2.3. Đề xuất một số tiêu chí đánh giá tính chuyên nghiệp của cán bộ, nhân
2.3.2. Các tiêu chí cụ thể để đánh giá tính chuyên nghiệp của cán bộ, nhân
nhân viên Văn phòng Bộ Quốc phòng
Để đánh giá tính chun nghiệp của cán bộ, nhân viên Văn phịng BQP, ngồi các tiêu chí chung trên, chúng tơi đề xuất một số tiêu chí cụ thể sau đây:
Một là, có trình độ chun mơn phù hợp với cơng việc được giao và vị trí đang đảm nhận
Theo định nghĩa về tính chuyên nghiệp (đã được trình bày trong Chương 1), yếu tố đầu tiên để đánh giá một cán bộ, nhân viên văn phịng có tính chun nghiệp hay khơng là u cầu về mặt chun mơn. Nói cách khác, người chuyên nghiệp trước hết phải là người có trình độ chun mơn về lĩnh vực đang đảm nhận. Vậy trình độ chun mơn là gì và nên được hiểu như thế nào? Theo PGS.TS Vũ Thị Phụng (2017)4, trình độ chun mơn là khái niệm chỉ mức độ hiểu biết và khả năng của mỗi người về một lĩnh vực hoặc một chuyên ngành cụ thể. Trong các cơ quan, tổ chức, trình độ chuyên môn của cán bộ, công chức (CBCC) thường được đánh giá qua hai tiêu chí: Bậc đào tạo và Ngành, nghề được đào tạo. Hai tiêu chí này khơng thể tách bạch, mà phải ln đi liền với nhau.
Ví dụ:
- Trình độ chun mơn của Anh A là trung cấp Lưu trữ, trong đó trung cấp là bậc đào tạo, còn Lưu trữ là ngành được đào tạo;
4
PGS.TS Vũ Thị Phụng, Chuẩn hóa và đào tạo, bồi dưỡng trình độ chun môn cho cán bộ, công chức các
- Trình độ chun mơn của Chị B là Đại học Tài chính, trong đó đại học là bậc đào tạo, cịn Tài chính là ngành được đào tạo
Tuy nhiên, cũng theo PGS.TS Vũ Thị Phụng (2017), hiện nay, khi kê khai mục Trình độ chun mơn trong lý lịch, khơng ít CBCC vẫn chỉ ghi bậc đào tạo mà không ghi ngành đào tạo. Nhiều cơ quan, khi báo cáo về trình độ chun mơn của đội ngũ CBCC vẫn đưa ra các số liệu như: 80% có trình độ đại học; 20% có trình độ cao đẳng và trung cấp. Trên cơ sở số liệu đó, báo cáo đưa ra kết luận: Trình độ chun mơn của đội ngũ CBCC rất cao (?). Cách hiểu như vậy, theo PGS.TS Vũ Thị Phụng là chưa chính xác.
Về vấn đề này, chúng tôi đồng ý với quan điểm trên. Khi đánh giá trình độ chun mơn của một người, cần phải trả lời 3 câu hỏi: 1/ Người đó được đào tạo ngành gì? 2/ Ở bậc nào (trung cấp/ cao đẳng/ đại học/ sau đại học?) và 3/ Ngành nghề và bậc đào tạo như vậy có phù hợp với cơng việc mà họ đang được giao đảm nhận?
Trong thực tế, có 4 trường hợp xảy ra:
(1)- Cán bộ, nhân viên có bậc đào tạo phù hợp, nhưng ngành đào tạo khơng phù hợp. Ví dụ: Một nhân viên văn thư ở Văn phịng, nếu có trình độ đại học là phù hợp, nhưng ngành đào tạo là Quản trị kinh doanh thì như vậy là khơng phù hợp, vì kiến thức của ngành này không cần thiết đối với nhiệm vụ văn thư.
(2)- Ngược lại, cán bộ, nhân viên có ngành đào tạo phù hợp, nhưng bậc đào tạo lại chưa đáp ứng yêu cầu. Ví dụ: Một cán bộ phụ trách Bộ phận Văn thư - Bảo mật, nếu ngành được đào tạo là Văn thư, Lưu trữ thì phù hợp, nhưng bậc đào tạo lại ở mức trung cấp thì chưa phù hợp, vì để phụ trách, điều hành bộ phận này, cán bộ đó cần được đào tạo ở bậc đại học.
(3)- Cả ngành và bậc đào tạo đều không phù hợp với cơng việc được giao. Ví dụ: một nhân viên tốt nghiệp trung cấp Y tế, nhưng lại được giao làm công tác văn thư.
(4)- Ngành, nghề và bậc đào tạo phù hợp với cơng việc được giao. Ví dụ: Cán bộ pháp chế thuộc Văn phịng Bộ Quốc phịng có trình độ Đại học ngành Luật; nhân viên bộ phận lưu trữ có trình độ cao đẳng ngành Lưu trữ học; cán bộ phụ trách Bộ phận Văn thư – Bảo mật có trình độ đại học hoặc sau đại học ngành Lưu trữ học và Quản trị văn phịng. Ngồi ra, các cán bộ còn được đào tạo thêm về lĩnh vực Quản lý nhà nước.
Trong 4 trường hợp trên, chỉ có trường hợp thứ tư được đánh giá là có trình độ chun mơn phù hợp. Tuy nhiên, qua khảo sát thực tế ở nhiều cơ quan, số lượng cán bộ, nhân viên văn phòng thuộc 3 trường hợp trên và tình trạng làm trái ngành, trái nghề ở nhiều cơ quan vẫn còn khá phổ biến5
. Sở dĩ chúng tôi cho rằng, đây là tiêu chí đầu tiên để đánh giá tính chuyên nghiệp của cán bộ, nhân viên Văn phịng nói chung và Văn phịng Bộ Quốc phịng nói riêng, bởi vì: nếu khơng được đào tạo đúng ngành, nghề, dù cho có cố gắng và nỗ lực, cán bộ, nhân viên Văn phịng khơng thể làm tốt nhiệm vụ được giao. Mỗi ngành, nghề đều có hệ thống lý luận và những yêu cầu về nghiệp vụ riêng, nếu không qua đào tạo sẽ chỉ làm theo kinh nghiệm. Điều này ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng cơng tác, vì vậy khơng thể coi đó là người chuyên nghiệp.
Hai là, giải quyết cơng việc theo đúng ngun tắc, u cầu, quy trình nghiệp vụ
Theo tiêu chí này, mỗi cán bộ, nhân viên cần nắm vững chun mơn thì mới giải quyết cơng việc theo đúng quy trình nghiệp vụ. Đánh giá tính chun nghiệp qua tiêu chí này, có thể căn cứ vào các biểu hiện cụ thể sau:
Một cán bộ, nhân viên văn phòng thực thi và giải quyết công việc theo đúng nguyên tắc, yêu cầu, quy trình nghiệp vụ, tức là:
5 Trình độ chun mơn của cán bộ văn phịng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân cấp tỉnh - Thực trạng
(1)- Về Nguyên tắc: biết và nắm vững, không vi phạm những nguyên tắc cơ bản đã được quy định, nếu vi phạm sẽ dẫn đến rủi ro hoặc gây hậu quả nghiêm trọng. Ví dụ: một nhân viên văn thư luôn nắm vững và thực hiện ngun tắc về quản lý con dấu, khơng đóng dấu khi chưa có chữ ký hoặc khi văn bản chưa đủ và chưa đúng về thể thức.
(2)- Về Yêu cầu: nắm vững và thực hiện đúng các yêu cầu về mức độ, về thời gian hoặc chất lượng của cơng việc cần đạt được. Ví dụ: nhân viên văn thư nắm vững và thực hiện đúng yêu cầu “đăng ký và chuyển giao văn bản trong ngày” hoặc yêu cầu đăng ký văn bản phải đầy đủ thơng tin và chính xác.
(3)- Về Quy trình và phương pháp thực thi công việc: nắm vững và thực hiện đủ, đúng quy định các bước trong quy trình giải quyết cơng việc. Thông thường, tất cả các cơng việc đều phải được tiến hành theo một trình tự nhất định, bao gồm nhiều bước. Hiện nay, một số cơ quan đã áp dụng bộ tiêu chuẩn ISO, trong đó các quy trình giải quyết cơng việc đã được ban hành và yêu cầu mọi người phải tuân thủ. Nếu bỏ các bước hoặc làm bước sau, bỏ qua bước trước thì đó là cách làm việc khơng/ chưa chun nghiệp. Ví dụ: Nếu là một nhân viên văn thư chuyên nghiệp thì việc quản lý văn bản đi và đến cần được thực hiện đúng quy trình sau:
* Quy trình và phƣơng pháp quản lý văn bản đi
- Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản - Đăng ký văn bản
- Ghi số, ngày tháng và đóng dấu - Làm thủ tục gửi văn bản đi
- Lưu 1 bản gốc ở văn thư cơ quan
* Quy trình và phƣơng pháp quản lý văn bản đến
- Tiếp nhận văn bản, bóc bì - Phân loại văn bản
- Trình văn bản cho lãnh đạo
- Chuyển đến các đơn vị để thực hiện
- Lưu văn bản đến (tại các đơn vị hoặc tại Văn thư cơ quan) (4) - Về Thủ tục
Thủ tục là những việc cần phải làm, những văn bản, giấy tờ cần phải có hoặc cần báo cáo, xin phép ai trước khi thực hiện công việc. Nếu không tuân thủ những thủ tục này, khi thực thi công việc, các cán bộ, nhân viên văn phòng rất dễ làm việc tùy tiện, dẫn đến vi phạm các nguyên tắc quản lý.
Ví dụ: Một nhân viên lưu trữ, trước khi tiến hành việc thu thập tài liệu của các đơn vị vào kho lưu trữ, cần tham mưu cho lãnh đạo và phải thực hiện đầy đủ các thủ tục cần thiết như: lập kế hoạch thu thập, trình cấp thẩm quyền phê duyệt; gửi thông báo trước cho các đơn vị…
(5)- Về Minh chứng
Minh chứng là những chứng cứ để lại sau khi hồn thành cơng việc để chứng minh rằng, công việc đã thực hiện đúng nguyên tắc, yêu cầu, quy trình, thủ tục. Minh chứng cứ có độ tin cậy cao chính là các văn bản, giấy tờ hình thành trong quá trình thực hiện cơng việc (cịn gọi là Hồ sơ). Theo quy định hiện hành, bất cứ cán bộ, nhân viên nào, sau khi công việc kết thức đều phải lập hồ sơ, tức là giữ lại những minh chứng về công việc đã làm, để phục vụ cho nhu cầu tra cứu thông tin và truy cứu trách nhiệm khi cần thiết.
Ví dụ: Một nhân viên văn thư chuyên nghiệp, trong khi thực hiện việc quản lý văn bản đi, cần đảm bảo các thủ tục và minh chứng sau:
- Trước khi đăng ký vào sổ và đóng dấu. nhân viên văn thư phải kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày, nếu chưa đầy đủ thì được phép từ chối đóng dấu, gửi lại để chỉnh sửa.
- Sau khi đóng dấu vào văn bản, nhân viên văn thư phải lưu lại bản gốc và sổ hoặc phần mềm quản lý văn bản.
Như vậy, tiêu chuẩn thứ hai là tiêu chuẩn đòi hỏi cán bộ, nhân viên văn phòng phải thực sự là người nắm vững chuyên môn, nghiệp vụ. Muốn vậy, họ phải được đào tạo đúng ngành, nghề, đồng thời phải thường xuyên tìm hiểu, cập nhật thông tin, nắm vững và tuân thủ các quy trình, quy định. Trong thực tế, có người mặc dù được đào tạo đúng ngành, nghề, nhưng do chủ quan, không chịu học hỏi, nên khi thực thi cơng việc vẫn có thể vi phạm các nguyên tắc, yêu cầu, quy trình, thủ tục. Đặc biệt hiện nay, vẫn cịn tình trạng một số cán bộ, nhân viên văn phịng khơng lập hồ sơ, không lưu giữ lại đầy đủ các minh chứng về công việc đã làm, gây khó khăn cho việc giải quyết các vấn đề có liên quan. Những biểu hiện như vậy cho thấy sự thiếu chuyên nghiệp của các cán bộ, nhân viên Văn phịng.
Có thể nói, trong bất cứ lĩnh vực nghề nghiệp nào, sự tinh thông, am hiểu nghề nghiệp chuyên môn cũng được coi là tiêu chí quan trọng nhất. Cán bộ, nhân viên Văn phịng làm việc chun nghiệp phải có trình độ hiểu biết sâu sắc về nghề nghiệp, hiểu và nắm vững các cấp độ công việc, kỹ năng trong phạm vi nghề nghiệp mà mình đảm nhiệm. Mỗi nhân viên cần phải biết rõ mình phải làm gì, làm như thế nào, kết quả cần đạt ra sao? Vì vậy, đây là tiêu chí chủ yếu và quan trọng để đánh giá tính chuyên nghiệp của cán bộ, nhân viên văn phịng BQP, vì nó liên quan trực tiếp tới những vấn đề cốt lõi trong hoạt động tác nghiệp của văn phịng. Tiêu chí này phản ánh mức độ hiệu lực , hiệu quả trong thực thi công việc của từng cán bơ ̣, nhân viên văn phịng.
Vận dụng tiêu chí trên vào các vị trí cụ thể, các cán bộ, nhân viên Văn phịng BQP có thể hồn thành tốt nhiệm vụ được giao, đáp ứng yêu cầu6
. Ví dụ:
+ Đối với việc xây dựng chương trình cơng tác của cơ quan, đơn vị cần phải kịp thời, có căn cứ, có cơ sở, phù hợp với điều kiện thực tế của đơn vị, đáp
6 Đề tài “Nâng cao tính chuyên nghiệp của cán bộ, nhân viên làm cơng tác văn phịng trong Bộ Quốc phòng”.
ứng được mục tiêu chung của đơn vị và định hướng của cấp trên. Các kế hoạch được xây dựng phải mang tính cụ thể, có thể đánh giá được theo tiêu chí định lượng. Kế hoạch cần mang tính khả thi, thực tế và có hạn định thời gian.
+ Đối với nhiệm vụ thu thập, xử lý, quản lý, tổ chức và sử dụng thơng tin cần đảm bảo độ chính xác, kịp thời, nhất là đối với những thơng tin địi hỏi phải tổng hợp để báo cáo liên quan đến tình hình hoạt động của cơ quan; những thông tin phục vụ cho việc ra các quyết định hoặc các kiến nghị, đề xuất các biện pháp thực hiện của lãnh đạo trong quá trình điều hành, quản lý.
+ Đối với nhiệm vụ tư vấn văn bản cho lãnh đạo, đòi hỏi cán bộ, nhân viên văn phòng phải nắm vững kĩ năng soạn thảo văn bản để có thể đáp ứng tốt nhiệm vụ kiểm tra và đảm bảo các yêu cầu về thẩm quyền, nội dung cũng như hình thức của văn bản do cơ quan ban hành.
+ Trong việc thực hiện công tác văn thư, lưu trữ, người làm cơng tác văn phịng cần phải tn thủ theo các quy định chung Nhà nước đặt ra và quy chế của cơ quan, tổ chức về quy trình nghiệp vụ mảng cơng tác này.
+ Đối với các hoạt động đối nội, đối ngoại, các cán bộ, nhân viên Văn phòng phải chứng tỏ được khả năng giao tiếp tốt trong nội bộ cơ quan, giữ vai trò là cầu nối với các cơ quan, tổ chức bên ngoài cũng như bên trong của Bộ Quốc phòng.
+ Việc xây dựng các kế hoạch tài chính cần bám sát vào kế hoạch triển khai công việc cùng với nguồn ngân sách được phân bổ của cơ quan. Các dự kiến phân phối hạn mức kinh phí phải phù hợp với từng yêu cầu nhiệm vụ chun mơn, từng vị trí cơng việc của các bộ phận trong cơ quan. Bên cạnh đó, cần thực hiện đầy đủ chế độ báo cáo tài chính theo định kỳ; thực hiện hạch toán đối với các chi phí đột xuất, phát sinh theo quyết định của thủ trưởng. Ngoài ra, cần chủ động tham mưu cho thủ trưởng nhằm đảm bảo nguyên tắc tài chính, tuân thủ quy định pháp luật.
+ Đối với việc mua sắm trang thiết bị, xây dựng cơ bản, sửa chữa và quản lý cơ sở vật chất kĩ thuật, các phương tiện làm việc của đơn vị cần đảm bảo tính kế hoạch, tính hiệu quả, đáp ứng nhanh nhất yêu cầu của lãnh đạo và các bộ phận chuyên môn. Nêu cao ý thức trách nhiệm trong việc thực hành tiết kiệm, chống lãng phí khi mua sắm, sử dụng các sản phẩm, đảm bảo tốt khâu hậu cần cho các hoạt động của cơ quan.
+ Đối với các hoạt động khác như tổ chức các hoạt động lễ tân, tổ chức hội họp... một mặt cần thực hiện theo đúng chương trình, kế hoạch chung, mặt khác cần chủ động với vai trò là đầu mối, là nơi chịu trách nhiệm chính trong các hoạt động này.
Ba là, có kỹ năng làm việc thành thạo
Hiện nay có nhiều cách định nghĩa khác nhau về kỹ năng, tùy theo góc nhìn chun mơn và quan niệm cá nhân của từng người. Tuy nhiên, về cơ bản, kỹ năng được hiểu là năng lực hoặc khả năng của mỗi người khi họ thực
hiện thuần thục một hay một chuỗi hành động trên cơ sở hiểu biết (kiến thức và kinh nghiệm) nhằm tạo ra kết quả mong đợi7
.
Xét về tổng thể, kỹ năng có thể phân ra làm 2 loại:
- Kỹ năng chuyên mơn (hay cịn gọi là kỹ năng cứng): Đây là những kỹ năng đòi hỏi mỗi người phải thực hiện thuần thục các thao tác để hồn thành một cơng việc, một nhiệm vụ theo đúng quy trình nghiệp vụ của một lĩnh vực chuyên mơn cụ thể. Ví dụ: Kỹ năng soạn thảo và ban hành văn bản; Kỹ năng kiểm tra thể thức văn bản; Kỹ năng kiểm tra chứng từ kế toán…