QUÝ 3/2012
Đơn vị tính: đồng
STT Khoản mục Số tiền
1 Lƣơng nhân viên phân xƣởng 2.189.306.991
2 Chi phí cơng cụ, dụng cụ sản xuất 561.762.849
3 Chi phí khấu hao tài sản cố định phân xƣởng 897.585.010
3 Chi phí điện thoại 58.456.890
4 Thanh toán tạm ứng 90.682.900
5 Chi phí điện sản xuất 224.123.670
6 Chi phí sửa chữa lớn tài sản cố định 131.200.000
7 Chi phí văn phịng phẩm 52.742.000
8 Chi phí nƣớc sản xuất 24.567.320
9 Chi phí bảo hộ lao động 1.156.789.000
10 Chi phí y tế, nghiên cứu và đào tạo 103.455.670
Tổng cộng 5.490.672.300
(Nguồn: Phịng kế tốn)
Theo đơn hàng IVENA 141, kế toán lập bảng dự tốn chi phí sản xuất chung nhƣ bảng 2.8.
46
Bảng 2.8. BẢNG DỰ TỐN CHI PHÍ SẢN XUẤT CHUNG ĐƠN HÀNG IVENA 141 TT Tên sản phẩm Mã sản phẩm ĐVT Số lƣợng sản xuất Khối lƣợng sản xuất (m3) Tỷ lệ phân bổ Chi phí sản xuất chung (đồng) Chi phí sản xuất chung/sp (đồng) (1) (2) (3) (4)=(2)x(3) (5)=(4)/(1) 1 Bàn tròn 150cm IVNX5612 Cái 400 16,72 7.526.417,782 125.841.705 314.604
2 Ghế xếp không tay IVNX5663 Cái 1.500 10,82 7.526.417,782 81.435.840 54.291
Tổng cộng 207.277.545
(Nguồn: Phịng kế tốn )
Tiêu thức phân bổ chi phí sản xuất chung là khối lƣợng sản xuất . Trong quý 3 khối lƣợng sản xuất tại Xí nghiệp là 729,52 m3.Tỷ lệ phân bổ đƣợc xác định nhƣ sau:
Tỷ lệ phân bổ chi phí sản xuất chung cho từng dơn hàng =
Tổng CPSXC cho tất cả đơn hàng
=
5.490.672.300
= 7.526.417,782 đồng/m3
47
d) Dự toán giá thành sản xuất
Thông tin về giá thành là căn cứ giúp phòng kế hoạch kinh doanh tại Xí nghiệp xác định giá bán các sản phẩm trong đơn đặt hàng.
Hiện nay, Xí nghiệp lập kế hoạch tính giá thành sản phẩm theo phƣơng pháp toàn bộ cho từng đơn hàng và lập bảng tính giá thành tồn bộ sản phẩm của Xí nghiệp trong tháng hay q.
Dƣ tốn giá thành sản phẩm đƣợc lập dựa vào dự tốn chi phí sản xuất gồm có: Chi phí ngun vật liệu trực tiếp, chi phí nhân cơng trực tiếp, chi phí sản xuất chung, tổng giá thành sản phẩm, giá thành đơn vị sản phẩm
48 Bảng 2.9. BẢNG DỰ TOÁN GIÁ THÀNH SẢN PHẨM ĐƠN HÀNG IVENA 141 TT Tên sản phẩm ĐVT Mã sản phẩm Số lƣợng sản xuất Chi phí NVLTT (đồng) Chi phí NCTT (đồng) Chi phí SXC (đồng) Tổng giá thành (đồng) Giá thành đơn vị (đồng) (1) (2) (3) (4) (5)=(2)+(3)+(4) (6)=(5)/(1) 1 Bàn tròn 150cm Cái IVNX5612 400 285.755.600 43.154.800 125.841.705 454.752.105 1.136.880
2 Ghế xếp không tay Cái IVNX5663 1.500 187.728.000 51.841.500 81.435.840 321.005.340 214.004
Tổng cộng 473.483.600 94.996.300 207.277.545 775.757.445
49
2.2.2.1.3. Dự tốn chi phí bán hàng và quản lý
Dự tốn chi phí bán hàng và quản lý do phịng kế tốn lập. Chi phí bán hàng và quản lý tại Xí nghiệp bao gồm: Hải quan kiểm hóa, chi phí tiếp khách, cơng tác phí, chi phí hoa hồng, chi phí bốc xếp, chi phí vận chuyển, chi phí thuê xe, chi phí khấu hao tài sản cố định, chi phí khử trùng, phí hành chính, thuế và lệ phí, thuế đất, mơn bài.
Bảng 2.10. DỰ TỐN CHI PHÍ BÁN HÀNG VÀ QUẢN LÝ Năm 2012 Năm 2012
Đơn vị tính: đồng
STT Chỉ tiêu Số tiền
1 Hải quan kiểm hóa 4.325.406.000
2 Chi phí tiếp khách, cơng tác phí 5.486.331.000
3 Chi phí hoa hồng 1.256.362.303
4 Chi phí bốc xếp 1.657.479.230
5 Chi phí vận chuyển 2.210.514.000
6 Chi phí thuê xe 986.253.650
7 Chi phí khấu hao tài sản cố định 6.352.125.000
8 Chi phí khử trùng 575.127.000
9 Thuế và lệ phí, thuế đất, mơn bài 5.632.860.000
10 Phí hành chính 7.571.640.000
Tổng cộng 36.054.098.180
(Nguồn: Phịng kế tốn )
2.2.2.2. Hệ thống báo cáo kiểm sốt hoạt động thơng qua phân tích chênh lệch
– Xí nghiệp chƣa quan tâm đến việc thiết lập hệ thống báo cáo kiểm sốt hoạt động thơng qua phân tích chênh lệch để đánh giá thành quả hoạt động trong ngắn hạn chính xác và hiệu quả
– Hiện tại, cơng tác kiểm sốt hoạt động tại Xí nghiệp chỉ dừng lại ở việc đo lƣờng kết quả thực hiện dự tốn, chƣa có sự so sánh giữa thực tế phát sinh và dự
50
toán để xem xét tổng thể tình hình hoạt động kinh doanh của Xí nghiệp, và chƣa quan tâm đến việc phân tích đánh giá cụ thể để tìm ra nguyên nhân của các chênh lệch.
2.2.3. Đánh giá kiểm sốt hoạt động tại Xí nghiệp chế biến lâm sản xuất khẩu Pisico
Trên cơ sở nghiên cứu thực tế kiểm sốt hoạt động tại Xí nghiệp chế biến lâm sản xuất khẩu Pisico, có thể đánh giá nhƣ sau:
2.2.3.1. Ưu điểm
Hàng năm, Xí nghiệp đều lập dự toán về kế hoạch sản xuất kinh doanh trong kỳ và cho năm tới nhằm định hƣớng cho cơng tác kiểm sốt hoạt động và là cơ sở đánh giá kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh giúp công ty phát triến thuận lợi trong môi trƣờng cạnh tranh khốc liệt nhƣ hiện nay.
Cơng tác kế tốn ở Xí nghiệp đƣợc thực hiện một cách khoa học, đội ngũ nhân viên có trình độ, kinh nghiệm và nhiệt tình nên cơng tác quản lý tài chính tƣơng đối hiệu quả. Sự phân công, phân nhiệm hợp lý, rõ ràng trong từng phần hành của bộ máy kế tốn đã có tác dụng nâng cao năng lực làm việc và khả năng chuyên mơn của nhân viên kế tốn.
Các phòng ban với đội ngũ cán bộ quản lý và nhân viên có năng lực chuyên môn và kinh nghiệm, tinh thần trách nhiệm phần nào giúp Xí nghiệp kiểm sốt đƣợc sai sót và gian lận.
2.2.3.2. Nhược điểm
2.2.3.2.1.Quy trình và cơng tác lập dự toán tổng thế
- Hiện nay, cơng tác lập dự tốn của Xí nghiệp cịn mang tính chất đối phó,
khơng mang tính khả thi cao. Mặc dù Xí nghiệp đã lập đƣợc một số các dự toán cơ bản, tuy nhiên việc lập các báo cáo này chƣa có một quy trình lập dự tốn một cách khoa học và phù hợp,chủ yếu dựa vào các chỉ tiêu do Xí nghiệp đề ra chƣa thật sự dựa trên nhu cầu thực tế để đảm bảo tính thống nhất trong dự tốn tổng thể của tồn doanh nghiệp.
51
- Việc lập dự tốn chi phí sản xuất chung tại Xí nghiệp dựa vào các yếu tố để tập hợp chi phí, chƣa quan tâm đến việc phân loại chi phí theo cách ứng xử của chi phí ( biến phí,định phí, chi phí hỗn hợp).
- Dự tốn tổng thể chỉ đƣợc lập cho một mức độ hoạt động duy nhất nên chƣa đảm bảo tính linh hoạt, chủ động cho nhà quản trị trong việc ra các quyết định ở các mức độ hoạt động khác nhau tại Xí nghiệp.
2.2.3.2.2. Xây dựng dự tốn linh hoạt
Hiện tại, Xí nghiệp lập dự tốn thơng qua dự tốn tổng thể, chƣa quan tâm đến việc lập dự toán linh hoạt để giúp nhà quản trị có thể kiểm sốt đƣợc chi phí ở các mức độ hoạt động khác nhau khi có sự thay đổi về quy mô sản xuất, khả năng gia tăng đơn đặt hàng nếu có sự thay đổi về giá bán.
2.2.3.2.3.Hệ thống báo cáo kiểm soát hoạt động thơng qua phân tích chênh lệch
Cơng tác thiết lập hệ thống báo cáo kiểm soát hoạt động thơng qua phân tích chênh lệch chƣa đƣợc quan tâm, chú trọng đúng mức. Xí nghiệp chƣa có báo cáo nào phân tích một cách cụ thể sự chênh lệch giữa kết quả thực tế đạt đƣợc và dự toán giúp nhà quản trị tìm ra nguyên nhân của các chênh lệch này. Vì vậy việc kiểm tra, kiểm sốt thành quả hoạt động tại Xí nghiệp vẫn chƣa đƣợc chặt chẽ, công tác kiểm sốt hoạt động khơng phát huy hết hiệu quả mong muốn.
52
Kết luận chƣơng 2
Qua thực tế nghiên cứu cho thấy Xí nghiệp chế biến lâm sản xuất khẩu Pisico đã quan tâm thực hiện kiểm soát hoạt động và đạt đƣợc một số kết quả nhất định thơng qua việc lập dự tốn. Tuy nhiên, hệ thống kiểm sốt hoạt động cịn tồn tại một số nhƣợc điểm trong vấn đề lập dự toán và chƣa quan tâm đến việc phân tích biến động giữa kết quả thực tế và kế hoạch đề ra để xác định chính xác kết quả và hiệu quả hoạt động tại Xí nghiệp.
Phần nghiên cứu này sẽ là căn cứ thực tiễn cho việc đƣa ra giải pháp hồn thiện dự tốn, phân tích biến động để phục vụ mục tiêu kiểm soát hoạt động tại Xí nghiệp một cách hợp lý và khoa học.
53
CHƢƠNG 3
PHƢƠNG HƢỚNG VÀ GIẢI PHÁP HỒN THIỆN KIỂM SỐT HOẠT ĐỘNG TẠI XÍ NGHIỆP CHẾ BIẾN LÂM SẢN XUẤT KHẨU PISICO 3.1. Phƣơng hƣớng hồn thiện kiểm sốt hoạt động tại Xí nghiệp chế biến lâm sản xuất khẩu Pisico
Xí nghiệp đã không ngừng quan tâm đổi mới cơng tác kế tốn và công tác quản lý điều hành sản xuất qua nhiều năm, vì vậy Xí nghiệp ngày càng phát triển và kinh doanh có hiệu quả. Tuy nhiên qua những vấn đề cịn tồn tại trong cơng tác dự tốn, phân tích biến động để phục vụ mục tiêu kiểm soát hoạt động, luận văn tiếp tục nghiên cứu và đƣa ra các giải pháp hoàn thiện theo các phƣơng hƣớng sau:
– Phù hợp với đặc điểm kinh doanh, trình độ năng lực của nhân viên và yêu cầu về kế toán quản trị tại Xí nghiệp.
– Các giải pháp đƣa ra phải tính đến việc mở rộng qui mơ sản xuất của Xí nghiệp sao cho phù hợp và bảo đảm giải quyết đƣợc các vấn đề và không phá vỡ cơ cấu tổ chức hiện tại của Công ty.
– Phải dựa trên cơ sở những cái đã có, kế thừa những ƣu điểm và khắc phục những hạn chế nhằm đạt đƣợc kết quả tốt hơn.
3.2. Những giải pháp hoàn thiện kiểm soát hoạt động tại xí nghiệp chế biến lâm sản xuất khẩu Pisico
3.2.1. Xây dựng quy trình lập và hồn thiện các dự toán tổng thể
3.2.1.1. Xây dựng quy trình lập dự tốn tổng thể
Để cơng tác dự tốn đƣợc thực hiện một cách khoa học và phù hợp, cần thiết phải xây dựng quy trình lập dự tốn tổng thể phù hợp. Theo tơi, quy trình lập dự tốn tại Xí nghiệp có thể đƣợc tiến hành theo ba giai đoạn sau:
Giai đoạn 1: Chuẩn bị cho việc lập dự toán
Bước 1: Xác định mục tiêu chung của tồn Xí nghiệp.
Ban lãnh đạo Xí nghiệp cần xác định các chỉ tiêu và mục tiêu chiến lƣợc năm kế hoạch thơng qua các cuộc họp với Giám đốc các phịng ban nhằm xác định kế hoạch phát triển Xí nghiệp một cách bền vững.
54
Căn cứ vào điểm mạnh và điểm yếu của Xí nghiệp để xác định điểm giới hạn của dự toán.
Bước 2: Chuẩn bị nhân sự cho việc lập dự toán
Để chuẩn bị nhân sự cho việc lập dự tốn, Xí nghiệp thành lập ban hoạch định dự toán bao gồm : – Giám đốc – Phó giám đốc kỹ thuật – Phó giám đốc sản xuất – Trƣởng phịng kế tốn – Trƣởng phòng kỹ thuật – Trƣởng phịng tổ chức hành chính
Bước 3: Soạn thảo các biểu mẫu
Ban hoạch định dự toán và các nhân viên kiêm nhiệm sẽ tiến hành soạn thảo các biểu mẫu cần thiết và phải phù hợp với tình hình thực tế tại Xí nghiệp, phải đảm bảo các thơng tin cần thiết cung cấp thơng tin hữu ích và chính xác
Giai đoạn 2: Soạn thảo dự tốn
Bước 1: Thu thập thơng tin
Các thành viên trong ban hoạch định dự toán căn cứ vào mục tiêu chung của tồn Xí nghiệp sẽ tiến hành thu thập các thông tin cần thiết cho việc lập dự tốn, bao gồm các thơng tin từ nội bộ và các thơng tin bên ngồi.
Thu thập thông tin từ nội bộ: Thông tin từ quá khứ trên báo cáo tài chính, các
báo cáo thống kê khác, báo cáo bán hàng....
Thu thập thông tin bên ngồi: Thơng tin đối thủ cạnh tranh, thông tin định vị
sản phẩm, thơng tin về tình hình kinh tế chính trị ....
Bước 2: Tiến hành soạn thảo các dự toán
Sau khi tiến hành thu thập và tổng hợp thông tin cần thiết, các bộ phận liên quan sẽ kết nối số liệu và các biểu mẫu để tiến hành soạn thảo dự toán chi tiết bao gồm:
55
– Dự toán sản xuất
– Dự tốn chi phí ngun vật liệu trực tiếp
– Dự tốn chi phí nhân cơng trực tiếp
– Dự tốn chi phí sản xuất chung
– Dự tốn giá thành
– Dự tốn chi phí bán hàng và quản lý doanh nghiệp
– Dự toán tiền
– Dự toán kết quả hoạt động kinh doanh
– Dự toán bảng cân đối kế toán
Các dự toán chi tiết trên đƣợc lập theo sơ đồ 3.1
Sơ đồ 3.1. Quy trình lập dự tốn Dự tốn tiêu thụ (1) Dự toán sản xuất (2) Dự toán CPNC trực tiếp (4) Dự toán CPNVL trực tiếp (3) Dự toán CPSXC (5) Dự tốn chi phí bán hàng và quản lý (6) Dự toán giá thành (7) Dự toán tiền (8) Dự toán kết quả hoạt động kinh doanh (9) Dự toán bảng cân đối kế toán (10)
56
Bước 3: Phê duyệt dự toán
Sau khi xong bƣớc 2, kế toán cân đối kiểm tra, chuyển cho giám đốc duyệt kế hoạch tổng thể và các phòng ban liên quan.
Giai đoạn 3: Theo dõi thực hiện dự toán
Trong quá trình hoạt động Ban hoạch dịnh dự toán và các nhân viên kiêm nhiệm và liên quan sẽ tiến hành theo dõi, rà soát, kiểm tra các sai lệch giữa dự toán và thực tế, chú trọng đến các yếu tố bất thƣờng xảy ra để rút kinh nghiệm và điều chỉnh lại ngân sách cho các kỳ tiếp theo
3.2.1.2. Hồn thiện các loại dự tốn tổng thể 3.2.1.2.1. Lập dự toán tiêu thụ
Dự toán tiêu thụ là loại dự toán đƣợc lập đầu tiên và là căn cứ để xây dựng các dự tốn cịn lại. Dự tốn tiêu thụ sẽ xác định đƣợc chỉ tiêu sản lƣợng tiêu thụ, đơn giá tiêu thụ, doanh thu tiêu thụ.
Dự toán này sẽ do phòng kế hoạch kinh doanh lập dựa vào các yếu tố sau:
Căn cứ vào số liệu lịch sử về tình hình tiêu thụ và thị hiếu ngƣời tiêu dùng của các năm trƣớc, xu thế phát triển của thị trƣờng để dự đoán sản lƣợng tiêu thụ trong năm kế hoạch.
Căn cứ vào hợp đồng đã ký và kế hoạch thực hiện trong năm, phó giám đốc các bộ phận đƣa ra tiến độ thu tiền từ hoạt động bán hàng của Xí nghiệp (Tháng – Quý – Năm)
3.2.1.2.2. Hồn thiện dự tốn sản xuất
Dự tốn sản xuất sẽ do trƣởng phịng kinh doanh lập căn cứ vào kế hoạch của các thành viên trong phịng và kinh nghiệm về tình hình sản xuất kinh doanh của Xí nghiệp trong những năm trƣớc. Vì phịng kế hoạch kinh doanh mới hiểu rõ nhất về quá trình tiêu thụ và sản xuất sản phẩm của Xí nghiệp.
Việc lập dự tốn sản xuất căn cứ vào dự toán tiêu thụ, doanh số thực hiện và ký hợp đồng (Quý – Năm).
57
3.2.1.2.3. Hồn thiện dự tốn chi phí ngun vật liệu trực tiếp
Hiện nay, dự tốn chi phí ngun vật liệu trực tiếp tại Xí nghiệp tƣơng đối hồn chỉnh. Tơi chỉ đề xuất một số đề nghị nhƣ sau:
- Định mức nguyên vật liệu sẽ xây dựng dựa trên tình hình sản xuất thực tế và sản xuất hàng mẫu. Phòng kỹ thuật nên theo dõi chi tiết q trình sản xuất để tính ra lƣợng và loại nguyên vật liệu một cách chính xác.
- Số lƣợng sản phẩm sản xuất sẽ lấy số lƣợng trên bảng báo cáo dự tốn sản xuất. Phịng kế toán phải tham khảo ý kiến của bộ phận thu mua kết hợp với việc nhận định về xu hƣớng tăng giá nguyên vật liệu trong năm 2102 để dự tốn đơn giá ngun vật liệu chính xác.
3.2.1.2.4. Hồn thiện dự tốn chi phí nhân cơng trực tiếp
Để thiết lập dự tốn chi phí nhân cơng trực tiếp chính xác, phịng kế tốn nên lập dự tốn chi phí nhân cơng trực tiếp căn cứ vào:
- Dự toán sản xuất ( Số lƣợng sản phẩm cần sản xuất,...)
- Định mức tiền lƣơng cho từng sản phẩm theo hình thức khốn sản phẩm theo từng cơng đoạn do phịng tổ chức hành chính lập.
3.2.1.2.5. Hồn thiện dự tốn chi phí sản xuất chung
Để xây dựng dự tốn chi phí sản xuất chung đáp ứng đƣợc yêu cầu về kiểm soát hoạt động và quản trị lâu dài của ban lãnh đạo. Xí nghiệp nên thiết kế bảng dự