1. CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ THUYẾT VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ
1.4. Lý thuy ết về hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP)
1.4.5. Các bước triển khai hệ thống ERP
Để triển khai một hệ thống ERP gồm các bước sau (theo https://sites.google.com/site/softsolutionvietnam/cac-giai-dhoan-trien-khai-erp):)
Bước 1: Để thực hiện triển khai một hệ thống ERP không hề đơn giản, để các nhà quản lý biết được là có nên xây dựng một hệ thống mới hay khơng, từ đó chúng ta cần phải thực hiện q trình phân tích hệ thống hiện hành nhằm phát hiện ra những ưu và nhược điểm của hệ thống đó, để biết được có cần thiết kế hệ thống mới hay chỉ cải tiến, sửa đổi hoặc giữ nguyên hệ thống cũ. Từ q trình phân tích hệ thống hiện hành, giúp ta có những thơng tin cần thiết cho q trình triển khai một hệ thống mới. Vì ERP được xây dựng trong một thời gian dài, nên đòi hỏi doanh nghiệp tiên liệu những phát triển, những hướng đi và nhu cầu của họ trong thời gian tới nhằm giúp cho quá trình triển khai hệ thống ERP khi xây dựng xong khơng cịn lạc hậu so với những
gì đã xây dựng ban đầu. Vì vậy để xây dựng hệ thống ERP chúng ta cần thông qua các công đoạn nhu sau:
- Thiết lập đội dự án và phòng dự án: nghĩa là phải có sẵn một đội ngũ cho việc triển khai hệ thống ERP, đây là đội ngũ nắm rõ cách thức triển khai, hiểu về quy trình hoạt động của ERP, là bộ phận thay mặt công ty đứng ra thực hiện các công việc liên quan tới triển khai hệ thống ERP, đồng thời phải có cả một đội phịng dự phòng nhằm đáp ứng kịp thời những nhu cầu phát sinh trong quá trình triển khai hệ thống.
- Thiết lập các thủ tục quản lý dự án: việc triển khai và xây dựng hệ thống được thực hiện trong một thời gian tương đối dài, vì vậy cần phải thiết lập và xây dựng sẵn các quy trình, các thủ tục cần thiết trong quá trình quản lý dự án. - Đặt ra và thống nhất các mục tiêu của dự án: phải biết được mục tiêu xây dựng dự án là gì để từ đó thiết kế và xây dựng cho phù hợp, tuy nhiên việc xây dựng và triển khai tương đối dài nên các mục tiêu này phải thống nhất nhằm đảm bảo cho phù hợp với những quy trình xây dựng ban đầu.
- Đặt ra và thống nhất kế hoạch dự án: cũng tương tự như mục tiêu của dự án, kế hoạch của dự án cũng phải được thống nhất nhằm đảm bảo cho quá trình thực hiện được tốt nhất.
- Cài đặt hệ thống ERP lên hệ thống máy chủ và các máy trạm: Đây là công việc sau khi đưa ra các thủ tục, mục tiêu, kế hoạch và lựa chọn cho đơn vị một hệ thống ERP để cài đặt vào hệ thống máy tính của đơn vị.
- Thiết kế các mẩu thử cho các nghiệp vụ chính: thiết lập cách thức kiểm sốt, xét duyệt, trích lục, sao lưu, các định khoản, các bút toán tự động…vào hệ thống ERP.
Bước 2: Sau khi tiến hành phân tích và lập kế hoạch cần phải thiết kế các công đoạn sau:
- Đưa ra các quy trình nghiệp vụ: như nghiệp vụ mua hàng, bán hàng, sản xuất, kế toán, nhân sự….
- Thiết kế các đầu vào, ra của dữ liệu và các giao diện - Thiết kế và thử cấu hình hệ thống
- Huấn luyện người dùng Bước 3: Chuyển đổi dữ liệu
- Định nghĩa yêu cầu về chuyển đổi dữ liệu - Đưa ra phương pháp và thủ tục chuyển đổi
- Chuyển đổi dữ liệu từ hệ thống cũ sang hệ thống mới - Kiểm tra xác nhận dữ liệu trên hệ thống
Bước 4: Chạy thử các công đoạn - Chạy thử để kiểm tra
- Điều chỉnh lần cuối Bước 5: Bàn giao - Chạy chính thức
- Kiểm tra hệ thống và đánh giá chất lượng - Chuyển sang cho bộ phận hỗ trợ.
Một hệ thống ERP cũng có thể được xây dựng theo mơ hình sau: