CHƢƠNG 1 : TỔNG QUAN VỀ KẾ TOÁN TRÁCH NHIỆM
3.2 Hoàn thiện hệ thống kế toán trách nhiệm tại công ty cổ phần Dƣợc TW
3.2.2 Tổ chức các trung tâm trách nhiệm tại công ty cổ phần Dược TW
Từ đó việc tổ chức lại bộ máy công ty, tác giả đề xuất xây dựng các trung tâm trách nhiệm ở Công ty Cổ phần Dược TW Medipharco – Tenamyd như sau:
CẤP QUẢN LÝ NGƢỜI QUẢN LÝ LOẠI TRUNG TÂM
TRÁCH NHIỆM
HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ
CHỦ TỊCH HỘI ĐỒNG TRUNG TÂM ĐẦU TƯ
CÔNG TY TỔNG GIÁM ĐỐC TRUNG TÂM LỢI NHUẬN
PHÒNG BAN TRƯỞNG PHÒNG TRUNG TÂM CHÍ PHÍ
PHÂN XƯỞNG QUẢN ĐỐC TRUNG TÂM CHI PHÍ
PHÒNG KD-TT TRƯỞNG PHÒNG TRUNG TÂM DOANH THU
CHI NHÁNH GIÁM ĐỐC CHI NHÁNH TRUNG TÂM DOANH THU
3.2.3 Hoàn thiện các chỉ tiêu đánh giá thành quả hoạt động kinh doanh của từng bộ phận công ty cổ phần Dƣợc TW Medipharco – Tenamyd
Chức năng không thể thiếu của kế toán trách nhiệm là đáp ứng u cầu thơng tin chính xác và phù hợp của các nhà quản lý bộ phận nhằm đánh giá trách nhiệm thông qua thành quả hoạt động của từng trung tâm trách nhiệm, từng bộ phận trong doanh nghiệp. Vì vậy, để đánh giá thành quả của các trung tâm trách nhiệm, các từng bộ phận trong cơng ty, thì việc xây dựng các chỉ tiêu đánh giá thành quả ở các trung tâm là điều cần thiết và các chỉ tiêu này phải được thể hiện trên các báo cáo trách nhiệm.
3.2.3.1 Chỉ tiêu đánh giá thành quả của trung tâm chi phí
Các trung tâm chi phí ở Cơng ty cổ phần Dược TW Medipharco – Tenamyd bao gồm: phịng Kế tốn, phịng Tổ chức – Hành Chính, phòng Nghiên cứu – Phát triển, phòng Vật tư, phòng Kỹ thuật, phòng Kiểm nghiệm, Tổng kho và các Xưởng sản xuất.
Để giúp các nhà quản trị có thể kiểm sốt và đánh giá kết quả thực hiện từng loại chi phí mỗi bộ phận thì phải xác định được thơng tin chi phí ở từng bộ phận cụ thể.
Tiêu chí để đánh giá thành quả của các trung tâm chi phí tại cơng ty vẫn là chi phí, và để đánh giá thành quả của trung tâm chi phí là phải so sánh giữa chi phí giữa thực tế và kế hoạch. Tuy nhiên, giữa trung tâm chi phí dự tốn và trung tâm chi phí tiêu chuẩn có sự khác nhau.
Đối với trung tâm chi phí dự tốn bao gồm: phịng Kế tốn, phịng Tổ chức –
Hành Chính, phịng Nghiên cứu – Phát triển, phòng Vật tư, phòng Kỹ thuật, phòng Kiểm nghiệm, Tổng kho do đầu ra không xác định được một cách rõ ràng, đồng thời mối quan hệ giữa đầu vào và đầu ra là không chặt chẽ, không so sánh được nên việc đánh giá thành quả của trung tâm này chủ yếu dựa trên chênh lệch giữa chi phí thực tế phát sinh và chi phí kế hoạch đã duyệt.
Thông tin về sự biến động của chi phí quản lý nhằm đánh giá khả năng kiểm sốt
Đối với trung tâm chi phí tiêu chuẩn bao gồm các Xưởng sản xuất cũng giống
như trung tâm chi phí dự tốn, chỉ tiêu để đánh giá thành quả hoạt động của trung tâm chi phí tiêu chuẩn cũng là chênh lệch chi phí giữa chi phí thực tế và chi phí kế hoạch, tuy nhiên, có phân tích ngun nhân của sự chênh lệch chi phí đó là do nhân tố giá hay nhân tố lượng.
Chỉ tiêu đo lường thành quả hoạt động và đánh giá trách nhiệm quản trị bộ phận ở trung tâm chi phí:
Biến động chi phí = Chi phí thực tế - Chi phí kế hoạch
Trong đó:
Biến động về lượng = Giá định mức x (Lượng thực tế - Lượng định mức) Biến động về giá = Lượng thực tế x (Giá thực tế - Giá định mức) Chỉ tiêu này để đánh giá mức độ hồn thành định mức chi phí và dự tốn.
Bên cạnh đó, để đánh giá thành quả của trung tâm chi phí tiêu chuẩn cịn xét đến số lượng sản phẩm sản xuất ra so với kế hoạch và tỷ lệ sản phẩm hỏng cũng là một chỉ tiêu hiệu quả để đánh giá hiệu quả của hoạt động sản xuất.
3.2.3.2 Chỉ tiêu đánh giá thành quả của trung tâm doanh thu
Các trung tâm doanh thu ở Công ty cổ phần Dược TW Medipharco – Tenamyd bao gồm: phòng Kinh doanh - Thị trường và 05 chi nhánh trực thuộc.
Tiêu chí để đánh giá thành quả của trung tâm doanh thu vẫn là doanh thu và để đánh giá thành quả của trung tâm doanh thu là là phải so sánh kết quả giữa doanh thu thực tế và doanh thu kế hoạch.
Đánh giá thành quả hoạt động của trung tâm doanh thu:
Chênh lệch doanh thu = Doanh thu thực tế - Doanh thu kế hoạch
Cũng tương tự như việc đánh giá thành quả của trung tâm chi phí sản xuất, biến động về doanh thu cũng được phân tích ảnh hưởng của nhân tố sản lượng tiêu thụ và giá bán.
Số lượng khách hàng mới
Tỷ lệ khách hàng cũ tiếp tục mua hàng Sự hài lòng của khách hàng
Tỷ lệ đơn hàng giao đúng hạn Tỷ lệ đơn hàng bị hủy
Ngoài ra, để đánh giá thành quả của trung tâm doanh thu còn căn cứ vào chi phí phát sinh ở các trung tâm doanh thu để hỗ trợ việc tiêu thụ sản phẩm. Việc đánh giá này căn cứ vào chênh lệch giữa chi phí kế hoạch và chi phí thực tế ở mỗi trung tâm.
3.2.3.3 Các chỉ tiêu đánh trách nhiệm trung tâm lợi nhuận
Lợi nhuận là mối quan tâm hàng đầu của các nhà quản trị, nên các báo cáo về lợi nhuận phải cung cấp được thông tin để nhà quản trị đánh giá thành quả của cơng ty. Vì lợi nhuận trong kỳ của doanh nghiệp là phần còn lại của doanh thu sau khi trừ đi chi phí phát sinh tương ứng tạo ra doanh thu đó, cho nên doanh thu và chi phí là hai nhân tố có ảnh hưởng trực tiếp đến lợi nhuận.
Đối với doanh thu, cần đánh giá đến các khía cạnh như: trung tâm có đạt được mức tiêu thụ kế hoạch không, giá bán như thế nào, cơ cấu hàng bán ra sao?
Đối với yếu tố chi phí, nên tách thành định phí và biến phí để tạo điều kiện thuận lợi cho việc đánh giá trách nhiệm của người quản lý bộ phận.
Đối với chi phí chung liên quan đến nhiều bộ phận thì nên lựa chọn tiêu thức phân bổ hợp lý để xác định kết quả cuối cùng của bộ phận được chính xác.
Đánh giá thành quả hoạt động của trung tâm lợi nhuận:
Chênh lệch lợi nhuận = Lợi nhuận thực tế - Lợi nhuận kế hoạch
Chỉ tiêu này để đánh giá mức độ hành thành kế hoạch về lợi nhuận
Tỷ suất lợi nhuận trên doanh thu = Lợi nhuận / Doanh thu
3.2.3.4 Các chỉ tiêu đánh giá thành quả của trung tâm đầu tƣ
Trung tâm đầu tư là trung tâm trách nhiệm gắn với bậc quản lý cao nhất, đó chính là Hội đồng quản trị của Công ty. Để đánh giá thành quả của trung tâm đầu tư, nhà quản trị dùng các chỉ tiêu như ROI, RI… Nhà quản trị muốn đánh giá thành quả của trung tâm đầu tư phải dựa trên sự so sánh giữa các chỉ tiêu thực tế đạt được so với kế hoạch, qua đó giúp nhà quản trị đưa ra các giải pháp nhằm cải thiện giá trị của các chỉ tiêu.
Các chỉ tiêu đo lường thành quả và trách nhiệm của trung tâm đầu tư:
Tỷ lệ hoàn vốn đầu tƣ ROI = Lợi nhuận / Vốn đầu tƣ Lợi nhuận còn lại RI = Lợi nhuận hoạt động - Chi phí sử dụng vốn
Trong đó:
Chi phí sử dụng vốn = Vốn đầu tƣ x Tỷ lệ hoàn vốn đầu tƣ tối thiểu
Như vậy, Công ty cổ phần Dược TW Medipharco – Tenamyd cần sử dụng các chỉ tiêu phù hợp với từng trung tâm trách nhiệm để đánh giá trách nhiệm ở từng trung tâm.
Có thể tóm tắt các chỉ tiêu đánh giá thành quả của công ty qua bảng sau:
Bảng 3.1: Chỉ tiêu đánh giá thành quả các trung tâm trách nhiệm TRUNG TRUNG
TÂM BỘ PHẬN TIÊU CHÍ CHỈ TIÊU
Đầu tư Hội đồng quản trị Gia tăng
cổ đông
ROI RI
Lợi
nhuận Công ty Lợi nhuận
Lợi nhuận thuần Chênh lệch lợi nhuận
Doanh thu
Phòng KD - TT
Các chi nhánh Doanh thu
Doanh thu thực hiện Chênh lệch doanh thu Sản lượng tiêu thụ Đơn giá bán Số lượng khách hàng mới Tỷ lệ khách hàng cũ tiếp tục mua hàng Sự hài lòng của khách hàng Tỷ lệ đơn hàng giao đúng hạn Tỷ lệ đơn hàng bị hủy Chi phí Phịng TC - Kế tốn Phịng Tổ chức - Hành Chính Phịng NC – PT Kho Phịng Kỹ thuật Phịng Kiểm nghiệm Chi phí Chi phí thực tế
Chênh lệch giữa chi phí thực
tế và chi phí kế hoạch
Xưởng sản xuất
Chi phí
Chi phí nguyên vật liệu trực
tiếp: So sánh tình hình thực hiện định mức tiêu hao nguyên vật liệu, giá mua nguyên vật liệu, chi phí thu mua.
Chi phí nhân cơng trực tiếp:
So sánh tiền lương, năng suất thực tế so với kế hoạch
Chi phí sản xuất chung: So
sánh chi phí thực tế phát sinh so với kế hoạch
Biến động về giá và lượng
giữa chi phí thực tế và kế hoạch
3.2.4 Hoàn thiện hệ thống báo cáo đánh giá thành quả
Để đánh giá được thành quả hoạt động của mỗi bộ phận thì cần phải so sánh giữa kết quả thực hiện và kế hoạch ở từng bộ phận, toàn doanh nghiệp. Và để cho việc đánh giá có thể thực hiện được thì cần có các bảng biểu báo cáo đánh giá thành quả.
Nhà quản trị căn cứ vào số liệu trên báo cáo để phân tích tìm ra ngun nhân của những hạn chế, từ đó tìm ra hướng khắc phục nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động của toàn doanh nghiệp.
3.2.4.1 Báo cáo đánh giá thành quả của trung tâm chi phí
Việc lập báo cáo đánh giá trách nhiệm sẽ từ cấp quản lý thấp nhất đến các cấp quản lý cao hơn, mức độ chi tiết của báo cáo giảm dần theo sự gia tăng của các cấp quản lý trong cơng ty.
Có 2 loại trung tâm chi phí là trung tâm chi phí định mức và trung tâm chi phí khơng định mức được, vì vậy việc lập báo cáo đánh giá thành quả của các trung tâm chi phí này cũng khác nhau.
Định kỳ hàng tháng, báo cáo đánh giá thành quả của Xưởng sản xuất được lập như sau:
Bảng 3.2: Báo cáo đánh giá thành quả của trung tâm chi phí sản xuất
Chi phí có thể kiểm sốt Thực tế Chênh lệch dự toán linh hoạt Dự toán linh hoạt Chênh lệch khối lƣợng Dự tốn tĩnh
Chi phí Ngun vật liệu trực tiếp
Chi phí Nhân cơng trực tiếp
Biến phí sản xuất chung
Định phí sản xuất chung
Tổng cộng
Báo cáo đánh giá trách nhiệm của trung tâm chi phí sản xuất được lập dựa trên thơng tin về chi phí Ngun vật liệu trực tiếp, Nhân cơng trực tiếp và chi phí Sản xuất chung thực tế và số liệu kế hoạch. Từ đó đánh giá chênh lệch của các khoản mục chi
Để biết rõ hơn chênh lệch của các khoản mục chi phí là do tác động của nhân tố ảnh hưởng nào và mức độ tác động của từng khoản mục chi phí cụ thể cần lập thêm báo cáo phân tích biến động chi phí để tìm ra ngun nhân biến động và đề xuất biện pháp khắc phục.
Báo cáo phân tích biến động chi phí Nguyên vật liệu trực tiếp được lập dựa trên lượng nguyên vật liệu thực tế tiêu hao và mức giá thực tế mua trong kỳ của các loại nguyên vật liệu so sánh với lượng và giá kế hoạch của nguyên vật liệu đó.
Bảng 3.3: Báo cáo phân tích biến động chi phí Nguyên vật liệu trực tiếp
Nguyên vật liệu
Định mức Thực hiện Tổng chi phí NVL trực tiếp Biến động Lƣợng Giá Lƣợng Giá Định mức Lƣợng TH * Giá ĐM Thực hiện Tổng cộng Lƣợng Giá 1 2 3 4 5 6=2*3*Q 7=3*4*Q 8=4*5*Q 9 = 8-6 10=7-6 11=8-7
Tương tự như báo cáo phân tích biến động chi phí Nguyên vật liệu trực tiếp, báo cáo phân tích biến động chi phí Nhân cơng trực tiếp được lập dựa trên số giờ công lao động thực tế và đơn giá cho 1 giờ công lao động thực trả so sánh với thời gian lao động và đơn giá lao động kế hoạch.
Bảng 3.4: Báo cáo phân tích biến động chi phí Nhân cơng trực tiếp
Loại lao động
Định mức Thực hiện Tổng chi phí NC trực tiếp Biến động Lƣợng Giá Lƣợng Giá Định mức Lƣợng TH * Giá ĐM Thực hiện Tổng cộng Lƣợng Giá 1 2 3 4 5 6=2*3*Q 7=3*4*Q 8=4*5*Q 9 = 8-6 10=7-6 11=8-7
Báo cáo cuối cùng trong phân tích biến động chi phí của trung tâm chi phí sản xuất là báo cáo phân tích biến động chi phí Sản xuất chung. Để lập được báo cáo này, công ty phải tiến hành lựa chọn tiêu thức phân phổ chi phí Sản xuất chung theo số giờ hoạt động.
Bảng 3.5: Báo cáo phân tích biến động chi phí Sản xuất chung
Khoản mục
chi phí Đơn giá Chi phí theo Thực hiện Biến động
Giờ thực tế Giờ định mức Tổng cộng Lƣợng Giá
1 2 3 4 5 6 7 8
Từ báo cáo đánh giá thành quả của từng Xưởng sản xuất, báo cáo tình hình thực hiện chi phí sản xuất tồn cơng ty được lập:
Bảng 3.6: Báo cáo đánh giá thành quả của các trung tâm chi phí sản xuất
STT CHỈ TIÊU SỐ TIỀN CHÊNH LỆCH
Kế hoạch Thực hiện Số tiền Tỷ lệ
1 Xưởng Viên Cốm Bột
2 Xưởng Kem - Mỡ - Nước
3 Xưởng Rượu thuốc và Trà Cung Đình 4 Xưởng Cefalosporin
Tổng cộng
Ngồi ra, đối với các phịng ban quản lý và hỗ trợ sản xuất là các trung tâm chi phí dự tốn, báo cáo đánh giá thành quả cũng được lập như sau:
Bảng 3.7: Báo cáo đánh giá thành quả của trung tâm chi phí khơng định mức đƣợc
Khoản mục chi phí Kế hoạch Thực tế Chênh lệch Đánh giá, phân tích biến động Số tiền Tỷ lệ
1 2 3 4 5 6
Khác với báo cáo đánh giá thành quả của trung tâm chi phí định mức, báo cáo đánh giá thành quả của trung tâm chi phí khơng định mức được chỉ so sánh và đánh giá chênh lệch giữa chi phí kế hoạch và chi phí thực tế, từ đó đưa ra những nhận định, đánh giá về sự chênh lệch mà khơng thể phân tích cụ thể sự tác động của hai nhân tố lượng và giá.
3.2.4.2 Báo cáo đánh giá thành quả của trung tâm doanh thu
Báo cáo đánh giá thành quả của trung tâm doanh thu được phân loại theo từng mặt hàng cụ thể. Báo cáo này được lập dựa trên doanh thu thực tế của từng sản phẩm cụ thể, và so sánh giữa doanh thu thực hiện được so với doanh thu kế hoạch, từ đó tính tốn chênh lệch giữa thực tế đạt được và kế hoạch đề ra.
Bảng 3.8: Báo cáo đánh giá thành quả của trung tâm doanh thu
Báo cáo đánh giá thành quả của trung tâm doanh thu được lập dựa trên giá bán và sản lượng tiêu thụ thực tế của từng mặt hàng, và so sánh kết quả thực hiện được với kế hoạch đề ra, từ đó phân tích ảnh hưởng của sản lượng tiêu thụ và giá bán đến sự biến động doanh thu của từng mặt hàng.
3.2.4.3 Báo cáo đánh giá thành quả của trung tâm lợi nhuận
Nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho nhà quản trị trong việc đánh giá chính xác kết quả trách nhiệm của trung tâm, Công ty cổ phần Dược TW Medipharco – Tenamyd cần phận loại các khoản mục chi phí thành định phí và biến phí, việc phân tách như vậy sẽ giúp cho việc lập các báo cáo quản trị được dễ dàng hơn.
Sản lƣợng tiêu thụ Đơn giá bán Doanh thu Sản lƣợng tiêu thụ Đơn giá bán Doanh thu Sản lƣợng tiêu thụ Đơn giá bán Doanh thu Sản lƣợng tiêu thụ