3. CHƯƠNG 3: GIẢI PHÁP HỒN THIỆN HỆ THỐNG THƠNG TIN KẾ
3.1. Định hướng ứng dụng ERP tại Công Ty
Với định hướng ngày càng lớn mạnh của Cơng ty thì việc ứng dụng một hệ thống thông tin hiện đại, đáp ứng đầy đủ các nhu cầu cần thiết và nâng cao năng lực cạnh tranh trong và ngồi nước thì việc ứng dụng hệ thống ERP không phải là định hướng xa xôi. Nhưng trước tiên để có thể vận hành một hệ thống hiện đại và tiên tiến thì chúng ta phải có cuộc cải cách từ giai đoạn ban đầu và cụ thể là phải hoàn thiện HTTTKT để phù hợp với việc ứng dụng ERP.
Thứ nhất, HTTTKT phải phù hợp để có thể ứng dụng được hệ thống ERP. Phù hợp ở đây được hiểu là HTTTKT cần đảm bảo đầy đủ cơ sở hạ tầng, máy móc, thiết bị, hệ thống mạng, khả năng ứng dụng công nghệ thông tin và con người phải đáp ứng đầy đủ kiến thức để có thể vận hành hệ thống ERP. Như chúng ta đã biết, ERP là một hệ thống vận hành theo quy trình, phải có các trình tự trước sau thì hệ thống mới vận hành hiệu quả, vậy thì ít nhất con người là đối tượng sử dụng hệ thống cần phải phối hợp nhịp nhàng và am hiểu về hệ thống để giúp cho hệ thống đem lại kết quả tốt cho người sử dụng. Đồng thời các cơ sở hạ tầng, máy móc, thiết bị, hệ thống mạng khơng được trang bị đầy đủ thì cho dù hệ thống ERP có chuẩn bị kỹ lưỡng tới đâu cũng không thể ứng dụng được vào đơn vị. Bên cạnh đó cịn phải phù hợp về mặt quy trình kinh doanh, các quy trình này phải đảm bảo đáp ứng được yêu cầu của hệ thống ERP, không chỉ là quy trình hoạt động của kế tốn mà tồn bộ các quy trình sản xuất kinh doanh đều tham gia vào hệ thống ERP, vì vậy, các quy trình này trước tiên cần phải phù hợp mới có thể vận hành ERP hiệu quả. Tóm lại, cơng tác chuẩn bị trước tiên để ứng dụng hệ thống ERP cần phải hồn thiện lại các quy trình hoạt động, hồn thiện HTTTKT cho phù hợp với ứng dụng hệ thống ERP.
thống ERP đáp ứng đầy đủ các yêu cầu mà nhà quản trị cần. Mục đích cuối cùng của việc ứng dụng ERP cũng chỉ là để giúp cho nhà quản trị có thể nắm bắt được thơng tin chính xác, kịp thời để có những quyết định đúng đắn hơn. Vì vậy, khi ứng dụng ERP cần phải lựa chọn hệ thống đáp ứng được thông tin đầu ra phải kịp thời, chính xác, linh hoạt và có thể kiểm sốt được. Đồng thời, việc ứng dụng ERP cần phải đem lại được lợi ích cho doanh nghiệp, trước tiên là lợi ích phải lớn hơn chi phí bỏ ra. Tất cả những điều này cần được định hướng ban đầu trước khi bắt tay vào việc xây dựng một hệ thống mới và cụ thể là hệ thống ERP.
Thứ ba, việc ứng dụng hệ thống ERP nếu như thành cơng thì đem lại rất nhiều lợi ích cho doanh nghiệp. Nhưng để có thể ứng dụng thành cơng thì vấn đề chi phí là vấn đề hầu hết các doanh nghiệp cần quan tâm. Vì vậy, cơng tác chuẩn bị ban đầu thật kỹ lưỡng cần phải xem xét vấn đề chi phí có đáp ứng đủ hay chưa, vì trong quá trình triển khai chi phí phát sinh là điều khơng thể loại trừ, cho nên cần phải có nguồn dự trữ để đảm báo cho quá trình xây dựng, thiết kế được suôn sẽ, không gián đoạn và tốn thời gian, chi phí cho việc chờ. Mặt khác, Ứng dụng ERP chưa hẵn đã thành cơng trong lần đầu tiên, vì vậy cần phải sẵn sàng cho việc thất bại cũng như sẵn sàng trả thêm chi phí cho việc tiếp tục thực hiện xây dựng một hệ thống mới - hệ thống ERP.
3.2. Các giải pháp tổ chức hệ thống thơng tin kế tốn phù hợp với việc ứng dụng ERP
3.2.1. Đào tạo đội ngũ nhân viên
Việc ứng dụng ERP là một thay đổi lớn của doanh nghiệp và việc triển khai, ứng dụng ERP không phải là điều dễ dàng đối với bất cứ doanh nghiệp nào. Vì vậy doanh nghiệp cần phải có kế hoạch cụ thể cho cơng tác triển khai cũng như việc truyền thông, hướng dẫn người dùng ERP. Một mặt giúp người dùng ERP hiểu được ERP, cách thức hoạt động của ERP, lợi ích của ERP và dựa vào những hiểu biết về ERP vận dụng một cách hiệu quả nhất cho doanh nghiệp, mặt khác hiểu được ERP giúp cho người dùng có thái độ và cách nhìn nhận khác về ERP, tạo nên thói quen làm việc theo quy trình, tạo
nên văn hóa làm việc cho doanh nghiệp. Như vậy có thể nói, người dùng ERP là đối tượng góp phần vào sự thành cơng của ERP, vì vậy việc hướng dẫn đào tạo người dùng ở giai đoạn ban đầu là rất cần thiết và khơng thể thiếu đối với một q trình xây dựng hệ thống ERP ở bất kỳ doanh nghiệp nào. Để hướng dẫn, đào tạo người dùng ERP trước tiên cần giải quyết các vướng mắc khi chuyển đổi từ hệ thống cũ sang hệ thống mới, một điều đáng nói ở đây là Người dùng hệ thống đã có thói quen với HTTTKT cũ, cho nên việc so sánh giữa hệ thống cũ và mới là không thể tránh khỏi, với vai trò là người hướng dẫn, đào tạo thì các lớp đạo tạo cho đội ngũ nhân viên chính là nơi gây dựng lịng tin, giúp cho người dùng hiểu biết thêm về hệ thống, cách thức hoạt động, lợi ích của hệ thống và có thái độ thoải mái khi ứng dụng một hệ thống mới cũng như việc tán thành và có những góp ý tích cực cho việc hồn thiện các quy trình hoạt động và góp ý cho ban dự án khi đi vào thiết kế và xây dựng ERP.
3.2.2. Cấu trúc lại quy trình kinh doanh
Để sẵn sàng cho hệ thống ERP doanh nghiệp cần được chuẩn hóa trên phương diện quy trình kinh doanh. Các doanh nghiệp hầu như đã có các quy trình kinh doanh, nhưng vấn đề cần quan tâm là quy trình kinh doanh này đã thật sự hiệu quả chưa, các quy trình ở các phịng ban có gắn kết với nhau hay khơng, các chức năng có chồng chéo với nhau hay khơng, nhân sự bố trí có hợp lý hay khơng, các báo cáo có đảm bảo được cung cấp đầy đủ và kịp thời hay khơng, chi phí có được kiểm sốt chặt chẽ hay không và điều quan trọng hơn nữa là khi vận hành các quy trình kinh doanh đã được xây dựng, các nhà quản lý có thể thấy được định hướng chiến lược cho doanh nghiệp mình hay khơng hay các thơng tin đưa ra lại chính là thơng tin gây nhiễu, ảnh hưởng đến các quyết định quan trọng của nhà quản lý. Nếu như các điều kiện trên khơng được đảm bảo, thì vấn đề cần đăt ra ở đây là tái cấu trúc quy trình kinh doanh hay cịn gọi là BPR (BPR - Business Process Reengineering ). Theo http://www.pcworld.com.vn/ thì Tái cấu trúc quy trình kinh doanh (BPR) được xây dựng dựa trên giả thuyết cách tư duy và tổ chức công việc của doanh nghiệp ngày nay đã khơng cịn phù hợp với những
yêu cầu thực tiễn. Trước tiên, tư duy và cách làm việc cũ được thiết kế để thực hiện một cách đơn lẻ, thủ cơng, sau đó được “dây chuyền hóa” hay “tự động hóa” một phần nhờ những tiến bộ của công nghệ. Mặc dù vậy, các hoạt động này thường không được áp dụng triệt để do đó chưa mang lại những cải thiện rõ rệt và các hoạt động còn tạo ra nhiều sự chồng chéo, phân mãnh cơng việc. Tái cấu trúc quy trình kinh doanh thường bắt đầu bằng những phân tích cơ bản như: cấu trúc tổ chức doanh nghiệp, nhiệm vụ của từng chức danh, chế độ thù lao, các luồng nghiệp vụ, các cơ chế kiểm sốt, đánh giá văn hóa của cơng ty…..Theo Michle Hammer, cha đẻ của khái niệm BPR thì tái tái cấu trúc quy trình kinh doanh là sự đánh giá một cách cơ bản và thiết kế lại tận gốc rễ quy trình hoạt động sản xuất kinh doanh để đạt được sự cải thiện vượt bậc đối với các chỉ tiêu cốt yếu, có tính nhất thời như chi phí, chất lượng, dịch vụ và hiệu năng. Như vậy, để tái cấu trúc quy trình kinh doanh thì đồng nghĩa với việc doanh nghiệp sẽ được thực hiện lại từ đầu, thay đổi tồn bộ quy trình kinh doanh và BPR thì khơng quan tâm tới cơ cấu tổ chức và các thủ tục mà doanh nghiệp đã dày công xây dựng mà cần phải làm mới một cách triệt để.
Ta có thể thấy được việc tái cấu trúc quy trình kinh doanh không phải là vấn đề đơn giản, nhưng để có thể ứng dụng được hệ thơng ERP thì điều đầu tiên doanh nghiệp cần quan tâm là phải chấp nhận thay đổi quy trình kinh doanh của doanh nghiệp mình, vì phần lớn các hệ thống ERP khơng phải được thiết kế riêng cho một doanh nghiệp mà doanh nghiệp cần phải có những thay đổi phù hợp để có thể ứng dụng được ERP. Điều này khơng dễ thực hiện ngày một ngày hai mà phải có sự chuẩn bị trước cũng như phải có kế hoạch cho việc đào tạo đội ngũ nhân viên giúp họ nhận thức được sự cần thiết của tái cấu trúc quy trình kinh doanh, tạo ra sự tin tưởng giữa ban lãnh đạo cấp cao và nhân viên trong công ty, giúp họ có thái độ lạc quan khi ứng dụng một quy trình mới. Bên cạnh đó để thực hiện tại cấu trúc quy trình kinh doanh thì doanh nghiệp cần phải có một đối tác tư vấn trung thành và đủ năng lực để nghiên cứu kỹ lưỡng trước khi thực hiện, giúp doanh nghiệp có cái nhìn khách quan và đúng đắn hơn khi thực hiện
việc thay đổi để phù hợp với ứng dụng ERP.
3.2.3. Công tác truyền thông về hệ thống ERP
Công tác truyền thơng góp phần quan trọng trong việc triển khai dự án ERP và cũng là yếu tố quan trọng góp phần vào việc thành công của dự án. Công tác truyền thơng với mục đích giúp cho mọi người thay đổi thói quen cũ, hiểu được cách thức làm việc theo quy trình, báo cáo và các hoat động đều phải thực hiện bằng văn bản rõ ràng. Giúp mọi người có cái nhìn đúng đắn hơn về ERP, nghĩa là ERP là một dự án CNTT chứ không phải là công cụ để phục vụ cho nhà quản lý, cũng khơng có nghĩa là khi ứng dụng ERP thì máy móc sẽ thay thế con người khiến nhiều người mất việc….Đồng thời các nhà quản lý phải thường xuyên chia sẽ thơng tin cho nhân viên của mình, đồng thời khuyến khích những đóng góp của họ vào việc hồn thiện dự án hơn.
Việc thay đổi một thói quen đã hình thành ngay từ giai đoạn ban đầu là khơng dễ, vì vậy cần phải có thời gian để nhân viên có thể thích ứng với những thay đổi đó, đồng thời thường xun cập nhật thơng tin đầy đủ kịp thời để giúp họ tiếp thu, ủng hộ và có ý kiến đối với dự án ERP.
Việc ứng dụng hệ thống ERP cần có sự tham gia của tồn bộ nhân viên, cho nên việc truyền thông về ERP phải được phổ biến cụ thể, rõ ràng tới từng nhân viên, giúp họ hiểu được về cách thức hoạt động của ERP để giúp cho ERP hoạt động hiệu quả, mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp.
3.2.4. Đảm bảo năng lực của đội dự án
Việc triển khai ERP không chỉ là công việc của đơn vị tư vấn ERP mà cần có sự tham gia của đội dự án, bởi vì đội dự án là đối tượng trực tiếp tham gia cùng với đơn vị triển khai ERP để xây dựng hệ thống và cũng là đối tượng tiếp nhận, vận hành hệ thống trong cơng ty. Vì vậy, đội dự án cần phải có đầy đủ năng lực chun mơn cũng như các nghiệp vụ, am hiểu về các quy trình trong cơng ty để có thể phối hợp cung với đơn vị triển khai ERP. Bên cạnh đó việc xây dựng ERP là tương đối dài, vì vậy cần đảm bảo rằng đội dự án phải gắn bó lâu dài với Cơng ty, vì họ chính là những người vạch ra và
chỉ đường để thực hiện tồn bộ cơng việc xây dựng lại hệ thống mới, và cũng chính họ là những người hiểu rõ nhất tiến độ công việc đang làm, cho nên sự cam kết chắc chắn hỗ trợ là điều rất cần thiết.
Đội dự án cần phải xây dựng kế hoạch cụ thể cho việc triển khai hồn thiện các quy trình hoạt động kinh doanh, về thời gian thực hiện dự án, các tiến độ thực hiện như thế nào cần được nêu rõ ra để giúp cho các nhà quản trị có thể dựa vào đó để đánh giá hiệu quả thực hiện đồng thời có căn cứ để điều chỉnh cho phù hợp. Bên cạnh đó cần phải nêu rõ ra mức ngân sách dự tính cho từng giai đoạn thực hiện, đảm bảo sử dụng ngân sách đúng mục đích, tránh lãng phí và giúp ban quản trị có thời gian để chuẩn bị nguồn ngân sách cho việc triển khai.
Quy trình, phần hành có thể xây dựng lại, nhưng số liệu cũ thì vẫn phải đảm bảo chính xác. Chính vì vậy, đội dự án cần kết hợp với phịng Tài Chính – Kế Tốn, cùng với đơn vị triển khai có các cách thức thực hiện chuyển đổi dữ liệu sang hệ thống mới cho phù hợp, đảm bảo dữ liệu được bảo mật và an tồn, có các cách thức sao lưu dữ liệu trước khi chuyển đổi để tránh trường hợp mất mát dữ liệu khi chuyển đổi không thành công. Đây là điều rất quan trọng vì nó ảnh hưởng tới kết quả hoạt động của công ty trong thời gian qua, cho nên cần đặc biệt cẩn trọng khi thực hiện công việc này.
3.2.5. Một số giải pháp hỗ trợ khác
3.2.5.1. Hoàn thiện chất lượng phần cứng và phần mềm
Trước khi ứng dụng hệ thống ERP, doanh nghiệp cần phải có kế hoạch chuẩn bị và điều đầu tiên cần xem xét là về chất lượng phần cứng và phần mềm. Phần cứng ở đây là trang thiết bị, máy móc, internet…, phần mềm là phần mềm ERP. Việc hoàn thiện chất lượng phần cứng cần kiểm tra xem hệ thống máy móc đã đạt yêu cầu chưa, đảm bảo cho việc cài đặt phần mềm ERP ổn định, hệ thống mạng tốt, đảm bảo cho quá trình thực hiện không bị gián đoạn hoặc gây ra lỗi, bên cạnh đó hệ thống máy tính phải đảm bảo an toàn, cài đặt đầy đủ các thiết bị bảo mật, chống virus, nhằm đảm bảo thông tin của doanh nghiệp được an toàn ở mức cao nhất. Về chất lượng phần mềm – ERP
thì cần phải lựa chọn hệ thống phù hợp với yêu cầu của doanh nghiệp nhằm tăng hiệu quả sử dụng, cung cấp thơng tin kịp thời, chính xác và thỏa mãn yêu cầu của người sử dụng. Đồng thời các phân hệ trong hệ thống ERP phải tương thích với nhau và sẵn sàng thay đổi khi nhu cầu của doanh nghiệp ngày càng mở rộng.
3.2.5.2. Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ
Một doanh nghiệp dù hoạt động như thế nào thì ít nhiều cũng phải gặp những rủi ro chủ quan và khách quan đe dọa tới các định hướng và mục tiêu mà doanh nghiệp đã xây dựng. Cho nên, để ứng phó với các rủi ro đó, doanh nghiệp cần phải xây dựng một hệ thống kiểm soát hữu hiệu và hiệu quả. Và điều đáng quan tâm ở đây là hệ thống