rượu Bình Tây
Trong điều kiện mơi trường kinh doanh không ngừng thay đổi và cạnh tranh ngày càng gay gắt như hiện nay, đòi hỏi các doanh nghiệp phải ln tìm mọi cách hợp lý hóa hoạt động sản xuất kinh doanh, tiết giảm chi phí và nâng cao năng lực cạnh tranh. Mặc dù đã có một số lợi thế nhất định nhưng những lợi thế đó sẽ khơng tồn tại mãi với công ty nếu công ty khơng tạo ra được những cơ chế, chính sách phù hợp để nuôi dưỡng và phát triển những lợi thế đó. Trên cơ sở phân tích thực trạng và đánh giá chung chuỗi cung ứng tại công ty, bản thân tơi xin đề xuất một số giải pháp có thể giúp cơng ty nâng cao hiệu quả hoạt động của chuỗi cung ứng như sau:
3.2.1 Giải pháp 1: Xây dựng nhận thức về vai trò chuỗi cung ứng trong công ty
Công ty hiện tại chưa đánh giá đúng vai trò của chuỗi cung ứng là do chưa có đầy đủ hiểu biết về chuỗi cung ứng và đang cho rằng hệ thống ISO 9001 và HACCP là quan trọng nhất đối với hoạt động sản xuất, kinh doanh. Vì vậy, Ban Giám Đốc phải đi tiên phong trong việc thay đổi nhận thức về chuỗi cung ứng. Công ty cần cho mời các giảng viên có học hàm cao tại các trường đại về kinh tế có uy tín để đào tạo cho Ban Giám Đốc và các trưởng phó phịng, các quản đốc về lý thuyết, vai trò và xu hướng của chuỗi cung ứng hiện nay. Trong kháo học, cơng ty có thể u cầu giảng viên sử dụng thực tế cơng ty vào bài giảng để từ đó Ban Giám Đốc cũng nhìn nhận được hiện trạng chuỗi cung ứng của cơng ty. Kết thúc khóa học thì cần phải có các bài kiểm tra để đánh giá lại mức độ hiểu biết của các học viên.
3.2.2 Giải pháp 2: Hoàn thiện hoạt động lập kế hoạch
Hiện tại, việc lập kế hoạch sản xuất kinh doanh của công ty chỉ mang tính ngắn hạn hàng năm. Công tác lập kế hoạch sản xuất kinh doanh trung và dài hạn chưa được quan tâm một cách đúng mức, chưa có thơng tin và cơ sở vững chắc trong việc xây dựng kế hoạch dài hạn, đội ngũ nhân viên trong công ty chưa đủ năng lực và trình độ đáp ứng yêu cầu này. Do đó, để có thể xây dựng được kế hoạch sản xuất trung và dài hạn chính xác hơn, cơng ty cần trang bị thêm phần mềm quản lý đờng bộ tồn cơng ty trong đó có phần mềm dự báo để việc lập kế hoạch được nhanh chóng, tiện lợi và chính xác.
Hình 3.1 : Qui trình dự báo nhu cầu hồn thiện
Lập kế hoạch sản xuất khi phòng kinh doanh nhận được đơn hàng từ khách hàng. Các dịng sản phẩm rượu hay cờn của công ty phải được thông tin chi tiết trên website của công ty và nhân viên trực điện thoại của phịng kinh doanh phải có kiến thức cơ bản về sản phẩm để tư vấn cho khách hàng gọi đến đặt hàng.
Nếu khách hàng có nhu cầu đặt hàng các sản phẩm có trong danh mục của cơng ty thì phịng kinh doanh sẽ cùng phối hợp với phòng nghiệp vụ tổng hợp,
Năng lực sản xuất của công ty
Sản lượng sản xuất năm trước
Nhu cầu thị trường năm trước Các đơn đặt hàng Sản lượng dự báo Kế hoạch sản xuất Phần mềm tính tốn Thơng tin thị
trường, dự báo của báo chí, hiệp hội
phịng kỹ thuật và phân xưởng cờn rượu để kiểm tra lại hàng tồn kho và năng lực sản xuất của công ty. Nếu lượng tờn kho đáp ứng đủ đơn hàng thì phòng bán hàng sẽ tiến hành báo giá cho khách hàng để giao hàng ngay. Nếu hàng tờn kho khơng đủ thì phân xưởng sản xuất và phòng kỹ thuật phải xác định thời điểm giao hàng dự kiến, phòng kinh doanh căn cứ vào thời điểm giao hàng dự kiến trên để làm báo giá cho khách hàng với thông tin về thời điểm giao hàng. Thời gian trả lời về đơn hàng cho khách hàng là không quá 24 giờ.
Nếu khách hàng có nhu cầu đặt hàng theo một mẫu mã hay chất lượng mới theo như mong muốn của khách hàng thì phịng kinh doanh sẽ mời khách hàng đến công ty để bàn bác cụ thể về hợp đồng. Khi hai bên đã thống nhất, khách hàng sẽ phải cung cấp các thông tin cho công ty vào phiếu đặt hàng hay hợp đồng cụ thể. Nội dung phiếu đặt hàng hay hợp đờng sẽ có các thơng tin về khách hàng, chủng loại sản phẩm, giá cả, chất lượng, thời gian giao hàng,...
Khi phiếu đặt hàng hoặc hợp đồng đã được ký, phòng kinh doanh sẽ phối hợp với các trưởng phòng và các quản đốc phân xưởng để lập kế hoạch chi tiết nhằm triển khai thực hiện đơn hàng. Nếu khách hàng có yêu cầu thay đổi về chủng loại sản phẩm, thời gian giao hàng... thì phịng kinh doanh sẽ báo cáo với ban giám đốc để xin ý kiến chỉ đạo, nếu ban giám đốc đờng ý thì sẽ lập bổ sung phiếu đặt hàng hoặc bổ sung phụ lục hợp đồng.
Sau khi nhận được đơn hàng từ khách hàng, phòng kinh doanh sẽ lập kế hoạch tổng quát về chủng loại, đặc điểm, số lượng hàng hoá và thời gian giao hàng dự kiến ngay trong ngày. Kế hoạch tổng thể này phải được chuyển đến tất cả phòng ban trong công ty trễ nhất là hết ngày hôm sau. Từ kế hoạch tổng thể này thì các đơn vị tự xây dựng kế hoạch cho đơn vị mình trong vịng 24 giờ để đảm bảo hồn thành kế hoạch chung.
Kế hoạch sản xuất và giao hàng: do phòng kỹ thuật lập ra và giao cho phân xưởng cờn rượu, phịng quản lý chất lượng và phòng nghiệp vụ tổng hợp thực hiện. Căn cứ vào kế hoạch sản xuất từ phịng kỹ thuật, phân xưởng cờn rượu sẽ lập ra kế hoạch chi tiết và tiến hành sản xuất, cập nhật tiến độ thực hiện cho phòng kỹ thuật.
Sản phẩm làm ra sẽ chuyển vào kho thành phẩm thuộc phòng nghiệp vụ tổng hợp. Trong quá trình sản xuất thì phịng quản lý chất lượng có trách nhiệm kiểm sóat chặt chẽ các yêu cầu kỹ thuật của từng công đoạn và chất lượng sản phẩm trước khi nhập kho. Phịng nghiệp vụ tổng hợp sẽ thơng tin lại với phòng kinh doanh để thống nhất với khách hàng về cách thức giao hàng và thơng báo về lịch trình giao hàng với cơng ty vận tải thuê ngoài.
Kế hoạch thu mua cung ứng nguyên liệu: do phịng cung ứng lập ra có căn cứ vào kế hoạch sản xuất của phòng kỹ thuật và số liệu tồn kho nguyên vật liệu . Để tồn kho nguyên vật liệu hợp lý, trưởng phòng cung ứng sẽ thông báo cho các nhà cung cấp về số lượng và thời gian giao hàng. Các nhà cung cấp sau đó sẽ phải báo lại việc có đáp ứng được u cầu hay khơng để phịng cung ứng lên phương án dự phòng. Phòng cung ứng sẽ thông báo cho phòng nghiệp vụ tổng hợp về kế hoạch nhập hàng để phòng cung ứng chuẩn bị kho bãi và điều kiện tàng trữ phù hợp. Khi nguyên vật liệu về nhà máy thì phịng quản lý chất lượng sẽ phải kiểm tra chất lượng trước khi cho nhập kho.
Kế hoạch tài chính cho ngun vật liệu: do phịng tài chính kế tốn lập ra căn cứ kế hoạch thu mua cung ứng nguyên vật liệu của phịng cung ứng nhằm đáp ứng thanh tốn đầy đủ và đúng hạn cho nhà cung cấp.
Kế hoạch xuất hàng: do phịng nghiệp vụ tổng hợp lập ra bao gờm các thơng tin về hàng hố, thời gian giao hàng và nơi giao hàng. Kế hoạch này cũng sẽ được gửi cho phía cơng ty vận tải để kịp thời bố trí xe đến nhà máy nhận hàng.
Hằng ngày, hàng tuần thì các đơn vị phải báo cáo tiến độ thực hiện cơng việc do mình phụ trách đối với các đơn hàng lên Ban Gíam Đốc. Trong báo cáo về tiến độ thực hiện đơn hàng cho ban giám đốc thì các trưởng phịng phải có đánh giá về khả năng hoàn thành đơn hàng. Khi có bất kỳ một yếu tố nào thay đổi gây ảnh hưởng tới hoạt động của chuỗi cung ứng thì các bộ phận sẽ thông báo ngay cho phòng kỹ thuật và phòng kinh doanh để cùng nhau chọn ra giải pháp tốt nhất hoặc xin chỉ đạo của ban giám đốc.
3.2.3 Giải pháp 3: Hoàn thiện hoạt động cung ứng nguyên vật liệu
Cung ứng nguyên liệu là do các công ty bên ngồi thực hiện thơng qua đấu thầu. Dựa vào các đơn đặt hàng, phòng cung ứng nhập vào phần mềm quản lý để tính tốn ra được kế hoạch cung ứng nguyên liệu cho sản xuất. Để chuẩn bị kế hoạch cung ứng nguyên liệu này, phòng cung ứng sẽ phối hợp với phòng nghiệp vụ tổng hợp để chuẩn bị mặt bằng, bố trí vị trí và phối hợp với phòng quản lý chất lượng để kiểm tra chất lượng nguyên vật liệu trước khi nhập kho. Nhằm kiểm soát chặt chẽ các khâu trong quy trình cung ứng nguyên liệu, đảm bảo đầy đủ, có hiệu quả, khơng lãng phí tài ngun, đờng thời đảm bảo an tồn cho người và máy móc thiết bị, tơi xin đề ra các kiến nghị trong khâu cung ứng nguyên liệu như sau:
Xây dựng lại qui trình lựa chọn nhà cung ứng
Hiện nay công ty thực hiện lựa chọn nhà cung cấp cho một số nguyên vật liệu chính và nguyên vật liệu đóng gói theo phương pháp chào giá cạnh tranh. Hằng năm, sau khi có kế hoạch sản xuất năm kế tiếp thì cơng ty sẽ thông báo đến các nhà cung cấp năm trước và các nhà cung cấp mới có tiềm lực về kế hoạch đặt hàng nguyên vật liệu và yêu cầu chào giá cụ thể. Cơng ty đã căn cứ trên các tiêu chí như : giá cả, chất lượng nguyên vật liệu, uy tín và tiềm lực tài chính để lựa chọn nhà thầu các nguyên vật liệu cho công ty. Tuy nhiên việc đánh giá các tiêu chí trên vẫn mang tính cảm tính nên kết quả thường khơng thút phục, đồng thời việc chỉ chọn 1 nhà thầu cho 1 loại nguyên vật liệu dễ dẫn đến tình trạng bị động cho công ty.
Công ty cần phải xây dựng lại qui trình chọn lựa nhà cung ứng bắt đầu bằng việc xác định mục tiêu của qui trình, các bước trong qui trình, mục đích của từng bước và xác định các tiêu chí để đánh giá và chọn lựa nhà cung cấp.
Qui trình đánh giá nhà cung ứng đề xuất :
Hình 3.2 : Qui trình đánh giá và lựa chọn nhà cung cấp
Thu thập thông tin về nhà cung ứng thông qua : Hệ thống quảng cáo trên báo chí, truyền thanh, truyền hình; catalogue chào hàng của nhà cung ứng; sự giới thiệu của các đơn vị khác có liên quan; .....Các nhà cung ứng hiện tại của công ty chủ yếu là các nhà cung ứng có mối liên hệ hợp tác và tin tưởng lâu năm với công ty. Đây là lợi thế để có sự thơng cảm lẫn nhau trong công việc nhưng đây cũng là rào cản để cản trở sự tiến bộ trong giao hàng và chất lượng hàng hóa của các nhà cung ứng này. Về lâu dài cơng ty nên tìm thêm các nhà cung ứng có hệ thống truyền thơng tốt, thương hiệu mạnh để đảm bảo chất lượng hàng hóa ln được cải tiến, giá thành cạnh tranh và góp phần nâng cao hình ảnh của cơng ty cổ phần Rượu Bình Tây.
Các tiêu chí đánh giá: Chất lượng sản phẩm, Thời gian giao hàng, Giá bán, Phương thức thanh toán, Phương thức giao hàng, Sự phản hồi đối với những sự cố phát sinh, Thời hạn đã giao dịch, Quy mơ sản xuất, Số lượng hàng hóa tối đa đáp ứng yêu cầu công ty. Đối với các nhà cung ứng mới gia nhập vào danh sách ban đầu thì có thể bỏ qua một số tiêu chí như: chất lượng sản phẩm, thời gian giao hàng, Sự phản hồi đối với những sự cố phát sinh,.....Đối với mỗi tiêu chí thì chúng ta sẽ cho một trọng số căn cứ vào mức độ quan trọng của tiêu chí đó đối với kết quả. Trọng số này có thể khơng giống nhau cho tất cả các nhà cung ứng mà phụ thuộc vào tầm quan trọng của nguyên vật liệu. Chỉ tiêu: “chất lượng sản phẩm” và “giá bán” luôn là hai chỉ tiêu có trọng số cao nhất, tiếp theo là “sự phản hồi đối với những sự cố phát sinh” sẽ phản ánh trách nhiệm của nhà cung ứng đối với hàng hóa của mình,
Thu thập thơng tin về nhà cung ứng
Lập danh sách nhà cung ứng ban đầu
Lập tiêu chí đánh giá nhà cung ứng Lập danh sách nhà cung ứng chính thức Đánh giá nhà cung ứng theo tiêu chí Trình giám đốc duyệt danh sách nhà cung ứng chính thức
chỉ tiêu “ thời gian giao hàng” khơng q quan trọng vì cơng ty hồn tồn có thể có lịch đặt hàng phù hợp khi nắm bắt được lượng tồn kho và thời gian giao hàng của nhà cung ứng, các chỉ tiêu cịn lại thì xếp ở nhóm cuối vì nó ít ảnh hưởng đến chuỗi cung ứng của công ty nếu cơng ty đã có đầy đủ thơng tin về nhà cung ứng.
Đánh giá nhà cung ứng theo tiêu chí: thực hiện đánh giá nhà cung ứng theo từng tiêu chí và cho điểm theo một hệ thang điểm đã được công ty lập ra. Số điểm cho ở mỗi tiêu chí sẽ được nhân với trọng số. Tổng điểm được nhân với trọng số sẽ được chia cho tổng trọng số để xác định điểm trung bình của nhà cung cấp đó.
Việc đánh giá và lựa chọn nhà cung ứng là một việc cấp thiết để luôn đảm bảo cung ứng đầy đủ nguyên vật liệu cho sản xuất. Tuy nhiên, việc đánh giá và chọn lựa chỉ tiến hành hàng năm nếu các nhà cung ứng cho công ty của năm trước làm việc không tốt hoặc năm sau có sự thay đổi lớn về cung cấp nguyên vật liệu cho công ty. Nếu các nhà cung ứng cũ vẫn làm việc tốt thì cơng ty chỉ nên tìm thêm nhà cung ứng mới để đồng thời cung ứng 1 loại ngun vật liệu nào đó nhằm kích thích hiệu quả của nhà cung ứng cũ khi phải cạnh tranh để cung ứng cho công ty.
Một số ngun vật liệu cần phải có ít nhất hai nhà cung ứng như: tấm gạo, cồn bán luyện, nguyên vật liệu đóng gói. Các nguyên vật liệu này khi nhập kho thì chỉ do nhà máy kiểm sốt chất lượng đầu vào theo phương pháp lấy mẫu đại diện, việc có nhiều hơn 1 nhà cung ứng giúp cơng ty dễ dàng so sánh chất lượng nguyên vật liệu trong quá trình sử dụng, xác định lỗi do nguyên vật liệu và tạo ra sức ép để các nhà cung ứng không ngừng cải tiến sản phẩm. Đối với các ngun vật liệu phụ thì có thể chỉ cần 1 nhà cung ứng vì số lượng mua vào khơng nhiều và các nguyên vật liệu này thường có chứng nhận xuất xứ và chứng nhận phân tích đi kèm.
Tổ chức lại bộ phận tiếp nhận và kiểm tra chất lượng nguyên vật liệu
Hiện nay, việc tiếp nhận và kiểm tra nguyên vật liệu được thực hiện bởi 1 nhân viên phòng cung ứng, 1 nhân viên kho nguyên vật liệu và một nhân viên phòng quản lý chất lượng. Khi xe chở nguyên vật liệu vào cổng thì nhân viên nhà cung ứng sẽ liên hệ với phòng cung ứng để xác nhận việc giao hàng. Phòng cung ứng sẽ báo nhân viên phòng quản lý chất lượng xuống kiểm tra chất lượng nguyên
vật liệu. Nhân viên phòng quản lý chất lượng sẽ lấy mẫu đại diện cho lô hàng về phòng để kiểm tra chất lượng, nếu kết quả đạt thì phịng quản lý chất lượng sẽ báo cho phòng cung ứng. Phịng cung ứng sau đó sẽ báo cho thủ kho nguyên vật liệu đến xác nhận số lượng nguyên vật liệu và cho nhập kho. Việc tiếp nhận và kiểm tra chất lượng nguyên vật liệu như trên sẽ dễ dàng dẫn đến các hạn chế như: sai sót trong kiểm tra chất lượng nguyên vật liệu vì chỉ lấy mẫu 1 lần và không lập biên bản xác nhận chất lượng trước khi nhập kho; việc đem tất cả các mẫu về phòng để