1. CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ THUYẾT VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ
1.4. Lý thuy ết về hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP)
1.4.3. C ấu trúc của hệ thống ERP
(Nguồn: http://hastc.org.vn/wp-content/uploads/2015/09/thung-carton-ERP.png)
Hình 1.4: Các thành phần của hệ thống ERP
Hiện nay trên thị trường có rất nhiều hệ thống ERP do các doanh nghiệp trong và ngoài nước cung cấp, tuy nhiên các phần mềm này có thể khác nhau về hình thức nhưng về cơ bản thì đều có những phân hệ như nhau (Theo Bộ môn HTTTKT, Hệ Thống Thơng Tin Kế Tốn tập 3, 2010):
- Phân hệ quản lý tài chính: mục tiêu hoạch định chính sách tài chính
- Phân hệ sản xuất: Kế hoạch sản xuất, quản trị sản xuất, định mức chi phí… - Phân hệ quản lý bán hàng: theo dõi dự toán bán hàng, quản lý khách hàng, hợp
đồng, giao hàng, thanh tốn cơng nợ…
- Phân hệ cung ứng: Quản trị mua hàng, nhà cung cấp - Phân hệ kho hàng: Quản trị hàng nhập xuất tồn kho
- Phân hệ kế tốn: Quản trị về hóa đơn, chứng từ, số liệu…. - Phân hệ quản lý nhân sự: Quản trị về con người
- Phân hệ quản trị hành chính: Quản trị hành chính
Theo tài liệu chính thức của CIBRES, cơ quan tổ chức thi và cấp chứng chỉ CIERP (Certified Implementer of ERP – Chứng chỉ chuyên viên triển khai hệ thống ERP), một trong những chứng chỉ quốc tế quan trọng nhất đối với chuyên viên tư vấn ERP, một ERP tiêu chuẩn sẽ gồm các phần hành sau đây:
- Kế tốn tài chính bao gồm: sổ cái, sổ phụ tiền mặt, sổ phụ ngân hàng, cơ sở dữ liệu khách hàng, đơn đặt hàng và các khoản phải thu khách hàng, đơn mua hàng và các khoản phải trả khách hàng, lương, nhân sự, tài sản cố định….
- Hậu cần: Quản lý kho và hàng tồn kho, quản lý giao nhận, quản lý nhà cung cấp….
- Sản xuất: Lập kế hoạch sản xuất (MPS – Master Production Schedule), lập kế hoạch nguyên vật liệu (MRP – Material Requirements Planning), lập kế hoạch điều phối năng lực (CRP – Capability Requirements Planning), công thức sản phẩm (BOM – Bill of Material), quản lý luồng sản xuất (Product Routings), quản lý mã vạch (Bar coding), quản lý sản xuất (work order)
- Quản lý dự án: Quản lý theo từng tiến độ của dự án…
- Dịch vụ: Quản lý dịch vụ khách hàng, quản lý dịch vụ bảo trì, bảo hành…
- Dự đốn và lập kế hoạch: Quản lý việc lập và thực hiện kế hoạch…
- Công cụ lập báo cáo: Quản lý các hệ thống báo cáo tài chính, quản trị…
1.4.4. Quá trình hình thành và phát triển của ERP
ERP có một lịch sử hình thành và phát triển khá lâu đời, từ những năm 1960, ý tưởng này chủ yếu được ứng dụng trong lĩnh vực quản lý hàng tồn kho và các quy trình kiểm sốt trong ngành sản xuất, đối chiếu hàng tồn kho và báo cáo hàng tồn kho...với hệ thống phầm mềm đặt hàng (Reoder Point System) . Đến năm 1970, hệ thống ERP đã mở rộng chức năng của mình thơng qua việc tích hợp vào hệ thống hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu (MRP) nhằm mục đích lên kế hoạch cho các quy trình sản xuất,
giảm thiểu được lượng hàng tồn kho, gia tăng chất lượng của quy trình sản xuất. Vào thập niên 1980, phần mềm ERP phát triển rộng rãi hơn với mục đích bao trùm các hoạt động trong quy trình sản xuất nhiều hơn trước được gọi là MRP-II (Hoạch định nguồn lực sản xuất) bao gồm các chức năng như sản xuất, nhân sự, marketing, tài chính….ngồi ra nó cịn bổ sung thêm các chức năng như đôn đốc, giám sát việc thực hiện sản xuất. Đến năm 1990, các hệ thống này đã được phát triển nhiều hơn so với chức năng quản lý hàng tồn kho và quá trình hoạt động khác thành các chức năng back-office như kế toán và nguồn nhân lực, lập ra giai đoạn mới cho sự phát triển ERP được biết đến phổ biến hiện nay.
Ngày nay ERP đã được mở rộng nhằm bao trùm các hoạt động liên quan tới trí tuệ doanh nghiệp (BI) bên cạnh đó hệ thống ERP cũng xử lý các chức năng “Font – office” như “tự động hóa đội ngũ bán hàng (SFA), tự động hóa tiếp thị và thương mại điện tử. (Theo http://openerp.vn/lich-su-ra-doi-va-phat-trien-phan-mem-erp/ & Nguyễn Bích Liên, 2012)