Chứng từ gốc PHẦN MỀM KẾ TỐN Sổ Kế tốn Sổ Chi tiết Sổ Tổng hợp Sổ Cái
Báo cáo tài chính
Sổ quỹ Bảng tổng hợp chứng từ cùng loại
Chứng từ kế tốn
Báo cáo tài chính
Sổ, thẻ kế tốn chi tiết Bảng tổng hợp chi tiết CHỨNG TỪ GHI SỔ SỔ CÁI Bảng cân đối số phát sinh Bảng đăng ký chứng từ ghi sổ
2.1.2.3 Tổ chức bộ máy kế toán
Ghi chú: Quan hệ trực tuyến Quan hệ chức năng
Sơ đồ 2.5: Bộ máy kế tốn cơng ty cổ phần Dƣợc TW Medipharco-Tenamyd
Để thuận tiện cho việc quản lý và đảm bảo tính thống nhất đối với cơng tác kế tốn và phù hợp với yêu cầu kịp thời của thông tin, công ty lựa chọn mơ hình kế tốn tập trung.
Kế tốn trưởng: là cán bộ chủ chốt của cơng ty, tham mưu cho giám đốc về mặt tài chính, trực tiếp chỉ đạo bộ máy kế tốn của cơng ty. Kế tốn trưởng kiểm tra, đôn đốc việc thực hiện cơng tác hạch tốn và là người chịu trách nhiệm trước giám đốc và cấp trên về sự chính xác của số liệu và việc chấp hành chế độ kế toán theo quy định của Nhà nước.
Kế toán tổng hợp: là người phụ trách tất cả các phần hành kế tốn của cơng ty, hướng dẫn các kế toán viên khác và tổng hợp lập báo cáo kế toán.
Kế tốn cơng nợ: theo dõi công nợ giữa công ty với khách hàng, theo dõi tình hình tạm ứng của nhân viên, kiêm việc giao dịch với khách hàng.
Kế tốn thanh tốn: có trách nhiệm theo dõi và hạch tốn tình hình thu chi trong ngày, lên sổ quỹ và thanh tốn tạm ứng cho cơng nhân viên.
KẾ TỐN TRƢỞNG Kế tốn tổng hợp Thủ quỹ Kế toán nguyên vật liệu, HTK Kế toán phân xưởng Kế toán XNK, TSCĐ Kế toán thanh tốn Kế tốn cơng nợ
Kế tốn XNK - TSCĐ: theo dõi tình hình xuất nhập khẩu nguyên vật liệu, hàng hố, tài sản,....theo dõi tình hình biến động của tài sản cố định và lập báo cáo khấu hao TSCĐ.
Thủ quỹ: quản lý tiền mặt và thực hiện nhiệm vụ Thu - Chi khi có đủ chứng từ theo quy định. Hàng tuần , thơng tin cho Trưởng phịng về tình hình biến động tiền mặt cơng ty.
Kế tốn hàng tồn kho: theo dõi việc xuất - nhập vật tư, hàng hoá ở kho, vào thẻ kho,...cuối kỳ, kiểm kê và báo cáo lên cấp trên.
Kế tốn phân xưởng: theo dõi cơng lao động, tính lương và bảo hiểm xã hội cho người lao động, hạch tốn chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm.
2.2 Thực trạng hệ thống kế toán trách nhiệm tại công ty cổ phần Dƣợc TW Medipharco-Tenamyd Medipharco-Tenamyd
2.2.1 Sự phân chia trách nhiệm tại công ty
Tại công ty cổ phần Dược TW Medipharco – Tenamyd đã hình thành các trung tâm trách nhiệm nhưng chưa rõ ràng, chưa chính thức gọi tên cho các trung tâm. Tuy nhiên, phần nào đã hình thành các bộ phận theo từng chức năng riêng rẽ với các báo cáo định kỳ về tình hình hoạt động của bộ phận mình.
Phịng Tài chính – Kế tốn:
Xây dựng kế hoạch tài chính cho cơng ty, lên kế hoạch cho các dự án thu chi. Bên cạnh đó, bộ phận kế tốn thực hiện việc kiểm sốt tài chính của cơng ty, lập báo cáo của các bộ phận cho ban giám đốc.
Hoạch định chi phí phát sinh, tính giá thành sản phẩm, quản lý vốn và nguồn vốn, tổng hợp kết quả kinh doanh, lập các báo cáo kế tốn hàng tháng, tính lương cho cán bộ công nhân viên hàng tháng theo đúng chế độ. Phân tích hoạt động sản xuất kinh doanh để phục vụ cho việc kiểm tra thực hiện kế hoạch của công ty.
Thông tin cho Ban giám đốc biết chi tiết, khái quát về tình hình tài chính hiện tại, dự báo tương lai để đưa ra các quyết định cần thiết mang lại lợi ích cho cơng ty.
Lưu trữ, bảo quản hồ sơ, tài liệu, quản lý tập trung thống nhất số liệu kế toán, tổ chức hạch tốn và lập báo cáo tài chính cung cấp thơng tin cho Hội đồng quản trị và
Tổng giám đốc công ty, thực hiện việc khai báo và nộp thuế đầy đủ, đúng thời hạn cho cơ quan thuế.
Phịng Tổ chức - Hành chính: giúp giám đốc trong việc quản lý, bồi dưỡng, đào tạo và tuyển chọn đội ngũ nhân viên, tổ chức sắp xếp lao động, thực hiện chính sách tiền lương, chính sách xã hội. Tổ chức phát động các phong trào thi đua, tổ chức khen thưởng, kỷ luật cán bộ công nhân viên.
Giải quyết các vấn đề hành chính nhân sự, tuyển dụng, chế độ nhân viên, chính sách của cơng ty.
Phịng Nghiên cứu - Phát triển có chức năng tham mưu, tư vấn và chịu trách nhiệm về các hoạt động nghiên cứu, chuyển giao cơng nghệ, quyền sở hữu trí tuệ, tham gia vào các hoạt động nghiên cứu và phát triển sản phẩm.
Đối với chức năng nghiên cứu, Phòng nghiên cứu và phát triển sản phẩm là nơi tổ chức hoạt động nghiên cứu về các sản phẩm của công ty.
Đối với chức năng sản xuất kinh doanh, Phòng nghiên cứu và phát triển sản phẩm là đầu mối hợp tác liên kết tìm ra thị trường kinh doanh các kết quả nghiên cứu và phát triển, các ứng dụng công nghệ với các doanh nghiệp trong và ngoài nước theo phương thức sản xuất sản phẩm công nghệ ở dạng thử nghiệm, qui mơ nhỏ để thăm dị thị trường và chuyển giao cho các doanh nghiệp thực hiện.
Xưởng sản xuất: Công ty Cổ phần Dược TW Medipharco – Tenamyd có 4 Xưởng sản xuất gồm:
- Xưởng Viên - Cốm - Bột - Xưởng Kem - Mỡ - Nước - Xưởng Cefalosporin
- Xưởng Rượu thuốc và trà Cung Đình.
Căn cứ theo kế hoạch sản xuất do bộ phận kế hoạch giao xuống, các xưởng sản xuất triển khai kế hoạch sản xuất, bộ phận kho có nhiệm vụ vận chuyển nguyên vật liệu phục vụ sản xuất cho các xưởng.
Quản đốc xưởng có quyền và chịu trách nhiệm trước Phó tổng giám đốc sản xuất về tình hình sản xuất, năng suất công việc của nhân viên cấp dưới, kết quả công việc… và báo cáo kết quả của bộ phận mình quản lý.
Bên cạnh đó, để hoạt động sản xuất được thực hiện thuận lợi, cịn có hoạt động của các phòng ban hỗ trợ như:
Phòng kỹ thuật: chỉ đạo về thiết bị cơng nghệ, các thiết bị máy móc và sửa chữa, bảo trì khi gặp phải sự cố, tiếp nhận và phân tích thơng tin về cơng nghệ.
Phịng kiểm tra chất lượng: với chức năng kiểm định, đánh giá chất lượng nguyên liệu khi mua về và kiểm nghiệm sản phẩm hoàn thành trước khi nhập kho, phân phối ra thị trường; Tổng kho lưu trữ thành phẩm và nguyên liệu phục vụ cho hoạt động sản xuất.
Tổng kho cung ứng và lưu trữ nguyên liệu, thành phẩm phục vụ cho hoạt động sản xuất.
Đối với bộ phận sản xuất và bộ phận quản lý, đây là các bộ phận phát sinh chi phí, các Trưởng bộ phận có quyền và có trách nhiệm đối với các chi phí trong bộ phận mình phụ trách, do đó các nhà quản lý trung tâm này ln phải nắm các thông tin về chi phí để ra quyết định. Phê duyệt và kiểm sốt chi phí giúp trưởng bộ phận kiểm sốt hiệu quả tình hình sử dụng ngân sách nhưng vẫn đảm bảo được mục tiêu của bộ phận mình.
Tại công ty Cổ phần Dược TW Medipharco – Tenamyd việc phân phối sản phẩm ra thị trường có hai hình thức: thứ nhất là bán trực tiếp tại công ty cho các cửa hàng, đại lý, bệnh viện và các hiệu thuốc trên thành phố dưới sự quản lý của phòng Kinh doanh - Thị trường; thứ hai là phân phối sản phẩm thông qua các chi nhánh trực thuộc.
Phòng Kinh doanh - Thị trường:
Đối với lĩnh vực tiêu thụ, phòng Kinh doanh - Thị trường giúp lãnh đạo về các mặt: tìm đầu mối tiêu thụ, khảo sát thị trường, chất lượng, giá cả, chủng loại sản phẩm, giúp công ty đề ra những chính sách bán hàng phù hợp với từng thời điểm nhất định để kinh doanh có hiệu quả, vừa tạo mối quan hệ tốt với khách hàng.
Ngoài chức năng bán hàng còn giải quyết các vấn đề về kế hoạch sản xuất, xây dựng kế hoạch bán hàng theo tháng, quý và lập kế hoạch sản xuất phù hợp với năng lực sản xuất của xưởng, đáp ứng yêu cầu thị trường, báo cáo tình hình thực hiện so với kế hoạch đặt ra.
Các Chi nhánh: Công ty Cổ phần Dược TW Medipharco – Tenamyd có 5 chi nhánh phân phối sản phẩm bao gồm:
- Chi nhánh Hà Nội: phân phối sản phẩm chủ yếu tại khu vực Hà Nội và các tỉnh phía Bắc
- Chi nhánh Hồ Chí Minh: phân phối sản phẩm chủ yếu tại khu vực Hồ Chí Minh và các tỉnh phía Nam
- Chi nhánh Dược phẩm Huế: phân phối sản phẩm chủ yếu trên địa bàn thành phố Huế và các tỉnh miền Trung
- Chi nhánh Dược phẩm Bắc Thừa Thiên Huế: phân phối sản phẩm trên khu vực phía Bắc tỉnh Thừa Thiên Huế
- Chi nhánh Dược phẩm Nam Thừa Thiên Huế: phân phối sản phẩm trên khu vực phía Nam tỉnh Thừa Thiên Huế.
Nhiệm vụ của chi nhánh là tìm kiếm khách hàng, phân phối sản phẩm, giải quyết những thắc mắc của khách hàng, theo dõi giá bán của các cơng ty khác để đề ra chính sách bán hàng nhằm tăng khối lượng sản phẩm tiêu thụ. Các chi nhánh được ban giám đốc giao chỉ tiêu về tiêu thụ và cố gắng thực hiện đúng kế hoạch đề ra. Các giám đốc chi nhánh chịu trách nhiệm trực tiếp về doanh thu và chi phí của bộ phận mình quản lý.
Mỗi chi nhánh được phân thành nhiều khu vực bán hàng, mỗi nhân viên thị trường sẽ quản lý một khu vực và giám đốc chi nhánh sẽ chịu trách nhiệm trước Phó giám đốc tổng hợp về doanh thu và chi phí phát sinh tại chi nhánh mà mình quản lý. Việc bán hàng của chi nhánh chủ yếu có các hình thức: bán buôn tại chi nhánh, đấu thầu tại các bênh viện, bán theo đơn đặt hàng được gọi là hàng bao tiêu, bán lẻ thông qua các hiệu thuốc, bán lẻ đến các hiệu thuốc trên địa bàn,….
2.2.2 Chỉ tiêu đánh giá và báo cáo thành quả của các bộ phận tại công ty 2.2.2.1 Đánh giá thành quả của bộ phận chỉ phát sinh chi phí 2.2.2.1 Đánh giá thành quả của bộ phận chỉ phát sinh chi phí
a. Bộ phận phát sinh chi phí quản lý và hỗ trợ sản xuất
Bộ phận phát sinh chi phí quản lý của cơng ty bao gồm các phòng ban thuộc hoạt động quản lý hành chính của cơng ty như: phịng Tài chính - Kế tốn, phịng Tổ chức - Hành chính, phịng Nghiên cứu - Phát triển.
Tiêu chí để đánh giá thành quả hoạt động của bộ phận quản lý là các khoản mục chi phí:
Chi phí và các khoản phúc lợi cho nhân viên Chi phí tiếp khách
Chi phí văn phịng Chi phí điện thoại Chi phí điện nước Chi phí đi lại ….
Đánh giá thành quả hoạt động của các bộ phận này dựa trên phân tích sự chênh lêch giữa chi phí thực tế và kế hoạch.
Bên cạnh đó, cịn có các bộ phận phát sinh chi phí liên quan gián tiếp đến hoạt động sản xuất như: Phòng kỹ thuật; Phòng kiểm nghiệm; Tổng kho, mặc dù hoạt động của các bộ phận này liên quan đến hoạt động sản xuất nhưng công ty chưa tiến hành phân bổ chi phí của những bộ phận này cho bộ phận sản xuất mà nó phục vụ. Vì vậy, việc đánh giá thành quả của bộ phận này cũng thực hiện giống như các bộ phận quản lý. Tức là cũng dựa trên các khoản mục chi phí và đánh giá thành quả hoạt động thông qua việc so sánh giữa chi phí kế hoạch và chi phí thực hiện trong kỳ kinh doanh.
Mặc khác, công ty lại chưa tách bạch chi phí giữa các phịng ban quản lý cụ thể mà gộp chung chi phí của hoạt động văn phịng lại với nhau.
Đặc biệt là chi phí phát sinh ở phịng Kinh doanh - Thị trường, hoạt động của phòng ban này thuộc bộ phận bán hàng, vẫn có phát sinh chi phí, nhưng lại chưa
tách bạch cụ thể riêng cho bộ phận này mà vẫn được tính chung trong chi phí hoạt động quản lý tại văn phịng.
Báo cáo về tình hình thực hiện của bộ phận quản lý tại công ty Quý IV năm 2012 như sau:
Bảng 2.2: BÁO CÁO CHI PHÍ TẠI VĂN PHỊNG CƠNG TY CỔ PHẦN DƢỢC TW MEDIPHARCO - TENAMYD
QUÝ IV/2012 ĐVT: 1.000Đ
STT CHỈ TIÊU Thực hiện Kế hoạch So sánh TH
- KH
TỔNG CHI PHÍ: 13,175,492,624 12,969,000,000 206,492,624
1 Lương 1,621,444,857 1,600,000,000 21,444,857 2 Tiền điện 95,046,445 98,000,000 (2,953,555) 3 Tiền nước 23,517,500 28,000,000 (4,482,500) 4 Chi phí tiền gửi thư +EMS 16,177,706 14,000,000 2,177,706 5 Chi phí điện thoại+ Internet 20,611,393 18,000,000 2,611,393 6 Chi phí văn phịng phẩm 13,024,600 15,000,000 (1,975,400) 7 Chi phí xăng xe 7,857,500 6,000,000 1,857,500 8 Phí thanh tốn 123,374,169 120,000,000 3,374,169 9 Lãi vay 8,772,570,821 8,700,000,000 72,570,821 10 Chi phí nghiên cứu 105,500,000 80,000,000 1,500,000 11 Vận chuyển, bốc vác 422,039,648 400,000,000 22,039,648 12 Khuyến mãi, quảng cáo, tiếp thị 1,489,333,636 1,400,000,000 89,333,636 13 Hội nghị & Tiếp khách 103,364,798 100,000,000 3,364,798 14 Sữa chữa nhỏ 3,837,273 30,000,000 (26,162,727) 15 Cơng tác phí 105,810,282 100,000,000 5,810,282 16 Bảo hiểm hàng hóa, xe 39,484,323 40,000,000 (515,677) 17 Đào tạo 11,700,000 20,000,000 (8,300,000) 18 Chi phí khác 200,797,673 200,000,000 797,673
Có thể thấy rằng, cơng ty đã tổ chức được báo cáo về chi phí quản lý phát sinh tại văn phịng cơng ty, thực hiện so sánh chi phí của bộ phận quản lý thực tế phát sinh so với kế hoạch. Tuy nhiên, ở báo cáo này chỉ mới trình bày được sự chênh lệch về số lượng tuyệt đối mà chưa thể hiện chênh lệch tương đối.
Cũng do cơng ty chưa tách riêng báo cáo chi phí cho các bộ phận riêng rẽ mà lại gộp chung chi phí của hoạt động văn phòng lại với nhau nên chưa đánh giá được trách nhiệm của từng bộ phận cụ thể.
Nhìn chung báo cáo này giống như là một báo cáo về thành quả hoạt động của bộ phân hơn là báo cáo về thành quả quản lý của bộ phận. Có thể nói, cơng ty chưa thiết lập được hệ thống báo cáo đánh giá thành quả chi phí tốt để phản ánh thành quả quản lý của nhà quản lý bộ phận.
b. Bộ phận phát sinh chi phí trực tiếp đối với hoạt động sản xuất
Bộ phận phát sinh chi phí liên quan trực tiếp đến hoạt động sản xuất là các Xưởng sản xuất tại cơng ty.
Trong q trình sản xuất, các Xưởng sản xuất được sự hỗ trợ từ các phòng ban như: kỹ thuật; Phịng kiểm nghiệm; Tổng kho. Ngồi ra, ở hoạt động sản xuất cịn có thể tính thêm phịng Nghiên cứu - Phát triển. Nhưng do cơng ty chưa thực hiện việc phân bổ chi phí của các bộ phận này cho Xưởng sản xuất nên việc đánh giá thành quả của bộ phận này vẫn chỉ dựa trên tiêu chí là các khoản mục chi phí phát sinh ở chính bộ phận đó và đánh giá thành quả của bộ phận này là dựa trên phân tích chênh lệch giữa chi phí thực tế và chi phí kế hoạch của bộ phận.
Bảng 2.3: BÁO CÁO THÀNH QUẢ CHI PHÍ SẢN XUẤT THEO MẶT HÀNG QUÝ IV NĂM 2012 Xƣởng: KEM - MỠ - NƢỚC ĐVT: VNĐ STT TÊN SẢN PHẨM SẢN LƢỢNG TT Thực tế SẢN LƢỢNG KH Kế hoạch CHÊNH LỆCH 621 622 627 TỔNG Z TB 621 622 627 TỔNG Z KH 1 Acyclovir 5%-5g; K/480hộp x 1Tube- 181212 90,090 220,864,320 55,439,000 32,864,211 309,167,531 89,500 211,500,000 54,000,000 31,500,000 297,000,000 12,167,531 2 Betasalic 10g; K /320hộp x 1Tube- 281012 50,200 168,334,253 25,951,000 16,459,682 210,744,935 50,000 160,000,000 24,000,000 15,000,000 199,000,000 11,744,935 3 Cafunten 10g; K/320hộp x 1tube- 121212 30,060 85,965,803 25,386,000 3,406,275 114,758,078 29,000 84,000,000 25,200,000 3,000,000 112,200,000 2,558,078 4 Cipthasone; K/200hộp x 1lọ 5ml- 010912 18,273 22,703,532 25,819,000 1,461,191 49,983,723 18,000 24,000,000 27,000,000 1,700,000 52,700,000 (2,716,277)