2. Chương 2: Tình hình ứng dụng ERP và tổ chức cơng tác kếtốn cho các doanh
2.3. Nhận xét, đánhgiá thực trạng ứng dụng ERP và tổ chức cơng tác kếtốn trong
2.3.2. Thực trạng tổ chức cơng tác kếtốn trong điều kiện ứng dụng ERP:
người lãnh đạo và cơng tác truyền thơng, đào tạo hiệu quả cĩ thể giải quyết được khĩ khăn này.
2.3.2. Thực trạng tổ chức cơng tác kế tốn trong điều kiện ứng dụng ERP: ERP:
So với kế tốn truyền thống Việt Nam, khi sử dụng hệ thống ERP, kế tốn sẽ cĩ một số khác biệt sau: cấu trúc tài khoảnlinh hoạt, sự xuất hiện tài khoản trung gian, sử dụng bút tốn đảo để điều chỉnh trên hệ thống, các bút tốn được tạo ra một cách tự động và được kiểm sốt thành nhiều tầng thơng qua quá trình phê duyệt, yêu cầu người làm cơng tác kế tốn phải tuân thủ theo quy trình
Hệ thống tài khoản cĩ nhiều thay đổi:
Cấu trúc hệ thống tài khoản linh hoạt: Ngồi hệ thống tài khoản mà Bộ Tài Chính Việt Nam ban hành, cĩ thể xây dựng một hệ thống tài khoản với nhiều chiều thơng tin. Cĩ thể nĩi tính linh hoạt của hệ thống tài khoản cĩ thể đáp ứng được mọi yêu cầu phân tích và quản lý tài chính của một doanh nghiệp, với mọi quy mơ. Ví dụ: bài tốn quản lý doanh thu và chi phí theo từng phịng ban sẽ thực hiện đơn giản bằng cách thêm thơng tin về phịng ban vào hệ thống tài khoản. Cuối kỳ, chỉ cần sử dụng các báo cáo về số dư tài khoản để xem tất cả các số liệu kế tốn phát sinh ở một phịng ban bất kỳ.
Thiết lập tài khoản trung gian:Mặc dù đây là một điểm khác biệt so với kế
tốn Việt Nam, nhưng trên gĩc độ kinh tế thì sự vận động của tài sản và nguồn vốn trong các nghiệp vụ trên vẫn khơng cĩ gì thay đổi. Để đảm bảo cho bảng cân đối kế tốn của doanh nghiệp khơng phát sinh thêm nhiều so với cách hạch tốn cũ, doanh nghiệp Việt Nam cĩ thể sử dụng các tài khoản khơng thuộc hệ thống tài khoản chính thức của mình và xem đĩ là các tài khoản trung gian. Như vậy, việc phát sinh giao dịch ở các tài khoản trung gian khơng làm ảnh hưởng đến các báo cáo tài chính của doanh nghiệp và các doanh nghiệp cĩ thể dựa vào số dư của các tài khoản này để kiểm tra quy trình tác nghiệp đã được thực hiện đầy đủ chưa.
Ngồi phân hệ kế tốn tổng hợp thực hiện các bút tốn một cách trực tiếp như các Phần mềm kế tốn thơng thường, tất cả các phân hệ khác của ERP đều tiến hành hạch tốn tự động và quy tắc hạch tốn một-nhiều hay nhiều-một khơng được đặt ra. Vì thế, khơng thể thực hiện việc tách số dư của các tài khoản theo từng tài khoản đối ứng.
Đây là một vấn đề khá quan trọng đối với hầu hết những người làm kế tốn ở Việt Nam vì chúng ta vẫn quen kiểm sốt số liệu theo kiểu đối ứng. Tuy nhiên, cần lưu ý một điểm khác biệt rất lớn giữa ERP và các Phần mềm kế tốn là bút tốn được sinh ra một cách tự động và được kiểm sốt nhiều tầng thơng qua quá trình phê duyệt, vì thế những sai sĩt về định khoản hầu như khơng xảy ra.
Ghi nhận bằng bút tốn hạch tốn
Trong hệ thống ERP nước ngồi, hạch tốn kế tốn khơng phải là điểm bắt đầu mà là kết quả của quá trình xử lý thơng tin. Mỗi thao tác nghiệp vụ trong quy trình sản xuất kinh doanh đều được ghi nhận bằng một bút tốn hạch tốn trên hệ thống. Cùng với quy trình nghiệp vụ được chia thành nhiều cơng đoạn khác nhau, các nghiệp vụ kế tốn cũng được chia thành nhiều cặp bút tốn khác nhau. Ví dụ, trong quy trình mua hàng, cĩ bút tốn nhận hàng tương ứng với việc nhận hàng hố vào kho; bút tốn ghi nhận cơng nợ phải trả tương ứng với việc chấp nhận chứng từ mua hàng; bút tốn thanh tốn tương ứng với việc chấp nhận thanh tốn..
Để quản lý các cặp bút tốn liên quan trong cùng một nghiệp vụ, hệ thống ERP định nghĩa các tài khoản liên kết trong từng cặp bút tốn và các quy tắc hạch tốn ngầm định để đảm bảo các cặp bút tốn này thống nhất với nhau.
Bút tốn đảo
Với ý nghĩa là một hệ thống phản ánh trung thực nhất các hoạt động kinh tế phát sinh trong một tổ chức kinh tế, hệ thống ERP khơng cho phép người dùng xĩa bất kỳ một bút tốn nào đã hạch tốn vào hệ thống. Tất cả những gì mà người sử dụng cĩ thể làm là thực hiện bút tốn đảo. Chính vì đặc điểm này, người sử dụng cĩ thể cảm thấy ái ngại vì mọi sai sĩt của họ đều bị kiểm sốt. Tuy nhiên, cũng nhờ
đặc điểm này, số liệu kế tốn do các hệ thống ERP cung cấp luơn cĩ độ tin cậy cao đối với các cổ đơng cũng như các đối tác bên ngồi doanh nghiệp.
Tuân thủ quy trình nghiệp vụ:
Tiêu chí đầu tiên của các Phần mềm ERP là quản lý đồng bộ, chặt chẽ và khoa học hơn tồn bộ thơng tin của doanh nghiệp. Trong đĩ, thơng tin kế tốn là một phần cốt lõi. Để đạt được tiêu chí đĩ, hệ thống địi hỏi người sử dụng phải tuân thủ quy trình tác nghiệp chặt chẽ,đơi khi phức tạp, với một khối lượng thơng tin đầu vào khổng lồ. Khơng ít doanh nghiệp đã khơng thể chấp nhận thực tế này và họ đã nỗ lực đơn giản hố quy trình tác nghiệp của ERP. Kết quả, họ đã biến ERP thành một Phần mềm kế tốn và làm mất đi ý nghĩa lớn nhất của ERP là quản lý thơng tin một cách tổng thể và đồng bộ.
KẾT LUẬN CHƯƠNG 2
Nhìn chung, xu hướng ERP ngày càng phát triển mạnh mẽ ở nhiều nước trên thế giới. Bên cạnh những lợi ích đạt được, các doanh nghiệp ứng dụng ERP đối mặt với nhiều thách thức về lựa chọn giải pháp, đối tác triển khai, nhân sự, thời gian và chi phí triển khai thực tế vượt hơn so với dự kiến. Các giải pháp ERPphổ biến trên thế giới là SAP, Oracle, Microsoft, trong đĩ giải pháp SAP cĩ thời gian và chi phí cao nhất nhưng mang lại độ thỏa mãn nhiều nhất.
Tại Việt Nam, thị trường ERP phát triển mạnh mẽ với sự tham gia của nhiều doanh nghiệp triển khai, nhiều nhà cung cấp sản phẩm trong và ngồi nước (FPT, Pythis, SSG, SS4U, Fast…). Nhiều dự án được đầu tư với giá trị hàng triệu USD như tập đồn Tân Hiệp Phát, Petrolimex. Xu hướng ứng dụng ERP theo ngành ngày càng thể hiện rõ nét như ngành may mặc, bán lẻ, đồ uống.Đặc biệt, nhận thức về tầm quan trọng của ERP đã được nâng cao ở nhiều doanh nghiệp Việt Nam.
Trong chương này, tác giả cũng đã tiến hành khảo sát thực tế tại 22 doanh nghiệp ứng dụng thành cơng ERP trên địa bàn TPHCM, Bình Dương và Đồng Nai. Kết quả cho thấy các doanh nghiệp đều cảm thấy hài lịng với giải pháp ERP đang sử dụng. Cĩ nhiều lý do khiến doanh nghiệp cần phải triển khai ERP, trong đĩ tầm nhìn của người lãnh đạo là nguyên nhân chủ yếu nhận được nhiều ý kiến đồng tình . Tất cả các doanh nghiệp khi triển khai ERP đều triển khai phân hệ kế tốn. Giải pháp ERPmang lại rất nhiều lợi ích cho doanh nghiệp và ERP cĩ tác động lớn đến tổ chức hệ thống thơng tin kếtốn về quy trình làm việc, tổ chức bộ máy kế tốn, ... Để ứng dụng thành cơng, doanh nghiệp nên quan tâm đến nhiều yếu tố và lường trước những khĩ khăn cĩ thể gặp phải khi triển khai ERP.