CƠNG TY CỔ PHẦN HÀNG HẢI – DẦU KHÍ HẢI ÂU
2.1. Giới thiệu về Công Ty Cổ Phần Hàng Hải – Dầu Khí Hải Âu 2.1.1. Sơ lược về lịch sử hình thành 2.1.1. Sơ lược về lịch sử hình thành
Tổng quan
Cơng Ty CP Hàng Hải – Dầu Khí Hải Âu được thành lập theo giấy phép kinh doanh số 0304703484, đăng ký lần đầu ngày 05 tháng 06 năm 2007 do phòng đăng ký kinh doanh thuộc Sở kế hoạch và đầu tư TP. HCM cấp, địa chỉ Công ty hiện ở tại số 159 Trần Trọng Cung, KDC Nam Long, P. Tân Thuận Đông, Quận 7, HCM. Với số vốn điều lệ ban đầu là 1.250.000.000 đồng, sau 07 năm hoạt động số vốn điều lệ hiện nay là 170.000.000.000 đồng (Một trăm bảy mươi tỷ đồng) do Ông Trần Phong Lan – Chức vụ Tổng giám đốc làm đại diện.
Lĩnh vực hoạt động
Lĩnh vực hoạt động chính của Cơng ty là: Dịch vụ cung ứng tàu biển, đại lý tàu biển, môi giới thương mại, mua bán tàu biển, kinh doanh vận tải biển, kinh doanh xăng dầu, khi hóa lỏng, mua bán, lắp đặt máy móc, phụ tùng ngành dầu khí….
Nguồn nhân lực
Hiện nay tổng số người lao động tại Công ty khoảng hơn 300 người, bao gồm cả thuyền viên và nhân viên văn phịng, trong đó có khoảng 200 người có trình độ chun mơn tư cao đẳng trở lên, khoảng 100 người là lao động phổ thông. Lực lượng lao động của Công ty là tương đối trẻ và được đào tạo bài bản từ các nhà quản lý có kinh nghiệm về các quy trình quản lý hoạt động tàu biển. Ngồi ra với đặc thù của ngành vận tải biển, không phải ai cũng am hiểu các quy trình hoạt động của đội tàu để đảm bảo đội tàu của Cơng ty có đủ các tiêu chuẩn để được vận hành trên các tuyến Quốc tế thì địi hỏi đội ngũ quản lý phải có tay nghề cao và am hiểu rõ các quy trình thực hiện khai thác.
Định hướng:
Nắm bắt định hướng chung cũng như cơ hội trong tiến trình phát triển của ngành vận tải biển Việt Nam , đồng thời xác định hướng đi chuyên sâu trong ngành vận tải xăng dầu đường biển, cùng với tiêu chí đầu tư cẩn trọng , bền vững và lâu dài , Cơng ty Cổ Phần Hàng Hải – Dầu Khí Hải Âu trong suốt hơn b ảy (07) năm kể từ khi thành lập ngày 05 tháng 06 năm 2007 đến nay đã từng bước đầu tư xây dựng Công ty , đào tạo đội ngũ cán bộ , cơng nhân viên quản lý và thuyền viên có năng lự c, chun mơn cao nhằm có thể quản lý , vận hành đội tàu dầu /hóa chất của Cơng ty đáp ứng các u cầu , tiêu chuẩn quốc tế ngày càng khắt khe của ngành , đảm bảo đội tàu cơng ty có thể ra vào các kho cảng quốc tế nhận và trả hàng.
Cơ cấu tổ chức quản lý
Hình 2.1: Sơ đồ cơ cấu quản lý của Công Ty CP HH – Dầu Khí Hải Âu
Với đặc thù riêng của ngành kinh doanh vận tải biển, sơ đồ tổ chức của Công ty tương đối khác với các công ty khác.
Hội đồng quản trị
HĐQT là tổ chức quản lý cao nhất do đại ĐHĐCĐ bầu ra gồm có 3 thành viên. HĐQT nhân danh công ty thực hiện các quyết định liên quan tới hoạt động của công ty. HĐQT có quyền và nghĩa vụ giám sát hoạt động của Tổng Giám Đốc và những Giám đốc bộ phận khác.
Ban Giám đốc
Với đặc thù của ngành nghề kinh doanh, ban giám đốc của Cơng ty cũng có tên gọi tương đối khác so với các ngành nghề kinh doanh khác. Ban giám đốc của công ty gồm 08 người, đứng đầu là Tổng giám đốc – chịu trách nhiệm trước HĐQT và trước pháp luật về các hoạt động của Cơng ty, bên dưới có trợ lý TGĐ và 06 giám đốc điều hành bao gồm: Giám Đốc Khai Thác, Giám Đốc Hàng Hải, Giám Đốc Pháp Chế, Giám Đốc Nhân Sự, Giám Đốc Tài Chính, Giám Đốc Kinh Doanh.
Đội tàu
Hiện nay cơng ty có 04 tàu đang hoạt động, với trọng tải khác nhau, phù hợp với mọi yêu cầu của khách hàng. Đội tàu của Công ty được quản lý theo tiêu chuẩn DPA (Designated Person Ashore) - Hệ thống quản lý an toàn và QRM (Quality Manegement Representative)- Đại diện lãnh đạo, tiêu chuẩn hiện đại, tiên tiến và đạt chuẩn quốc tế, giúp cho đội tàu có thể hoạt động trong khu vực khác ngồi Việt Nam, nhằm gia tăng năng lực cạnh tranh và khẳng định năng lực Công ty. Đội tàu của Công ty hoạt động chủ yếu trên các tuyến Quốc tế và với những kinh nghiệm tốt trong lĩnh vực khai thác nên hiện nay với nguồn hàng sẵn có, 04 con tàu phải hoạt động liên tục, xuyên suốt, tuy nhiên vẫn chưa đủ tàu để đáp ứng nhu cầu của khách hàng trong khu vực Đông Nam Á.
Hình 2.2: Hình ảnh tàu Great Lady - Cơng Ty Hải Âu
2.1.2. Các thành tựu đạt được
Công ty Hải Âu hiện đang sở hữu và khai thác hiệu quả đội tàu dầu gồm:
• Tàu Great Lady, trọng tải 7.130 tấn DWT đóng năm 2009 tại Trung Quốc
• Tàu Great Ocean, trọng tải 13.886 tấn DWT đóng năm 2007 tại Việt Nam
• Tàu Great Sailor, trọng tải 15.400 tấn DWT đóng năm 1999 tại Italy.
• Tàu Great Dolphin, trọng tải 7.695 tấn DWT đóng năm 2006 tại Đức
Bên cạnh đó, đội ngũ nhân viên khai thác, kỹ thuật của Công ty Hải Âu là những Thuyền Trưởng, Máy Trưởng và các Sĩ quan Boong, Máy đã từng công tác trên những đội tàu dầu lớn của nước ngoài cũng như trong nước.
Công ty Hải Âu cũng được sự hỗ trợ giúp đỡ, tư vấn về các vấn đề kỹ thuật từ các cơ quan đăng kiểm lớn như: Cục Đăng kiểm Việt Nam – VR, Đăng kiểm Na Uy - DNV, Đăng kiểm Hàn Quốc - KR, Đăng kiểm Nhật Bản - NK, Đăng kiểm Pháp - BV và Đăng kiểm Trung Quốc - CCS, v.v…
Đội tàu của Công ty Hải Âu hiện nay đều được các hãng dầu chính lớn của thế giới (OIL MAJORS) chấp nhận ra vào kho cảng của họ nhận trả hàng như là : SHELL,
EXXONMOBILE, BP, CHEVRON TEXACO, PTT, ENOC, PETRONAS, V.V….
2.2. Tổng quan về hệ thống thông tin kế tốn tại Cơng Ty Cổ Phần – Hàng Hải Dầu Khí Hải Âu
2.2.1. Chế độ kế tốn áp dụng tại Cơng Ty
Trước đây Cơng ty Hải Âu áp dụng chế độ kế tốn Việt Nam được ban hành theo quyết định 15/2006/QĐ-BTC ngày 20 tháng 03 năm 2006 của Bộ Tài Chính và các thông tư hướng dẫn sửa đổi, bổ sung chế độ kế toán doanh nghiệp Việt Nam. Từ ngày 01 tháng 01 năm 2015 Bộ Tài Chính ban hành Thơng tư số 200/2014/TT-BTC thay thế cho quyết định 15/2006/QĐ-BTC với những thay đổi về cách theo dõi, tài khoản và một số thay đổi khác… Nên hiện nay Công ty đã cập nhật theo thông tư mới nhất.
2.2.2. Tình hình tổ chức bộ máy kế tốn tại Cơng Ty
Sơ đồ bộ máy kế tốn Cơng Ty Hải Âu
Bộ máy kế tốn của Cơng ty Hải Âu gồm Giám Đốc Tài Chính (Kiêm kế tốn trưởng), Trưởng Phịng Kế Tốn, Phó Phịng Kế Toán, trực tiếp quản lý các kế toán viên là: Kế tốn quản trị, kế tốn cơng nợ, kế toán thanh toán – thuế, thủ quỹ và quản lý bộ máy kế tốn Cơng ty con, Chi nhánh.
Tổ chức phần mềm kế tốn
Cơng ty hiện đang tổ chức HTTTKT trên cơ sở sử dụng phần mềm kế toán đơn giản ASA, một phần mềm được chạy trên nền Access. Đây là một phần mềm đơn giản, dễ sử dụng, được tích hợp nhiều phân hệ khác nhau như: Kế toán trưởng, kế toán tổng hợp, kế tốn quản trị, kế tốn chi phí, kế tốn thanh tốn, thủ quỹ…Các phân hệ này có thể sử dụng chung một cơ sở dữ liệu, nhưng mỗi phân hệ lại có một chức năng Xem, Thêm, Sửa, Xóa riêng. Phần mềm ASA được cài đặt sẵn một số tính năng như kết sổ, phân bổ, lập bảng CĐKT, KQKD, LCTT, báo cáo thuế. Các tính năng này đều khơng tự động mà phải được lập thông qua cú đúp chuột, sau đó thực hiện các thao tác thủ công, chỉnh sửa cho phù hợp với yêu cầu sử dụng. Mặc dù phần mềm ASA đã hỗ trợ rất nhiều cho yêu cầu của nghiệp vụ kế toán trong việc lưu trữ, theo dõi dữ liệu, lập báo cáo nhưng nó vẫn cịn rất nhiều nhược điểm sau:
- Đây là một phần mềm kế toán riêng biệt, dữ liệu được cập nhật riêng thông qua những dữ liệu từ các phòng ban khác, muốn tổng hợp dữ liệu, kế toán phải thực hiện một bước thủ cơng thêm một lần nữa là rà sốt, xử lý, cập nhật dữ liệu vào phần mềm máy tính.
- Phần mềm này tuy đã tách rời các chức năng của các phần hành, mỗi phần hành có chức năng Xem, Thêm, Sửa, Xóa riêng. Tuy nhiên chính phần hành đó có chức năng chỉnh sửa nên số liệu đôi khi đã được xử lý sau đó lại chỉnh sửa và khơng phát hiện ra được phần chỉnh sửa đó phát sinh từ phần hành nào.
- Dữ liệu kế toán được theo dõi riêng biệt, tách rời với các phòng ban khác cho nên dữ liệu này chỉ được kiểm tra khi có yêu cầu hoặc qua việc đối chiếu số liệu với
các phòng ban. Điều này khiến cho việc rà sốt dữ liệu độc lập nên khó phát hiện ra sai sót, hoặc khi phát hiện ra sai sót thì dữ liệu đó đã được tổng hợp thành thơng tin cung cấp cho ban quản trị cũng như cung cấp ra bên ngồi.
- Phần mềm kế tốn ASA tuy đã hỗ trợ cho kế toán trong việc kết chuyển, phân bổ, báo cáo….tuy nhiên các tính năng này vẫn đang phải hỗ trợ từ công tác thủ cơng rất nhiều. Ví dụ như phải rà sốt lại mã danh mục, chỉnh sửa lại nội dung, nhập liệu thêm các nội dung cần thiết…Cho nên đơi khi việc chỉnh sửa này khơng chính xác dẫn tới thơng tin đầu ra không phù hợp.
- Phần mềm ASA tuy đã hỗ trợ phần nào lập báo cáo tài chính, tuy nhiên chưa chú trọng tới kế tốn quản trị, chưa chú trọng tới việc cung cấp, phân tích các thơng tin phục vụ cho việc quản trị doanh nghiệp. Hầu hết các báo cáo quản trị đều được lập thủ công, riêng lẻ theo yêu cầu của ban lãnh đạo và khơng bao qt tồn bộ hoạt động của doanh nghiệp mà nó phản ánh từ những thơng tin mà kế tốn tập hợp được, điều này gây thiếu sót thơng tin do thơng tin chưa kịp thời cập nhật hoặc bỏ sót thơng tin từ các bộ phận khác.
- Một số phần hành vẫn chưa được cập nhật ở trên phần mềm ASA như phần hành tính lương, việc tính lương vẫn thực hiện trên excel và theo dõi bằng file giấy. Điều này làm tốn thời gian cho việc chấm cơng, tính thuế TNCN , trích lập các khoản từ lương và dẫn tới nhầm lẫn, sai sót nhiều.
- Phần mềm kế toán ASA được chạy trên nền Access nên chỉ được cài đặt trên một máy tính riêng, cho nên kế tốn muốn sử dụng dữ liệu chỉ có thể sử dụng dữ liệu ngay tại máy tính đó. Khơng giống như những công nghệ hiện đại như ngày nay là các phần mềm được chạy trên nền điện toán đám mây với nhiều chức năng đơn giản, dễ tiếp cận, bảo mật….
- Khả năng chuyển đổi dữ liệu giữa các phân hệ, phần mềm trong hệ thống thông tin kế tốn cịn yếu. Việc chuyển đổi dữ liệu phải được thực hiện thủ cơng bên ngồi sau khi dữ liệu được cập nhật vào từng phần hành riêng lẻ.
- Việc quản lý kế toán được thực hiện theo từng phần hành kế tốn riêng, phần hành nào thì chịu trách nhiệm thu thập, tổng hợp, kiểm tra, nhập liệu vào phần hành đó mà khơng quan tâm tới việc quản lý theo quy trình kế tốn.
(Nguồn: http://vsmail.vn/dien-toan-dam-may-la-gi/)
Hình 2.4: Mơ hình dữ liệu điện tốn đám mây
- Phần mềm ASA cịn sử dụng những cơng nghệ đơn giản, cho nên dữ liệu khơng đảm bảo được an tồn, dễ bị phá hỏng, mất dữ liệu thơng qua q trình sử dụng, nhấp chuột sai, máy tính bị virus….
2.2.3. Đặc điểm của quy trình kế tốn tại Cơng Ty.
Với đặc điểm là một doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực thương mại, dịch vụ. Hoạt động chính của Cơng ty CP Hàng Hải – Dầu Khí Hải Âu là vận tải xăng dầu bằng đường biển, nên chu trình doanh thu và chi phí cũng có đơi nét khác biệt so với cách lĩnh vực hoạt động khác.
Chu trình doanh thu là tập hợp tất cả các hoạt động kinh doanh và hoạt động xử lý thơng tin liên quan đến q trình bán hàng, cung cấp dịch vụ và nhận tiền thanh tốn của khách hàng (Hệ thống thơng tin kế tốn, tập 2, NXB Phương Đơng). Chu trình doanh thu tại Cơng ty sẽ bao gồm các hoạt động sau:
- Tiếp nhận thông tin đơn đặt hàng của khách hàng
- Hoạt động cung cấp dịch vụ
- Hoạt động lập hóa đơn, theo dõi cơng nợ
- Hoạt động thu tiền Chu trình doanh thu:
Khi có u cầu từ phía khách hàng, phịng Khai Thác Và Dịch Vụ Hàng Hải (P.KTDVHH) sẽ tiếp nhận dịch vụ và tiến hành sắp xếp tàu, bố trí thời gian để vận chuyển hàng hóa cho khách. Đồng thời lập các chứng từ liên quan thông báo cho đội tàu, người thuê tàu và lưu trữ tại công ty. Chưng từ này sẽ được luân chuyển qua Phịng tài chính - kế tốn (P.TC-KT) để kế tốn cơng nợ cập nhật và lập hóa đơn theo dõi khoản phải thu. Khi thu được tiền từ khách hàng, P.TC-KT sẽ trực tiếp cập nhật khoản thu cho bộ phận Khai thác. Việc này nhằm cập nhật thông tin kịp thời để bộ phận khai thác đôn đốc khách hàng thanh toán tiền.
Mộ số điểm bất cập từ quy trình doanh thu của Cơng ty:
- Tồn bộ quá trình luân chuyển chứng từ đều thủ cơng, có sự trùng lắp giữa các bộ phận. Cụ thể là trong q trình vận chuyển, tồn bộ thơng tin giữa P.KTDVHH được thực hiện đơn lẻ, sau khi P.KTDVHH đã lập đầy đủ các chứng từ liên quan gửi Khách hàng thì tồn bộ hồ sơ này lại được luân chuyển lên P.TC- KT, tiếp đó P.TC-KT lại cập nhật số liệu vào phần mềm thêm lần nữa. Điều này gây tốn thời gian cho bộ phận kế tốn thay vì dữ liệu được cập nhật một lần làm căn cứ cho kế toán kế thừa thơng tin để thực hiện nghiệp vụ kế tốn tiếp theo.
- Khơng có sự kiểm tra đối chiếu dữ liệu giữa các phòng ban khác với bộ phận kế tốn dẫn đến thơng tin đơi khi chậm lại, dễ xảy ra sai sót và báo cáo châm trễ, khơng chính xác
- Thơng tin đến bộ phận kế toán chậm, số lượng cơng việc tập trung ở phịng kế tốn lớn và thơng tin đơi khi khơng được kiểm tra, đối chiếu làm ảnh hưởng đến chất lượng thông tin, chất lượng báo cáo.
Chu trình chi phí
Vì hoạt động của công ty là hoạt đông thương mại, vận chuyển nguồn hàng từ cảng này sang cảng kia bằng phương tiện vận tải của mình để thu tiền cước. Nên chu