3. CHƯƠNG 3: GIẢI PHÁP HỒN THIỆN HỆ THỐNG THƠNG TIN KẾ
3.3. M ột số kiến nghị để hồn thiện hệ thống thơng tin kế tốn phù hợp với việc
3.3.1. Ki ến nghị với doanh nghiệp sử dụng ERP
Ứng dụng ERP là một thay đổi lớn đối với doanh nghiệp. Việc triển khai ERP không phải là một công việc dễ dàng đối với bất kỳ doanh nghiệp nào. Điều mấu chốt là ban lãnh đạo phải nhận ra triển khai dự án ERP không chỉ đơn thuần nghiêng về kỹ thuật mà cịn có rất nhiều việc liên quan đến kế hoạch và truyền thông cần được thực hiện một cách đúng đắn trên tồn cơng ty. Thực tế ERP mang lại rất nhiều lợi ích cho doanh nghiệp, nhưng quá trình triển khai thì gặp rất nhiều rủi ro và khơng ít doanh nghiệp đã gặp thất bại nhiều lần khi triển khai dự án ERP. Để triển khai ERP hiệu quả, doanh nghiệp cần tâm tới các khía cạnh sau:
Thứ nhất,xác định rõ mục tiêu và lập kế hoạch dự án:
Trước tiên doanh nghiệp cần xác định rõ mục tiêu ứng dụng ERP, chính những khó khăn trong việc quản lý quy trình hoạt động của doanh nghiệp và những khuyết điểm của hệ thống quản lý hiện tại sẽ giúp doanh nghiệp nhận diện được những mục tiêu và yêu cầu cần thiết cho hệ thống ERP. Bên cạnh đó, mục tiêu dự án cịn được xác định dựa trên nền tảng chiến lược kinh doanh tổng thể của doanh nghiệp, bao gồm các chiến lược phát triển trong ngắn hạn và dài hạn. Một trong những nguyên nhân thất bại của dự án ERP là doanh nghiệp không xác định được mục tiêu của mình một cách rõ ràng, chính vì những mục tiêu mơ hồ này mà sau đó kết quả triển khai dự án ERP cũng mơ hồ theo. Điều quan trọng ở đây là doanh nghiệp cần đặt ra mục tiêu rõ ràng, phù hợp vì nếu mục tiêu q cao thì cũng khơng thể thực hiện được, cịn mục tiêu q thấp thì khơng thể giải quyết được các yêu cầu cao hơn so với hệ thống cũ.
Việc xây dựng kế hoạch giúp doanh nghiệp có cái nhìn tổng qt về tồn bộ hệ thống, giúp doanh nghiệp xác định các công việc cần thực hiện cũng như dự trù kinh phí và đảm bảo nhân sự cho tồn dự án. Lập kế hoạch cũng như là việc chia nhỏ công việc thành nhiều giai đoạn nhỏ để giúp cho doanh nghiệp dễ dàng kiểm soát và đánh
giá từng giai đoạn, đồng thời kiểm sốt tốt chi phí, tránh thâm hụt ngân sách và làm cho công tác triển khai được thực hiện suôn sẽ, không gián đoạn do thiếu ngân sách hoặc thiếu nhân lực. Trong quá trình triển khai dự án là không thể tránh khỏi việc phát sinh chi phí ngồi dự kiến mà khơng thể kiểm sốt được, cho nên ngồi nguồn kinh phí đã dự kiến thì doanh nghiệp cần chuẩn bị sẵn nguồn ngân sách dự phịng cho các vấn đề phát sinh khơng lường trước được.
Thứ hai, chú trọng đến thiết lập ban dự án có năng lực:
Việc quản trị dự án ERP là rất quan trọng vì ERP ảnh hưởng tới tồn bộ quy trình hoạt động của doanh nghiệp cho nên thành viên ban quản trị dự án cần phải là người am hiểu về dự án, là người có quyền hành cao nhất đồng thời cũng là người mong muốn ứng dụng ERP. Không nên hiểu triển khai hệ thống ERP như là việc cài đặt một phần mềm kế toán đơn lẻ cho nên chỉ cần có sự tham gia hổ trợ của bộ phận IT hay bộ phận kế toán, mà cần hiểu ERP ảnh hưởng tới tồn bộ quy trình hoạt động nên nhất thiết phải có sự tham gia của các nhà quản trị như Ban giám đốc, trưởng ban dự án, trưởng các phịng ban nhằm có những cái nhìn và hướng đi đúng khi quyết định bất cứ một vấn đề gì. Bên cạnh đó muốn cho ban dự án có đầy đủ năng lực để thực hiện tốt việc triển khai dự án thì doanh nghiệp cần quy định trách nhiệm của từng thành viên ban dự án cũng như trang bị thêm kiến thức và kỹ năng cần thiết cho đội dự án, giúp cho ban dự án nhận thức rõ được trách nhiệm của mình để thực hiện cơng việc một cách hiệu quả.
Thứ ba,tăng cường công tác truyền thông:
Việc triển khai hệ thống ERP đã là một vấn đề khơng dễ, bên cạnh đó cơng tác truyền thơng cũng là vấn đề khơng nan giải. Một quy trình hoạt động của doanh nghiệp đã được hình thành từ giai đoạn ban đầu, và mọi người đã quen với cách thức hoạt động của quy trình cũ, vì vậy khi ứng dụng quy trình mới, với vai trị là ban dự án, cần phải phối hợp nhịp nhàng cũng như tăng cường công tác truyền thông, hướng dẫn người dùng ERP để họ có cái nhìn đúng đắn về hệ thống mới, giúp họ hình thành tư
tưởng tích cực và có những đóng góp hữu ích cho việc triển khai dự án. Bởi vì ERP không chỉ là công việc của ban lãnh đạo, ban dự án mà nó cần có sự phối hợp của tất cả các thành viên, cho nên để hệ thống hoạt động hữu hiệu và hiệu quả thì cơng tác truyền thông, hướng dẫn, cung cấp tài liệu cho người sử dụng là rất cần thiết và góp phần quan trọng trong việc thành công của dự án.
Thứ tư,đẩy mạnh cơng tác tối ưu hóa quy trình:
Doanh nghiệp cần xem xét lại tồn bộ quy trình hoạt động của mình vì việc ứng dụng ERP địi hỏi phải thay đổi tồn bộ quy trình cho phù hợp với ERP. Cho nên khi ứng dụng hệ thống ERP vấn đề doanh nghiệp cũng cần xem xét đó là chấp nhận tái cấu trúc quy trình kinh doanh, việc tái cấu trúc này có thể được xem là việc thay đổi tồn bộ quy trình hoạt động cũ thành một quy trình hoạt động mới, các quy trình cũ sẽ khơng cịn ứng dụng nữa. Tuy nhiên việc thay đổi ở đây cần phải thiết kế một quy trình đơn giản, dễ sử dụng nhằm tối ưu hóa hiệu quả trong q trình ứng dụng quy trình đó. Nếu như quy trình hoạt động phức tạp, khó thực hiện thì sẽ gây tốn thời gian và chi phí cho việc vận hành một quy trình. Cịn quy trình q đơn giải thì đơi khi khơng đáp ứng đầy đủ các yêu cầu thực hiện của ban dự án. Cho nên quy trình phải đơn giản nhưng vẫn đáp ứng đầy đủ các mục tiêu mà ban dự án đặt ra, như vậy mới thực sự là hiệu quả.
Thứ năm, thiết lập và thử cấu hình hệ thống:
Doanh nghiệp cần phải bước vào giai đoạn triển khai và chạy thử nghiệm chương trình. Đây là giai đoạn khó khăn và quan trọng đối với doanh nghiệp. Thử nghiệm ở đây để thấy được những vấn đề thực tế trong hoạt động của doanh nghiệp sẽ được đối chiếu với chức năng của phần mềm về tính hợp lý, phù hợp, tương thích….từ đó giúp nhà quản trị thấy được phần mềm chưa đáp ứng được những yêu cầu gì và có những quyết định cho phù hợp. Trong q trình thử nghiệm cần phải: chọn các phương án triển khai phù hợp với hiện trạng của doanh nghiệp, kiểm tra tất cả các tính năng có trong giải pháp ERP, đối chiếu các chức năng hoạt động của phần mềm và các nghiệp vụ sản xuất kinh doanh thực tế, ghi nhận các lỗi và yêu cầu nhà cung cấp giải pháp đáp
ứng những điều còn vướng mắc…. Đây là giai đoạn cực kỳ quan trọng, nó có thể là căn cứ để quyết định doanh nghiệp có tiến hơn nữa khơng hay là tạm dừng ở đây và chấp nhận những chi phí, thời gian đã bỏ ra để đi đến bước này.
Thứ sáu, vận hành và ứng dụng thực tế
Đây là giai đoạn mà quá trình thiết lập và thử cấu hình hệ thống thành công, doanh nghiệp vừa hoạt động đồng thời hướng tới những giải pháp hỗ trợ để tăng thêm tính hiệu quả của hệ thống ERP.
Thứ bảy,tăng cường công tác huấn luyện nhân viên
Công tác truyền thông cũng là một trong những cách để phổ biến cho nhân viên biết về ERP, bên cạnh đó cơng tác huấn luyện nhân viên là một việc quan trọng trước khi hệ thống được vận hành chính thức. Trước tiên doanh nghiệp cần tập trung vào đào tạo đội ngũ cốt lõi nhằm có được những người giỏi, những chuyên gia trong lĩnh vực này để mở rộng đào tạo cho toàn bộ người dùng cuối cùng. Những chuyên gia này sẽ nắm rõ về ERP đồng thời hiểu rõ về quy trình hoạt động của doanh nghiệp hơn, điều này sẽ giúp cho công tác truyền thông, hướng dẫn cho những nhân viên cấp dưới của mình cụ thể hơn. Ứng dụng ERP là một ứng dụng mang tính rộng rãi và tầm cỡ, cho nên cơng tác huấn luyện nhân viên khơng thể vội vàng, nóng vội mà cần phải dành nhiều thời gian cho việc đào tạo nhân viên, mở các lớp đào tạo bài bản, cung cấp đầy đủ tài liệu, giải đáp các thắc mắc liên quan đến dự án và công tác huấn luyện này cần được thực hiện định kỳ nhằm phát hiện và có những đóng góp hữu ích cho phát triển hệ thống về sau.
Thứ tám, phát triển hệ thống sau khi triển khai ERP.
Nhằm hướng tới những giải pháp hỗ trợ và khai thác tối đa tính hiệu quả của ERP, doanh nghiệp cần thường xuyên tổ chức đánh giá hệ thống nhằm so sánh kết quả dự án sau khi thực hiện so với mục tiêu ban đầu, chỉ ra lợi ích của hệ thống mà doanh nghiệp chưa thực hiện được, lập kế hoạch triển khai các phân hệ còn lại hoặc khảo sát cho việc triển khai hệ thống mở rộng hơn (CRM, SCM). Tư những kết quả đó nhằm
phát hiện những yếu kém chưa thực hiện được và có kế hoạch để nâng cấp, cải tiến những chức năng đã có và mở rộng thêm những chức năng mới cho doanh nghiệp.