CHƢƠNG 1 : TỔNG QUAN VỀ KIỂM SOÁT HOẠT ĐỘNG
c) Phân tích chênh lệch biến phí sản xuất chung
2.1. Tổng quan về Xí nghiệp chế biến lâm sản xuất khẩu Pisico
2.1.1. Q trình hình thành và phát triển của Xí nghiệp chế biến lâm sản xuất khẩu Pisico. khẩu Pisico.
2.1.1.1. Q trình hình thành.
Xí nghiệp chế biến lâm sản xuất khẩu Pisico là đơn vị trực thuộc của Tổng công ty sản xuất đầu tƣ dịch vụ xuất nhập khẩu Bình Định. Xí nghiệp đƣợc thành lập theo quyết định số 1619/1985/QĐ-UBND ngày 29/08/1985 của HĐND – UBND tỉnh Nghĩa Bình (cũ) nay là Bình Định.
Để phù hợp với tình hình sản xuất ngày càng phát triển , ngày 03/02/1990 theo quyết định số: 59/1990/QĐ-UBND ngày 03/02/1990 của UBND tỉnh Bình Định. Cơng ty đã xác nhập với Công ty Lâm sản đặt tại Bình Định.
Đầu năm 1996, Xí nghiệp đã đƣợc thành lập với tên Xí Nghiệp Chế Biến Lâm Sản Xuất Khẩu Bình Định. Những ngày mới thành lập, xí nghiệp không ngừng phát triển các mặt hàng xuất khẩu và mở rộng thị trƣờng qua các nƣớc Châu Âu. Những năm gần đây Đảng và nhà nƣớc chủ trƣơng đổi mới chính sách xuất khẩu để tạo điều kiện thuận lợi cho doanh nghiệp phát triển hàng hóa, từ đó hàng loạt các cơng ty, doanh nghiệp chế biến các sản phẩm xuất khẩu ra đời. Bắt đầu cho một thị trƣờng mới đầy cạnh tranh khốc liệt. Điều này làm cho các doanh nghiệp đã có thâm niên trong ngành cũng nhƣ các doanh nghiệp vừa mới thành lập hay các doanh nghiệp còn non trẻ phải đứng trƣớc những thử thách lớn cho sự tồn tại và phát triển của mình.
Đứng trƣớc tình hình này ngày 07/03/2001 dƣới sự lãnh đạo của Tổng cơng ty Pisico, Xí nghiệp đã sát nhập với Xí nghiệp gỗ Nhơn Phú thành lập Xí nghiệp chế biến lâm sản xuất khẩu Pisico.
28
Ngày 15/01/2004 theo quyết định của Tổng công ty sản xuất đầu tƣ và dịch vụ xuất nhập khẩu Bình Định, Xí nghiệp chế biến lâm sản xuất khẩu Pisico đã sát nhập với Xí nghiệp may Song Mây xuất khẩu Pisico với tổng nguồn vốn khởi điểm lúc đó là 635.009.347 đồng.
Do yêu cầu của sản xuất, thị trƣờng, tổng cơng ty, Xí nghiệp đã phải trải qua một quá trình sát nhập, chia tách, hiện nay Xí nghiệp có hai cơ sở đều nằm trên địa bàn thành phố Quy Nhơn, tỉnh Bình Định:
Cơ sở 1 : Khu vực 7, phƣờng Nhơn Phú, thành phố Quy Nhơn, tỉnh Bình Định.
Cơ sở 2: Số 166 Tây Sơn, phƣờng Gềnh Ráng, thành phố Quy Nhơn, tỉnh Bình Định.
Tên gọi: Xí Nghiệp chế biến lâm sản xuất khẩu Pisico
Tên giao dịch quốc tế: Pisico Export Forest Products Processing Factory Mã số thuế: 41002589870011
Số tài khoản: 005.100.0000.210. Tại Ngân Hàng Ngoại Thƣơng. Tel : 84.0563.841.927
Fax: 84.0563.841.928 Email: pisico1@dng.vnn.vn
Website : http://www.pisico1.com.vn
2.1.1.2. Quá trình phát triển
Từ khi thành lập đến nay, Xí nghiệp chế biến lâm sản xuất khẩu Pisico đã trải qua những khó khăn do ảnh hƣởng của các yếu tố khách quan cũng nhƣ chủ quan của nền kinh tế thị trƣờng nhƣng với sự quyết tâm cao, dƣới sự lãnh đạo của ban giám đốc Cơng Ty và Xí nghiệp cùng tồn thể cơng nhân trong Xí nghiệp đã khắc phục khó khăn tìm ra những hƣớng đi mới cho phục vụ tình hình phát triển của nền kinh tế, trong những năm gần đây Xí nghiệp đã có những bƣớc phát triển đáng kể, hiệu quả kinh tế ngày càng cao theo từng năm. Quy mô sản xuất của Xí nghiệp tăng dần qua các năm, sản lƣợng sản xuất ngày càng nhiều, từng bƣớc chiếm lĩnh thị trƣờng trong và ngoại quốc.
29
Trong những năm gần đây các sản phẩm của Xí nghiệp ln gia tăng, các mặt hàng ngày càng đa dạng mẫu mã, kích thƣớc, chủng loại…đã đáp ứng đƣợc nhu cầu trong nƣớc và xuất khẩu.
Xí nghiệp ln áp dụng những thành tựu khoa học kỹ thuật vào trong sản xuất với dây chuyền máy móc hiện đại nhằm phục vụ cho việc sản xuất và hệ thống cơng trình phụ hỗ trợ nhƣ lị sấy, nhà ăn cơng nhân, phòng trƣng bày sản phẩm…đã giúp cho Xí nghiệp quản lý tốt hơn, sự phối hợp chặt chẽ giữa các phòng ban, bộ phận và đội ngũ cơng nhân, cán bộ kỹ thuật có tay nghề và trình độ cao góp phần phát triển Xí nghiệp.
2.1.2. Quy mơ hiện tại của Xí nghiệp
Cùng với xu thế hội nhập đất nƣớc, thực hiện chủ trƣơng của Đảng và Nhà nƣớc về thực hiện công tác tái thiết và phát triển đất nƣớc. Việc sản xuất kinh doanh của Xí nghiệp trong năm qua tuy đã trải qua những giai đoạn khó khăn nhƣng đơn vị vẫn từng bƣớc tạo dựng vị trí ổn định của mình trong thời kỳ đổi mới đất nƣớc hiện nay.
Tính đến ngày 31/12/2012 tổng vốn kinh doanh của Xí nghiệp: - Tồn tại dƣới hình thức tài sản là 313.845.696.000 đồng. Trong đó: + Tài sản ngắn hạn : 159.096.236.000 đồng.
+ Tài sản dài hạn : 154.749.460.000 đồng.
- Tồn tại dƣới hình thức nguồn vốn là 313.845.696.000 đồng. Trong đó:
+ Chủ sở hữu : 153.110.506.000 đồng.
+ Nợ phải trả : 160.735.190.000 đồng.
- Công nhân trực tiếp sản xuất: 950 ngƣời. - Cán bộ quản lý và nhân viên: 83 ngƣời.
Căn cứ vào số liệu trên ta có thể kết luận rằng: Đây là Xí nghiệp có quy mơ vừa và nhỏ.
2.1.3. Ngành nghề kinh doanh:
Hiện nay, Xí nghiệp đang kinh doanh các mặt hàng chủ yếu nhƣ: các loại ghế Pos, ghế Rio, , các loại bàn trịn + bàn vng.... xuất khẩu và tiêu dùng nội địa.
30
2.1.4. Chức năng và nhiệm vụ
2.1.4.1. Chức năng hoạt động của Xí nghiệp.
Với vai trị là thành viên trực thuộc của Tổng công ty sản xuất đầu tƣ dịch vụ xuất nhập khẩu Bình Định, Xí nghiệp chế biến lâm sản xuất khẩu Pisico có chức năng hoạt động chính của Xí nghiệp là:
- Sản xuất và kinh doanh các mặt hàng gỗ tinh chế bán trong nƣớc và xuất khẩu theo đơn đặt hàng và yêu cầu thẩm mỹ của khách hàng.
- Tạo ra nhiều lợi nhuận và tối đa hóa lợi nhuận nhằm bảo tồn sự sống cho xí nghiệp, đảm bảo đời sống cho cơng nhân và hồn thành nghĩa vụ đối với nhà nƣớc. Góp phần thúc đẩy phát triển nền kinh tế của đất nƣớc.
2.1.4.2. Nhiệm vụ của Xí nghiệp
– Tổ chức sản xuất kinh doanh theo kế hoạch của Xí nghiệp, chịu trách nhiệm trƣớc Tổng công ty và trƣớc khách hàng về sản phẩm do Xí nghiệp làm ra.
– Ký kết thực hiện hợp đồng kinh tế cũng nhƣ tuân thủ tốt các quy định chính sách chế độ quản lý xuất nhập khẩu và các giao dịch đối ngoại .
– Tiếp nhận và sử dụng hiệu quả nguồn vốn, tài sản do cơng ty giao phó để thực hiện mục tiêu kinh tế chịu sự kiểm tra kiểm sốt của cơng ty và các cơ quan quản lý có thẩm quyền.
– Thực hiện tốt chế độ quản lý tài chính, tài sản tiền lƣơng lao động làm tốt công tác đảm bảo công bằng xã hội khơng ngừng bồi dƣỡng nâng cao trình độ văn hóa nghiệp vụ cho đội ngũ cán bộ quản lý nhằm đáp ứng nhu cầu quản lý của Xí nghiệp.
– Thực hiện cơng tác thanh tốn, quyết tốn định kỳ về kết quả tài chính cho cơng ty và giải quyết kịp thời công nợ cho khách hàng và nội bộ công ty .
– Thực hiện tốt các quy định của nhà nƣớc về quản lý và bảo vệ môi trƣờng.
– Xây dựng kế hoạch sản xuất kinh doanh dài hạn hàng năm của Xí nghiệp phù hợp với chức năng nhiệm vụ của công ty và đáp ứng nhu cầu của thị trƣờng trong và ngoài nƣớc.
31
2.1.5. Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý, quy trình cơng nghệ, cơng tác kế tốn tại Xí nghiệp chế biến lâm sản xuất khẩu Pisico tại Xí nghiệp chế biến lâm sản xuất khẩu Pisico
2.1.5.1. Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý tại Xí nghiệp
Sơ đồ 2.1: Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của Xí nghiệp
Ghi chú:
Quan hệ trực tuyến Quan hệ chức năng
Chức năng nhiệm vụ cơ bản của các bộ phận quản lý.
– Giám đốc: Là đại diện pháp nhân của Xí nghiệp, trực tiếp điều hành và
quyết định mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của Xí nghiệp theo đúng chủ trƣơng pháp luật của nhà nƣớc, chịu trách nhiệm tƣớc Tổng công ty về kết quả hoạt động kinh doanh của Xí nghiệp.
– Phó giám đốc: Chịu trách nhiệm trƣớc Giám đốc về nhiệm vụ phân công
và ủy quyền theo chun mơn. Nhiệm vụ chủ yếu của Phó giám đốc là lập kế hoạch và tìm kiếm đối tác, nắm bắt các chỉ tiêu do Tổng công ty phân bổ, hỗ trợ cho Giám đốc hồn thành nhiệm vụ. Giám đốc Phó giám đốc sản xuất Phó giám đốc kỹ thuật Trƣởng phịng tổ chức hàng chính Trƣởng phịng tài vụ kế tốn Trƣởng phịng kế hoạch kinh doanh Các phân xƣởng sản xuất Trƣởng phòng kỹ thuật
32
– Phịng tổ chức hành chính: Là bộ phận tham mƣu giúp việc cho ban giám
đốc về việc quản lý và sử dụng lao động, công tác xây dựng kế hoạch lao động, tiền lƣơng, định mức lao động, đơn giá tiền lƣơng và quy chế trả lƣơng của Xí nghiệp theo đúng chế độ chính sách của luật lao động. Tổ chức thực hiện kế hoạch tuyển dụng, đào tạo, bổ nhiệm, nâng cao bậc lƣơng cho cán bộ, cơng nhân viên. Giải quyết các chính sách tiền lƣơng, chăm lo đời sống sức khỏe cho cơng nhân viên.
– Phịng kế hoạch kinh doanh: Giúp Giám đốc trong lĩnh vực kế hoạch sản
xuất kinh doanh, nghiên cứu thị trƣờng tham mƣu công tác hoạch định chiến lƣợc kinh doanh. Tìm kiếm thị phần mới, hoạch định các chiến lƣợc về giá, sản phẩm, hoạt động tiêu thụ trong ngắn hạn và dài hạn, thực hiện các hoạt động xuất, nhập.
– Phịng kế tốn – tài vụ: Làm nhiệm vụ lập kế hoạch tài chính hàng năm,
tìm ra biện pháp sử dụng có hiệu quả nguồn vốn kinh doanh, lập báo cáo tài chính chính xác, kịp thời đầy đủ.
– Phịng kỹ thuật: Chịu trách nhiệm về công tác kỹ thuật tại Xí nghiệp,
nghiên cứu sản xuất mẫu mã, kỹ thuật sản xuất chi tiết hoàn thiện sản phẩm theo đơn đặt hàng. Kiểm tra kỹ thuật sản xuất, chất lƣợng sản phẩm, bán thành phẩm trên từng công đoạn, tổ chức điều hành bộ phận kỹ thuật phân xƣởng trong quá trình làm việc các phịng có sự hỗ trợ bổ sung cho nhau để hồn thành nhiệm vụ đƣợc giao, các phịng có nhiệm vụ thơng tin qua lại và nhận các thông tin cần thiết, đây là mối quan hệ đƣợc hình thành khách quan theo yêu cầu quản lý sản xuất kinh doanh của Xí nghiệp.
– Các phân xưởng sản xuất: Thực hiện sản xuất một công đoạn của sản
phẩm, đứng đầu là quản đốc phân xƣởng làm nhiệm vụ quản lý, điều hành việc sản xuất theo kế hoạch đƣợc giao, tổ chức nâng cao tay nghề, quản lý giáo dục công nhân thực hiện đúng nội quy của Xí nghiệp.
33
2.1.5.2. Quy trình cơng nghệ sản xuất.
Hiện nay cơng nghệ sản xuất của Xí nghiệp là một quy trình liên tục, từ khâu chuẩn bị nguyên vật liệu đến việc chế biến các sản phẩm, đảm bảo chặt chẽ giữa các khâu, không đi ngƣợc chiều hoặc chồng chéo lên nhau.
Sơ đồ 2.2: Quy trình cơng nghệ sản xuất và tinh chế sản phẩm
Nguyên liệu gỗ tròn, gỗ xẻ
Xẻ, sấy và tẩm thuốc
Ra phôi
Chất thải, mùn cƣa, dăm bào, củi đốt, nhiên liệu là sấy Phân xƣởng tinh chế Chà nhám, đánh bóng Hệ thống hút bụi Khu vực buồng chứa Lắp ráp và nhúng dầu Đóng gói thành thẩm Nhập kho thành phẩm Cắt ngang, phay đĐục lỗ, xẻ rãnh Xuất hàng
34
2.1.5.3. Đặc điểm tổ chức cơng tác kế tốn tại Xí nghiệp Sơ đồ 2.3: Bộ máy kế tốn tại Xí nghiệp
Ghi chú: : Quan hệ chức năng
: Quan hệ tuyến tính
Chức năng, nhiệm vụ:
- Kế tốn trưởng: Là ngƣời tổ chức cơng tác kế tốn tại Xí nghiệp, điều hành hoạt động của phịng kế tốn, chịu trách nhiệm kiểm tra, kiểm soát việc chấp hành chính sách, thể lệ và hạch tốn kế tốn thống kê tại Xí nghiệp. Kế tốn trƣởng làm nhiệm vụ kiểm tra báo cáo quyết toán và tham mƣu cho ban giám đốc về chiến lƣợc kế tốn tài chính của Xí nghiệp.
- Kế tốn tổng hợp: Tổng hợp chi phí và tính giá thành sản phẩm, lập báo cáo tài chính theo định kỳ.
- Kế tốn vật tư: Làm nhiệm vụ theo dõi tình hình nhập, xuất, tồn kho vật tƣ
của cơ sở 1 và giám sát tình hình vật tƣ ở cơ sở 2. Kế toán trƣởng Kế toán thanh toán cơ sở 1 Kế toán vật tƣ cơ sở Thủ quỹ cơ sở 1 Kế toán thanh toán cơ sở 2 Thủ quỹ cơ sở 2 Kế toán tổng hợp
35
- Kế toán thanh toán: Theo dõi việc thanh toán giữa cơ sở với khách hàng, với
cán bộ công nhân viên, theo dõi công nợ giữa cơ sở với tổng công ty, với các chủ nợ. Ngồi ra, kế tốn thanh tốn của cơ sở 2 cịn kiêm ln kế tốn vật tƣ.
- Thủ quỹ: Làm nhiệm vụ quản lý tiền mặt của Xí nghiệp, nhận thu, chi tiền có phiếu thu, phiếu chi đã đƣợc kế toán trƣởng và giám đốc duyệt, hàng tháng phải tiến hành kiểm tra, đối chiếu sổ sách.
2.1.5.4. Hình thức kế tốn áp dụng tại Xí nghiệp
Hình thức kế tốn áp dụng tại Xí nghiệp là hình thức kế tốn chứng từ ghi sổ. Hiện nay Xí nghiệp đang sử dụng phần mềm kế tốn máy và thực hiện chế độ kế toán ban hành theo QĐ15/2006 ngày 20/03/2006 của Bộ Tài chính.
Sơ đồ 2.4: Hình thức kế tốn áp dụng tại Xí nghiệp Chế biến Lâm sản xuất
khẩu Pisico
Ghi chú:
Ghi hàng ngày Ghi cuối kỳ
Đối chiếu kiểm tra
Hóa đơn, Chứng từ
Kiểm tra và cập nhật chứng từ vào máy Sổ, thẻ
chi tiết
Xử lý thơng tin với Phần mềm kế tốn Việt Nam
Sổ, thẻ chi tiết
36
2.2. Thực trạng kiểm sốt hoạt động tại Xí nghiệp chế biến lâm sản xuất khẩu Pisico
2.2.1. Đặc điểm kiểm sốt hoạt động tại Xí nghiệp chế biến lâm sản xuất khẩu Pisico
– Cơng tác lập dự tốn để phục vụ kiểm soát hoạt động đƣợc thực hiện đan xen giữa các phòng ban: phòng kế hoạch kinh doanh, phịng tổ chức hành chính, phịng kỹ thuật và phịng kế tốn..
– Xí nghiệp tổ chức cơng tác kiểm sốt hoạt động thơng qua cơng tác lập dự toán tổng thể, chƣa lập dự toán linh hoạt và chƣa quan tâm đến việc so sánh giữa kết quả thực tế đạt đƣợc và dự tốn thơng qua phân tích chênh lệch để đánh giá thành quả hoạt động trong ngắn hạn.
Vì vậy cơng tác dự tốn, phân tích biến động để phục vụ mục tiêu kiểm sốt hoạt động tại Xí nghiệp vẫn chƣa đạt hiệu quả.
2.2.2. Thực trạng kiểm soát hoạt động tại Xí nghiệp chế biến lâm sản xuất khẩu Pisico
2.2.2.1. Cơng tác lập dự tốn tại Xí nghiệp chế biến lâm sản xuất khẩu Pisico
Dự toán là cơ sở để đánh giá hiệu quả kinh doanh của từng đơn vị trong Xí nghiệp. Q trình lập dự tốn sẽ giúp nhà quản lý có phƣơng hƣớng và quyết định phân phối nguồn lực một cách có hiệu quả cho tổ chức.
Hằng năm, Xí nghiệp sẽ ban hành một số chỉ tiêu kế hoạch định hƣớng chung cho toàn ngành, căn cứ vào các chỉ tiêu chung đề ra Xí nghiệp sẽ tiến hành lập dự tốn cho năm đó và một số chỉ tiêu cơ bản cho năm tiếp.
Hiện nay, Xí nghiệp lập dự tốn tổng thể bao gồm các dự toán chi tiết nhƣ sau:
– Dự toán sản xuất
– Dự tốn chi phí sản xuất: bao gồm dự tốn chi phí ngun vật liệu trực tiếp, chi phí nhân cơng trực tiếp, chi phí sản xuất chung, giá thành sản phẩm.
37
2.2.2.1.1.Dự toán sản xuất
Xí nghiệp tiến hành lập dự tốn sản xuất theo từng năm. Thơng thƣờng dự tốn sản xuất đƣợc lập vào cuối quý 4 của năm trƣớc.
Bảng 2.1. DỰ TOÁN SẢN XUẤT Năm 2012