1.3. Sự tác động của ERP đến tổ chức hệthống thơng tin kế tốn:
1.3.1. Những thay đổi về mặt quy trình xử lý nghiệp vụ:
Khi tổ chức hệ thống thơng tin kế tốn trong mơi trường ERP, hệ thống chứng từ của doanh nghiệp cĩ thể bị ảnh hưởng trên nhiều phương diện: nội dụng lập và xét duyệt chứng từ; hình thức của chứng từ (cĩ thể chỉ hiển thị trên màn hình/ in ra từ hệ thống), số liên được lập.
Bên cạnh đĩ, trong quá trình hoạt động, doanh nghiệp cĩ thể sử dụng tài khoản trung gian nhằm kiểm sốt về mặt quy trình chặt chẽ nhưng vẫn đảm bảo cung cấp báo cáo tài chính theo quy định.
Ngồi ra, cấu trúc hệ thống tài khoản được thiết lập linh hoạt hơn, đối tượng quản lý chi tiết cũng được kiểm sốt qua nhiều hệ thống mã khác nhau. Xét trên khía cạnh nội dung, hình thức và lưu trữ; việc tổ chức thu thập dữ liệu cĩ một số điểm cần chú ý sau:
Nội dung thu thập: trong mơi trường ERP việc thu thập dữ liệu thống nhất bao gồm cả dữ liệu tài chính và phi tài chính
Hình thức thu thập: ngồi cách thức thu thập thơng qua điện thoại, chứng từ, fax cịn cĩ thể sử dụng hỗ trợ của thiết bị như: máy quét mã vạch, trao đổi dữ liệu điện tử, dữ liệu lấy từ hệ thống khác, chứng từ điện tử.
Lưu trữ dữ liệu: tập trung và cĩ thể chia sẻ
Phương pháp thu thập dữ liệu đã thay đổi thơng qua việc sử dụng hệ thống truyền thơng qua mạng internet giữa các hệ thống dữ liệu khách hàng và người cung cấp. Điều này giúp giảm bớt sai sĩt về việc nhập liệu.
1.3.1.2. Xử lý dữ liệu:
Do ERP là một cấu trúc tổng thể gồm nhiều phân hệ nên cĩ một số điểm khác biệt cơ bản trong quá trình xử lý dữ liệu:
- Khĩ quan sát dấu vết nghiệp vụ: nếu trong mơi trường thủ cơng, một bút tốn sai cĩ thể được điều chỉnh theo quy định và để lại dấu vết. Tuy nhiên, trong ERP rất khĩ quan sát dấu vết nghiệp vụ, vì vậy kế tốn cần sử dụng bút tốn điều chỉnh để
cĩ thể kiểm sốt. Điều này, cĩ nghĩa là, mọi hoạt động điều chỉnh của kế tốn đều được ghi nhận qua hệ thống bao gồm cả nội dung, thời gian và phân hệ điều chỉnh. - Tính cập nhật cao: Đặc điểm của ERP là tính chia sẻ dữ liệu và sử dụng cơ sở dữ liệu dùng chung nên khi cĩ một bút tốn được cập nhật sẽ ảnh hưởng đến nhiều dữ liệu trong tồn bộ hệ thống. Việc xử lý dữ liệu của kế tốn sẽ ảnh hưởng khơng chỉ trong phân hệ kế tốn mà cịn tác động đến các phân hệ khác: mua hàng, bán hàng, sản xuất, nhân sự…
- Một số chức năng thực hiện tự động: ERP cho chép thực hiện tự động một số bút tốn. Để làm được điều này, hệ thống cần được lập trình nhằm đảm bảo tiết kiệm về mặt thời gian đối với những nghiệp vụ thường xuyên diễn ra mang tính định kỳ và ít thay đổi.
- Tác nghiệp hồn chỉnh: Đối với ERP, hệ thống được thiết kế nhằm quản lý theo quy trình, thế nên điểm bắt đầu hoạt động của một bộ phận là kết quả của quá trình xử lý thơng tin của bộ phận khác. Sự liên kết của các bộ phận/ phịng ban trong doanh nghiệp rất chặt chẽ, trách nhiệm cơng việc cũng được phân chia và thể hiện rõ ràng trong q trình thực hiện.
- Cài đặt một số tính năng kiểm sốt: Do đặc thù của ERP là gồm nhiều phân hệ và tính liên kết cao nên nếu một sai sĩt nào đĩ của một phân hệ sẽ ảnh hưởng đến tồn bộ hệ thống. Chính vì thế, để đảm bảo kết quả xử lý của kế tốn đáng tin cậy, nhiều thủ tục được thực hiện như: kiểm sốt truy cập hệ thống, tổng phát sinh nợ = tổng phát sinh cĩ…
1.3.1.3. Cung cấp thơng tin:
Mục đích cuối cùng của tổ chức hệ thống thơng tin kế tốn là cung cấp thơng tin hữu ích hỗ trợ cho việc ra quyết định. Với hệ thống ERP, việc cung cấp này ảnh hưởng trên nhiều mặt khác nhau: nội dung, hình thức, thời gian, đối tượng cung cấp và sử dụng thơng tin.
- Nội dung: Do ảnh hưởng của việc thu thập dữ liệu ban đầu nên nội dung thơng tin cung cấp bao gồm cả thơng tin tài chính và phi tài chính. Thơng tin được cung cấp thống nhất, đầy đủ và liên tục.
- Hình thức: Trong hệ thống ERP, do ứng dụng nhiều cơng nghệ mới và quản lý cơ sở dữ liệu tập trung nên cho phép cung cấp thơng tin ở nhiều mức độ khác nhau: từ chi tiết đến tồng hợp. Hệ thống cũng thực hiện một cách linh hoạt tùy theo đối tượng và đa dạng về hình thức (in ra giấy/ trên màn hình, cĩ thể ở dạng bảng biểu, biểu đồ) đồng thời cĩ thể truy xuất từ nhiều nơi khác nhau.
- Thời gian: Khi sử dụng ERP, doanh nghiệp cĩ thể biết được thơng tin theo từng thời điểm. Bất cứ lúc nào cần thơng tin đều cĩ thể đáp ứng trên cơ sở thống nhất về quy trình. Tính kịp thời cao là một đặc điểm nổi bật của hệ thống ERP trong việc giúp cho quá trình ra quyết định của nhà quản trị hiệu quả hơn từ đĩ gia tăng lợi thế cạnh tranh của doanh nghiệp.
- Đối tượng cung cấp và đối tượng sử dụng thơng tin: Do đặc tính chia sẻ của ERP nên bất cứ người nào được phân quyền và cấp phép sử dụng trên hệ thống đều cĩ thể cung cấp/truy xuất thơng tin một cách dễ dàng.
1.3.2. Những thay đổi về tổ chức bộ máy kế tốn: 1.3.2.1. Những thay đổi về cơ cấu nhân sự: 1.3.2.1. Những thay đổi về cơ cấu nhân sự:
Việc tổ chức cơ cấu nhân sự trong phịng kế tốn phụ thuộc vào cơ cấu tổ chức quản lý của tồn cơng ty, khối lượng cơng việc, đặc điểm và định hướng ứng dụng cơng nghệ thơng tin trong cơng tác quản lý của doanh nghiệp. Việc ứng dụng ERP cĩ thể đưa ra yêu cầu mới đối với nhân sự trong bộ máy kế tốn. Cĩ 4 trường hợp cĩ thể xảy ra:
Thứ nhất, doanh nghiệp vẫn giữ tồn bộ nhân viên cũ và khơng tuyển nhân
viên mới. Đối với trường hợp này, doanh nghiệp cho rằng nhân viên cũ cĩ thể am hiểu về hoạt động của tổ chức, tuy nhiên, cần huấn luyện và nâng cao trình độ của nhân viên để cĩ thể thích ứng với mơi trường mới.
Thứ hai, doanh nghiệp vẫn giữ tồn bộ nhân viên cũ và tuyển thêm
nhân viên mới. Đối với trường hợp này, cĩ thể do tính chất cơng việc phức tạp và khối lượng cơng việc nhiều nên doanh nghiệp phải gia tăng số lượng nhân viên để đáp ứng yêu cầu tuân thủ về mặt quy trình, tiến độ hồn thành cơng việc từ đĩ đảm bảo tính kịp thời của việc cung cấp thơng tin.
Thứ ba, doanh nghiệp sẽ sa thải một số nhân viên cũ và tuyển thêm nhân
viên mới. Mơi trường ERP địi hỏi cả nhân viên và người quản lý cần cĩkiến thức nhất định về tổ chức, kỹ năng và trình độ sử dụng cơng nghệ thơng tin trong quá trình làm việc.
Thứ tư, doanh nghiệp sa thải một số nhân viên cũ và khơng tuyển nhân viên
mới. Trường hợp này cĩ thể xảy ra là do trong mơi trường ERP, quá trình thu thập dữ liệu ban đầu chủ yếu liên quan đến các bộ phận khác, kế tốn chỉ tham gia vào quá trình xử lý, cung cấp thơng tin và kiểm sốt.
Sự thay đổi về cách thức làm việc, văn hĩa doanh nghiệp là vấn đề lớn mà bất kỳ doanh nghiệp nào cũng phải đối mặt. Cho dù nhân sự cĩ thể thay đổi nhưng trình độ, kiến thức và kỹ năng của họ cần được nâng cao. Đây cũng là thách thức về yếu tố con người mà doanh nghiệp cần quan tâm khi triển khai và ứng dụng ERP.
1.3.2.2. Phân chia trách nhiệm:
Việc phân chia trách nhiệm được thực hiện trên căn cứ khối lượng cơng việc, đặc điểm hoạt động của tổ chức, yêu cầu quản lý, mức độ phức tạp của nghiệp vụ. Các phần hành kế tốn cĩ thể được xây dựng theo các chu trình kinh doanh. Trong mơi trường ERP, một phần hành cĩ thể do nhiều nhân viên kế tốn đảm nhiệm hoặc một nhân viên kế tốn cĩ thể chịu trách nhiệm đồng thời nhiều phần hành kế tốn nhưng vẫn đảm bảo tính kiểm sốt, khơng trùng lắp và khơng bỏ sĩt nghiệp vụ. Mỗi phần hành cần cĩ bảng mơ tả cơng việc trìnhbày đầy đủ các nội dung sau: phạm vi, trách nhiệm, cơng việc (thường xuyên và định kỳ), quan hệ, tiêu chuẩn đánh giá.
1.3.2.3. Phân quyền truy cập:
Khi sử dụng ERP, cĩ 3 nhĩm chức năng liên quan mật thiết đến phần hành kế tốn là khai báo, nhập liệu và cung cấp thơng tin.
- Khai báo: bao gồm khai báo thơng tin chung và khai báo danh mục các đối tượng. Danh mục đối tượng thường được cập nhật thường xuyên trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp như: nhà cung cấp, khách hàng, hàng hĩa, ngân hàng… Việc
khai báo này thường được phân quyền cụ thể cho từng cá nhân chịu trách nhiệm, ảnh hưởng của nĩ cĩ thể liên quan đến một hoặc nhiều phần hành kế tốn và cả các phân hệ khác.
- Nhập liệu: bao gồm nhập số dư và nhập số phát sinh. Trong hệ thống ERP, cơng việc nhập liệu số phát sinh của kế tốn được giảm đáng kể do việc kế thừa dữ liệu của các phân hệ khác. Một số dữ liệu cần nhập liệu nhưng cũng cĩ một số dữ liệu đã cĩ sẵn khơng được quyền sửa đổi.
- Cung cấp thơng tin: Đối với từng phần hành kế tốn, phân quyền truy cập được kiểm sốt chặt chẽ trên các quyền: xem, thêm, sửa, xĩa. Chính vì thế, ngay bản thân trong phân hệ kế tốn, nếu khơng được cấp quyền thì phần hành kế tốn này khơng thể xem được phần hành kế tốn khác. Tương tự, phân hệ mua hàng, bán hàng… cĩ thể khơng thể xem được thơng tin của phân hệ kế tốn và ngược lại nếu khơng được cấp quyền trên hệ thống.
1.3.3. Những thay đổi về tổ chức phần cứng và hạ tầng mạng:
Một nguyên tắc cơ bản của hệ thống ERP chính là cơ sở dữ liệu tập trung, nghĩa là cơ sở dữ liệu được tập trung tại một địa điểm. Các phần mềm ERP tiên tiến hiện nay đều sử dụng cơng nghệ web. Điều đĩ đồng nghĩa với việc các máy trạm khơng cần thiết phải cài đặt ứng dụng nào của phần mềm ERP mà chỉ cần sử dụng một trình duyệt như Internet Explorer hoặc Nescape Navigator là cĩ thể truy cập vào chương trình sử dụng. Chính cơng nghệ này giúp giảm thiểu đáng kể chi phí triển khai, duy tu, bảo trì hệ thống.
Đối với hạ tầng mạng, nếu doanh nghiệp đã cĩ sẵn mạng WAN, LAN phù hợp thì phần kinh phí này khơng cần phải tính đến. Hiện nay, doanh nghiệp cĩ thể khai thác mơi trường Internet như một mạng WAN cho doanh nghiệp với chi phí chấp nhận được mà vẫn đảm bảo mục đích khai thác của mình.
1.3.4. Những thay đổi về kiểm sốt và đánh giá chất lượng thơng tin
ERP giúp doanh nghiệp tăng tính kiểm sốt hoạt động kinh doanh và từ đĩ tăng kiểm sốt thơng tin do thơng tin được thu thập và đưa vào hệ thống theo trình tự qui trình hoạt động kinh doanh:
- Dữ liệu thu thập được đối chiếu tự động nhằm đảm bảo tính xét duyệt, tính cĩ thực, đầy đủ, chính xác và kịp thời về hoạt động kinh doanh.
-Do việc tính tốn và xử lý tự động theo chương trình lập sẵn nên ERP giúp hạn chế những sai sĩt, nhầm lẫn trong tính tốn.
-Phương pháp thu thập dữ liệu đã loại bỏ nhiều chứng từ bằng giấy nên ảnh hưởng tính kiểm sốt dữ liệu thu thập. Nội dung và tính chính xác của dữ liệutrong cơ sở dữ liệu phụ thuộc duy nhất vào lần nhập dữ liệu nghiệp vụ kinh tế. Ngồi ra, do dữ liệu tập trung, nhiều người cùng truy cập vào hệ thống nên ảnh hưởng tới phương pháp kiểm sốt dữ liệu của hệ thống.
1.4. Tình hình ứng dụng ERP trên thế giới:
Panoramalà mộtcơng ty tư vấnchuyên vềhoạch định nguồn lựcdoanh nghiệp (ERP) vàthị trường cơng nghệ thơng tin giữacác cơng tyquy mơ lớntrên tồn cầu.Hoạt động hồn tồn độc lập, Panoramagiúp các cơng tyđánh giá vàlựa chọn phần mềmERP, quản lýviệc thực hiệncủa phần mềm,vàtạo điều kiện chotất cả cácthay đổi tổ chứccĩ liên quanđể đảm bảo rằngmỗikhách hàngnhận ranhững lợi íchkinh doanhđầy đủ cáchệ thống ERPcủa họ. Hàng năm, Panorama đều thực hiện bình chọn trực tuyến, khảo sát, phỏng vấn đại diện của các tổ chức khác nhau đã và đang ứng dụng ERP và phát hành hai báo cáo thường niên: ERP Report và Clash of the Titans, hai báo cáo này thể hiện bức tranh tồn cảnh tình hình ứng dụng ERP trên thế giới.
1.4.1. Thống kê thị phần ERP
Biểu đồ dưới đây cho thấy sự phân chia thị trường tổng thể trong khoảng thời gian từ tháng 2 năm 2006 đến tháng 5 năm 2012 theo cuộc điều trađã được mở trên Trang web của Panorama: http://panorama-consulting.com
Biểu đồ 2.1: Thị phần ERP
Các dữ liệuthu thập đượckết luậncho thấySAPxếp hạngcao nhất trong banhà cung cấp, với hơnmột phần năm(22%) tổngthị phần.Tiếp sau đĩ làOracle với15%của tổng sốthị phầnvà Microsoftvới10% thị phần.Các giải phápthuộc phân khúc cấpII (như Epicor 9, Infor, SYSPRO, IFS, …) chỉ chiếm16%của thị trườngtrong khiphân khúc III(Exact Globe, Syspro, NetSuite, Visibility, Consona, …) và những phần mềm khác chiếm 37%của thị trường.
1.4.2. Thời gian triển khai
Thật khĩ đểbiết bao lâu mộthệ thống ERPsẽ nghiệm thu, tuy nhiên, dựatrênnghiên cứu chuyên sâu, cĩ thể dự đốnthời gian triển khai trung bình của dự án dựatrênquy mơ cơng tyvànhà cung cấp ERP. Cĩ nhiều yếu tốcĩ thểảnh hưởng đếnthời giandự ánnhưmột sự thay đổitrongphạm vi dự án, vấn đề quản lýkhơng cĩ kế hoạchthay đổi tổ chức, vấn đềđào tạovà hạn chếtài nguyên.Tuy nhiên, tất cả cácvấn đề vừađược liệt kêlà những vấn đềcĩ thểđược giải quyếttrong quá trìnhlập kế hoạchthực hiệnđểgiảm thiểu rủi rocủa một dự án. Trung bình, các dự án ERPthực hiệnmất khoảng16tháng để hồn thành.
Dựatrêndữ liệukhảo sát gần đây, 38%các dự ánđúng tiến độ(Biểu đồ 2.2). 54% dự ánquá kế hoạch, trong đĩ cĩ 23%dự án vượt quá 25% kế hoạch.
Biểu đồ 2.2: Thời gian triển khai
1.4.3. Các phân hệ thường được triển khai:
So vớisố liệucủa các năm trước, phân hệ ERP thường được thực hiện tiếp tục làtài chính,phân phối bán hàng, xử lý đơn hàng, quản lý kho và nhân sự (Biểu đồ 2.3).
1.4.4. Mức độ hài lịng:
Biểu đồ 2.4: Mức độ hài lịng
Theokết quả khảo sát, 81%số người được hỏihài lịng vớilựa chọn phần mềmERP. Đây là một kết quả tích cực. Tuy nhiên, khi được hỏi về mức độ hài lịng của từng chức năng ERP cụ thể đã cĩ một vài đánh giá thấp về sự linh hoạt để thay
đổi phần mềm, khả năng lập báo cáo và tài liệu hướng dẫn sử dụng được cung cấp bởi các nhà cung cấp (Biểu đồ 2.5). 29% số người được hỏi nĩi rằng họ đã trải qua những thách thức trong việc thực hiện ERP của họ do hệ thống ERP khơng đáp ứng đầy đủ yêu cầu.
Biểu đồ 2.5: Mức độ hài lịng của từng chức năng
1.4.5. Lý do thực hiện ERP:
Mặc dù các tổ chức trả lời cuộc khảo sát cĩ sự khác nhau về ngành nghề, vị trí, quy mơ, mục tiêu và nhu cầu, tất cả đều trả lời đã cĩ kinh nghiệm về dự án ERP. 40% số được hỏi đã hồn thành việc triển khai. Hơn ba phần tư số người được hỏi (78%) chỉ ra rằng cơng ty của họ đã được thực hiện hoặc đã thực hiện phần mềm ERP tại hai hoặc nhiều địa điểm. Các hệ thống ERP đã được mua để thay thế hệ thống ERP hiện tại (45%), hệ thống khơng phải là ERP hoặc chưa sử dụng hệ thống quản lý (19%) hoặc các hệ thống tự viết (16%). 6% số người được hỏi cho rằng họ khơng cĩ "hệ thống thực sự" và làm thủ cơng trước khi thực hiện ERP.
KẾT LUẬN CHƯƠNG 1
ERP ngày càng cĩ vai trị to lớn trong việc nâng cao năng lực cạnh tranh và mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp. Khi ứng dụng ERP, tổ chức hệ thống thơng tin kế tốn là một cơng việc quan trọng cần phải thực hiện, đây khơng chỉ là cơng việc nội bộ của bộ phận kế tốn mà liên quan và ảnh hưởng đến tồn doanh nghiệp. Doanh nghiệp cần chú trọng vềcả nội dung tổ chức (bao gồm thu thập dữ liệu, xử lý dữ liệu, cung cấp thơng tin, kiểm sốt, bộ máy kế tốn) và quy trình tổ chức phù hợp từ giai đoạn phân tích hệ thống cho đến giai đoạn vận hành hệ thống.