2. Chương 2: Tình hình ứng dụng ERP và tổ chức cơng tác kếtốn cho các doanh
2.1. Giới thiệu chung về tình hình ứng dụng ERPtại Việt Nam
2.1.2. Đặc điểm quản lý của các doanh nghiệpViệt Nam
Ứng dụng ERP là ứng dụng qui trình và phương pháp quản lý mới. Vì vậy khi đánhgiá việc ứng dụng ERP tại các doanh nghiệp Việt Nam cũng cần xem xét điểm bắt đầu quản lý trước khi ứng dụng ERP của các doanh nghiệp này. Theo lý thuyết về quản trị doanh nghiệp, các mơ hình quản lý doanh nghiệp trên thếgiới đã phát triển lần lượt từ quản lý theo thuận tiện tới quản lý theo sự hợp lý baogồm theo chức năng, theo quy trình và theo mục tiêu.
Hiện nay đa phần doanh nghiệp Việt Nam đã chuyển sang quản lý theo quy trình, một số doanh nghiệp đã quản lý theo ISO. Tuy nhiên, giữa các bộ phận hay nhĩm cơng việc vẫn thực hiện chuyển giao thơng tin và xét duyệt một cách thủ cơng và quy trình chưa được chuẩn hĩa rõ ràng. Trong khi đĩ, phương pháp quản lý trong ERP chủ yếu là quản lý theo quy trình với sự hỗ trợ của phần mềm xử lý thơng tin. Vì vậy các doanh nghiệp muốn ứng dụng thành cơng ERP trước hết phải xây dựng lại và chuẩn hĩa quy trình xử lý kinh doanh và quản lý cho phù hợp.
Do phương thức vận hành và quy trình xử lý hoạt động kinh doanh của phần mềm ERP rất khác biệt với quy trình hiện tại của doanh nghiệp cũng như yêu cầu và thơng lệ kếtốn của Việt Nam nên Ban quản lý cấp cao doanh nghiệp cần quyết định chiến lược và chính sách làm nền tảng cho việc quyết định mơ hình tái cấu trúc doanh nghiệp để chọn lựa phần mềm ERP và tùy chỉnh phần mềm.
Quá trình thay đổi này địi hỏi sự cam kết đổi mới quy trình và thực hiện ERP; và sự hỗ trợ của ban quản lý cấp cao. Khi triển khai ERP, doanh nghiệp cần đối mặt với nhiều vấn đề: Chi phí lớn; thời gian triển khai ERP kéo dài, gây rất nhiều xáo trộn doanh nghiệp trong giai đoạn thử nghiệm; hiệu quả về lý thuyết thì rất tốt nhưng thực tế cĩ rất nhiều doanh nghiệp thất bại triển khai ERP (ví dụ Savimex thất bại tới 4 lần khi triển khai ERP); Tạo sự mệt mỏi, gây phản ứng chống đối của nhân viên trong quá trình triển khai; bất đồng giữa đội dự án và nhà tư vấn v.v.. Vì vậy lúc này vai trị của ban quản lý vơ cùng quan trọng. Theo kinh nghiệm đúc kết về triển khai ERP từ các cơng ty Việt Nam, yếu tố đầu tiên được nhấn mạnh quyết định sự thành cơng của dự án là sự cam kết quyết tâm theo đuổi
dự án và các biện pháp hỗ trợ, giám sát chặt chẽ của ban quản lý cấp cao doanh nghiệp đối với những giai đoạn hoạt động ban đầu của dự án. Theo lời ơng Bùi Quang Ngọc, Phĩ tổng giám đốc cơng ty FPT, trưởng ban Quản lý dự án ERP của FPT (áp dụng cho chính FPT) “ yếu tố quyết định trước tiên là sự cam kết rất cao của lãnh đạo, đội ngũ lãnh đạo phải tham gia chỉ đạo hỗ trợ hàng ngày đối với dự án. Thứ hai là cam kết thay đổi con người và quy trình tác nghiệp theo hoạt động của hệ ERP trong tồn doanh nghiệp”.