến phí Biến phí sản xuất Trđ Biến phí bán hàng và quản lý Trđ Số dƣ đảm phí Trđ Trừ định phí Định phí sản xuất Trđ Định phí bán hàng và quản lý Trđ
Lợi nhuận hoạt động Trđ
65
Bảng 3.5. BÁO CÁO CHÊNH LỆCH KHỐI LƢỢNG TIÊU THỤ Năm ….. Năm ….. Chỉ tiêu ĐVT Dự toán linh hoạt Dự toán tổng thể Chênh lệch khối lƣợng tiêu thụ Đánh giá A B (1) (2) (3)=(1)-(2) C Số lƣợng sản phẩm tiêu thụ SP Giá bán Doanh thu Trđ Trừ biến phí Biến phí sản xuất Trđ Biến phí bán hàng và quản lý Trđ Số dƣ đảm phí Trđ Trừ định phí Định phí sản xuất Trđ Định phí bán hàng và quản lý Trđ
Lợi nhuận hoạt động Trđ
66
3.2.3.3. Báo cáo phân tích chênh lệch dự tốn linh hoạt về doanh thu
Chênh lệch dự toán linh hoạt về doanh thu do ảnh hƣởng của thay đổi giá thơng qua phân tích chênh lệch giá bán do số lƣợng tiêu thụ dự toán đƣợc điều chỉnh về mức thực tế .
Vì vậy mẫu báo cáo chênh lệch dự toán linh hoạt về doanh thu sẽ đƣợc thiết kế nhƣ bảng 3.6.
Bảng 3.6. BÁO CÁO CHÊNH LỆCH DOANH THU Năm 2012 Năm 2012
( Xem phụ lục 4)
3.2.3.4. Báo cáo phân tích chênh lệch dự tốn linh hoạt về chi phí 3.2.3.4.1. Báo cáo chênh lệch chi phí nguyên vật liệu trực tiếp 3.2.3.4.1. Báo cáo chênh lệch chi phí nguyên vật liệu trực tiếp
Báo cáo chênh lệch chi phí nguyên vật liệu trực tiếp sẽ đƣợc lập cho từng quý hoặc năm.
Báo cáo chênh lệch chi phí nguyên vật liệu trực tiếp sẽ cung cấp cho nhà quản trị sự khác nhau giữa chi phí nguyên vật liệu thực hiện với chi phí nguyên vật