3.1. Khảo sát, đánh giá tính chuyên nghiệp của cán bộ, nhân viên Văn
3.1.1. Về tiêu chí thứ nhất: Cán bộ, nhân viên văn phịng có trình độ chuyên
chuyên môn phù hợp với công việc được giao và vị trí đang đảm nhận
Để khảo sát tiêu chí này, chúng tơi đã xin phép lấy thông tin, số liệu từ bộ phận tổ chức cán bộ. Dưới đây là Bảng khảo sát trình độ chun mơn của cán bộ, nhân viên một số đơn vị thuộc Văn phòng BQP
STT Tên phòng Ngành học
Bậc đào
tạo Trƣờng đào tạo
Số lƣợng 1 Bảo mật lưu trữ (12) Lưu trữ Đại học ĐHKHXHNV 06 Lưu trữ Thạc sỹ ĐHKHXHNV 02 CNTT Đại học ĐHBK 02 CNTT Đại học HVKTQS 01 Lưu trữ Đại học Đại học Nội vụ 01 2 Pháp chế (28) Luật Thạc sỹ Đại học Luật HN 01 Luật Đại học Đại học Luật HN 27
3 Trung tâm lưu trữ QP(19)
CNTT Đại học HVKTQS 01 Lưu trữ Đại học ĐHKHXHNV 09 Lưu trữ Đại học
liên thông Đại học Nội vụ 09
4 Ban Bảo đảm phục vụ (13)
Lưu trữ Thạc sỹ Đại học Nội vụ 01 Lưu trữ Đại học ĐHKHXHNV 01 Lưu trữ Đại học Đại học Nội vụ 02 Thông tin
thư viện Đại học
HV Hành chính
quốc gia 01 Du lịch Trung cấp CĐ Du lịch HN 04 Thông tin
thư viện Sơ cấp HVHCQG 04
5 Ban Văn thư lưu trữ (13)
Lưu trữ Đại học ĐHKHXHNV 09 Lưu trữ Đại học ĐH Nội vụ 03 Lưu trữ Trung cấp ĐH Nội vụ 01
Nhận xét: qua thông tin tổng hợp ở bàng trên, chúng tôi thấy: về cơ bản, các cán bộ, nhân viên trong một số bộ phận được khảo sát đều có trình độ chun mơn phù hợp với cơng việc đang đảm nhận.
3.1.2. Về tiêu chí thứ hai: Cán bộ, nhân viên văn phòng am hiểu chuyên môn, giải quyết công việc theo đúng nguyên tắc, yêu cầu, quy trình nghiệp vụ
Kết quả điều tra khảo sát nhằm xác định tiêu chí của tính chuyên nghiệp, 100% số người được hỏi khẳng định sự tinh thông, am hiểu nghề nghiệp trong thực hiện chức năng nhiệm vụ chun mơn là tiêu chí quan trọng nhất. Điều này cho thấy đội ngũ cán bộ, nhân viên văn phòng rất ý thức được tầm quan trọng của trình độ chun mơn nghiệp vụ.
Với câu hỏi về biểu hiện của trình độ chuyên môn nghiệp vụ, kết quả khảo sát như sau:
- Hiểu rõ các chức năng, nhiệm vụ của tổ chức và của bản thân: Có 80,6% số người được hỏi đồng ý.
- Nắm bắt nhiệm vụ, phạm vi công việc, quyền hạn của cá nhân trong tổ chức: Có 92,6% số người được hỏi đồng ý.
- Sự thuần thục các thao tác, quy trình thực hiện nhiệm vụ được phân cơng: Có 98,32% số người được hỏi đồng ý.
- Có kĩ năng xử lý công việc linh hoạt, đúng nguyên tắc, đảm bảo tính quy chuẩn: Có 93,25% số người được hỏi đồng ý.
Nhìn chung, những biểu hiện cụ thể của sự tinh thông nghiệp vụ chuyên môn đều được cán bộ, nhân viên văn phịng nhận diện đúng. Chính vì nhận thức được một cách đầy đủ về tính chun nghiệp trong cơng tác văn phịng nên khi đánh giá về khả năng đáp ứng được yêu cầu về nghề nghiệp chuyên môn của cán bộ, nhân viên văn phòng, các ý kiến trả lời chiếm tỉ lệ về khả năng đáp ứng tốt; cụ thể:
bản thân: Có 67,65% cán bộ, nhân viên và 71,25% cán bộ lãnh đạo, chỉ huy cơ quan, đơn vị được hỏi đánh giá ở mức tốt; 27,43% cán bộ, nhân viên và 21,24% cán bộ lãnh đạo, chỉ huy cơ quan, đơn vị được hỏi đánh giá ở mức khá.
- Về nắm bắt nhiệm vụ, phạm vi công việc, chức trách, nhiệm vụ của cá nhân trong tổ chức: Có 62,53% cán bộ, nhân viên và 61,25% cán bộ lãnh đạo, chỉ huy cơ quan, đơn vị được hỏi đánh giá ở mức tốt; 17,4% cán bộ, nhân viên và 16,20% cán bộ lãnh đạo, chỉ huy cơ quan, đơn vị được hỏi đánh giá ở mức khá.
3.1.3. Về tiêu chí thứ ba: Cán bộ, nhân viên văn phịng có kỹ năng làm việc thành thạo
- Đánh giá về sự thuần thục các thao tác, quy trình thực hiện nhiệm vụ được phân cơng: Có 62,62% cán bộ, nhân viên và 60,27% cán bộ lãnh đạo, chỉ huy cơ quan, đơn vị được hỏi đánh giá ở mức tốt; 12,23% cán bộ, nhân viên và 13,25% cán bộ lãnh đạo, chỉ huy cơ quan, đơn vị được hỏi đánh giá ở mức khá.
- Về kĩ năng xử lý cơng việc linh hoạt, đúng ngun tắc, đảm bảo tính quy chuẩn; khả năng phối hợp, hỗ trợ công việc: 52,45% cán bộ, nhân viên và 53,25% cán bộ lãnh đạo, chỉ huy cơ quan, đơn vị được hỏi đánh giá ở mức tốt; 23,43% cán bộ, nhân viên và 22,45% cán bộ lãnh đạo, chỉ huy cơ quan, đơn vị được hỏi đánh giá ở mức khá.
3.1.4. Về tiêu chí thứ tư: Cán bộ, nhân viên văn phịng có tinh thần trách nhiệm và tuân thủ kỷ luật công vụ trách nhiệm và tuân thủ kỷ luật công vụ
Tuyệt đại đa số cán bộ, nhân viên có tính kỷ luật, tinh thần trách nhiệm cao, chuyên tâm với công việc đảm nhiệm
Kết quả khảo sát về những biểu hiện của tiêu chí này cho thấy rõ điều đó. Đại đa số ý kiến cho rằng, đội ngũ cán bộ, nhân viên luôn yên tâm, phấn khởi thực hiện tốt nhiệm vụ được giao; có ý thức phấn đấu vươn lên khẳng định vị thế của cơ quan, bản thân; có tinh thần học hỏi, cầu tiến bộ; luôn thể
hiện ý thức kỷ luật và sự tận tâm, tận lực đối với công việc, cụ thể:
Trong quá trình phỏng vấn, Các cuộc trao đổi, tọa đàm, với lãnh đao Văn phòng BQP và lãnh đạo các đơn vị, các cơ quan, đơn vị đều khẳng định: cán bộ, nhân viên văn phòng các cấp BQP đều có tinh thần, trách nhiệm cao. Theo kết quả điều tra, có tới 68,6% cán bộ, nhân viên và 62,25% cán bộ lãnh đạo, chỉ huy cơ quan, đơn vị được được hỏi đánh giá tốt; 17,4% cán bộ, nhân viên và 14,35% cán bộ lãnh đạo, chỉ huy cơ quan, đơn vị được hỏi đánh giá khá.
Thực tế trong những năm qua, cán bộ, nhân viên của văn phịng đã có nhiều nỗ lực cố gắng trong thực hiện chức năng, nhiệm vụ được giao, đóng góp quan trọng vào kết quả thực hiện nhiệm vụ chính trị. Vị thế của văn phòng ngày càng được khẳng định rõ.
3.1.5. Về tiêu chí thứ năm: Cán bộ, nhân viên văn phịng có tinh thần độc lập, tự chủ, năng động sáng tạo và hợp tác trong công việc
Kết quả khảo sát cho thấy, hầu hết cán bộ, nhân viên văn phịng ln tận tâm, tận lực, trung thực; xử lý, giải quyết công việc chuyên môn một cách khoa học, đạt kết quả, đúng tiến độ, thời gian quy định. Trong cơng tác ln đồn kết, giúp đỡ lẫn nhau, thực hiện tốt trách nhiệm phối hợp trong công việc, thực hiện tốt việc nêu gương và điều hành quy định trong quan hệ công tác.
Đánh giá chung về tính độc lập, tự chủ và tinh thần hợp tác cao trong công việc là khá tốt. Đã có 71,23% cán bộ, nhân viên và 72,25% cán bộ lãnh đạo, chỉ huy cơ quan, đơn vị được được hỏi đánh giá tốt, 12,5% cán bộ, nhân viên và 10,54% cán bộ lãnh đạo, chỉ huy cơ quan, đơn vị được được hỏi đánh giá ở mức khá.
3.1.6. Về tiêu chí thứ sáu: Cán bộ, nhân viên văn phịng có quan hệ ứng xử phù hợp nơi công sở ứng xử phù hợp nơi công sở
Do đặc điểm của quan hệ ứng xử nơi cơng sở là tiêu chí mang tính định tính cao, nên với tiêu chí này, chúng tơi khơng đưa ra các câu hỏi khảo sát mà áp dụng phương pháp phỏng vấn sâu và quan sát, trải nghiệm cá nhân. Qua
phỏng vấn một số đồng chí lãnh đạo, chỉ huy và một số nhân viên đã và đang làm việc tại Văn phịng BQP, bước đầu chúng tơi thu được kết quả đánh giá sau đây:
- Thứ nhất, hầu hết những người được phỏng vấn đều cho rằng, về cơ bản, cán bộ, nhân viên Văn phịng BQP đã có quan hệ ứng xử nơi cơng sở tương đối phù hợp. Quan hệ giữa cấp trên với cấp dưới và ngược lại, quan hệ với đồng nghiệp và khách đến giao dịch đều đã tuân thủ những quy định chung.
Điều đặc biệt mà những người được phỏng vấn đều nhấn mạnh với chúng tơi là, do tính đặc thù của cơ quan thuộc hệ thống quân đội, nên quan hệ ứng xử của cán bộ, nhân viên Văn phịng BQP đều mang tính thứ bậc cao, cấp dưới tơn trọng và phục tùng cấp trên theo phong cách “quân lệnh như sơn”. Bên cạnh đó, cũng xuất phát từ đặc thù của quân đội, nên ngoài phạm vi công việc, cán bộ, nhân viên luôn đối xử với nhau thân tình, gắn bó trên tình “đồng đội”, mang tính chất của những người lính, khó khăn, sướng khổ có nhau, khi cần giúp đỡ đều khơng nề hà, tính tốn. Đặc biệt, do tính chất cơng việc của Văn phòng là tham mưu, phục vụ trực tiếp cho lãnh đạo, công việc gồm nhiều đầu mục, địi hỏi phải linh hoạt, ứng phó kịp thời khi có u cầu và mệnh lệnh, vì thế, cán bộ, nhân viên Văn phịng ln có tinh thần hợp tác, hỗ trợ lẫn nhau, đối khi có việc gấp là cùng hợp sức làm, khơng phân biệt đó là việc của ai. Đây là những cách ứng xử rất phù hợp với đặc tính của các cơ quan quân đội.
- Thứ hai, bên cạnh những ưu điểm trên, những người được phỏng vấn đều cho rằng, mặc dù là cơ quan qn đội, nhưng vì tính chất cơng việc là hành chính, văn phịng, mơi trường làm việc khơng khắc nghiệt như các đơn vị chiến đấu, nên quan hệ ứng xử của cán bộ, nhân viên văn phịng cũng có một số hạn chế nhất định.
Ví dụ:
- Coi cấp trên là người hoàn toàn nắm vâ ̣n mê ̣nh mình , hoặc cho rằng mọi công việc do cấp trên quyết định , nên e dè, sợ sê ̣t cấp trên hoă ̣c sùng bái cấp trên quá mức.
- Khi báo cáo công việc, nội dung truyền đa ̣t không rõ ràng , thông tin thiếu chính xác làm cho cấp trê n mất lòng tin với cấp dưới ; Báo cáo vượt cấp hoă ̣c báo cáo cấp trên những viê ̣c vu ̣n vă ̣t không cần thiết.
- Một số người có quan niệm là cơ quan quân đội nên phải có chất “lính”, vì thế nên một số nhân viên có cách giao tiếp , ứng xử kiểu “xuề xòa” , thoải mái, không phân biệt thứ bậc trong thực thi công vụ…
* Một số lỗi thường gă ̣p khi giao tiếp với cấp dưới
- Không tôn trọng cấp dưới, nên mọi quyết định ít được đưa ra bàn bạc hoặc trao đổi với cấp phó , với nhân viên , tạo nên phong cách lãnh đạo có phần độc đốn, chỉ phù hợp với các đơn vị chiến đấu , nhưng khơng phù hợp với cơ quan hành chính, văn phịng.
- Không quan tâm, lắng nghe để chia sẻ với những khó khăn của cấp dưới * Mợt sớ lỡi thường gă ̣p khi giao tiếp với đồng nghiê ̣p
- Không tôn trọng người khác khi giao tiếp, nên vẫn cịn một số hành vi giao tiếp khơng phù hợp như: sử dụng lời nói làm tổn thương người khác; nói xấu đồng nghiệp sau lưng; trang phục khơng phù hợp với cơng việc và thiếu hịa đồng.
- Mặc dù khơng phổ biến, nhưng vẫn cịn có tình trạng khơng nhiệt tình giúp đỡ và hợp tác với đồng nghiệp, hoặc tạo nhóm, tạo bè phái nơi cơng sở, quan tâm thái quá và bàn luận về đời tư của đồng nghiệp, dễ gây mất đoàn kết trong nội bộ…
3.2. Nhận xét chung
3.2.1. Về ưu điểm
- Thứ nhất, qua kết quả khảo sát trên đây, có thể thấy hầu hết cán bộ, nhân viên Văn phịng BQP đã có nhận thức tương đối tốt về vai trị, tầm quan
trọng của tính chuyên nghiệp đối với việc hoàn thành nhiệm vụ được giao Trong nhận thức chung của mình, đội ngũ cán bộ, nhân viên văn phòng đã hiểu rõ vai trò và tầm quan trọng của tính chuyên nghiệp đối với yêu cầu, nhiệm vụ được giao.
Khi được hỏi về vai trị của tính chuyên nghiệp trong công tác văn phịng, có 100% cán bộ, nhân viên trong diện khảo sát cho rằng: Tính chuyên nghiệp giúp đảm bảo hoạt động nghiệp vụ chuyên môn; 98,33% cho rằng tính chuyên nghiệp đảm bảo sự thông suốt, liên tục của các hoạt động trong cơ quan; 100% khẳng định tính chun nghiệp giúp cho cơng tác tham mưu đảm bảo chất lượng và hiệu lực, hiệu quả quản lý cho lãnh đạo; 98,53% cho rằng tính chuyên nghiệp sẽ kết nối giữa các bộ phận trong và ngoài cơ quan; 96,82% cho rằng tính chuyên nghiệp tạo tiền đề và cơ sở cho các hoạt động khác; 97,35% cho rằng tính chun nghiệp xây dựng và duy trì văn hóa cơng sở; 98,82% cho rằng tính chun nghiệp tạo dựng hình ảnh và uy tín cho tổ chức, củng cố lòng tin cho các cá nhân và các đơn vị. Điều đó chứng tỏ nhận thức của hầu hết cán bộ, nhân viên về tính chuyên nghiệp trong thực thi nhiệm vụ chuyên môn là đúng đắn.
- Thứ hai, mức độ đánh giá các tiêu chí ở mức tốt và khá chiếm tỷ lệ cao (trên 70%). Điều đó cho thấy tính chun nghiệp của cán bộ, nhân viên văn phòng BQP tương đối tốt. Tuy nhiên, do mới áp dụng phương pháp khảo sát qua bảng hỏi, nên số liệu trên cũng chỉ mang tính gián tiếp và thiên về định tính, cần được kiểm chứng thêm bằng các phương pháp đánh giá khác trực tiếp và chính xác hơn.
3.2.2. Về hạn chế
Qua kết quả khảo sát bước đầu, chúng tôi đã tổng hợp một số ý kiến đánh giá những hạn chế về tính chuyên nghiệp của cán bộ, nhân viên Văn phịng BQP, cụ thể như sau:
có mặt cịn hạn chế.
Qua khảo sát chất lượng đội ngũ cán bộ, nhân viên trong thời gian qua cho thấy, một số cán bộ, nhân viên chưa được đào tạo nhiều về kỹ năng, nghiệp vụ hành chính, văn phịng, mà chủ yếu thơng qua thực tiễn cơng tác mà học hỏi, tích luỹ kinh nghiệm. Chính vì vậy, năng lực nghiên cứu, tham mưu, tổng hợp, việc phản biện, đề xuất ý kiến của một bộ phận cán bộ làm công tác nghiên cứu tổng hợp vẫn cịn hạn chế; thiếu tính chủ động, làm việc chủ yếu theo kinh nghiệm. Một số cán bộ, nhân viên năng lực còn hạn chế, thiếu chủ động, kinh nghiệm, khả năng phân tích, dự báo, xử lý thông tin chưa được tốt; chưa thực sự nỗ lực trong học tập, tìm tịi nghiên cứu, chưa thật sự trăn trở, “dấn thân” vì tổ chức, vì nhiệm vụ được giao.
Kết quả khảo sát cũng phản ánh phần nào về một số biểu hiện sự thiếu chuyên nghiệp của đội ngũ cán bộ, nhân viên Văn phịng về trình độ, năng lực chuyee mơn, cụ thể như sau:
- Hiểu một cách mơ hồ, thiếu rõ ràng đối với nhiệm vụ chung của tổ chức và nhiệm vụ cá nhân được phân cơng: Có 22,68% cán bộ, nhân viên và 23,15% cán bộ lãnh đạo, chỉ huy cơ quan, đơn vị được hỏi nhận định có biểu hiện khơng nắm vững quy trình và kĩ năng hoạt động chuyên mơn; Có 19,86% cán bộ, nhân viên và 20,15% cán bộ lãnh đạo, chỉ huy cơ quan, đơn vị được hỏi nhận định có biểu hiện kiến thức lạc hậu, khơng cập nhật; Có 25,84% cán bộ, nhân viên và 31,25% cán bộ lãnh đạo, chỉ huy cơ quan, đơn vị được hỏi nhận định phản ứng chậm trước các quyết định của lãnh đạo và những sự thay đổi.
Kết quả khảo sát của một số đề tài nghiên cứu trước cũng phản ánh về những hạn chế hiện nay trong hoạt động nghiệp vụ văn phòng của đội ngũ cán bộ, nhân viên. Chẳng hạn, một số cán bộ, nhân viên chưa nhận thức đầy đủ tính