3.4 Một số giải pháp chủ yếu nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động marketing nộ
3.4.4 Giải pháp về Truyền Thông
Qua phân tích từ chƣơng 2 qua mơ hình hồi quy ta có thể khẳng định truyền thơng là yếu tố đóng vai trị quan trong nhất trong 4 yếu tố đƣợc phân tích, VNPT Bình Dƣơng tại thời điểm hiện tại cần chú trọng nhiều đến yếu tố này.
a) Hoạt động giao lưu
Tổ chức các hoạt động kỷ niệm: VNPT Bình Dƣơng cần tổ chức nhiều hoạt
động, sân chơi thƣờng xun dành cho nhân viên nhằm tạo tình đồn kết trong đơn vị, chăm sóc tinh thần cho khách hàng nội bộ lồng vào các hoạt động này là tuyên truyền các nội dung nghiệp vụ, các thông tin về đơn vị và đặc biệt là các gƣơng điển hình. Việc tổ chức sẽ định kỳ theo các ngày kỷ niệm trong năm nhƣ: kỷ niệm ngày thành lập ngành 15/08, quốc tế phụ nữ 8/3, Giỗ tổ Hùng Vƣơng hay một số ngày lễ lớn.
Các hoạt động khuyến khích của VNPT Bình Dƣơng hiện nay nên tập trung vào thƣởng đột xuất, hoa hồng kinh doanh, các khóa học đào tạo, các hoạt động vui chơi khác nhằm kích thích tinh thần làm việc của nhân viên. Với riêng các hoạt động giải trí ngắn hạn nhƣ bóng đá, liên hoan phịng ban… duy trì liên tục tạo thành một nét văn hóa của VNPT Bình Dƣơng, mục đích của những hoạt động này là tạo ra tinh thần sảng khối cho nhân viên trong cơng việc, giảm căng thẳng đối với họ để hiệu quả công việc tăng cao. Hoạt động nội bộ của VNPT Bình Dƣơng cần phân chia nhóm ngƣời theo sở thích để tạo thành các nhóm hoạt động tích cực làm phong trào trong đơn vị sơi động hơn, những ngƣời có chung sở thích họ thích nói về các đề tài của họ, thích tham gia vào nhóm những ngƣời có cùng sở thích với mình và khi họ khác phịng ban thì hoạt động liên kết phịng càng đƣợc chặt chẽ. Trên bản tin nội bộ của đơn vị có đƣa thơng tin về hoạt động của những nhóm cùng sở thích này để họ thấy rằng hoạt động của họ khơng chỉ mình họ biết mà cịn đƣợc cơng ty quan tâm, đó là một chi tiết nhỏ nhƣng thƣờng trở thành những câu chuyện kể của họ cho những ngƣời trong và ngồi nhóm, điều đó làm họ thích thú và vui vẻ.
c. Trao đổi và phản hồi
Đây là nội dung quan trọng trong chƣơng trình marketing nội bộ, các thơng tin đƣợc trao đổi qua lại để lựa chọn những gì đúng đắn nhất hạn chế đƣợc sai lầm có thể gặp phải trong q trình chuyển tải thơng tin trong đơn vị cũng nhƣ ra ngồi. Việc trao đổi cần thiết lập hai chiều, có thơng tin đi và có phản hồi thơng tin. Các hoạt động trao đổi, phản hồi gặp thƣờng xuyên và tích cực nhất ở một nhóm ngƣời có cùng điểm chung nào đó, trong phịng ban hoặc thơng qua truyền miệng.
Đối với nhóm tập trung: Là những ngƣời có cùng điểm chung trong nhóm, cùng quan tâm tới một chủ đề, một lĩnh vực thì hoạt động trao đổi, phản hồi của họ là dịp để thành viên trong nhóm thảo thuận những thơng tin mới nhất, những thơng tin liên quan đến đơn vị, đến nhóm. Tại đây thông tin đƣợc trao đổi qua lại để hoàn thiện trƣớc khi chúng đƣợc đƣa vào áp dụng. Với nhóm này, VNPT Bình Dƣơng nên tạo ra cho họ những thách thức hoặc truyền cho họ những câu chuyện về công ty để họ truyền đến những thành viên khác trong nhóm. Ví dụ, thơng tin về một
ngƣời trong nhóm khác vừa đạt đƣợc hợp đồng lớn chắc chắn sẽ kích thích các nhóm khác phân tích làm thế nào mà ngƣời đó đạt đƣợc hợp đồng đó. Từ chỗ phân tích thơng tin họ sẽ rút ra đƣợc bài học cho nhóm, cho chính bản thân mình. Điều này kích thích sự sáng tạo của các thành viên khác và tốt cho đơn vị.
Đối với hoạt động phòng ban: Các cuộc họp tuần hoặc theo một lịch cố định
là dịp để các thành viên cung cấp thông tin cho nhau về thị trƣờng, về khách hàng, về đơn vị, về những vấn đề tồn đọng và kế hoạch tiếp theo. Những hoạt động trao đổi này sẽ làm phát sinh thêm ý tƣởng trong quá trình cơng việc. VNPT Bình Dƣơng khuyến khích sự trao đổi thƣờng xuyên giữa các thành viên trong công ty khơng chỉ trong phịng ban mà giữa các phịng ban với nhau, khơng chỉ là cơng việc mà cịn là những mối quan tâm khác trong cuộc sống. Đối với hoạt động này, VNPT Bình Dƣơng nên khuyến khích các phịng ban khi họp nên cử một ngƣời làm thƣ ký và ghi lại nội dung cuộc họp, những vấn đề đã đƣợc thống nhất trong cuộc họp và gửi lại cho các thành viên trong cuộc họp lại qua thƣ điện tử và những thành viên không tham gia buổi họp hơm đó biết về nội dung cuộc họp. Điều này là cách ghi nhớ tốt nhất những gì đã thảo luận và là tài liệu lƣu trữ cho những lần họp sau này tránh bàn lại những vấn đề đã đƣợc quyết định.
Đối với thông tin truyền miệng: Không một hoạt động truyền thông nào của
đơn vị có thể tốt hơn thơng tin truyền miệng; VNPT Bình Dƣơng nên tạo ra những câu chuyện về công ty nhƣ công bố tới nhân viên thƣ cảm ơn xúc động của một hoặc một vài khách hàng làm câu chuyện cho hoạt động truyền miệng hoặc VNPT Bình Dƣơng đã tạo ra sự sáng tạo độc nhất nào đối với những lĩnh vực đang hoạt động và ai trong đơn vị là ngƣời sáng tạo ra nó…Hoạt động truyền miệng nên đƣợc khuyến khích để nhân viên thơng tin tới những mối quan hệ của mình, khách hàng có thể là một trong những ngƣời đƣợc nghe câu chuyện về công ty hoặc những mối quan hệ của nhân viên vì con ngƣời cũng thƣờng có xu hƣớng ƣu tiên cho những mối quen biết trƣớc khi tìm kiếm những đối tác khác ngồi thị trƣờng.
khơng chỉ đƣợc quyết định bởi chính bản thân nó mà cịn bị ảnh hƣởng lớn từ mơi trƣờng xung quanh. Hệ thống chia sẻ kiến thức trong VNPT Bình Dƣơng hiện nay chỉ đơn giản là một thƣ viện sách nhỏ, vì vậy VNPT Bình Dƣơng nên hƣớng đến các hoạt động khác nữa nhƣ tạo ra các chủ đề trên mạng nội bộ để thành viên có thể trao đổi kiến thức trực tiếp với nhau, những kiến thức nhƣ thế khơng ai nghĩ mình thiếu nhƣng đọc đƣợc những kiến thức đó mới thấy mình cịn thiếu hiểu biết nhiều, lãnh đạo VNPT Bình Dƣơng cũng nên thƣờng xuyên viết bài theo chủ đề của từng tháng trên bản tin in nội bộ. Nhân viên có thể đọc đƣợc những cuốn sách, những bài thơ hay hoặc những bản nhạc hay nhƣng có khi họ khơng để ý đến tác giả nhƣng nếu là một bài viết của cấp trên thì họ cịn nhớ rất lâu, thậm chí có thể thuộc từng câu chữ nếu ngƣời lãnh đạo đó là thần tƣợng của họ.
e. Người tham gia
Lãnh đạo VNPT Bình Dƣơng là những ngƣời khởi xƣớng chƣơng trình marketing nội bộ và cũng là những ngƣời đầu tiên thực hiện gƣơng mẫu chƣơng trình. Họ theo dõi các hoạt động marketing nội bộ theo từng giai đoạn cụ thể và dựa trên những đánh giá nhân viên để xem việc kết hợp giữa marketing nội bộ và marketing hƣớng ngoại có thực sự hiệu quả. Việc hiệu quả của các chƣơng trình marketing nội bộ khơng chỉ cần ngƣời lãnh đạo gƣơng mẫu mà còn cần cả sự hƣởng ứng tham gia của thành viên đơn vị. Để hoạt động marketing nội bộ nói riêng và hoạt động kinh doanh nói chung ở VNPT Bình Dƣơng hiệu quả hơn nữa, lãnh đạo VNPT Bình Dƣơng nên cho khảo sát thƣờng xuyên lại các chƣơng trình marketing nội bộ của đơn vị, xem xét những đề xuất của nhân viên để thể hiện sự tôn trọng tối đa dành cho họ.
* Hiệu quả kỳ vọng trong giải pháp về truyền thông: tạo đƣợc môi trƣờng làm việc với thông tin thông suốt trong nội bộ giúp nhân viên thấu hiểu tình hình hoạt động của doanh nghiệp, các chính sách và chiến lƣợc chung qua đó mà nỗ lực làm việc hơn và hài lịng hơn với cơng việc của mình, bên cạnh đó nhân viên có cơ hội hồn thiện bản thân qua việc chia sẻ thông tin kiến thức thông qua các hoạt động truyền thông tại đơn vị. Một đơn vị sẽ mạnh khi có những cá nhân tốt, đó là
điều mà VNPT Bình Dƣơng đang hƣớng tới.
f. Đề xuất xây dựng cơng cụ hỗ trợ VNPT Bình Dương trong việc thực hiện các giải pháp truyền thông.
Nhằm hỗ trợ cho VNPT Bình Dƣơng trong việc thực hiện các giải pháp Maketing nội bộ tác giả đề xuất xây dựng cổng thông tin điện tử nội bộ (Portal ) cho VNPT Bình Dƣơng nhằm cải thiện chất lƣợng truyền thơng, giá, phân phối và sản phẩm trong đơn vị.
Khái niệm:
Cổng thông tin đƣợc xây dựng trên quan điểm Internet Marketing, với chiều sâu liên kết nội dung và nhiều hình thức trình bày (bài viết, ngƣời dùng viết, video, audio, blog, đồ thị), tạo sự hấp dẫn lớn với ngƣời sử dụng. Cổng thông tin điện tử tích hợp là điểm truy cập tập trung và duy nhất, tích hợp các kênh thông tin, các dịch vụ và ứng dụng, phân phối tới ngƣời sử dụng thông qua một phƣơng thức thống nhất và đơn giản trên nền tảng Web.
Giúp đơn vị tự tổ chức quản lý và cơng bố các thơng tin chính thức qua giao diện web.
Giúp cho ngƣời dùng: tra cứu thông tin và thực hiện các nghiệp vụ, công việc đƣợc giao.
Điểm mạnh của giải pháp Cổng thông tin điện tử
Quy trình cập nhật thơng tin linh hoạt, tùy biến cao có thể cấu hình nhiều cấp duyệt tin bài
Có thể triển khai một hay nhiều ứng dụng trên cùng môi trƣờng cài đặt, trên các mạng intranet và extranet.
- Có thế tích hợp thêm các module mới mà không ảnh hƣởng tới hoạt động của cổng thông tin.
- Cung cấp bộ công cụ hỗ trợ sử dụng, biên tập tin bài mạnh mẽ, hỗ trợ sử dụng trên đa trình duyệt.
- p dụng giải pháp phân tải và dự phịng cho hệ thống, đảm bảo tính sẵn sàng cao của hệ thống.
Lợi ích giải pháp Cổng thơng tin điện tử
- Nâng cao hiệu quả làm việc và quản lý - Đảm bảo an toàn và bảo mật dữ liệu - Khả năng cá nhân hoá, tùy biến giao diện - Khả năng tích hợp nhiều loại thơng tin
- Việc ứng dụng Cổng thông tin điện tử đảm bảo thông tin thông suốt trong nội bộ giúp nhân viên thấu hiểu tình hình hoạt động của doanh nghiệp, các chính sách và chiến lƣợc chung qua đó mà nỗ lực làm việc hơn và hài lịng hơn với cơng việc của mình.
Ứng dụng cổng thông tin nội bộ vào Marketing nội bộ tại VNPT Bình Dương
Các khái niệm, xây dựng chức năng, mơ hình, kế hoạch thực hiện, các bƣớc triển khai, dự tốn kinh phí và đánh giá hiệu quả của việc ứng dụng cổng thông tin điện tử tác giả xin đƣợc trình bày trong Phụ lục 3