kiện ứng dụng ERP
3.1. Quan điểm
3.1.1. Khai thác các ưu thế của ứng dụng ERP đối với hoạt động quản lý nĩi chung và hoạt động kế tốn nĩi riêng
Khai thác ứng dụng ERP để nâng cao năng lực điều hành, quản lý của các cấp quản lý:
- Các cấp quản lý cần chuyển dần thĩi quen làm việc trên cơng văn, tài liệu bằng giấy sang phong cách làm việc dựa trên cơng văn, tài liệu điện tử trong mơi trường nối mạng và hệ thống thơng tin trợ giúp.
- Giảm thiểu việc sử dụng giấy tờ; tuỳ theo phân quyền trên hệ thống các cấp quản lý cĩ thể khai thác thơng tin trên mơi trường ERP phục vụ cho cơng việc.
Khai thác ứng dụng ERP để phục vụ khách hàng, nhà đầu tư:
- Xây dựng, cập nhật trang thơng tin điện tử của doanh nghiệpgiúp khách hàng, nhà đầu tư cĩ thể tìm kiếm thơng tin về tình hình kinh doanh của doanh nghiệp, báo cáo tài chính một cách nhanh chĩng dễ dàng.
- Cung ứng các dịch vụ đặt hàng trên websale để đáp ứng yêu cầu đặt hàng của khách hàng, rút ngắn thời gian phục vụ khách hàng.
Khai thác ứng dụng ERP để phục vụ cho hoạt động kế tốn:
- Khi ứng dụng ERP, phân hệ kế tốn là phân hệ sẽ được thừa hưởng thơng tin, dữ liệu từ các phân hệ khác. Điều này giúp giảm sai sĩt và tăng tính chính xác của thơng tin kế tốn.
- Đối với các hệ thống ERP, quy trình khĩa sổ được lập trình tự động khá cao giúp giảm thời gian khĩa sổ và phát hành các báo cáo tài chính.
3.1.2. Kết hợp chặt chẽ hệ thống kế tốn và hệ thống ERP để phục vụ tốt cho cơng tác quản lý, điều hành doanh nghiệp cho cơng tác quản lý, điều hành doanh nghiệp
Ứng dụng cơng nghệ thơng tin trong cơng tác quản lý là xu hướng ngày càng phổ biến. Và ERP là một giải pháp giúp cho doanh nghiệp đạt được nhiều lợi ích
trong xu thế cạnh tranh và hội nhập quốc tế. Khi ứng dụng ERP, kết hợp chặt chẽ hệ thống kế tốn và hệ thống ERP là một trong những ưu tiên cần chútrọng bởi vì hai lý do chủ yếu sau đây:
- Trước tiên, hệ thống thơng tin kế tốn ngày càng đĩng một vai trị to lớn trong hệ thống thơng tin của doanh nghiệp. Nĩ cung cấp phần lớn cácthơng tin quan trọng giúp cho các nhà quản lý điều hành, kiểm sốt và ra quyết định. Thế nên, việc chú trọng đến tổ chức hệ thống thơng tin kế tốn trong quá trình triển khai giúp đáp ứng các yêu cầu về nghiệp vụ và quản lý, gĩp phần quan trọng để dự án ERP thành cơng.
- Thứ hai, hệ thống thơng tin kế tốn cĩ một mối quan hệ chặt chẽ với các hệ thống thơng tin khác. Đặc điểm của hệ thống ERP là tính tích hợp rất cao, do đĩ, tổ chức hệ thống thơng tin kế tốn hiệu quả khơng chỉ ảnh hưởng tích cực đối với những người làm cơng tác kế tốn mà ngay cả đối với các bộ phận khác và ban lãnh đạo.
Nhằm kết hợp chặt chẽ hệ thống kế tốn và hệ thống ERP để phục vụ tốt cho cơng tác quản lý, điều hành doanh nghiệp, khi tổ chức ứng dụng ERP doanh nghiệp cần quan tâm đến mục tiêu, các yếu tố chi phối đến cơng tác tổ chức hệ thống thơng tin kế tốn. Nội dung tổ chức cần được thực hiện đầy đủ và phù hợp với đặc điểm kinh doanh, nhu cầu thơng tin, yêu cầu quản lý, kiểm sốt của doanh nghiệp.
3.1.3. Nâng cao năng lực kiểm sốt chất lượng thơng tin kế tốn.
ERP cĩ ảnh hưởng tác động tới các hoạt động xử lý của hệ thống kế tốn, từ đĩ ảnh hưởng nhiều tới các đặc tính chất lượng thơng tin kế tốn. ERP ảnh hưởng tác động tăng chất lượng hữu hiệu, hiệu quả, sẵn sàng và tin cậy của thơng tin, cụ thể là tăng tính chính xác, kịp thời, cĩ thực, đầy đủ và phù hợp của chất lượng thơng tin kế tốn. Tuy nhiên, bên cạnh tác động làm tăng chất lượng thơng tin kế tốn, nĩ lại cĩ khả năng làm giảm sút chất lượng tin cậy thơng tin: về tính chính xác và kiểm sốt nếu người quản lý quá lạm dụng khả năng can thiệp của mình vào các hoạt động xử lý điều chỉnh khĩa sổ cuối kỳ kế tốn. Do đĩ, để nâng cao năng lực kiểm sốt chất lượng thơng tin kế tốn cần xây dựng kiểm sốt các nhân tố ảnh
hưởng đến chất lượng thơng tin kế tốn trong mơi trường ERP tại các doanh nghiệp Việt Nam.
3.2. Giải pháp
3.2.1. Giải pháp về tổ chức ứng dụng ERP
Lựa chọn giải pháp phù hợp
Để lựa chọn giải pháp phù hợp, doanh nghiệp phải xác định được những vấn đề bản lề mà doanh nghiệp đang gặp phải và mong muốn giải quyết. Tùy thuộc vào phạm vi nào là cơ sở chính yếu để chọn lựa một sản phẩm ERP phù hợp nhất đối với nhu cầu của doanh nghiệp. Sản phẩm ERP cũng chia thành các nhĩm khác nhau tùy thuộc vào đặc thù của các ngành nghề. Những sản phẩm lớn hàng đầu như SAP (Đức), Oracle (Mỹ) cĩ những bản chuyên dụng cho các ngành nghề khác nhau như cơng nghiệp, điện tử, viễn thơng, ngân hàng – tài chính... Các chương trình nhỏ hơn như Scala (Thụy Điển), BAAN (Mỹ), hay bộ sản phẩm Microsoft Business Solution (Mỹ)... là các bản phổ dụng, dùng cho các cơng ty và các ngành nghề khác nhau. Tại Việt Nam, các sản phẩm ERP đều chủ yếu được phát triển từ kế tốn và mở rộng thêm các phân hệ khác. Đa phần các sản phẩm này đều yếu về phần quản trị sản xuất và các phân hệ tích hợp khác như quản trị nhân sự, tiền lương, MIS..., chẳng hạn như AZ, Bravo, Fast Accounting (Fast), FPT.Success (FPT), B4U (SS4U)...
Sự khác biệt lớn nhất giữa các sản phẩm của nước ngồi và của Việt Nam là quy trình. Sản phẩm nước ngồi chứa đựng những quy trình chuẩn quốc tế đã tích lũy qua nhiều năm triển khai cho nhiều cơng ty khác nhau trên thế giới. Các sản phẩm Việt Nam lại mạnh về kế tốn.
Tuy nhiên, chọn lựa sản phẩm khơng chỉ dựa trên một điểm mạnh của sản phẩm mà cần xét đến cả những phần khác nữa của sản phẩm. Tất cả các phần mềm ERP đều được xây dựng trên một nền tảng kiểu mẫu nào đĩ mà cĩ thể thích hợp hay khơng đối với doanh nghiệp.
Một điều cần chú ý là việc mua sản phẩm ERP khơng giống như bỏ tiền ra thuê một cơng ty phần mềm viết phần mềm quản lý theo ý mình. Mua ERP cịn là mua quy trình quản trị tiên tiến và cơng cụ khai thác.
Các yêu cầu khi lựa chọn mộtsản phẩm ERP:
Phù hợp với quy mơ quản lý, mục tiêu và phạm vi triển khai.
Các chức năng đáp ứng yêu cầu quản lý nghiệp vụ của doanh nghiệp tại thời điểm hiện tại và cả trong tương lai.
Mang đến cho doanh nghiệp một quy trình quản lý chuẩn hĩa, hiện đại, tiếp cận với mơ hình quản lý của quốc tế, cĩ khả năng làm thay đổi về chất quá trình quản lý doanh nghiệp, tạo cơ sở cho việc tái cấu trúc doanh nghiệp.
Đáp ứng được các yêu cầu đặc thù của doanh nghiệp nĩi riêng và các yêu cầu quản lý đặc thù của Việt Nam nĩi chung.
Là các giải pháp đã được kiểm chứng qua thời gian và được khách hàng sử dụng, cĩ tính ổn định cũng như khả năng mở rộng, nâng cấp sau này.
Giải pháp về chọn lựa đối tác triển khai:
Việc chọn lựa đối tác triển khai cĩ tầm quan trọng khơng kém việc chọn lựa sản phẩm. Với đội ngũ tư vấn triển khai thiếu kinh nghiệm, thiếu hiểu biết về thực tế doanh nghiệp sẽ dẫn đến kết quả là các sản phẩm sẽ bị “doanh nghiệp hĩa” theo những yêu cầu thực tế của doanh nghiệp. Điều này khơng khác gì việc doanh nghiệp bỏ tiền ra thuê một đơn vị làm phần mềm viết chương trình quản lý theo ý mình.
Các yêu cầu đối với nhà cung cấp dịch vụ tư vấn triển khai:
Cĩ kinh nghiệm trong lĩnh vực cung cấp các giải pháp và dịch vụ quản lý doanh nghiệp, cĩ đội ngũ chuyên gia giỏi về nghiệp vụ và tinh thơng về cơng nghệ. Cĩ uy tín, đặc biệt đối với những dự án ERP lớn.
Nếu là dự án lớn, nên chọn những cơng ty đã từng làm các giải pháp quốc tế. Trong nhiều trường hợp chuyên gia tư vấn từ nước ngồi cĩ những kinh nghiệm quản lý quý báu mang đến cho doanh nghiệp phương thức quản lý mới, tiên tiến.
Trước mỗi một sự khác biệt về quy trình địi hỏi phải cĩ sự lựa chọn giữa quy trình của Phần mềm và quy trình hiện tại của doanh nghiệp, bộ phận cơng nghệ thơng tin cĩ thể tập hợp các phịng ban lại họp bàn để đi đến thống nhất. Việc lựa chọn triển khai theo quy trình sẵn cĩ của phần mềm (tức tái cấu trúc lại quy trình kinh doanh theo quy trình sẵn cĩ của phần mềm) vẫn được đơng đảo ý kiến của cán bộ nhân viên ưu tiên hàng đầu, chỉ những trường hợp quá vơ lý mới buộc đơn vị triển khai phải “may đo” lại.
Mơ hình 4 bước mà doanh nghiệp nên thực hiện để tái cấu trúc quy trình kinh doanh hiệu quả được đề nghị như sau:
1 Xác định rõ chiến lược và mục tiêu kinh doanh 2. Phân tích quy trình hiện tại
3. Xác định các sai sĩt và những hoạt động khơng cần thiết 4. Thiết kế quy trình mới
Trong điều kiện ứng dụng ERP, doanh nghiệp nên tiếp cận theo hướng quy trình kinh doanh (bán hàng, mua hàng, nhân sự…) trên cơ sở phân tích mơ hình REA (Nguồn lực – Sự kiện – Con người) từ đĩ cĩ thể xây dựng được mối liên kết giữa các quy trình với nhau.
Giải pháp về chuẩn hố quy trình nghiệp vụ:
Để chuẩn hĩa quy trình thì áp dụng ISO được đánh giá là giải pháp đúng đắn nhất trong điều kiện hiện nay. Với ISO, việc chuẩn hĩa quy trình được ban hành và phổ biến dưới dạng văn bản, cĩ hiệu lực thi hành và cĩ những biện pháp, chế tài đảm bảo thực hiện tốt các quy định. Trên thực tế, rất nhiều doanh nghiệp Việt Nam đã áp dụng ISO thành cơng trong việc chuẩn hĩa các quy trình nghiệp vụ.
Khi đã cĩ ISO cĩ rút ngắn được thời gian triển khaiERP xuống hay khơng? Câu trả lời tùy thuộc vào chính khả năng quyết định của doanh nghiệp, vì ISO chỉ dừng lại trên giấy tờ và bán thủ cơng, cịn khi triển khai ERP, doanh nghiệp sẽ phải cĩ những thay đổi nhất định.Tuy nhiên, điểm lợi ở đây là doanh nghiệp đã cĩ quy trình, các cán bộ nhân viên đã quen với quy trình nên thời gian triển khai chắc chắn là ngắn hơn so với các doanh nghiệp chưa cĩ ISO hoặc chưa chuẩn hĩa quy trình.
Nĩi tĩm lại, quy trình chuẩn hĩa và ERP cĩ mối quan hệ tương hỗ với nhau. Nếu quy trình đã được chuẩn hĩa, việc triển khai ERP rất thuận lợi. Ngược lại, nếu doanh nghiệp chưa chuẩn hĩa quy trình thì ERP chính là cơng cụ đắc lực để chuẩn hĩa quy trình của doanh nghiệp.
Chuyển đổi số liệu từ hệ thống cũ sang hệ thống mới:
Đây là yếu tố ảnh hưởng khơng nhỏ đến quá trình triển khai ERP tại doanh nghiệp.
Chuyển đổi số liệu từ hệ thống cũ sang hệ thống mới thường gặp khĩ khăn là do cách xử lý số liệu. Đối với hệ thống cũ, số liệu thường được xử lý, báo cáo theo dạng thống kê tập trung cuối tháng, cuối kỳ. Cách xử lý này rất khác biệt với cách xử lý số liệu theo kiểu trực tuyến của ERP. Do đĩ, trong những tháng đầu triển khai ERP, doanh nghiệp cĩ thể bị bỡ ngỡ vì số liệu, báo cáo theo ERP cĩ thể khơng giống với cách làm theo hệ thống cũ. Để khắc phục tình trạng này, trước khi chuyển đổi dữ liệu doanh nghiệp cần phải: Định nghĩa yêu cầu về chuyển đổi dữ liệu; đưa ra phương pháp và thủ tục chuyển đối.
Đối với sản phẩm ERP, doanh nghiệp khơng nên chuyển đổi trực tiếp vì rủi ro cao. Doanh nghiệp nên áp dụng chuyển đổi song song từ hệ thống cũ sang hệ thống mới hoặc chuyển đổi từng phần (từng phân hệ, từng bộ phận) để đảm bảo an tồn cho hệ thống mặc dù tốn kém về mặt thời gian và chi phí. Nếu doanh nghiệp cĩ nhiều đơn vị thành viên, nhiều cơng ty con thì cũng nên cân nhắc đến chuyển đổi thí điểm ở từng đơn vị sau đĩ triển khai đến tồn bộ đơn vị nhưng cần lưu ý đến tính đồng bộ của hệ thống.
Vai trị của ban chỉ đạo dự án
Việc quản trị dự án khơng nên chỉ giao cho bộ phận tin học hay một phịng ban mà là sự kết hợp của tồn doanh nghiệp. Trong quá trình triển khai hệ thống ERP, thành viên ban dự án cần thiết cĩ sự tham gia của những đối tượng sau đây: giám đốc dự án, trưởng ban dự án, trưởng các phịng ban.
Đồng thời, các hoạt động và trách nhiệm của thành viên ban dự án cần được quy định rõ ràng. Ban dự án sẽ thường xuyên theo dõi sát tiến độ thực hiện cơng
việc của đội thực hiện dự án, thường xuyên họp kiểm tra hàng tháng hoặc nửa tháng 1 lần.
Cơng việc của ban chỉ đạo dự án là:
Cung cấp đủ các nguồn lực cần thiết cho thực hiện dự án. Xử lý các đình trệ, tắc nghẽn trong quá trình thực hiện đề án. Lên lịch thực hiện dự án.
Xây dựng kế hoạch về bán hàng.
Xây dựng khung về kế hoạch sản xuất (Master Production Schedule).
3.2.2. Giải pháp vận hành hệ thống thơng tin kế tốn trong mối quan hệ với ERP với ERP
Khi ứng dụng ERP, đầu ra của quy trình này là đầu vào của quy trình khác. Kế tốn khơng thể xử lý khi thiếu thơng tin cung cấp từ các phịng ban khác vì dữ liệu được thu thập ngay khi nghiệp vụ kinh tế phát sinh bằng bằng các thiết bị ghi nhận dữ liệu tự động và do bộ phận thực hiện hoạt động kinh doanh thực hiện. Thu thập nhiều dữ liệu liên quan tới vấn đề tài chính và phi tài chính. Vai trị của kế tốn khơng cịn tập trung vào hoạt động ghi chép, kết chuyển, tính tốn dữ liệu mà chuyển sang vai trị phân tích dữ liệu thơng tin cũng như giám sát, kiểm sốt hoạt động của các bộ phận khác. Để dữ liệu thu thập được chính xác, đáng tin cậy thì việc tổ chức vận hành ứng dụng ERP cần tuân thủ theo quy trình chung của hệ thống.
Cách thức làm việc theo quy trình sẽ ảnh hưởng, tương tác lẫn nhau giữa các bộ phận. Cùng với các bộ phận khác trong doanh nghiệp, bộ phận kế tốn cũng cần xây dựng quy trình mới dành riêng cho kế tốn và cần thống nhất với quy trình chung của tồn doanh nghiệp. Quy trình này đĩng vai trị quan trọng trong việc hướng dẫn người thực hiện và cụ thể hĩa những yêu cầu cơng việc cũng như thể hiện mối tương quan giữa các phần hành và phịng ban khác. Việc tuân thủ quy trình để đảm bảo tiến độ chung là cơ sở để đánh giá hiệu quả làm việc. Những yêu cầu cần thiết khi soạn thảo quy trình này là:
- Quy trình kế tốn cần thống nhất với quy trình của tồn doanh nghiệp. Như đã biết, ERP khơng phải là phần mềm kế tốn mà là hệ thống dành chung cho cả doanh nghiệp. Thế nên, mọi hoạt động của kế tốn đều bắt nguồn từ hoạt động của các bộ phận khác đã xử lý trước đĩ và kết quả xử lý của kế tốn cũng ảnh hưởng đến bộ phận khác. Kế tốn khơng làm việc độc lập mà thừa hưởng kết quả từ hệ thống, chính vì vậy, giữa các quy trình cần nhất quán, khơng mang tính mâu thuẫn.
- Quy trình kế tốn cần được hướng dẫn chi tiết, rõ ràng, tránh trùng lắp cơng việc với các bộ phận khác: Để cĩ thể thực hiện được điều này, khi xây dựng quy trình, kế tốn cần xem xét các yếu tố liên quan về quá trình lập và luân chuyển chứng từ: căn cứ và cơ sở nhập liệu là gì, cần xử lý những dữ liệu nào, kết xuất cần phải cung cấp ra sao, việc thực hiện xét duyệt được tiến hành theo trình tự như thế nào…Hướng tiếp cận theo chu trình kinh doanh sẽ giúp cho kế tốn hiểu rõ cơng việc ở mức độ chi tiết mà lại mang tính tổng quát vì nhìn thấy được sự tương tác của bộ phận với các bộ phận khác. Bộ phận kế tốn cũng cần xây dựng